Arsip Elektronik

Arsip Elektronik merupakan sistem yang berfungsi mengelola arsip secara sistematis dan efisien dengan metode pengelolaan yang user friendly sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam pengelolaanya. Pengelolaan arsip perusahaan biasanya meliputi penyimpanan arsip, sharing arsip, dan pengelolan arsip perusahaan. Pada era digital seperti saat ini, pengelolaan arsip pun berkembang pesat seiring dengan berkembangnya teknologi digital sehingga sangat dirasakan manfaatnya bagi perusahaan. Perkembangan teknologi digital yang berkembang dalam pengelolaan arsip antara lain adalah Arsip Elektronik.

Arsip Elektronik memudahkan Pengelolaan menjadi lebih efektiftepat gunauser friendlyreliable

Dengan perkembangan teknologi digital berkembang secara pesat, masih banyak perusahaan yang dalam kegiatan pengelolaan arsipnya masih menggunakan sistem tradisional atau manual. Pada kenyataanya pengelolaan arsip secara manual membutuhkan effort/ biaya yang tidak sedikit untuk karna masih menggunakan kertas fisik.

Permasalahan umum yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip antara lain :

• Arsip berupa kertas sangat rentan sekali rusak, apabila terjadi bencana alam arsip tersebut akan mudah robek, noda kuning dan akibat terburuknya kehilangan arsip tersebut padahal arsip tersebut merupakan aset penting perusahaan.
• Apabila dibutuhkan sulit bagi User untuk mendapatkan secara cepat, apalagi arsip tersebut dibuat pada jangka waktu yang sangat lama dan user tidak dapat memastikan secara spesifik arsip tersebut.
• User sulit untuk melakukan search arsip secara spesifik dengan menggunakan keyword tertentu antaralain deskripsi arsip , isi arsip, nomor arsip tertentu.
• User tidak dapat membedakan mana arsip arsip terbaru , antar rekan kerja sulit untuk mengetahui siapa yang melakukan perubahan pada arsip arsip tersebut.
• Rentan terjadinya ketidaksamaan dalam penamaan dan penomoran arsip antara user satu dengan user lainnya
• Keterbatasan penyimpanan arsip, arsip fisik yang dibuat secara terus menerus atau berkala sehingga membutuhkan lemari arsip yang cukup banyak di perusahaan.
• Jaminan keamanan untuk arsip arsip penting tersebut tidak diatur secara realtime dan fleksibel.

Permasalahan tersebut diatas dapat ditangani dengan mengaplikasikan arsip elektronik pada perusahaan anda. Arsip Elektronik dibuat dengan sistem yang sudah terintegrasi dengan baik sehingga dapat menjawab permasalahan – permasalahan arsip arsip perusahaan.

Keuntungan yang dapat anda peroleh dalam penggunaan Arsip Elektronik adalah :

• Paperless , sehingga biaya atau anggaran yang dikeluarkan untuk pembelian kertas dapat dikurangi.
• Mempunyai fitur searhing yang canggih sehingga dapt melakukan pencarian sampai kedalam isi arsip arsip tersebut.
• Arsip Elektronik digital dapat di akses dimanapun dan kapanpun oleh user.
• Perubahan dalam arsip dapat diketahui dengan mudah, jam berapa, tanggal berapa, hari apa dan siapa yang melakukan perubahan pada arsip tersebut.
• arsip yang diupdate dapat diketahui dengan cepat dan mudah.
• Menghindarkan terjadinya campur aduk arsip dengan divisi lain, biasanya arsip arsip antar divisi bersifat confidential sehingga juga dapat mengurangi tersebarnya arsip ke divisi lain.
• Tidak perlu membutuhkan waktu yang lama  dalam proses pencarian arsip sehingga waktu karyawan tidak terbuang percuma dan bisa melakukan kegiatan lain yang lebih meningkatkan produktivitas kerja.
• Memiliki fitur workflow yang dapat memudahkan karyawan berkolaborasi menyusun suatu arsip.
• Arsip perusahaan terstruktur dengan rapi dengan memanfaatkan fitur security permission pada setiap divisi. Proses sharing arsip antar sesama rekan kerja sangat mudah.

Alfresco merupakan salah satu Aplikasi pengelolaan Arsip Elektronik yang sudah terbukti mampu menangani berbagai permasalahan arsip arsip perusahaan dan sudah banyak digunakan oleh  lebih dari 5000 perusahaan maupun organisasi diseluruh dunia, dan sudah dibangun sejak tahun 2011 sampai dengan saat ini.

Beberapa fungsi yang ada pada Alfresco :

• Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
• Terintegrasi dengan LDAP,Active Directory , Ms office dan Google Docs.
• Tagging & Category
• Pengaturan Role, Permission & Security
• Mampu terhububung dengan baik dengan mesin scanner.
• Multiple file upload. Bisa upload arsip atau folder kedalam Alfresco.
• Check in & Check Out. Setiap arsip yang sedang diedit oleh salah satu user bisa di lock terlebih dahulu, jadi user yang lain hanya bisa membaca saja.
• Expired Document reminder. Plugin iyang bertugas sebagai reminder dan  pengingat arsip yang memiliki jangka waktu dan membutuhjkan pembaharuan. Email notifikasi dikirimkan melalui email dan bisa dilihat pada dashlet.
• Search functionality. berfungsi untuk melakukan pencarian arsip hingga kedalam isi arsip tersebut (indexing), atau melakukan pencarian berdasarkan metadata yang sudah dibuat sebelumnya.
• Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipiliholeh user.
• User friendly. Alfresco dibuat seperti windows Explorer, sehingga user dapat dengan mudah mempelajarinya.
• Drag and Drop Upload. User bisa dengan mudah upload arsip secara bersamaan degan cara drag and drop.
• Native Mobile Application, bisa di download di app store atau playstore, dan semua aplikasi default bisa dilihat di handphone masing-masing karyawan.
• Online Preview. Mampu melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa di mendownload file.
• Versioning. Berfungsi sebagai penamaan arsip versi baru secara otomatis, dan user akan dengan mudah melakukan tracking versi aterbaru secara otomatis.
• Centralized Document Repository : Penyimpanan semua arsip pada Perusahaan secara terpusat.
• Audit Trail. berguna untuk melihat segala aktivitas user pada saat login, logout, edit, view, add dan delete. Sehingga kegaitan yang dilakukan user dapat terlihat.
• Workflow Engine. Berguna jika user  ingin melakukan review, approval dan revisi arsip secara online. Dikarenakan proses bisnis pada masing-masing perusahaan berbeda, kami jmenyediakan custom untuk workflow yang dapat disesuaikan dengan kondisi bisnis yang terjadi pada perusahaan.
• Link (relasi) antar arsip. Fitur ini berguna untuk membuat keterikatan antar arsip satu dengan arsip pendukung lainnya, misalnya arsip invoice dibuat relasi dengan arsip PO, BAST dan arsip lainnya yang memiliki keterikatan sesama arsip tersebut.
• Penambahan watermark pada saat user akan download dokuemen atau file tertentu atau pada saat upload arsip, jadi setiap arsip yang di download atau di print akan terlihat siapa yang mendownload, tanggal berapa dan bulan apa arsip tersebut di download.
• Fitur Comment. Plugin ini berguna jika sesama user ingin berdiskusi perihal arsip tersebut.

Softbless berkompeten dalam membantu mengembangkan proses bisnis perusahaan Anda. Bukan itu saja, softbless juga berpengalaman dalam menangani sistem pengelolaan, implementasi, serta mengembangkan Arsip Elektronik secara digital di Indonesia dengan menggunakan Alfresco.

Kami menyediakan berbagai pelayanan profesional antara lain  implementasi,  kustomisasi, instalasi, support, dan training Alfresco.  Segera Hubungi kami  dan dapatkan penawaran terbaik untuk Solusi Arsip Elektronik perusahaan anda.