Arsip(Record) berbeda dengan dokumen, karena itu diperlukan penanganan yang juga berbeda.
Perbedaan dokumen dengan arsip :
| Document Management | Record Management |
| Struktur file dan folder seringkali berubah, dibuat oleh User | Skema folder Arsip yang lebih rigid, biasanya didefinisikan oleh organisasi/perusahaan |
| Dokumen dibuat sewaktu-waktu sesuai kebutuhan | Dibuat sebagai bagian dari proses bisnis atau transaksi bisnis |
| Dokumen bisa diubah sewaktu-waktu | Sesudah dideklarasikan sebagai record, tidak boleh berubah |
| Bisa dihapus sewaktu-waktu oleh User | Disimpan untuk dipertahankan selama periode waktu tertentu |
Alfresco sebagai Document Management System, juga memiliki modul untuk pengarsipan elektronik (Electronic Filing/Record Management).
Beberapa fungsionalitas yang terdapat di dalam Alfresco Record Management :
- Retensi & Disposisi
- Hold/Freeze, Transfer
- File Plan : Create kateogri yang diperlukan
- Menangani arsip elektronik dan non elektronik
- Pencarian Arsip & Laporan
- Audit Trail
- Setting Hak Akses
- Metadata
- Mendeklarasikan email sebagai arsip
- Integrasi dengan Alfresco Document Management System/Enterprise Content Management
- Online Preview
- User based Custom Functionality :
- Metadata
- Event
- Langkah Disposisi
- Field Hasil Pencarian
- Role
Screenshots
File Plan | 
Rincian Arsip |
Audit Log | 
Disposisi dan Retensi |
Hold/Freeze | 
Pencarian Arsip |
Transfer Arsip |
