Aplikasi Surat

Aplikasi Surat merupakan sistem Tata Naskah Dinas Elektronik untuk membuat, mengelola, mereview dan mendistribusikan arsip surat masuk surat keluar secara secara elektronis. Dalam mengelola arsip surat masuk dan surat keluar biasanya dilakukan secara manual yaitu dengan sirkulasi hardcopy atau lembaran-lembaran kertas untuk meminta persetujuan, pemeriksaan, disposisi, pencarian, perubahan dan sebagainya.

Karena semua dilakukan secara manual, semua kegiatan itu menimbulkan berbagai macam permasalahan sehingga mengakibatkan produktivitas kerja yang tidak maksimal.

Aplikasi Surat untuk pengelolaan lebih ringkaspraktisterlindung

Beberapa permasalahan yang sering terjadi dalam aktivitas pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara manual, adalah sebagai berikut :

• Kesulitan mencari tahu sampai di mana status review pembuatan surat keluar. Kita tidak bisa secara cepat mengetahui, posisi surat ini sudah disetujui oleh siapa saja.
• Kesulitan untuk mengetahui history alur persetujuan/disposisi suatu surat.
• Pemeriksaan dan pengiriman surat yang dilakukan secara manual, akan memakan waktu yang cukup banyak.
• Karena memakai hardcopy, sulit mendapatkan persetujuan surat dari pejabat bersangkutan, contohnya jika pejabat sedang rapat di luar kantor.
• Akses dan pencarian surat naskah dinas yang cukup menyita waktu, karena kita perlu datang ke lokasi arsip, mencari di beberapa lemari arsip, dan tumpukan-tumpukan kertas surat.
• Kesulitan pejabat dalam menelusuri/tracking disposisi surat masuk
• Tingginya cost karena adanya biaya untuk membeli kertas, karena masih memakai hardcopy. Contoh penyebab cost kertas yang tinggi : Foto kopi dokumen akan diberikan kepada setiap penerima tembusan. Banyaknya hardcopy juga akan menyita space ruangan, yang sebenarnya space tersebut bisa dipakai untuk aktivitas yang lebih berguna.

Kesulitan yang ada di atas, dapat teratasi dengan suatu sistem yang terintegrasi, yaitu sistem yang dapat mengatur surat masuk dan surat keluar.

Aplikasi Surat untuk Tata Naskah Dinas Elektronik

Beberapa jenis surat yang dihandle dalam aplikasi surat  :

• Memo Internal atau Memorandum
• Nota Dinas
• Risalah Rapat
• Surat Undangan
• Surat untuk instansi luar
• Surat Keputusan
• Pengumuman
• Surat Edaran
• Surat Perintah
• Surat Instruksi
• Surat Keterangan
• Surat dari instansi lain
• Surat-surat lainnya

Benefit yang didapatkan jika menggunakan Aplikasi Surat adalah :

• Hanya dengan beberapa kali click, kita bisa dengan cepat mendapatkan info mengenai status persetujuan pembuatan surat.
• Mudah untuk mengakses dan mencari tahu history persetujuan dan disposisi suatu surat. Sistem ini dapat diakses di mana saja, selama koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan sistem, sehingga dapat mengerjakan penugasan surat masuk dan surat keluar dimanapun kita berada.
• User bisa menerima surat dengan cepat karena online, tidak perlu pengiriman manual.
• Hemat biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman surat.
• Pejabat bisa dengan mudah mengakses sistem ini, dan melakukan persetujuan/disposisi dari mana saja, tanpa harus standby di kantor.
• Pejabat bisa dengan cepat melakukan tracking disposisi.
• User bisa mencari surat dengan cepat memakai beberapa kata kunci dan parameter. Sistem dilengkapi dengan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan perihal surat, modul surat, keputusan surat, kategori surat dan status yang dimiliki surat, sehingga mempermudah dalam pencarian.
• Simple dalam melakukan  disposisi surat yang diterima dari Instansi luar, karena sudah disediakan oleh sistem.
• Pembuatan surat yang sesuai dengan format surat pada umumnya, sehingga tidak terjadi kesalahan format atau struktur  surat.
• Siklus pekerjaan menjadi lebih efisien, karena pekerjaan yang terstruktur dan teratur.
• Pengelolaan arsip persuratan secara elektronik sehingga tertata dengan baik.

Aplikasi Surat adalah solusi tepat pengelolaan surat menyurat untuk meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan kesuksesan pada Perusahaan Anda. Softbless memiliki solusi Aplikasi Surat bernama E-Office untuk pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik.

Softbless mendevelop E-Office dengan framework Liferay dan Alfresco. Liferay merupakan solusi portal, dan Alfresco merupakan solusi Document Management System (DMS) untuk menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco merupakan solusi yang sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Keduanya merupakan head to head competitor untuk solusi sejenis dari IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fitur – fitur yang ada dalam E-Office:

• Surat Keluar.
  • Pembuatan surat keluar : Memo Internal, Surat untuk Instansi Luar, Risalah Rapat, Nota Dinas, Surat Pengumuman, Surat Keputusan, dll
  • Persetujuan Surat Keluar yang bisa dilakukan beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit
  • Tracking status workflow pembuatan surat keluar
  • Mengirim Otomatis surat keluar yang sudah final disetujui, langsung secara online ke unit/pejabat penerima.
• Surat Masuk :
  • Menerima surat masuk secara otomatis dari unit lain, tanpa perlu ada pengiriman surat secara manual. Saat suatu surat internal telah final disetujui, maka detik itu juga akan diterima sebagai surat masuk di pejabat/unit penerima.
  • Mendaftarkan Surat Masuk dari instansi/organisasi luar.
  • Disposisi Surat masuk
• Pencarian, untuk mencari surat berdasarkan perihal, tanggal surat, status, dll.
• Penomoran surat secara otomatis.
• Integrasi dengan Document Management System (DMS). Seluruh dokumen termasuk surat, dokumen pendukung, attachment dan lampiran akan disimpan di Document Management System.
• Email :
  • Notifikasi email jika mendapatkan task approval atau task disposisi baru.
  • Email reminder jika ada beberapa tugas/task yang belum dikerjakan.
• Barcode nomor surat
• Watermark dokumen,  untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download surat tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang.
• Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti.
• Fungsi Sekretaris. Sekretaris seorang pejabat, bisa melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat tersebut.
• Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi menawarkan fungsi pergantian tugas jika pejabat tidak dapat menerima tugas dengan alasan tertentu, pembuatan klasifikasi dokumen, pembuatan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
• Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
• Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
• Audit trail : history alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, disimpan secara rinci di dalam sistem, dan bisa dilihat oleh user yang berwenang.
• Change Log. Setiap perubahan yang dilakukan user (perihal, isi surat, dll), disimpan di dalam sistem dan bisa diakses oleh user yang berhak.

Softbless memiliki pengalaman yang begitu kompeten menangani proses bisnis untuk menerapkan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar di Indonesia.

Kami menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk aplikasi surat Jadikan kami partner dalam implementasi aplikasi surat menggunakan E-Office. Silahkan hubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.