Digital Process Automation (DPA) adalah metode yang mirip seperti Business Process Management untuk memaksimalkan efektivitas dan efisiensi proses bisnis , namun DPA telah melampaui fungsi utama dari BPM itu sendiri hingga disebut evolusi dari BPM. Fokus BPM lebih ke manajemen cost dalam mengoptimalkan proses bisnis mulai dari development hingga integrasi. Dengan Digital Process Automation, kini manajemen proses bisnis berfokus untuk dapat mencakup hingga ke customer, vendor, partner dan sebagainya tanpa mengurangi kapabilitas fungsi BPM. Oleh karenanya dapat meningkatkan tingkat kepuasan pengalaman customer dan dapat improvisasi proses bisnis dengan signifikan.
Digitalisasi proses bisnis anda menjadi lebihAdaptifCustomer FriendlyTerukur
Di-era transformasi digital saat ini perusahaan perlu menjadi responsif terhadap inovasi dan produk baru serta fokus terhadap pengalaman customer agar tetap kompetitif. DPA merupakan solusi dan investasi yang tepat bagi perusahaan karena seiring kegiatan operasional menjadi digitalisasi dan cerdas dengan otomisasi digital perusahaan dapat berani melakukan inovasi produk baru dengan risiko yang lebih terukur.
Berikut merupakan permasalahan mengenai manajemen proses bisnis sebelum adanya Digital Process Automation :
Memerlukan cost yang tinggi untuk menjalankan proses bisnis yang bisa berjumlah ratusan bahkan ribuan sehingga membutuhkan banyak resource atau sumber daya
Proses bisnis sulit terprediksi apakah sesuai dengan kebutuhan/harapan yang diinginkan
Proses bisnis cenderung tidak konsisten dan tidak terdefinisikan dengan baik sehingga menghambat untuk menyelesaikan tantangan bisnis yang ada
Tidak adanya catatan performance sehingga sulit menentukan mana saja proses bisnis yang perlu diimprovisasi maupun dihilangkan
Proses bisnis tidak sesuai dengan apa yang diinginkan oleh customer karena data dan feedback tidak dikelola dengan baik sehingga menurunkan customer experience
Business Process Management yang ada belum bisa menangani kondisi yang tidak terduga
Karyawan perlu menghandle banyak task dari banyak proses bisnis yang ada sehingga membutuhkan effort dan waktu yang lebih banyak bahkan dapat menimbulkan kesalahan yang fatal
Bonitasoft merupakan salah satu aplikasi Digital Process Automation yang dengan mudah mengatasi masalah diatas.
Berikut manfaat penggunaan Digital Process Automation di Perusahaan :
Happy Customer experience seiring proses bisnis yang cepat, terstruktur, mudah dimengerti dan memenuhi kebutuhan customer
Produktivitas yang meningkat karena task yang dilakukan oleh setiap user dapat diotomisasi sehingga user dapat fokus terhadap pekerjaan dan inovasi lain
Meningkatkan cost efficiency & time savings seiring task bagi user atau karyawan yang telah diotomasi sehingga tidak memerlukan banyak resource atau sumber daya
Membuat proses bisnis lebih terprediksi dengan report berdasar data real-time dan kemampuan tracking pada setiap jalannya proses bisnis
Lebih agile dan cepat dalam menanggapi tantangan bisnis baru atau error yang terjadi
Meminimalisir adanya proses bisnis yang tidak terstruktur sehingga terjadi kesalahpahaman antar user atau karyawan
Meningkatkan kolaborasi antara user, analis dan business manager sehingga menciptakan inovasi proses bisnis yang efektif dan akurat, dengan Digital Process Automation
Pengelolaan data dan dokumen yang mudah dan aman
Adaptif terhadap kondisi atau case yang tidak terdefinisi
Tidak memerlukan coding yang lebih untuk membuat aplikasi proses bisnis (Low Code) sehingga dapat memangkas waktu development
Bonitasoft telah diunduh 1.500.000 kali dan telah diimplementasi untuk mengoptimalkan proses bisnis diberbagai bidang hingga dikenal oleh pemain utama dibidang BPM, DPA dan ACM.
Bonitasoft terdaftar dalam Gartnet Magic Quadrant
Tahun 2019, Bonitasoft masuk ke dalam Intelligent Business Process Management Suites dan mendapatkan penghargaan Software For Digital Process Automation For Deep Deployments Wave
Kami menawarkan service instalasi, konsultasi, integrasi dan kustomisasi Bonitasoft di Indonesia sesuai dengan kebutuhan anda.
Berikut merupakan fitur bonitasoft :
Bonita Studio : Fitur ini menawarkan pengembangan proses bisnis dengan coding yang sedikit (Low Code) dan dapat mempermudah kolaborasi antara analis dan developer sehingga meminimalisir kesalahpahaman. Fitur ini juga dilengkapi dengan tooltips yang informatif.
BPMN 2.0 : Bonita telah menggunakan BPMN 2.0 sebagai standard notasi yang intuitif dan powerful lengkap dengan built-in editor.
Actor Mapping : Mengatur siapa yang akan menjalankan task tertentu tanpa harus membuat konfigurasi yang kompleks
Organizational Structure : Mengelola organization agar sesuai dengan struktur yang ada di perusahaan anda
Business Data Model Editor : Kelola database dengan User Interface yang lengkap dan mudah digunakan untuk Digital Process Automation
Bonita UI Designer : Membuat user interface aplikasi yang responsive dengan mudah tanpa coding yang berarti hanya dengan drag & drop widget dan fragment
Custom Fragments & Widget : Kustomisasi terhadap layout User Interface & Form agar dapat digunakan kembali ke proses bisnis yang lain
Bonita Portal : Mempermudah pengguna maupun administrator dalam menjalankan proses bisnis yang berbasis web.
REST API & Built-In Connectors : Integrasi dengan REST API ke aplikasi lain atau menggunakan konektor yang telah disediakan
Real Time Monitoring & KPI Measurement : Melihat report berdasar data real-time dan mengukur performance dari tiap - tiap proses bisnis
Adaptive Case Management : Kapabilitas aplikasi dalam menangani banyaknya case atau kondisi yang tidak terduga atau belum terdefinisi
Softbless memiliki kompetensi menawarkan solusi terkait proses bisnis menggunakan Bonitasoft dari development hingga implementasi di Indonesia
Kami siap menjadi partner anda untuk membantu meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis di perusahaan anda dengan Bonitasoft. Silahkan menghubungi kontak kami untuk konsultasi dan informasi detail mengenai Bonitasoft sebagai Digital Process Automation.
Ask questions/book a meeting regarding Digital Process Automation :
Document Versioning adalah proses untuk mengelola dan tracking suatu dokumen terkait adanya perubahan sehingga memudahkan untuk melihat versi terbaru dari dokumen tersebut. Tidak heran jika proses ini merupakan salah satu komponen penting bagi beberapa perusahaan.
Document versioning merupakan fitur penting
Document versioning merupakan hal yang sangat penting karena dapat memudahkan kinerja karyawan, peningkatan kolaborasi dan efisiensi waktu. Bayangkan jika terdapat banyak orang yang mengelola satu dokumen lalu masing - masing orang melakukan perubahaan dokumen tersebut. Hal ini tentu menimbulkan bentrok dan menimbulkan kebingungan mana versi yang valid dari dokument tersebut.
Bagaimana cara kerjanya ?
Document Versioning harus memiliki komponen penting yaitu Version Control dimana ketika sesorang mengedit dokumen maka dokumen tersebut akan dikunci sehingga orang lain tidak dapat mengedit dokumen, hal ini disebut dengan Check Out. Kemudian ketika seseorang telah selesai mengedit dokumen maka akan mengupload hasil perubahaan dan menjadi versi terbaru dari dokumen tersebut yang dinamakan Check In. Versi dokumen sebelumnya tersimpan dan dapat revert ke versi yang diinginkan.
Document Versioning akan berjalan dengan sangat baik jika memiliki kemampuan untuk Arsip dokumen, Manajemen Dokumen, Workflow dan lain - lain.
Document Versioning Software
Salah satu software document versioning dengan version control yang sering kita temui adalah Google Docs dan Microsoft Sharepoint. Namun software tersebut tidak memiliki kemampuan untuk arsip dokumen, manajemen dokumen dan workflow.
Alfresco merupakan aplikasi yang tepat. Dengan dilengkapi Arsip Dokumen, Manajemen Dokumen dan folder, Workflow, integrasi dengan Google Docs dan masih banyak lainnya. Terlebih lagi, Alfresco merupakan aplikasi open source dan dapat Standalone di server pribadi atau perusahaan.
Kenapa Alfresco ?
Alfresco dikenal sebagai Document Management System (DMS) yang telah diimplementasi dibanyak perusahaan berbagai bidang. Sebagai aplikasi DMS memiliki fitur Document Versioning merupakan hal yang paling esensial.
Berikut merupakan fitur - fitur yang dimiliki alfresco :
Workflow Engine untuk melakukan approval terhadap suatu dokumen berdasar reviewer tertentu
Easy to User- Dengan user interface mirip seperti File Explorer di Windows maupun Finder di Mac yang telah terbiasa digunakan oleh user sehingga akan lebih mudah menggunakan alfresco
Versioning untuk tracking perubahaan versi dari dokumen yang dilengkapi dengan history dan revert dokumen
Security, Role and Permission Settinguntuk membuat pengaturan keamanan dokumen maupun folder sesuai dengan yang diinginkan
Online Preview untuk melihat dokumen secara online tanpa harus di download terlebih dahulu
Web Based memudahkan untuk akses dari mana saja dan kapan saja
Integration Compatibility memungkinkan untuk integrasi dari aplikasi lain seperti LDAP, Google Docs, Ms Office dan sebagainya
Centralized Document Repositorymenyimpan dokumen secara sentralisasi
Rules untuk mentrigger suatu action terhadap kondisi tertentu, misalkan kirim email jika ada dokumen baru di suatu folder
Etc.
Untuk implementasi Alfresco di Indonesia, Softbless menawarkan jasa implementasi mulai dari instalasai, konfigurasi dan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan anda
Enterprise Social Network merupakan sistem interaksi sosial antar user yang bekerja sama dalam sebuah perusahaan yang bertujuan agar komunikasi dan kolaborasi antar user menjadi lebih cepat dan akurat. Penggunaan sistem ini memudahkan anda terhubung dengan semua user perusahaan, sharing informasi, memanage Tim, mengembangkan project yang sedang dijalankan dan yang paling penting dengan adanya sistem ini dapat menjadi wadah untuk membentuk kelompok dimana setiap user dapat menyampaikan ide yang mereka miliki.
Enterprise Social Network berbeda dengan jejaring sosial pada umumnya, enterprise social media bersifat lebih profesional dan dipergunakan dalam ruang lingkup perusahaan saja. Sehingga segala informasi penting Anda akan aman dan hanya bisa dilihat oleh user-user yang memiliki hak akses pada perusahaan Anda.
Kelola Dokumen dengan lebih cepatmudahmenyenangkan
Permasalahan yang sering terjadi apabila belum menggunakan Enterprise Social Network :
Sulitnya mengintegrasikan sistem jejaring sosial yang ada dengan infrastruktur teknologi perusahaan
Sistem interaksi sosial yang umum berpotensi terjadinya kebocoran informasi atau data karena sistem tersebut dapat diakses banyak orang tanpa adanya security permission.
Proses Eksplorasi informasi dan data yang cukup sulit untuk dilakukan karena belum ada wadah bagi setiap user untuk memberikan ide atau saran yang dimiliki.
Kolaborasi antar tim dengan keterbatasan jarak masih sulit untuk dilakukan sehingga proses pengambilan keputusan suatu projet menjadi lambat.
Manfaat penggunaannya dalam proses bisnis Anda:
Kemudahan dalam berbagi informasi antar user, sehingga mempermudah untuk terhubung dengan setiap user perusahaan dan dapat dengan mudah mengetahui informasi terkini.
Proses pengembangan Project mudah untuk dilakukan karena banyaknya ide-ide yang disampaikan oleh setiap user dalam membantu keberhasilan suatu project.
Meningkatnya produktivitas karyawan karena mereka merasa lebih terhubung satu sama lain dan komunikasi berjalan dua arah.
Integrasi yang baik yang dapat meningkatkan kualitas jaringan intranet sehingga partisipasi dan umpan balik dalam aplikasi bisnis bertambah.
Menciptakan budaya bisnis yang baik dengan komunikasi yang lebih terbuka serta mampu beradaptasi dengan segala perubahan bisnis yang ada.
Liferay mendukung Aplikasi Enterprise Social Network dengan lisensi Open Source, Pada tahun ini kembali masuk kategori Leader dalam Gartner Magic Quadrant, memberikan solusi bagi kebutuhan bisnis Anda.
Liferay memudahkan interaksi user dan integrasi sistem dalam perusahaan
Dan telah memiliki pengalaman selama 16 Tahun dalam implementasi sistem untuk mempermudah proses Bisnis yang Anda kelola.
Content publishing and sharing,setiap user dapat dengan mudah update content,sharing Link, melakukan Polling topik terhangat, mengadakan Event dan melakukan tanya jawab.
Conversation and post, user dapat melakukan percakapan dan saling terhubung dua arah sehingga hasil dapat langsung dikirimkan atau di sharing ke user lain.
Group management, Dapat ditentukan user mana yang bisa view, read, update, delete content atau article yang telah dibuat.
Intranet/ community, adanya fasilitas intranet memudahkan integrasi aplikasi lainnya;
Knowledge base/ Wiki, Menyediakan wadah kolaborasi tenaga ahli/Subject Matter Expert (SME)
News Feed, fitur untuk memberikan ide untuk memulai percakapan anta user.
Notes, user dapat dengan mudah membuat notes pada content atau artikel yang dibuat
Task management, fitur task management mempermudah dalam melakukan pendelegasian task-task yang berhubungan dengan suatu project.
Pengalaman dan keahlian yang dimiliki Softbless sangat membantu dalam implementasi aplikasi Enterprise Social Network menggunakan Liferay.
Segera Hubungi kami untuk melakukan konsultasi untuk pengembangan bisnis. Softbless menyediakan layanan Jasa Implementasi, Instalasi, Kustomisasi, support dan training Liferay. Solusi yang kami berikan berperan penting dalam kemajuan perusahaan Anda.
Ask questions/book a meeting regarding Enterprise Social Network :
Sistem Manajemen Pengetahuan adalah suatu sistem berupa jejaring sosial profesional yang terdapat dalam suatu perusahaan yang mendukung kolaborasi dan koordinasi antar user yang memiliki tujuan atau kepentingan yang sama sehingga dapat saling berhubungan sosial. Dengan adanya Sistem Manajemen Pengetahuan memudahkan antar user untuk sharing informasi, mengembangkan ide atau gagasan yang dimiliki, serta menjadi wadah untuk antar user dapat saling bertanya jawab baik rekan dalam satu departemen atau berbeda departemen.
Komunikasi internal yang baik yang terjalin antar user dalam suatu perusahaan akan mampu meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan. Dengan menerapkan Sistem Manajemen Pengetahuan hal ini tentu saja dapat mempermudah tujuan tersebut.
Kolaborasi antar user menjadi semakin MudahCepatEfisien
Adapun persoalan yang timbul akibat timbul akibat belum menggunakan sistem manajamen pengetahuan:
Jejaring sosial yang masih bersifat umum belum mampu menjamin terjaganya informasi penting terkait perusahaan. Sehingga dimungkinkan terjadi kebocoran data atau informasi ke pihak luar.
Sulitnya untuk melakukan sharing knowledge atau informasi antar user pada suatu perusahaan.
Banyaknya pekerjaan yang dilakukan secara berulang padahal proses troubleshooting yang dilakukan sama.
Kesulitan yang dihadapi diatas akan tertangani dengan baik apabila perusahaan menerapkan sistem Enterprise Social Networking sehingga proses komunikasi dapat berjalan dengan baik.
Adapun benefit yang diperoleh saat menggunakan sistem manajemen pengetahuan, antara lain:
Segala informasi dan knowlegde dalam jaringan antar user dapat diperoleh dengan cepat dan akurat
Perusahaan turut mendukung dalam menyediakan wadah kolaborasi antar user, ilmu yang dimiliki masing-masing user dapat dengan mudah ditransfer dengan user lain.
Setiap user dapat meningkatkan knowledge dan ketrampilan dengan cepat dan mudah karena segala informasi yang dibutuhkan dengan mudah bisa didapatkan.
Setiap user dapat berkolaborasi baik dengan cara sharing ilmu atau skill yang dimiliki antar user.
Suasana kerja menjadi lebih kompetitif dan persaingan kerja menjadi lebih sehat.
Pengambilan keputusan selalu tepat , karena segala informasi dan knowlegde diperoleh secara pasti dan dapat dipertanggungjawabkan
Pengerjaan suatu proyek akan lebih mudah dengan adanya fitur grup, dapat memberikan ruang kerja yang fleksibel bagi user dan komunitas serta adanya tempat terpusat chat antar user, sharing file dan sharing Informasi terbaru dan lainnya.
Dapat menghubungkan semua user dalam satu waktu dengan cepat dan mudah.
Dipermudahkan dalam melakukan integrasi dengan aplikasi lainnya.
Liferay merupakan sistem manajemen pengetahuan dengan lisensi Open Source dan saat ini masuk dalam Gartner Magic Quadrant masuk dalam kategori Leader. Liferay adalah solusi yang paling efektif dalam melakukan kolaborasi serta komunikasi di dalam perusahaan.
Liferay solusi terbaik yang berperan penting dalam mempermudah kolaborasi antar user.
Aplikasi yang userfriendly serta mudah untuk diintegrasikan mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Fitur yang tersedia dalam sistem manajemen pengetahuan:
Submit Artikel.Antar user dapat dengan mudah mengajukan Content/Article yang dimiliki. Sehingga kemampuan setiap user dapat mudah diperlihatkan.
Social Media.rancangan Knowledge Management bisa dalam bentuk Social Media. Action yang dapat dilakukan meliputi : Update status, Follow antar user dan berinteraksi dengan user lain.
wadah kolaborasi berupa community of practice yang memudahkan antar user untuk berdikusi.
Activitas Point for user. semua aktivitas yang dilakukan oleh user akan memperoleh penilaian berupa point. Misalnya, submit dan read artikel akan mendapat 1 point dan apabila artikel tersebut di approve akan memperoleh 2 Point.
Champion Hall of fame. user yang memperoleh point tertinggi akan ditampilkan pada dashboard liferay pada periode tertentu.
Announcement. Pengumuman terkait informasi atau berita penting yang perlu untuk di publish antar user.
Workflow Approval. Apabila user create lalu submit Article atau content harus memperoleh approval dari pihak-pihak tertentu. Jika sudah diperoleh approval article atau content tersebut bisa diakses oleh user lain.
Permission Acces. Dapat ditentukan user mana yang bisa view, read, update, delete content atau article yang telah dibuat.
Dapat menampilkan event, training, atau seminar yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu.
Recent Activities. Dapat menampilkan Aktivitas terbaru yang dilakukan oleh user.
Recent Content/ Article.Dapat menampilkan Content, Article, atau forum terbaru yang dibuat oleh user.
Video Player. Antar user dapat sharing video.
Taxonomy. Taxonoy berbentuk tagging dan categories.
Softbless handal dan terpercaya dalam melakukan implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan menggunakan Liferay, Pengalaman dan kompetensi yang dimiliki mampu berikan solusi terbaik bagi penerapan manajemen pengetahuan pada Perusahaan Anda.
We Provide jasa implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training Liferay. Secara profesional dan kompeten memberikan hasil terbaik yang tentunya memenuhi kebutuhan sistem manajemen pengetahuan yang dibutuhkan oleh Perusahaan dan Bisnis Anda. Ayo segera hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda.
Ask questions/book a meeting regarding knowledge management system :
Content Services Platform atau biasa dikenal dengan Enterprise Content Management merupakan suatu sistem atau metode yang digunakan oleh perusahaan dalam melakukan pengelolaan dokumen perusahannya. Dari mulai dokumen tersebut dibuat, direview, dipublish, disimpan maupun dimusnahkan segala life cycle dokumen tersebut dihandle secara elektronik.
Setiap Perusahaan harus memiliki sistem penyimpanan dokumen yang baik dan efisien agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik sehingga produktivitas perusahaan akan meningkat. Dengan memiliki Content Services Platform tujuan tersebut akan lebih mudah terlaksana.
Tangani dokumen menjadi lebih rapitersusunefektif
Content Services Platform merupakan bagian dari Enterprise Content Management (ECM).
Beberapa masalah yang biasa terjadi terkait dengan dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan :
Hak akses atau permission (security) tidak dapat diatur secara fleksibel
Resiko kehilangan dokumen perusahaan yang cukup tinggi, hal ini dikarenakan dokumen dalam bentuk fisik akan rentan sekali hilang atau rusak apabila tidak disimpan dengan baik. padahal dokumen tersebut merupakan aset penting dalam perusahaan.
Dibutuhkan space/ ruangan dan lemari penyimpanan yang lebih setiap waktunya dikarenakan pertumbuhan dokumen perusahaan yang cukup tinggi dan masih bersifat fisik. seharusnya ruangan dan lemari arsip tersebut dapat dimanfaat untuk keperluan lain.
Dibutuhkan effort yang cukup besar dalam mengelola suatu dokumen, mulai dari mencari tau letak dokumen, review dokumen serta mendistribusikannya kepada pihak yang membutuhkan dokumen tersebut. hal ini dikarenakan pengelolaan dokumen yang masih bersifat manual belum elektronik.
Akan sulit untuk menentukan mana dokumen versi terbaru dikarenakan biasanya setiap karyawan memiliki format penamaan dokumen sendiri, dan akan sulit untuk menemukan mana versi terbarunya.
Agak sulit dalam menemukan suatu dokumen, apalagi dalam melakukan pencarian secara spesifik. misalnya pencarian dokumen yang dibuat dalam periode tertentu dan user tertentu.
Segala permasalahan diatas dapat diatasi dengan baik apabila perusahaan dalam pengelolaan dokumennya menggunakan Content Services Platform. Dengan banyak dokumen yang dimiliki oleh perusahaan makan diperlukan pula suatu sistem yang dapat berintegrasi sehingga pengelolaan dokumen dapat ditangani dengan baik.
Benefit yang diperoleh apabila menggunakan Content Services Platform :
Pendistribusian dan sharing dokumen dilakukan lebih cepat
Peningkatan produktivitas kerja yang tinggi dikarenakan lebih mudah dalam melakukan pencarian dan distribusi dokumen
Akses dokumen yang lebih cepat, setiap user dimudahkan dalam melakukan login ke Aplikasi Content Services Platform sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh masing-masing user.
Biaya yang lebih efisien dikarenakan perusahaan tidak perlu melakukan pembelian kertas dan lemari arsip untuk penyimpanan dokumen.
Penyimpanan dokumen yang tersentralisasi (Robust Security) sehingga menghindarkan dari tercecernya dokumen perusahaan
Adanya fitur workflow sehingga kolaborasi dalam perusahaan lebih meningkat.
Pengelolaan seluruh dokumen perusahaan dikerjakan dengan baik
Pencarian dokumen yang lebih dipermudah. apabila kita lupa menaruh suatu file dalam folder apa maka dapat melakukan pencarian dengan fitur search engine yang dimiliki Content Services Platform
Segala history atau audit trail perubahan dokumen dapat ditelusuri dengan mudah
Pengaturan permission yang lebih spesifik (security). kita dapat menentukan user atau grup yang memiliki akses view, read, edit, dan delete dalam suatu folder atau dokumen.
Akses dokumen dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja selama masih terhubung dengan server Content Services Platform yang terkoneksi dengan intranet atau internet.
Alfresco adalah suatu aplikasi Content Services Platform yang berlisensi open source dan pada tahun 2011 telah masuk dalam Gartner Magic Quadran dan telah digunakan oleh lebih dari 5000 perusahaan di dunia.
Content Services Platform (CSP) merupakan istilah baru untuk gambaran solusi bisnis Anda dengan menggunakan Alfresco
Alfresco pada Tahun 2017 masuk dalam Gartner Magic Quadrant bersaing dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Beberapa fitur yang dimiliki oleh Alfresco, antara lain :
Automasi (rules). Sebagai trigger action tertentu berdasarkan kriteria yang dipilih oleh user
Search Functionality. Kita dapat melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen)
Audit Trail. Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen
Dapat diintegrasikan dengan mesin pemindai (Scanner).
Pengaturan Role, Permission & Security
Multiple File Upload. Dapat mengunggah beberapa dokumen sekaligus ke dalam Alfresco.
Fitur Comment. membantu user untuk berdiskusi tentang dokumen tersebut.
User friendly. User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.
Drag and Drop Upload.
Expired Document. reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.
Penambahan watermark saat download, atau saat upload
Centralized Document Repository. Penyimpanan dokumen perusahaan dengan tersentralisasi.
Versioning. Setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
Native Mobile Application. Tersedia untuk platform iOs dan Android.
Online Preview. Dapat melihat dokumen secara online dan file media.
Category & tagging.
Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
Workflow Engine. Berfungsi untuk revisi, review dan approval dokumen, kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik di perusahaan kita.
Link (relasi) antar dokumen. Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.Custom Metadata atau Document properties. Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima.
Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs.
Check in & Check Out. untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.
Softbless memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam membantu proses bisnis, change management, implementasi dan development Content Services Platform di Perusahaan Anda, dengan menggunakan Alfresco.
Softbless menyediakan berbagai macam layanan berupa instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training Alfresco. Hubungi kami segera untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai Alfresco sebagai solusi pengelolaan dokumen perusahan anda.
Surat Masuk Surat keluar adalah sebuah metode yang diperuntukkan bagi perusahaan dalam mengatur surat perusahaan secara elektronis. Pengaturan Surat dalam perusahaan antara lain membuat, manage, mengulas surat dan kemana surat tersebut akan dibagikan atau dikirimkan. Kendati demikian, pada kenyataannnya masih banyak perusahaan yang dalam melakukan pengaturan surat perusahaan masih menggunakan metode manual. Hal tersebut tentu saja membutuhkan effort yang cukup besar dalam beberapa hal seperti dibutuhkan banyak lembaran-lembaran kertas, permintaan persetujuan yang membutuhkan waktu yang lama, ketelitian dalam pemeriksaan, disposisi yang berbelit-belit, kesulitan dalam melakukan pencarian dan perubahan surat dan lain sebagainya.
Akibat proses manual tersebut timbul berbagai macam permasalahan dalam perusahaan yang tentu saja akan berakibat produktivitas kerja menjadi tidak optimal.
Manage Surat secara Elektronis Agar lebih terkoordinirterlindungterpercayaefiesien
Berbagai macam permasalahan yang timbul akibat pengelolaan surat perusahaan secara manual, antara lain :
Dibutuhkan effort dan biaya yang besar antara lain untuk pembelian kertas karena surat masih bersifat hardcopy. Tingginya biaya tersebut dikarenakan diperlukan fotokopi surat yang akan dibagikan kepada setiap penerima tembusan. Dengan banyaknya hardcopy dibutuhkan pula space atau tempat, yang sedianya space atau tempat tersebut dapat dipergunakan untuk hal yang lebih bermanfaat
Sulitnya dalam melakukan pencarian surat atau naskah yang diperlukan, dibutuhkan waktu untuk mencari di ruang arsip.
Sulitnya dalam melakukan pencarian status review dari surat atau naskah tersebut, tidak bisa secara cepat dan tepat diketahui posisi surat dan sudah disetujui oleh siapa saja.
Sulitnya untuk mengetahui history alur persetujuan/ disposisi surat masuk surat keluar.
Sulitnya pejabat terkait dalam melakukan penelusuran/ tracking disposisi surat masuk surat keluar.
Dikarenakan hardcopy, proses penandatangan atau persetujuan surat oleh pejabat terkait membutuhkan waktu, contohnya jika pejabat bersangkutan sedang tidak berada ditempat atau dinas luar.
Proses pemeriksaan dan pengiriman surat atau naskah secara manual membutuhkan waktu yang lebih lama.
Permasalahan diatas dapat dengan mudah dihindari Apabila perusahaan memiliki suatu teknik pengelolaan surat secara elektronik yang terkoordinir dengan baik sehingga pengaturan surat masuk dan surat keluar dapat berjalan dengan baik.
Berbagai jenis surat yang dapat dihandle dalam aplikasi Surat Masuk Surat Keluar ini :
Pengumuman
Memo Internal atau Memorandum
Risalah Rapat
Nota Dinas
Surat Edaran
Surat Perintah
Surat Instruksi
Surat Keterangan
Surat Keputusan
Surat dari instansi luar
Surat-surat lainnya
Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan surat masuk surat keluar adalah :
Sistem pengelolaan arsip dilakukan secara elektronik sehingga tertata dengan baik
Alur pekerjaan lebih efektif, karena pekerjaan dibuat secara terstruktur rapi dan teratur
Format surat yang terstruktur dengan baik
Disposisi penerimaan surat yang dibuat mudah karena sudah dibuat otomatis oleh sistem
Pencarian surat bisa dilakukan secara cepat dengan menggunakan beberapa parameter atau keyword tertentu.
Tracking disposisi dapat dengan mudah dilakukan oleh pajabat berwenang.
Sistem yang userfrindly sehingga mempermudahk pejabat berwenang untuk dapat mengakses sistem, melakukan persetujuan atau disposisi dari mana saja dan kapan saja.
Tidak memerlukan biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman
Surat diterima user secara online, tidak memerlukan pengiriman secara manual
Dapat dengan mudah mengakses serta mencari tahu disposisi dan history persetujuan surat, dikarenakan sistem dapat dengan mudah diakses dimanapun selama koneksi intranet atau internet terhubung dengan sistem.
Aplikasi yang sangat mudah untuk digunakan, hanya dengan beberapa klik kita dapat dengan cepat memperoleh informasi mengenai status surat.
Surat Masuk Surat Keluar merupakan solusi jitu dalam pengelolaan surat perusahaan guna meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan produktivitas kerja yang maksimal bagi perusahaan Anda. Softbless menyediakan solusi surat masuk surat keluar yang dinamakan E-Office dalam pengaturan Tata Naskah Dinas Elektronik.
Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ
Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Softbless membangun solusi surat masuk surat keluar berdasarkan framework Alfresco dan Liferay. Alfresco dikhususkan sebagai solusi Document Management System (DMS) yang berguna sebagai Penyimpanan seluruh surat perusahaan yang disentralisasi dengan baik dalam satu tempat. Sedangkan Liferay merupakan Solusi untuk Portal pada Perusahaan. Pada Tahun 2011, Keduanya sudah masuk dalam Gartner Magic Qudrant dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis dari Oracle, IBM dan Laserfiche dan lainnya.
Karakteristik yang terdapat dalam Surat Masuk Surat Keluar :
Surat Masuk
Penerimaan surat dari unit lain dilakukan secara otomatis, tanpa dilakukan secara manual. Apabila surat sudah final disetujui maka pada saat itu juga akan diterima oleh unit/ pejabat penerima.
Disposisi surat masuk
Pendaftaran surat masuk dari instansi luar
Surat keluar
Pengiriman surat yang sudah final disetujui dilakukan secara otomatis dan online langsung dapat diterima oleh unit/ pejabat berwenang.
Proses persetujuan surat keluar bisa dilakukan oleh beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit.
Pembuatan surat keluar yang terdiri dari : Memo Internal, Surat untuk instansi luar, Risalah rapat, Nota dinas, Surat Keputusan dan Lainnya
Status workflow pembuatan surat dapat di tracking dengan baik
Change Log. Setiap perubahan yang terjadi yang dilakukan oleh user tersimpan dengan baik disistem dan dapat diakses dengan mudah oleh user yang diberi kewenangan
Audit Trail. Persetujuan, disposisi surat dan history alur pembuatan tersimpan dengan rinci oleh sistem dan dapat di review oleh user yang berwenang
Terintegrasi dengan Active Directory/ LDAP
Manajemen User, Unit, Group dan Hak Akses
Konfigurasi dan Administrasi. merupakan fungsi pergantian tugas yang dimana apabila seorang pejabat tidak dapat menerima tugas dikarenakan sesuatu hal maka tugas tersebut dapat dialihkan kepada pejabat lain yang diberi kewenangan, pembuatan klasifikasi surat, dan pengaturan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
Fungsi Sekretaris. bertugas membantu tugas pejabat, sehingga diberi kewenangan untuk melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat.
Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS ( Pejabat Sementara), PLH ( Pelaksana Harian), PYMT ( Pejabat yang melakukan tugas ), dan pejabat yang sedang cuti.
Watermark surat. berfungsi memberikan tanda pada user yang mendownload, tanggal berapa di download guna mencegah terjadinya kebocoran surat kepada pihak luar yang tidak bertanggung jawab.
Barcode penomoran surat
Email
Setiap ada task approval atau task disposisi baru akan diberikan notifikasi email
Setiap task yang belum dikerjakan akan mendapatkan email reminder
Terintegrasi dengan Document Management System. Seluruh surat akan tersimpan di Document Management System
Penomoran surat secara otomatis, sehingga mencegah terjadinya kesalahan dalam penomoran surat
Pencarian. memudahkan pencarian surat berdasarkan perihal surat, tanggal surat, status dan lainnya.
Softbless memiliki pengalaman dan Kompetensi yang baik dalam menangani proses bisnis dalam penerapan surat masuk surat keluar pada perusahaan Anda.
Softbless menyediakan berbagai macam service dalam membangun solusi surat masuk surat keluar di perusahaan anda meliputi : implementasi, instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training. Dengan keahlian kami yang begitu kompeten percayakan kami sebagai partner anda dalam melakukan implementasi surat masuk surat keluar menggunakan E-Office. Hubungi kami segera untuk konsultasi kebutuhan Anda dan dapatkan informasi terkait service yang kami sediakan.
Arsip Elektronik merupakan sistem yang berfungsi mengelola arsip secara sistematis dan efisien dengan metode pengelolaan yang user friendly sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam pengelolaanya. Pengelolaan arsip perusahaan biasanya meliputi penyimpanan arsip, sharing arsip, dan pengelolan arsip perusahaan. Pada era digital seperti saat ini, pengelolaan arsip pun berkembang pesat seiring dengan berkembangnya teknologi digital sehingga sangat dirasakan manfaatnya bagi perusahaan. Perkembangan teknologi digital yang berkembang dalam pengelolaan arsip antara lain adalah Arsip Elektronik.
Arsip Elektronik memudahkan Pengelolaan menjadi lebih efektiftepat gunauser friendlyreliable
Dengan perkembangan teknologi digital berkembang secara pesat, masih banyak perusahaan yang dalam kegiatan pengelolaan arsipnya masih menggunakan sistem tradisional atau manual. Pada kenyataanya pengelolaan arsip secara manual membutuhkan effort/ biaya yang tidak sedikit untuk karna masih menggunakan kertas fisik.
Permasalahan umum yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip antara lain :
Arsip berupa kertas sangat rentan sekali rusak, apabila terjadi bencana alam arsip tersebut akan mudah robek, noda kuning dan akibat terburuknya kehilangan arsip tersebut padahal arsip tersebut merupakan aset penting perusahaan.
Apabila dibutuhkan sulit bagi User untuk mendapatkan secara cepat, apalagi arsip tersebut dibuat pada jangka waktu yang sangat lama dan user tidak dapat memastikan secara spesifik arsip tersebut.
User sulit untuk melakukan search arsip secara spesifik dengan menggunakan keyword tertentu antaralain deskripsi arsip , isi arsip, nomor arsip tertentu.
User tidak dapat membedakan mana arsip arsip terbaru , antar rekan kerja sulit untuk mengetahui siapa yang melakukan perubahan pada arsip arsip tersebut.
Rentan terjadinya ketidaksamaan dalam penamaan dan penomoran arsip antara user satu dengan user lainnya
Keterbatasan penyimpanan arsip, arsip fisik yang dibuat secara terus menerus atau berkala sehingga membutuhkan lemari arsip yang cukup banyak di perusahaan.
Jaminan keamanan untuk arsip arsip penting tersebut tidak diatur secara realtime dan fleksibel.
Permasalahan tersebut diatas dapat ditangani dengan mengaplikasikan arsip elektronik pada perusahaan anda. Arsip Elektronik dibuat dengan sistem yang sudah terintegrasi dengan baik sehingga dapat menjawab permasalahan - permasalahan arsip arsip perusahaan.
Keuntungan yang dapat anda peroleh dalam penggunaan Arsip Elektronik adalah :
Paperless , sehingga biaya atau anggaran yang dikeluarkan untuk pembelian kertas dapat dikurangi.
Mempunyai fitur searhing yang canggih sehingga dapt melakukan pencarian sampai kedalam isi arsip arsip tersebut.
Arsip Elektronik digital dapat di akses dimanapun dan kapanpun oleh user.
Perubahan dalam arsip dapat diketahui dengan mudah, jam berapa, tanggal berapa, hari apa dan siapa yang melakukan perubahan pada arsip tersebut.
arsip yang diupdate dapat diketahui dengan cepat dan mudah.
Menghindarkan terjadinya campur aduk arsip dengan divisi lain, biasanya arsip arsip antar divisi bersifat confidential sehingga juga dapat mengurangi tersebarnya arsip ke divisi lain.
Tidak perlu membutuhkan waktu yang lama dalam proses pencarian arsip sehingga waktu karyawan tidak terbuang percuma dan bisa melakukan kegiatan lain yang lebih meningkatkan produktivitas kerja.
Memiliki fitur workflow yang dapat memudahkan karyawan berkolaborasi menyusun suatu arsip.
Arsip perusahaan terstruktur dengan rapi dengan memanfaatkan fitur security permission pada setiap divisi. Proses sharing arsip antar sesama rekan kerja sangat mudah.
Alfresco merupakan salah satu Aplikasi pengelolaan Arsip Elektronik yang sudah terbukti mampu menangani berbagai permasalahan arsip arsip perusahaan dan sudah banyak digunakan oleh lebih dari 5000 perusahaan maupun organisasi diseluruh dunia, dan sudah dibangun sejak tahun 2011 sampai dengan saat ini.
Alfresco berhasil masuk pada kuadran Challenger dalam Gartner Magic Quadrant
Pada Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant dalam kuadran yang sama bersaing dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
Terintegrasi dengan LDAP,Active Directory , Ms office dan Google Docs.
Tagging & Category
Pengaturan Role, Permission & Security
Mampu terhububung dengan baik dengan mesin scanner.
Multiple file upload. Bisa upload arsip atau folder kedalam Alfresco.
Check in & Check Out. Setiap arsip yang sedang diedit oleh salah satu user bisa di lock terlebih dahulu, jadi user yang lain hanya bisa membaca saja.
Expired Document reminder. Plugin iyang bertugas sebagai reminder dan pengingat arsip yang memiliki jangka waktu dan membutuhjkan pembaharuan. Email notifikasi dikirimkan melalui email dan bisa dilihat pada dashlet.
Search functionality. berfungsi untuk melakukan pencarian arsip hingga kedalam isi arsip tersebut (indexing), atau melakukan pencarian berdasarkan metadata yang sudah dibuat sebelumnya.
Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipiliholeh user.
User friendly. Alfresco dibuat seperti windows Explorer, sehingga user dapat dengan mudah mempelajarinya.
Drag and Drop Upload. User bisa dengan mudah upload arsip secara bersamaan degan cara drag and drop.
Native Mobile Application, bisa di download di app store atau playstore, dan semua aplikasi default bisa dilihat di handphone masing-masing karyawan.
Online Preview. Mampu melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa di mendownload file.
Versioning. Berfungsi sebagai penamaan arsip versi baru secara otomatis, dan user akan dengan mudah melakukan tracking versi aterbaru secara otomatis.
Centralized Document Repository : Penyimpanan semua arsip pada Perusahaan secara terpusat.
Audit Trail. berguna untuk melihat segala aktivitas user pada saat login, logout, edit, view, add dan delete. Sehingga kegaitan yang dilakukan user dapat terlihat.
Workflow Engine. Berguna jika user ingin melakukan review, approval dan revisi arsip secara online. Dikarenakan proses bisnis pada masing-masing perusahaan berbeda, kami jmenyediakan custom untuk workflow yang dapat disesuaikan dengan kondisi bisnis yang terjadi pada perusahaan.
Link (relasi) antar arsip. Fitur ini berguna untuk membuat keterikatan antar arsip satu dengan arsip pendukung lainnya, misalnya arsip invoice dibuat relasi dengan arsip PO, BAST dan arsip lainnya yang memiliki keterikatan sesama arsip tersebut.
Penambahan watermark pada saat user akan download dokuemen atau file tertentu atau pada saat upload arsip, jadi setiap arsip yang di download atau di print akan terlihat siapa yang mendownload, tanggal berapa dan bulan apa arsip tersebut di download.
Fitur Comment. Plugin ini berguna jika sesama user ingin berdiskusi perihal arsip tersebut.
Softbless berkompeten dalam membantu mengembangkan proses bisnis perusahaan Anda. Bukan itu saja, softbless juga berpengalaman dalam menangani sistem pengelolaan, implementasi, serta mengembangkan Arsip Elektronik secara digital di Indonesia dengan menggunakan Alfresco.
Kami menyediakan berbagai pelayanan profesional antara lain implementasi, kustomisasi, instalasi, support, dan training Alfresco. Segera Hubungi kami dan dapatkan penawaran terbaik untuk Solusi Arsip Elektronik perusahaan anda.
Tata Naskah Dinas Elektronik adalah aplikasi untuk mengelola, mereview, membuat dan membagikan tata naskah dinas secara elektronik. Saat ini masih banyak instansi yang mengatur tata naskah dinas secara manual, misalnya ketika membuat approval, melakukan disposisi, perubahan, dan pengiriman tata naskah dinas ke instansi luar, semua dilakukan secara manual.
Jika pendistribusian pekerjaan manual masih dilakukan secara terus menerus, maka dapat mengakibatkan berkurangnya efisiensi waktu pekerja, serta menimbulkan beberapa permasalahan pada instansi yang ada, sehingga perkembangan perusahaan dapat terganggu.
Gunakan Tata Naskah Dinas elektronik untuk surat keluarsurat masukmemo internaldisposisinaskah dinas
Berikut ini adalah persoalan ketika masih menggunakan Tata Naskah Dinas secara manual :
Banyaknya waktu yang dibutuhkan ketika mecari dokumen tata naskah dinas.
Approval online tidak dapat dilakukan secara online, sulitnya melakukan tracking dokumen tata naskah dinas.
Sulitnya melakukan tracking disposisi secara digital.
Tingginya biaya untuk pembelian kertas, karena semua dokumen tata naskah dinas masih menggunakan dokumen fisik.
Space yang dibutuhkan untuk penyimpanan dokumen yang terlalu banyak.
Proses kirim mengirim dokumen antar instansi luar yang terlalu memakan waktu, karena semua dilakukan secara manual.
Sulitnya melakukan persetujuan atau tindak lanjut untuk suatu dokumen ketika salah satu pejabat yang berkepentingan sedang tidak ada di kantor.
Semua kesulitan tersebut, dapat diatasi dengan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik, Sistem yang sudah terintegrasi dengan baik.
Macam-macam surat yang dapat dikerjakan dalam Tata Naskah Dinas Elektronik :
Surat Perintah
Memorandum dan Memo Internal
Surat untuk Perusahaan luar
Surat Keputusan
Surat dari Perusahaan lain
Surat Instruksi
Surat Keterangan
Surat Undangan
Risalah Rapat
Pengumuman
Surat Edaran
Nota Dinas
Surat-surat lainnya
Beberapa keuntungan memakai Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik ialah :
Mudahnya menjalankan disposisi pada tata naskah dinas yang diterima dari unit lain, karena sudah terintegrasi dengan sistem.
Mudahnya mengetahui posisi approval pada suatu tata naskah dinas.
Cepatnya proses penerimaan surat yang dikirimkan via online antar instansi.
Tidak adanya kesalahan dalam format pembuatan surat, karena format sudah di sediakan oleh sistem.
Dapat memangkas biaya/cost pengiriman surat dan pembelanjaan kertas.
Memudahkan para atasan untuk melakukan approval atau disposisi secara online, memudahkan Pejabat melakukan approval di mana saja.
Pekerjaan menjadi terarah dan terstruktur, karena terciptanya efisiensi waktu.
Disposisi dapat dengan mudah dibuat oleh pejabat.
Para User dapat dengan mudah mencari dokumen tata naskah dinas menggunakan kata bantu (metadata).
Mudahnya melakukan pencarian dokumen dengan berbagai kategori.
Penempatan dokumen yang tertata dengan rapi karena aplikasi ini sudah terintegrasi dengan baik.
Tata Naskah Dinas Elektronik ialah aplikasi tepat untuk mengatur dokumen, demi terciptanya pekerjaan yang teratur, terstruktur dan terarah sehingga dapat mengoptimalkan waktu pekerja untuk menciptakan kemajuan pada instansi bekerja Anda.
Tata Naskah Dinas di kembangkan dengan Framework Alfresco dan Liferay
Alfresco dan Liferay berada dalam Gartner MQ, yang berada dalam satu kuadran dengan solusi lain seperti Laserfice, Oracle, IMB, dan lain sebagainya
Softbless membangun Aplikasi Tata Naskah Dinas di atas Alfresco dan Liferay. Alfresco adalah aplikasi Document Management System (DMS) yang berguna untuk penyimpanan seluruh soft copy dokumen pada perusahaan. Dan Liferay adalah portal. Dua aplikasi tersebut adalah aplikasi yang sudah ada di dalam Gartner Magic Quadran dari tahun 2011 sampai dengan tahun 2018. Alfresco merupakan Chalengger di Gartner Magic Quadran dan Liferay merupakan Leaders pada Gartner Magic Quadran.
Beberapa Fungsionalitas pada aplikasi Tata Naskah Dinas :
Tata Naskah Dinas Keluar
Penyusunan tata naskah dinas keluar : Surat untuk perusahaan lain, Nota Dinas, Surat Keputusan, Notulen Rapat, Surat Pemberitahuan, dan Memo Internal.
Approval yang dapat dilakukan oleh pejabat terkait untuk setiap divisi atau berbeda divisi.
Mudahnya melakukan pencarian status persetujuan penyusunan dokumen tata naskah dinas
Efisiensi waktu yang begitu cepat, karena proses mengirim dokumen yang dilakukan secara online ketika tata naskah dinas sudah di approve oleh pejabat terkait.
Tata Naskah Dinas Masuk :
Up to date bisa menerima otomatis secara real time ketika instansi luar mengirimkan dokumen tata naskah dinas.
Disposisi tata naskah dinas masuk.
Semua tata naskah dinas dari instansi luar dapat di daftarkan pada aplikasi tata naskah dinas elektronik.
Full text searcing yang dapat melakukan pencarian sesuai dengan status, perihal dan tanggal surat.
Pemberian nomor yang bisa dilakukan secara otomatis.
Aplikasi tata naskah dinas elektronik sudah terintegrasi dengan Document Management System (DMS), jadi semua tata naskah dinas yang masuk dan keluar beserta dengan semua dokumen terkaitnya akan di tempatkan/disimpan pada aplikasi Document Management System.
Email :
Setiap user akan mendapatkan pemberitahuan email jika mempunyai tugas baru untuk approval maupun task terbaru
Setiap user akan mendapatkan email pemberitahuan atau pengingat bila ada tugas yang belum di selesaikan
Nomor surat dengan menggunakan barcode.
Audit trail : Ini berguna untuk melihat semua history seperti persetujuan, diposisi dan pembuatan tata naskah dinas, semua alur pekerjaan ini akan tersimpan dalam aplikasi ini, dan user dapat melihat secara detail history pembuatan tata naskah dinas.
Pendelegasian kewenangan, fungsi ini adalah untuk Pejabat Sementara (PJS), PYMT (Pejabat sedang Melakukan Tugas), Pelaksana Harian (PLH), atau pejabat yang sedang cuti.
Watermark dokumen, berguna untuk mengetahui siapa user yang melakukan download atau print pada dokumen tersebut, sehingga dapat mengurangi tersebarnya dokumen pada pihak yang tidak diinginkan.
Fungsi Sekretaris. Fitur ini memberikan akses pada sekretaris untuk melihat atau mengecheck tata naskah dinas yang menjadi task terbaru atasan merekaAdministrasi & Konfigurasi. Fitur ini berfungsi untuk melakukan pergantian melakukan task terbaru. Misalnya ketika salah satu pejabat mendapat salah satu tugas terbaru namun dengan beberapa alasan, pejabat tidak dapat melakukannya, lalu pejabat bisa melakukan fungsi pergantian tugas.
Change Log. Fitur ini menyimpan informasi perihal siapa saja yang sudah melakukan perubahan, apa saja yang dirubah perihal isi tata naskah dinas tersebut.
Hak akses, Pengelolaan User, Group, dan Unit
Sudah merger dengan Active Directory /LDAP
Softbless adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang sudah mempunyai banyak pengalaman implementasi untuk Aplikasi Tata Naskah Dinas, kami sangat kompeten dalam memahami proses bisnis yang ada di perusahaan Anda.
Gunakan jasa kami untuk implementasi Tata Naskah Dinas di instansi Anda. Softbless memberikan pelayanan jasa untuk implementasi, kustomisasi, instalasi, dukungan, dan training. Hubungi kami dan dapatkan banyak informasi yang Anda butuhkan.
