Larry Oliver dari FileHold Systems memberikan list pertanyaan yang bisa mengindikasikan bahwa Anda bisa memanfaatkan ECM
untuk menunjang aktivitas bisnis di perusahaan Anda :
"Bagaimana caranya kita bisa menyingkirkan semua kertas ini dan mengurangi filing cabinet dan biaya penyimpanan off site?”
"Setiap versi dari kontrak ini berbeda, versi mana yang terbaru? Dan siapa yang mengerjakan versi terbaru tersebut? "
"Bagaimana caranya melakukan pencarian spesifik untuk dokumen atau file dengan
suatu keyword tertentu? "
"Saya memerlukan system yang bisa mengingatkan saya dan memberikan akses cepat ke dokumen yang perlu saya edit/perbaharui. "
Semua orang bisa mengakses file dan dokumen saya. Apakah saya bisa membatasi siapa saja yang bisa membaca dan siapa saja yang bisa edit dokumen dan file saya itu.
Kenapa lama sekali untuk mendapatkan 5 approval untuk dokumen yang direvisi?
"Bagaimana kita bisa mematuhi regulasi yang ada mengenai penyimpanan dokumen?"
“Setiap kantor cabang memiliki file tersendiri untuk topik yang sama. Duplikasi yang tidak perlu!”
Sumber : http://www.bstormweb.com/fileholdprofile.html
Alfresco merupakan aplikasi Enterprise Content Management system berbasis web, yang diprakarsai oleh John Newton sejak tahun 2005, salah satu pendiri dari Documentum(aplikasi ECM komersial terbesar). Saat ini Alfresco sudah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan. Solusi ini mampu menangani penanganan dokumen berskala besar hingga jutaan, dan menjadi open source alternative untuk solusi sejenis yaitu : Laserfische, Filenet, Opentext, Documentum, Nuxeo, Oracle UCM, KnowledgeTree, Sharepoint.
Enterprise Content Management System(ECM) adalah suatu aplikasi untuk mengelola dan memfasilitasi kolaborasi pembuatan dokumen/content yang dimiliki suatu perusahaan. Content dan Dokumen di sini bisa berupa content (*.doc, *.xls, *.ppt), image, HTML, file XML, dan jenis dokumen lainnya. Di masa lalu, untuk memanfaatkan ECM memerlukan cost yang besar, akibatnya hanya perusahaan berskala besar yang bisa memanfaatkan ECM. Alfresco merupakan pendekatan baru dalam memanfaatkan ECM. Alfresco menawarkan suatu sistem ECM yang memiliki cost yang tidak terlalu besar untuk bisa dimanfaatkan oleh perusahaan dengan berbagai skala.
Document Repository : mengelola dokumen yang saat ini aktif digunakan oleh user.
Online Preview
Versioning : setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
Expired Document reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku
Watermark
Multiple File Upload
Drag and Drop Upload
Integrasi dengan Scanner
Search Engine : untuk pencarian berdasarkan kategori tertentu dan parameter lainnya, dan pencarian ke dalam isi dokumen tersebut
Diskusi/Komenter : dokumen tertentu bisa dijadikan suatu ajang diskusi antar user.
Security & Permission : Bisa mengatur siapa saja yang bisa mengakses dokumen dan space yang ada dalam Alfresco. Space merupakan istilah untuk Folder. Hak akses bisa berupa : read, edit, view, create, dll.
Mobile apps support untuk iOS dan Android
Audit Log : Track semua kegiatan user
Web Service: Integrasi dengan aplikasi lainnya melalui CMIS web service
Record management : mengelola dokumen yang sudah di-arsip.
Kategorisasi dokumen : Setiap dokumen yang ada bisa dikategorikan menjadi suatu jenis dokumen, yang akan memudahkan pengelolaan dokumen. Contohnya suatu dokumen bisa dikategorikan/diklasifikasikan sebagai : kontrak perjanjian, invoice, Curriculum Vitae, Minutes of Meeting (MOM), dsb.
Custom Metadata : memiliki beberapa metadata tergantung pada jenis dokumen yang dimiliki. Contoh Custom metadata : nomor dokumen, tanggal dokumen, status dokumen, dll
Collaboration Site : dokumen Sharing, Calendar, Discussion, blog, links, Datalist
Workflow/Kolaborasi : menyediakan fasilitas approval/review dokumen yang dilakukan beberapa user, mulai dari workflow yang sederhana sampai workflow rumit.
Check in & Check Out Document : Check in merupakan istilah dalam ECM pada saat seorang user ingin mengedit suatu dokumen, maka dia disebut melakukan check in, menyimpan dokumen tersebut dalam computer/laptop local user. Saat sebuah dokumen dalam kondisi check in oleh seorang user, user yang lain hanya bisa view dokumen tersebut, tidak bisa melakukan edit. Hal ini untuk menjaga konsistensi suatu dokumen. Dan jika seorang user sudah melakukan editing dokumen, maka dia akan melakukan check out dokumen tersebut. Setelah di-check out, suatu dokumen bisa dengan bebas di-edit oleh siapa pun yang memerlukannya.
Rules : Berbagai macam rules bisa diterapkan untuk dokumen, contohnya jika ada dokumen baru dalam space ini, maka kirim e-mail ke email address tertentu.
Integrasi dengan Ms Office/Open Office & Google Docs
Integrasi dengan LDAP, Active Directory
Alfresco mencakup dua workflow yang telah dikonfigurasi, yakni: Adhoc Task (untuk menetapkan tugas kepada suatu rekan kerja) dan Review & Approve (untuk membuat review dan persetujuan konten).
Why Alfresco?
Robust web based document management system. Karena berbasis web, tidak diperlukan instalasi saat user ingin mengakses Alfresco.
Easy to use. Alfresco sangat user friendly yang mendorong user untuk lebih cepat beradaptasi dengan sistem Alfresco.
Dibangun oleh orang yang menemukan konsep document management. Salah satu pendiri Alfresco adalah John Newton, petinggi Dokumentum, aplikasi manajemen dokumen yang pertama ada di pasaran. John Newton memiliki banyak pengalaman dalam menangani proyek manajemen content untuk perusahaan berskala besar.
Open source, open standards. Alfresco berlisensi open yang artinya tidak harus membeli untuk mencobanya, dan suatu perusahaan tidak harus terikat dengan satu vendor pun, dan unlimited user.
Cost deployment yang lebih rendah. Lisensi open source yang dimiliki tidak memerlukan licensee fee.
Adaptable terhadap kebutuhan yang seringkali berubah. Seiring dengan waktu, requirement suatu perusahaan terhadap sistem manajemen content, seringkali berubah. Dengan lisensi open source, memungkinkan Alfresco untuk dikustomisasi siapapun di perusahaan untuk memenuhi kebutuhan terkini.
Kualitas yang dimiliki tercemin dari beberapa penghargaan yang didapatkan :
Gartner Magic Quadrant 2009-2017 for Enterprise Content Management, positioned in Challenger Quadrant
EContent 100 Awards
Audemars Piguet and European Tech Tour Association : the “Next Gem Award", penghargaan untuk perusahaan baru yang terbaik
Linux Magazine (2008), one of Top 20 Companies to Watch
Business Computing Magazine : Editor's Choice Award
InfoWorld Bossie Award : Best of Open Source in Enterprise Applications
Service yang kami berikan terkait :
Alfresco development
Alfresco consulting
Implementasi Alfresco
Custom Dashlet Development
Alfresco Customization
Integrasi dengan LDAP (OpenLDAP, Active Directory, Zimbra LDAP, etc)
Konfigurasi Single Sign On (SSO)
Custom Workflow dengan Activiti BPM
Training
Pelatihan
Alfresco Support dan Maintenance
Integrasi Alfresco dan Alfresco
Custom Theme Development
Enterprise Application Integration
Alfresco Performance Tuning
Upgrade
API Web Services dan CMIS
High Availability Configuration, Clustering dan Load Balancing
Softblessadalah perusahaan penyedia jasa implementasi Alfresco Indonesia mencakup : instalasi, konfigurasi, kustomisasi, training dan support, jadikan kami partner Anda dalam mengimplementasikan sistem ini. Silahkan menghubungi kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut, melalui Form Contact Us ini.
Enterprise Content Management
atau yang biasa disebut ECM
adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengatur, mengelola dan
capture konten dan dokumen yang terlibat dalam proses bisnis. ECM mengatur konten
dan dokumen dalam keseluruhan siklus hidupnya, mulai dari pembuatan,
pengiriman, revisi, dipublikasikan, dan akhirnya diarsipkan.
ECM dapat
digunakan pada semua tingkat pekerjaan (mulai dari pemasaran, operasi,
sumber daya manusia, keuangan dan tingkat strategis). Selain itu, ECM juga memiliki
beberapa fungsionalitas untuk membantu pengguna menangani informasi.
Beberapa fitur yang paling umum dimiliki oleh sistem ECM adalah:
versioning content/dokumen, workflow dokumen, full text search, hak
akses, kolaborasi pengguna untuk mengerjakan suatu dokumen.
Beberapa sistem ECM yang telah dikenal luas: Alfresco (berlisensi Open
Source), SharePoint, Documentum, Open Text.
