Alfresco

Alfresco merupakan salah satu produk web based application untuk Enterprise Content Management system yang diprakarsai oleh John Newton sejak tahun 2005, salah satu pendiri dari Documentum (aplikasi ECM komersial terbesar). Alfresco meliputi document management system, record management, workflow dan web content management.

Alfresco ini bersifat open source dan merupakan Enterprise content management berbasis JAVA yang populer di dunia. Alfresco juga sudah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant untuk posisi Visionaries Quadrant . Sudah cukup banyak perusahaan yang memanfaatkan alfresco sebagai tempat penyimpanan data-data maupun dokumen penting perusahaan. Saat ini Alfresco sudah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan.

Pada sisi pengguna, alfresco terbilang user friendly dalam pemakaiannya karena berbasis web dengan konsep file manager yang berisi folder & subfolder.  Alfresco dapat menyimpan content-content berskala besar hingga jutaan content. Sedangkan dari sisi cost alfresco sendiri menawarkan cost yang tidak terlalu besar untuk sistem ECM yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan. Dan ini yang menjadi keunggulan utama pada alfresco.

Dengan adanya Alfresco, manajemen dokumen dalam sebuah perusahaan menjadi lebih terstruktur. User pun tidak terlalu sulit untuk mencari dokumen karena terdapat 2 fungsi search engine pada alfresco yaitu, basic search dan advanced search. Alfresco juga memudahkan untuk berbagi dokumen dan melacak perubahan yang terjadi pada satu dokumen dengan fitur versioning

• Manajemen Dokumen
• Blog
• Calendar
• Poll/Survey
• Links
• Datalist
• Discussion
• Dashboard
• Versioning
• Manajemen arsip dan Manajemn Gambar
• Workflow
• Search Engine (Basic Search & Advanced Search)
• Multilanguage
• multi-platform support
• Browser berbasis GUI
• Desktop integrasi dengan Microsoft Office , OpenOffice.org dan LibreOffice.
• Single sign on
• Drag and drop untuk upload file
• Dokumen memiliki thumbnail dan fitur preview dokumen untuk PDF, doc, docx, xls, xlsx, text, Image files

Alfresco memilki dua versi, yaitu versi community dan commercial. Secara sistem tidak ada perbedaan yang signifikan di antara 2 versi tersebut. Hanya saya untuk versi commercial, karena ini versi berbayar tentu nya akan mendapatkan support langsung dari Alfresco.com dan update informasi untuk patch-patch terbaru.

Untuk versi community, para developer juga dapat sharing dengan sesama pengguna alfresco pada komunitas khusus alfresco. Sehingga memudahkan para developer memecahkan bug dengan bertukar informasi seputar alfresco. Sama hal nya dengan Liferay yang memiliki komunitas khusus untuk para pengguna liferay. Oleh karena itu, tidak heran jika Alfresco sering di integrasikan dengan liferay. Liferay untuk sisi enterprise portal dan Alfresco untuk sisi enterprise content management.

Tutorial untuk instalasi Alfresco kali ini akan menggunakan Alfresco versi terbaru yaitu Alfresco 5.0. Pastikan Anda telah memiliki installer Alfresco 5.0 dan berikut ini proses instalasi Alfresco 5.0 pada Windows :

1. Pemilihan bahasa. Silahkan pilih Bahasa Inggris yaitu “English – English” lalu klik tombol “OK”

2. Setup Alfresco community, Klik tombol “Next”

3. Untuk tipe Instalasi, Pilih “Advance-Configures server ports and services properties” lalu klik “Next”

4. Pilih Aplikasi yang diinginkan, mungkin anda dapat mengikuti gambar di bawah :

5. Pilih di path mana untuk menyimpan folder alfresco yang diinstal. Anda dapat menyimpannya di C:\Alfresco

6. Masukan konfigurasi database seperti gambar di bawah ini, setelah itu klik “Next”

7. Untuk konfigurasi tomcat, masukan ip address dan port untuk tomcat. Anda dapat melihat contoh di bawah adalah ip address untuk localhost :

8. Masukkan port untuk FTP Server : 21

9. Masukan port untuk remote command yang berisi 50500 seperti gambar di bawah ini :

10. Masukan password Admin untuk aplikasi Alfresco-nya

11. Masukan port untuk SharePoint, Port : 7070

12. Masukan port untuk OpenOffice yaitu 8100

13. Pilih tipe konfigurasi untuk startup tomcat dan databasenya, Anda dapat memilih Auto jika ingin memulai secara otomatis. Atau Manual jika ingin secara manual

14. Persiapan untuk instalasi Alfresco, Silahkan klik “Next” untuk melanjutkannya.

15. Setelah instalasi selesai, klik tombol “Finish”

Alfresco versi 5.0 tidak menggunakan MySQL lagi dalam installer bundled-nya, tetapi telah memilih PostgreSQL sebagai DBMS-nya. Untuk menjalankan service Alfresco, click : Start – All Programs – Alfresco Community - Alfresco Community Service - Start Alfresco Community service. Atau dapat dilakukan melalui Run - services.msc. Akan terdapat sebuah service Alfresco. Klik kanan, start | stop | restart. Dengan menjalankan service Alfresco, maka kita dapat mengakses Alfresco web client dari browser dengan alamat: http://ipserver:8080/share

Softbless Solutions telah memiliki banyak pengalaman dan juga resources sebagai penyedia jasa implementasi Alfresco di Indonesia

Di tengah persaingan global, perlu dipastikan segala aktivitas portal perusahaan dilakukan seoptimal mungkin. Hal ini termasuk sistem pengelolaan dokumen yang mencakup mulai dari pendistribusian materi rapat sampai kepada pembuatan kebijakan perusahaan. Di lain pihak, kerahasiaan, akses unik atas dokumen, pemahaman konteks untuk operasi yang efektif, dan fungsi – fungsi intranet lain menjadi prioritas tersendiri.

Untuk menjawab kebutuhan – kebutuhan ini, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola dokumen secara komprehensif; karakteristik yang merujuk kepada sistem pengelolaan dokumen Alfresco.

Sistem pengelolaan dokumen Alfresco merupakan sistem yang unggul dalam mengendalikan dan mengelola dokumen – dokumen suatu organisasi. Sistem ini menggabungkan dokumen dan risalah konten, alur kerja, repositori dokumen, COLD/ERM, keluaran sistem, dan sistem penarikan informasi. Di saat yang bersamaan, sistem ini juga dapat melacak, menyimpan, mengontrol, memeriksa, mengunci, menarik, mengaktifkan, mengaudit jejak, serta mengotorisasi dokumen. Kehadiran fitur – fitur ini sejatinya menjadi solusi yang cukup mumpuni, namun menjadi suatu tantangan tersendiri ketika kita menyadari bukanlah tugas yang mudah menemukan sistem pengelolaan dokumen ini tanpa pelatihan Liferay yang tepat bagi perusahaan Anda.
Sistem pengelolaan dokumen Alfresco hadir sebagai solusi terbaik. Anda dengan mudah dapat mengatur akses pengguna, mengubah, mengontrol jejak versi dan informasi terkait dokumen – dokumen tertentu. Di lain pihak, sistem ini juga memampukan setiap pengguna untuk mengakses, menemukan dengan cepat dan akurat, serta memahami garis besar dokumen – dokumen yang mereka cari melalui pelatihan Alfresco yang komprehensif.
Tawaran khusus ini kini diberikan kepada Anda. Softbless Solutions, perusahaan nasional yang telah berpengalaman dalam penyediaan pengelolaan konten perusahaan, telah menyediakannya bagi perusahaan Anda, sehingga Anda tidak perlu repot ke luar negeri. Dengan basis klien yang luas dan pengalaman melayani perusahaan – perusahaan besar, Softbless Solutions telah dipercaya untuk menghadirkan solusi atas ragam tantangan pengelolaan dokumen yang dialami oleh berbagai macam perusahaan. Kini saatnya bagi Anda untuk mendapatkan solusi Alfresco yang terbaik bagi perusahaan Anda dari penyedia yang terbaik di negeri ini yang berdedikasi kepada kesuksesan Anda.