Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Integer nec odio. Praesent libero. Sed cursus ante dapibus diam. Sed nisi. Nulla quis sem at nibh elementum imperdiet. Duis sagittis ipsum. Praesent mauris. Fusce nec tellus sed augue semper porta. Mauris massa. Vestibulum lacinia arcu eget nulla. Class aptent taciti sociosqu ad litora torquent per conubia nostra, per inceptos himenaeos. Curabitur sodales ligula in libero. Sed dignissim lacinia nunc.
Curabitur tortor. Pellentesque nibh. Aenean quam. In scelerisque sem at dolor. Maecenas mattis. Sed convallis tristique sem. Proin ut ligula vel nunc egestas porttitor. Morbi lectus risus, iaculis vel, suscipit quis, luctus non, massa. Fusce ac turpis quis ligula lacinia aliquet. Mauris ipsum. Nulla metus metus, ullamcorper vel, tincidunt sed, euismod in, nibh.
Quisque volutpat condimentum velit. Class aptent taciti sociosqu ad litora torquent per conubia nostra, per inceptos himenaeos. Nam nec ante. Sed lacinia, urna non tincidunt mattis, tortor neque adipiscing diam, a cursus ipsum ante quis turpis. Nulla facilisi. Ut fringilla. Suspendisse potenti. Nunc feugiat mi a tellus consequat imperdiet. Vestibulum sapien. Proin quam. Etiam ultrices. Suspendisse in justo eu magna luctus suscipit. Sed lectus. Integer euismod lacus luctus magna.
Quisque cursus, metus vitae pharetra auctor, sem massa mattis sem, at interdum magna augue eget diam. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae; Morbi lacinia molestie dui. Praesent blandit dolor. Sed non quam. In vel mi sit amet augue congue elementum. Morbi in ipsum sit amet pede facilisis laoreet. Donec lacus nunc, viverra nec, blandit vel, egestas et, augue. Vestibulum tincidunt malesuada tellus. Ut ultrices ultrices enim. Curabitur sit amet mauris. Morbi in dui quis est pulvinar ullamcorper.
Nulla facilisi. Integer lacinia sollicitudin massa. Cras metus. Sed aliquet risus a tortor. Integer id quam. Morbi mi. Quisque nisl felis, venenatis tristique, dignissim in, ultrices sit amet, augue. Proin sodales libero eget ante. Nulla quam. Aenean laoreet. Vestibulum nisi lectus, commodo ac, facilisis ac, ultricies eu, pede. Ut orci risus, accumsan porttitor, cursus quis, aliquet eget, justo.
Surat Masuk Surat keluar adalah sebuah metode yang diperuntukkan bagi perusahaan dalam mengatur surat perusahaan secara elektronis. Pengaturan Surat dalam perusahaan antara lain membuat, manage, mengulas surat dan kemana surat tersebut akan dibagikan atau dikirimkan. Kendati demikian, pada kenyataannnya masih banyak perusahaan yang dalam melakukan pengaturan surat perusahaan masih menggunakan metode manual. Hal tersebut tentu saja membutuhkan effort yang cukup besar dalam beberapa hal seperti dibutuhkan banyak lembaran-lembaran kertas, permintaan persetujuan yang membutuhkan waktu yang lama, ketelitian dalam pemeriksaan, disposisi yang berbelit-belit, kesulitan dalam melakukan pencarian dan perubahan surat dan lain sebagainya.
Akibat proses manual tersebut timbul berbagai macam permasalahan dalam perusahaan yang tentu saja akan berakibat produktivitas kerja menjadi tidak optimal.
Manage Surat secara Elektronis Agar lebih terkoordinirterlindungterpercayaefiesien
Berbagai macam permasalahan yang timbul akibat pengelolaan surat perusahaan secara manual, antara lain :
Dibutuhkan effort dan biaya yang besar antara lain untuk pembelian kertas karena surat masih bersifat hardcopy. Tingginya biaya tersebut dikarenakan diperlukan fotokopi surat yang akan dibagikan kepada setiap penerima tembusan. Dengan banyaknya hardcopy dibutuhkan pula space atau tempat, yang sedianya space atau tempat tersebut dapat dipergunakan untuk hal yang lebih bermanfaat
Sulitnya dalam melakukan pencarian surat atau naskah yang diperlukan, dibutuhkan waktu untuk mencari di ruang arsip.
Sulitnya dalam melakukan pencarian status review dari surat atau naskah tersebut, tidak bisa secara cepat dan tepat diketahui posisi surat dan sudah disetujui oleh siapa saja.
Sulitnya untuk mengetahui history alur persetujuan/ disposisi surat masuk surat keluar.
Sulitnya pejabat terkait dalam melakukan penelusuran/ tracking disposisi surat masuk surat keluar.
Dikarenakan hardcopy, proses penandatangan atau persetujuan surat oleh pejabat terkait membutuhkan waktu, contohnya jika pejabat bersangkutan sedang tidak berada ditempat atau dinas luar.
Proses pemeriksaan dan pengiriman surat atau naskah secara manual membutuhkan waktu yang lebih lama.
Permasalahan diatas dapat dengan mudah dihindari Apabila perusahaan memiliki suatu teknik pengelolaan surat secara elektronik yang terkoordinir dengan baik sehingga pengaturan surat masuk dan surat keluar dapat berjalan dengan baik.
Berbagai jenis surat yang dapat dihandle dalam aplikasi Surat Masuk Surat Keluar ini :
Pengumuman
Memo Internal atau Memorandum
Risalah Rapat
Nota Dinas
Surat Edaran
Surat Perintah
Surat Instruksi
Surat Keterangan
Surat Keputusan
Surat dari instansi luar
Surat-surat lainnya
Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan surat masuk surat keluar adalah :
Sistem pengelolaan arsip dilakukan secara elektronik sehingga tertata dengan baik
Alur pekerjaan lebih efektif, karena pekerjaan dibuat secara terstruktur rapi dan teratur
Format surat yang terstruktur dengan baik
Disposisi penerimaan surat yang dibuat mudah karena sudah dibuat otomatis oleh sistem
Pencarian surat bisa dilakukan secara cepat dengan menggunakan beberapa parameter atau keyword tertentu.
Tracking disposisi dapat dengan mudah dilakukan oleh pajabat berwenang.
Sistem yang userfrindly sehingga mempermudahk pejabat berwenang untuk dapat mengakses sistem, melakukan persetujuan atau disposisi dari mana saja dan kapan saja.
Tidak memerlukan biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman
Surat diterima user secara online, tidak memerlukan pengiriman secara manual
Dapat dengan mudah mengakses serta mencari tahu disposisi dan history persetujuan surat, dikarenakan sistem dapat dengan mudah diakses dimanapun selama koneksi intranet atau internet terhubung dengan sistem.
Aplikasi yang sangat mudah untuk digunakan, hanya dengan beberapa klik kita dapat dengan cepat memperoleh informasi mengenai status surat.
Surat Masuk Surat Keluar merupakan solusi jitu dalam pengelolaan surat perusahaan guna meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan produktivitas kerja yang maksimal bagi perusahaan Anda. Softbless menyediakan solusi surat masuk surat keluar yang dinamakan E-Office dalam pengaturan Tata Naskah Dinas Elektronik.
Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ
Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Softbless membangun solusi surat masuk surat keluar berdasarkan framework Alfresco dan Liferay. Alfresco dikhususkan sebagai solusi Document Management System (DMS) yang berguna sebagai Penyimpanan seluruh surat perusahaan yang disentralisasi dengan baik dalam satu tempat. Sedangkan Liferay merupakan Solusi untuk Portal pada Perusahaan. Pada Tahun 2011, Keduanya sudah masuk dalam Gartner Magic Qudrant dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis dari Oracle, IBM dan Laserfiche dan lainnya.
Karakteristik yang terdapat dalam Surat Masuk Surat Keluar :
Surat Masuk
Penerimaan surat dari unit lain dilakukan secara otomatis, tanpa dilakukan secara manual. Apabila surat sudah final disetujui maka pada saat itu juga akan diterima oleh unit/ pejabat penerima.
Disposisi surat masuk
Pendaftaran surat masuk dari instansi luar
Surat keluar
Pengiriman surat yang sudah final disetujui dilakukan secara otomatis dan online langsung dapat diterima oleh unit/ pejabat berwenang.
Proses persetujuan surat keluar bisa dilakukan oleh beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit.
Pembuatan surat keluar yang terdiri dari : Memo Internal, Surat untuk instansi luar, Risalah rapat, Nota dinas, Surat Keputusan dan Lainnya
Status workflow pembuatan surat dapat di tracking dengan baik
Change Log. Setiap perubahan yang terjadi yang dilakukan oleh user tersimpan dengan baik disistem dan dapat diakses dengan mudah oleh user yang diberi kewenangan
Audit Trail. Persetujuan, disposisi surat dan history alur pembuatan tersimpan dengan rinci oleh sistem dan dapat di review oleh user yang berwenang
Terintegrasi dengan Active Directory/ LDAP
Manajemen User, Unit, Group dan Hak Akses
Konfigurasi dan Administrasi. merupakan fungsi pergantian tugas yang dimana apabila seorang pejabat tidak dapat menerima tugas dikarenakan sesuatu hal maka tugas tersebut dapat dialihkan kepada pejabat lain yang diberi kewenangan, pembuatan klasifikasi surat, dan pengaturan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
Fungsi Sekretaris. bertugas membantu tugas pejabat, sehingga diberi kewenangan untuk melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat.
Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS ( Pejabat Sementara), PLH ( Pelaksana Harian), PYMT ( Pejabat yang melakukan tugas ), dan pejabat yang sedang cuti.
Watermark surat. berfungsi memberikan tanda pada user yang mendownload, tanggal berapa di download guna mencegah terjadinya kebocoran surat kepada pihak luar yang tidak bertanggung jawab.
Barcode penomoran surat
Email
Setiap ada task approval atau task disposisi baru akan diberikan notifikasi email
Setiap task yang belum dikerjakan akan mendapatkan email reminder
Terintegrasi dengan Document Management System. Seluruh surat akan tersimpan di Document Management System
Penomoran surat secara otomatis, sehingga mencegah terjadinya kesalahan dalam penomoran surat
Pencarian. memudahkan pencarian surat berdasarkan perihal surat, tanggal surat, status dan lainnya.
Softbless memiliki pengalaman dan Kompetensi yang baik dalam menangani proses bisnis dalam penerapan surat masuk surat keluar pada perusahaan Anda.
Softbless menyediakan berbagai macam service dalam membangun solusi surat masuk surat keluar di perusahaan anda meliputi : implementasi, instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training. Dengan keahlian kami yang begitu kompeten percayakan kami sebagai partner anda dalam melakukan implementasi surat masuk surat keluar menggunakan E-Office. Hubungi kami segera untuk konsultasi kebutuhan Anda dan dapatkan informasi terkait service yang kami sediakan.
Aplikasi Surat merupakan sistem Tata Naskah Dinas Elektronik untuk membuat, mengelola, mereview dan mendistribusikan arsip surat masuk surat keluar secara secara elektronis. Dalam mengelola arsip surat masuk dan surat keluar biasanya dilakukan secara manual yaitu dengan sirkulasi hardcopy atau lembaran-lembaran kertas untuk meminta persetujuan, pemeriksaan, disposisi, pencarian, perubahan dan sebagainya.
Karena semua dilakukan secara manual, semua kegiatan itu menimbulkan berbagai macam permasalahan sehingga mengakibatkan produktivitas kerja yang tidak maksimal.
Aplikasi Surat untuk pengelolaan lebih ringkaspraktisterlindung
Beberapa permasalahan yang sering terjadi dalam aktivitas pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara manual, adalah sebagai berikut :
Kesulitan mencari tahu sampai di mana status review pembuatan surat keluar. Kita tidak bisa secara cepat mengetahui, posisi surat ini sudah disetujui oleh siapa saja.
Kesulitan untuk mengetahui history alur persetujuan/disposisi suatu surat.
Pemeriksaan dan pengiriman surat yang dilakukan secara manual, akan memakan waktu yang cukup banyak.
Karena memakai hardcopy, sulit mendapatkan persetujuan surat dari pejabat bersangkutan, contohnya jika pejabat sedang rapat di luar kantor.
Akses dan pencarian surat naskah dinas yang cukup menyita waktu, karena kita perlu datang ke lokasi arsip, mencari di beberapa lemari arsip, dan tumpukan-tumpukan kertas surat.
Kesulitan pejabat dalam menelusuri/tracking disposisi surat masuk
Tingginya cost karena adanya biaya untuk membeli kertas, karena masih memakai hardcopy. Contoh penyebab cost kertas yang tinggi : Foto kopi dokumen akan diberikan kepada setiap penerima tembusan. Banyaknya hardcopy juga akan menyita space ruangan, yang sebenarnya space tersebut bisa dipakai untuk aktivitas yang lebih berguna.
Kesulitan yang ada diatas, dapat teratasi dengan suatu sistem yangterintegrasi, yaitu sistem yang dapat mengatur surat masuk dan surat keluar.
Beberapa jenis surat yang dihandle dalam aplikasi surat :
Memo Internal atau Memorandum
Nota Dinas
Risalah Rapat
Surat Undangan
Surat untuk instansi luar
Surat Keputusan
Pengumuman
Surat Edaran
Surat Perintah
Surat Instruksi
Surat Keterangan
Surat dari instansi lain
Surat-surat lainnya
Benefit yang didapatkan jika menggunakan Aplikasi Surat adalah :
Hanya dengan beberapa kali click, kita bisa dengan cepat mendapatkan info mengenai status persetujuan pembuatan surat.
Mudah untuk mengakses dan mencari tahu history persetujuan dan disposisi suatu surat. Sistem ini dapat diakses di mana saja, selama koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan sistem, sehingga dapat mengerjakan penugasan surat masuk dan surat keluar dimanapun kita berada.
User bisa menerima surat dengan cepat karena online, tidak perlu pengiriman manual.
Hemat biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman surat.
Pejabat bisa dengan mudah mengakses sistem ini, dan melakukan persetujuan/disposisi dari mana saja, tanpa harus standby di kantor.
Pejabat bisa dengan cepat melakukan tracking disposisi.
User bisa mencari surat dengan cepat memakai beberapa kata kunci dan parameter. Sistem dilengkapi dengan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan perihal surat, modul surat, keputusan surat, kategori surat dan status yang dimiliki surat, sehingga mempermudah dalam pencarian.
Simple dalam melakukan disposisi surat yang diterima dari Instansi luar, karena sudah disediakan oleh sistem.
Pembuatan surat yang sesuai dengan format surat pada umumnya, sehingga tidak terjadi kesalahan format atau struktur surat.
Siklus pekerjaan menjadi lebih efisien, karena pekerjaan yang terstruktur dan teratur.
Pengelolaan arsip persuratan secara elektronik sehingga tertata dengan baik.
Aplikasi Surat adalah solusi tepat pengelolaan surat menyurat untuk meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan kesuksesan pada Perusahaan Anda. Softbless memiliki solusi Aplikasi Surat bernama E-Office untuk pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik.
E-Office dibangun diatas
Liferay dan Alfresco
Liferay dan Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant, ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle, Laserfiche, dll
Softbless mendevelop E-Office dengan framework Liferay dan Alfresco. Liferay merupakan solusi portal, dan Alfresco merupakan solusi Document Management System (DMS) untuk menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco merupakan solusi yang sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Keduanya merupakan head to head competitor untuk solusi sejenis dari IBM, Oracle, Laserfische, dll.
Fitur - fitur yang ada dalam E-Office:
Surat Keluar.
Pembuatan surat keluar : Memo Internal, Surat untuk Instansi Luar, Risalah Rapat, Nota Dinas, Surat Pengumuman, Surat Keputusan, dll
Persetujuan Surat Keluar yang bisa dilakukan beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit
Tracking status workflow pembuatan surat keluar
Mengirim Otomatis surat keluar yang sudah final disetujui, langsung secara online ke unit/pejabat penerima.
Surat Masuk :
Menerima surat masuk secara otomatis dari unit lain, tanpa perlu ada pengiriman surat secara manual. Saat suatu surat internal telah final disetujui, maka detik itu juga akan diterima sebagai surat masuk di pejabat/unit penerima.
Mendaftarkan Surat Masuk dari instansi/organisasi luar.
Disposisi Surat masuk
Pencarian, untuk mencari surat berdasarkan perihal, tanggal surat, status, dll.
Penomoran surat secara otomatis.
Integrasi dengan Document Management System (DMS). Seluruh dokumen termasuk surat, dokumen pendukung, attachment dan lampiran akan disimpan di Document Management System.
Email :
Notifikasi email jika mendapatkan task approval atau task disposisi baru.
Email reminder jika ada beberapa tugas/task yang belum dikerjakan.
Barcode nomor surat
Watermark dokumen, untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download surat tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang.
Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti.
Fungsi Sekretaris. Sekretaris seorang pejabat, bisa melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat tersebut.
Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi menawarkan fungsi pergantian tugas jika pejabat tidak dapat menerima tugas dengan alasan tertentu, pembuatan klasifikasi dokumen, pembuatan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
Audit trail : history alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, disimpan secara rinci di dalam sistem, dan bisa dilihat oleh user yang berwenang.
Change Log. Setiap perubahan yang dilakukan user (perihal, isi surat, dll), disimpan di dalam sistem dan bisa diakses oleh user yang berhak.
Softbless memiliki pengalaman yang begitu kompeten menangani proses bisnis untuk menerapkan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar di Indonesia.
Kami menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk aplikasi surat Jadikan kami partner dalam implementasi aplikasi surat menggunakan E-Office. Silahkan hubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.
