Kategori: Digital Signature

Kategori
Alfresco Digital Signature Document Management System Enterprise Content Management

File Management System

File Management System

File Management System File Management System merupakan aplikasi yang menjadi solusi atas permasalahan pengelolaan file, baik dalam bentuk digital maupun hardcopy. File management system mendistribusikan dokumen secara aman dan tersentralisasi. File tersebut dapat berupa dokumen, spreadsheet, media gambar, audio maupun video.

Dalam era saat ini, transformasi dari bentuk fisik ke digital sangatlah critical khususnya untuk manajemen file pada perusahaan. Disamping itu, perusahaan juga memerlukan sistem yang dapat dengan efisien mengelola seluruh aspek pada file dengan melibatkan kolaborasi antar karyawan secara cepat dan mudah digunakan. Tentu saja File Management System dapat menjadi solusi tepat bagi kebutuhan perusahaan.

Kelola File Anda lebih PraktisTerstrukturSederhana

Kesulitan pengelolaan dokumen yang sering ditemui :

  • Tempat penyimpanan file yang tidak terorganisir sehingga membutuhkan waktu dan effort yang lebih jika ingin mencari file spesifik
  • Kurangnya keamanan pada penyimpanan file fisik sehingga rawan dicuri, kebocoran data dan file yang rusak
  • Sulitnya untuk melakukan proses review pada suatu file karena distribusi file terhadap masing – masing reviewer sering kali terhambat seperti reviewer sulit dijangkau dan tidak adanya reminder atau notifikasi jika ada file yang perlu dilakukan review
  • Ruang area yang tersedia tidak lagi dapat menampung file fisik seiring dengan berkembangnya waktu dan volume
  • Metode tradisional atau manual belum bisa diandalkan mengingat cost dan waktu yang dibutuhkan cukup tinggi
  • Sulitnya membatasi hak akses suatu file terhadap pihak yang berwewenang
  • Sulitnya men-tracking aktivitas pengguna pada file tertentu

Implementasi File Management System dapat menjawab permasalahan diatas bahkan menawarkan solusi lebih bagi perusahaan/organisasi anda.

Siapa yang Dapat Menggunakan File Management System?

  • Perusahaan. Perusahaan benar-benar perlu menyimpan file atau dokumen secara efisien. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dalam proses bisnis. Karyawan dapat mengakses informasi dengan lebih cepat, mudah dan dimana saja.
  • Pemerintahan. Implementasi File Management System pada pemerintahan sangatlah penting. Mengingat intensitas dokumen penting yang ada sangatlah banyak sehingga membutuhkan sistem yang mampu mengelola dokumen tersebut dengan aman.
  • Organisasi. Penggunaan sistem manajemen dokumen dapat mengurangi biaya penggunaan dan pemeliharaan dokumen. Hal ini dapat membuat organisasi lebih efisien dalam mengelola pengeluarannya, dan dapat menggunakan biaya tersebut untuk tujuan lain. Sebuah organisasi tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen konvensional seperti kertas, lemari, ruang dan sebagainya.
  • Instansi. Sistem dokumen manajemen juga sangat penting digunakan oleh instansi. Baik instansi swasta maupun pemerintah. Hal ini dikarenakan begitu banyak fasilitas yang ditawarkan oleh sistem ini. Manajemen dokumen dapat memantau histori perubahan yang terjadi pada suatu dokumen setiap saat. Sistem ini juga mampu mengorganisasikan dokumen secara berkelompok sehingga memungkinkan dokumen-dokumen tersebut terdistribusi dengan tepat sasaran. Hal-hal seperti itu dapat mempermudah tugas suatu instansi.

Benefit implementasi File Management System pada perusahaan/organisasi anda :

  • Dapat membuat struktur folder yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disimpan secara centralized sehingga lebih terorganisir
  • File dapat disimpan pada server sendiri atau pada cloud sehingga aman dan mengurangi resiko kebocoran data atau file yang hilang
  • Mempercepat Distribusi dan Sharing Dokumen karena dapat diakses dimana saja dan kapan saja
  • Perusahaan tidak lagi bergantung pada seorang individu tertentu, untuk mendapatkan dokumen penting yang dibutuhkan.
  • File yang disimpan dalam bentuk digital, sehingga dapat mengurangi biaya untuk menyediakan space kosong jika menggunakan file fisik
  • Meningkatkan kolaborasi dan produktivitas dengan meminimalisir cost & effort yang dibutuhkan dalam mengelola file
  • Kita dapat mengatur siapa saja yang dapat mengakses maupun mengubah suatu file secara fleksibel dan robust
  • Dapat melihat log aktivitas terhadap pengguna maupun pada file tertentu sehingga dapat memudahkan tracking jika ada issue ataupun kebocoran data.

Salah satu aplikasi File Management System yang telah terbukti menjawab permasalahan pengelolaan file pada perusahaan adalah Alfresco

Alfresco masuk di kuadran Leader dalam Gartner MQ

Pada tahun 2020, Alfresco diakuisisi Hyland yang masuk pada Gartner Magic Quadrant Content Service Platform sebagai Leader.

Book a meeting

Fitur Alfresco sebagai File Management System :

  • Centralized Document Repository. Menyimpan file atau dokumen dengan tersentralisasi pada cloud ataupun server sendiri.
  • Terintegrasi dengan Scanner. Pengguna dapat mengupload langsung hasil document yang sudah di-scan.
  • Online Preview. File Management System dapat melihat isi dari suatu file tanpa harus mendownload terlebih dahulu
  • Watermark Document. Menambahkan watermark pada suatu dokumen
  • Relasi Antar Document. Dengan fitur ini, pengguna dapat mengetahui document mana saja yang berhubungan satu sama lain .
  • Document lock.Fitur ini berguna agar pengguna lain tidak dapat mengedit dokumen dan akan kembali dibuka jika telah mengupload versi terbaru dari dokumen yang sudah di-edit
  • Versioning. Melihat history versi dari suatu file dan dapat mengembalikan (revert) pada versi lama
  • Kategori. Mengelompokan file untuk memudahkan pencarian
  • Document Remider Alert. Alert berupa notifikasi email dan dalam dashlet dengan bentuk tabel kepada pihak wewenang jika terdapat document yang sudah expired
  • Tanda Tangan Digital. Verifikasi keaslian dokumen dengan sertifikat SSL
  • Kolaborasi. Pengguna dapat memberikan komentar terhadap suatu file atau dokumen
  • Otomasi. Fitur ini melakukan aksi tertentu jika kondisi tertentu terjadi terhadap dokumen secara otomatis.
  • Workflow. Fitur Workflow pada File Management System melakukan proses review terhadap suatu file. Reviewer dapat ditentukan oleh initiator dan dapat melakukan approve, reject dan revise dokumen
  • Fitur Pencarian. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter tertentu (metadata), atau full text searching (mencari isi dokumen).
  • Pengaturan Hak Akses & Security. Kita dapat membatasi siapa saja yang berwewenang terhadap suatu folder atau file secara fleksibel
  • Audit Trail. Menyimpan informasi aktivitas user dari login, logout, lihat, tambah, edit, dan hapus dokumen untuk memudahkan tracking
  • Integrasi dengan aplikasi lain melalui API Service

Softbless telah dipercaya dalam Menangani Permasalahan pengelolaan file dengan implementasi Alfresco sebagai File Management System di Indonesia.

Softbless memiliki pengalaman, knowledge dan skill yang dibutuhkan dalam implementasi dan pengembangan File Management System di Indonesia, menggunakan Alfresco. Jasa yang Ditawarkan Softbless terkait penggunaan Alfresco adalah:

  • Jasa development untuk requirement spesifik perusahaan/organisasi Anda
  • Konsultasi best practice dalam penggunaan solusi ini.
  • Support yang reliable sehingga perusahaan bisa nyaman menggunakan solusi ini
  • Pelatihan untuk End User dan Administrator

Silahkan hubungi kami untuk berkonsultasi dan mendapatkan informasi terkait dengan Alfresco File Management System.

Kategori
Alfresco Digital Signature Document Management System Enterprise Content Management

Tanda Tangan Digital

Digital Signature

Tanda Tangan Digital

Tanda Tangan Digital (electronic signature) adalah salah satu bentuk transformasi digital dari tangan tangan biasa yang masih memiliki fungsi dan tujuan sama yaitu untuk menjaga dan memvalidasi keaslian dari suatu dokumen dan identitas pembuatnya. Bentuk transformasi ini menjawab permasalahan yang pada saat kita melakukan tanda tangan biasa dan juga sebagai solusi dari masalah kebocoran data di era digital saat ini.

Perusahaan/organisasi di saat ini memerlukan metode kerja yang ѕеrbа dіgіtаl. Sереrtі mееtіng vіrtuаl, bеkеrjа dі rumаh, bаhkаn dаlаm реngеѕаhаn ѕuаtu dоkumеn. Tаndа tаngаn vіа dіgіtаl memfasilitasi kecepatan kerja yang lebih efisien, terkait penyelesaian dokumen-dokumen penting.

Sama seperti tanda tangan biasa, tanda tangan digital memiliki ciri unik pada setiap penanda tangan atau pemilik dokumen, dan dapat menyimpan tanggal/waktu approval, nama pemilik dokumen hingga batas waktu validalitas tanda tangan . Ciri unik tersebut memanfaatkan algoritma matematika sebagai kunci dari dokumen yang sudah terenrkipsi.

Buat dokumen anda menjadi lebih amanautentikterpercaya

Berikut merupakan permasalahan yang sering terjadi ketika kita masih menggunakan tanda tangan biasa atau tanda tangan basah :

  • Rawan terhadap peniruan dan pemalsuan dokumen.
  • Memerlukan dokumen fisik sehingga rawan terjadi masalah seperti dokumen rusak, penyimpanan dokumen penuh dan sebagainya.
  • Tidak ada mekanisme yang menjamin bahwa isi dokumen tidak dimanipulasi.
  • Membutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk memberikan tanda tangan dengan jumlah dokumen banyak.
  • Perlunya pertemuan fisik bagi pihak terkait sehingga memakan banyak waktu dan effort serta cost yang lebih.
  • Kesulitan dalam mencari dan melakukan tracking terhadap suatu dokumen
  • Sulit menjaga kerahasiaan dokumen karena dokumen dikirim melalu perantara jika tidak memakai tanda tangan elektronik

Permasalahan tersebut dapat dengan mudah teratasi oleh penggunaan Tanda Tangan Digital (Electronic Signature).

Chat Via Whatsapp

Manfaat Tanda Tangan Digital :

  • Menjamin keaslian dokumen. Mengurangi resiko pemalsuan dan manipulasi isi dokumen.
  • Tanda tangan elektronik menghemat waktu, penggunaan kertas, biaya pengiriman dan biaya penyimpanan secara signifikan.
  • Dapat melakukan approval atau penandatanganan dokumen dengan jumlah banyak secara efisien.
  • Mengerjakan Approval dan penandatanganan secara lebih praktis, dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
  • Pihak terkait dokumen dapat melakukan penandatanganan dengan aman karena dikirim tanpa melalui perantara.
  • Menjaga іntеgrіtаs suatu dokumen. Dоkumеn уаng ѕudаh dilengkapi tаndа tаngаn dіgіtаl, bisa dengan mudah diketahui jika dokumen tersebut sudah diubah/diedit.

Alfresco merupakan salah satu aplikasi Document Management System (DMS) yang memiliki fitur Tanda Tangan Digital didalamnya sehingga dapat menjawab lebih dari sekedar permasalahan tanda tangan dokumen di perusahaan anda.

Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant dari sejak tahun 2011.

Solusi DMS Alfresco telah diimplementasi oleh 1300+ perusahaan dari seluruh dunia.

Book a meeting

Tampilan Fitur Tanda Tangan Digital dalam DMS :

Tanda Tangan Digital

Fitur alfresco terkait Tanda Tangan Digital adalah sebagai berikut :

  • Digital Signature : melakukan tanda tangan elektronik secara terenkripsi dan lengkap dengan reminder serta masa berlaku validalitas dokumen.
  • Role & Permission Security : Mengelola dokumen ataupun folder dengan hak akses yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
  • Expired Document Reminder : Fitur untuk menampilkan dokumen yang memiliki masa berlaku melalui dashlet atau halaman dan email.
  • Versioning : manajemen versi dokumen dengan menambahkan version secara otomatis dan menyimpan history version sebelumnya.
  • Workflow Engine : membuat task approval terhadap dokumen pada user tertentu untuk melakukan review, revise, approve, reject secara efisien. Workflow ini bisa diintegrasikan dengan fitur Tanda Tangan Digital.
  • User Friendly : Tampilan Alfresco yang mirip seperti Windows Explorer pada Windows atau Finder pada Mac sehingga learning curve untuk menggunakan Alfresco tidak begitu kompleks.
  • Advance Search Functionality : Alfresco dapat mencari isi dan metadata dari suatu dokumen berdasarkan kata pencarian.

Softbless, telah berpengalaman untuk melakukan implementasi, konfigurasi, training dan support Alfresco di beberapa perusahaan di Indonesia

Kategori
Alfresco Digital Signature Document Management System Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM)

Featured Image
Featured Image

Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM)  adalah strategi, metodologi dan tool yang digunakan untuk mendapatkan, mengelola, menyimpan, melindungi dan menyampaikan content dan dokumen terkait dengan proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi.  Perusahaan penting untuk mengelola informasi/content secara efektif untuk menambah produktivitas dalam bekerja. Enterprise Content Management (ECM) mampu membuat perusahaan menyediakan hal tersebut. ECM biasanya terintegrasi secara erat dengan Document Management System (DMS).

ECM terdari 5 komponen besar yaitu : capture, manage, store, preserve dan deliver. Proses yang ada dalam kelima komponen itu adalah sebagai berikut :

  • Capture: Membuat, mengambil dan menyusun informasi.
  • Manage: Memproses, mengubah dan menggunakan informasi tersebut.
  • Store: Untuk sementara mengambil backup informasi yang sering berubah.
  • Preserve: Melakukan backup informasi yang jarang berubah.
  • Deliver: Menyediakan klien dan user dengan informasi yang mereka perlukan.

Sumber : http://www.aiim.org

Jadikan Content Anda lebih tersusuninformatifterlindungi


Berikut adalah  permasalahan terkait content/informasi dan dokumen dalam proses bisnis :

  • Informasi ataupun content yang terkait dengan proses bisnis tidak terstruktur, sehingga menimbulkan kebingungan dan dapat menyebabkan pengerjaan ulang yang menghabiskan waktu dan effort lebih .
  • Sulit untuk mencari content/informasi berdasar tanggal, user, maupun jenis content
  • Waktu yang lama dalam penyebaran informasi, bahkan fatalnya informasi tidak tersampaikan.
  • Jumlah penyimpanan kantor tidak dapat menampung banyak content/informasi dalam bentuk fisik.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perusahaan membutuhkan sistem yang menyediakan fungsionalitas dan terintegrasi.

Chat Via Whatsapp

Enterprise Content Management memiliki fungsionalitas :

  • Document Management System (DMS) : Untuk menghandle dokumen yang dimiliki perusahaan/organisasi
  • Kolaborasi : Kolaborasi dalam ECM bisa difasilitasi melalui portal/site
  • Workflow : Untuk membuat task terhadap user yang diinginkan dan meningkatkan efisiensi pekerjaan
  • Web Content Management : Untuk mengelola, membuat dan menyampaikan konten dengan mudah
  • Record Management  : Untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali content/informasi yang dianggap penting bagi perusahaan atau organisasi.

<Enterprise Content Management meningkatkan aliran informasi dalam perusahaan yang bisa meningkatkan produktivitas. ECM membantu organisasi dalam mengelola informasi dan content menjadi terstruktur.

Keuntungan menggunakan Enterprise Content Management :

  • Menyimpan knowledge yang terkandung dalam content agar terstuktur
  • Mempercepat dan meningkatkan akurasi dalam penyaluran informasi
  • Meningkatkan produktivitas dalam aktivitas kantor
  • Meminimalisir hilangnya informasi/content
  • Dapat melakukan kolaborasi
  • Dapat diakses dimana saja dan kapan saja
  • Dapat mengatur akses informasi/content tertentu terhadap user yang spesifik, sehingga bocornya informasi/content akan berkurang
  • Dapat menelusuri jejak audit dari suatu informasi/content
  • Mempermudah dan mempercepat dalam pencarian suatu informasi/content yang spesifik

Salah satu tools/system Enterprise Content Management adalah Alfresco.  Alfresco merupakan Enterprise Content Management dengan lisensi open source.

Alfresco telah masuk Gartner
MQ untuk posisi Challenger.

Alfresco membantu lebih dari 1.300 organisasi industri terkemuka, termasuk Cisco, Pitney Bowes, Museum Hak Asasi Manusia Kanada, Departemen Angkatan Laut AS, Kepala Staf Gabungan, dan NASA

Book a meeting

Alfresco dilengkapi dengan fitur yang lengkap untuk memberikan solusi bagi perusahaan dari permasalahaan yang terkait informasi/content.

Fitur Implementasi Enterprise Content Management dengan Alfresco :

  • Advance Search functionality. Alfresco dapat melakukan pencarian berdasarkan kata pencarian atau isi dari informasi/content
  • Easy to Use. User akan familiar dengan Alfresco karena menyerupai explorer (File Explorer pada Windows dan Finder pada Mac) yang telah digunakan user sehari -hari. Selain itu,untuk mengupload dokumen dapat dilakukan dengan mudah menggunakan drag & drop
  • Workflow Engine : Untuk membuat task pada user tertentu yang dapat melakukan revisi, review, approval dan disapprove pada informasi/content maupun dokumen secara efektif
  • Integrasi dengan Google Dosc, Ms Office, LDAP, dan Active Directory
  • Versioning : Menambahkan versi informasi/content maupun dokumen secara otomatis dan menyimpan history dari versi dokumen tersebut
  • Pengaturan Role, Permission & Security : Dengan Alfresco kita dapat menambahkan permission terhadap content/informasi kepada user yang spesifik
  • Collaboration Site: Sharing documents, Calendar, Discussion, blogs, links, Datalist. Dengan adanya Collaboration Site dapat mempercepat penyebaran informasi secara cepat dan akurat
  • Expired Document reminder : Untuk menampilkan notifikasi jika terdapat informasi/content yang memiliki masa berlaku. Notifikasi akan tampil melalui email dan dashlet di halaman utama Alfresco
  • Integrasi dengan Aplikasi Lain Menggunakan CMIS Web Services
  • Fitur Comment / Diskusi : Dengan adanya fitur comment atau diskusi, user dapat ikut berpartisipasi dalam mengembangkan suatu informasi atau proses bisnis.

Softbless, Indonesia, memberikan service/jasa untuk implementasi, kustomisasi, training, instalasi dan support Alfresco Enterprise Content Management.

Kategori
Alfresco Digital Signature Document Management System Enterprise Content Management

Document Management System : Fitur dan Keuntungan DMS

Document Management System
Document Management System

Document Management System
Document Management System (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, melacak dan mengamankan dokumen perusahaan di setiap life cycle dokumen tersebut. Sistem Manajemen Dokumen menangani dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, direview, dipublish, dan disimpan. Perusahaan perlu menyimpan dokumen yang dimiliki secara efisien untuk mempertahankan ataupun meningkatkan produktivitas. Dengan adanya Document Management System (DMS), perusahaan bisa memfasilitasi hal tersebut. Document Management System merupakan komponen dari Enterprise Content Management System (ECM).

Kelola Dokumen dengan lebih mudahamanefisien

Beberapa permasalahan terkait dokumen yang biasa terjadi dalam aktivitas pekerjaan :

  • Sulitnya melakukan pencarian suatu dokumen, terutama pencarian secara spesifik. Contohnya : mencari dokumen yang dibuat dalam periode dan oleh user tertentu, dengan deskripsi, nomor dokumen dan proyek tertentu,
  • Kesulitan menentukan dokumen dengan versi terbaru karena setiap karyawan memiliki format penamaan dokumen yang berbeda, dan kita sering tidak tahu siapa yang memegang versi terbaru.
  • Untuk mendapatkan suatu dokumen fisik, memerlukan effort yang cukup besar, mulai dari mencari tahu posisi dokumen fisik tersebut, mengambilnya, dan mengantar kepada orang yang memerlukan.
  • Jumlah space kantor dan lemari arsip, tidak sebanding dengan tingginya pertumbuhan dokumen. Akan lebih baik jika ruangan kantor digunakan untuk hal lain, daripada sekedar dijadikan tempat penyimpanan dokumen.
  • Tingginya resiko kehilangan dokumen. Dokumen fisik rentan untuk rusak, terutama jika adanya bencana alam yang mengakibatkan perusahaan kehilangan dokumen sebagai aset penting mereka
  • Security, permission untuk setiap dokumen tidak bisa kita atur secara leluasa.

Permasalahan di atas bisa ditangani jika perusahaan memiliki Document Management System (DMS). Banyaknya dokumen yang dimiliki organisasi perlu ditangani dengan suatu sistem yang terintegrasi.

Keuntungan menggunakan Document Management System

  • Produktivitas yang meningkat.

    Adanya peningkatan produktivitas bisa terjadi di sisi pencarian dokumen dan broadcast dokumen.

  • Cost efficiency.

    Dengan menggunakan Document Management System, perusahaan bisa mengurangi cost untuk pembelian kertas.

  • Robust Security.

    Dokumen elektronik perusahaan bisa disimpan dalam tempat yang tersentralisasi, mengurangi kemungkinan tercecernya dokumen.

  • Mempercepat akses ke dokumen yang diperlukan.

    Setiap user bisa langsung membuka aplikasi DMS dan mengakses dokumen yang diperlukan sesuai dengan permission yang dimiliki.

  • Mempercepat aliran distribusi dan sharing dokumen.

  • Mengakses dokumen yang diperlukan dari mana saja.

    Selama ada koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan server DMS.

  • Mengatur hak akses dengan lebih spesifik (security).

    Kita bisa menentukan group atau user yang memiliki akses view, read, update/edit, dan delete suatu folder atau dokumen, sehingga keamanan dokumen lebih terjaga.

  • Menelusuri history Audit Trail perubahan dokumen.

  • Mempermudah pencarian.

    Jika kita lupa di mana folder penyimpanan dokumen, kita bisa mengandalkan search engine yang dimiliki DMS.

  • Membantu mengelola dan mengakses seluruh dokumen yang dimiliki perusahaan/organisasi.

  • Fitur workflow

    yang dimiliki DMS, akan meningkatkan alur kerja dan kolaborasi dalam perusahaan.

Alfresco merupakan aplikasi Document Management System. Solusi DMS ini berlisensi open source, dan telah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011, dan telah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan.

Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ

Sistem ini secara konsisten, ada dalam Quadrant Leader, sejak tahun 2011, menjadikannya head to head competitor dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche

Book a meeting

Fitur-fitur yang dimiliki Alfresco Document Management System

  • Search functionality

    . Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen)

  • Integrasi dengan mesin pemindai (Scanner)

  • Multiple file upload

    . Unggah beberapa dokumen sekaligus ke dalam Alfresco.

  • User friendly

    . User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.

  • Drag and Drop Upload

  • Tanda Tangan Digital

    untuk verifikasi dan memastikan keaslian dokumen dan pembuatnya.

  • Centralized Document Repository

    : menyimpan dokumen perusahaan dengan tersentralisasi.

  • Native Mobile Application

    , tersedia untuk platform iOs dan Android.

  • Category & tagging

  • Workflow Engine

    untuk revisi, review dan approval dokumen, kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik Document Management System di perusahaan kita

  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs

  • Check in & Check Out

    untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.

  • Link (relasi)

    antar dokumen. Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.Custom Metadata atau Document properties. Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima

  • Integrasi dengan aplikasi lain

    melalui CMIS web service.

  • Online Preview

    untuk dokumen dan file media.

  • Versioning

    : setiap versi dokumen bisa dilacak secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.

  • Expired Document reminder

    untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.

  • Penambahan

    watermark

    saat download, atau saat upload

  • Drag and Drop Upload

  • Fitur Comment

    memampukan user berdiskusi tentang dokumen tersebut

  • Pengaturan Role, Permission & Security

  • Audit Trail

    . Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen

  • Automasi (Rules)

    untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih.

Softbless memiliki pengalaman dan kompetensi dalam proses bisnis, change management, implementasi dan development document management system di Indonesia, menggunakan sistem DMS Alfresco.

Best Practice dalam Implementasi Document Management System

Memakai vendor yang kompeten dan berpengalaman, merupakan best practice dalam implementasi Sistem Manajemen Dokumen, untuk menghindari penggunaan sistem yang tidak tepat guna.
Softbless Solutions menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk DMS Alfresco. Jadikan kami partner dalam implementasi Document Management System perusahaan/organisasi Anda. Silahkan menghubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan Anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.

Pertanyaan Mengenai Document Management System

Apakah bisa diintegrasikan dengan aplikasi lainnya?

DMS Alfresco menyediakan API REST sebagai antar muka untuk integrasi dengan aplikasi lainnya. Selain itu Alfresco juga mendukung CMIS, FTP serta dapat diintegrasikan dengan Active Directory.


Format dokumen apa yang bisa diterima DMS?

Semua format dokumen dapat disimpan oleh DMS Alfresco.


OS apa aja yang disupport?

DMS Alfresco dapat berjalan di atas Operating System Windows dan Linux.


Apa bisa diakses dari luar?

DMS Alfresco dapat diakses tergantung dari konfigurasi jaringan.


Apa kita bisa memodifikasi tampilan DMS?

Tampilan DMS dapat dimodifikasi namun hanya sebatas pada modifikasi theme yang digunakan.


Apakah bisa search ke dalam isi dokumen hasil scanning?

Alfresco bisa search ke dalam isi dokumen hasil scanning setelah dokumen tersebut di OCR terlebih dahulu. Alfresco menyediakan fitur OCR yang dapat dijalankan secara otomatis ketika dokumen diupload.


Bagaimana dengan aspek keamanannya, apa setiap user memiliki akses ke semua dokumen?

Akses user terhadap suatu dokumen dapat dibatasi sesuai dengan hak akses yang diberikan. User hanya dapat melihat, menambah, mengubah, dan menghapus dokumen tertentu saja sesuai dengan hak akses masing-masing.


Kategori
Alfresco Digital Signature Document Management System Enterprise Content Management

Alfresco

Alfresco Indonesia
Alfresco Indonesia

Alfresco Indonesia

Alfresco merupakan aplikasi Enterprise Content Management system berbasis web, yang diprakarsai oleh John Newton sejak tahun 2005, salah satu pendiri dari Documentum(aplikasi ECM komersial terbesar). Saat ini Alfresco sudah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan. Solusi ini mampu menangani penanganan dokumen berskala besar hingga jutaan, dan menjadi open source alternative untuk solusi sejenis yaitu : Laserfische, Filenet, Opentext, Documentum, Nuxeo, Oracle UCM, KnowledgeTree, Sharepoint.

Enterprise Content Management System(ECM) adalah suatu aplikasi untuk mengelola dan memfasilitasi kolaborasi pembuatan dokumen/content yang dimiliki suatu perusahaan. Content dan Dokumen di sini bisa berupa content (*.doc, *.xls, *.ppt), image, HTML, file XML, dan jenis dokumen lainnya. Di masa lalu, untuk memanfaatkan ECM memerlukan cost yang besar, akibatnya hanya perusahaan berskala besar yang bisa memanfaatkan ECM. Alfresco merupakan pendekatan baru dalam memanfaatkan ECM. Alfresco menawarkan suatu sistem ECM yang memiliki cost yang tidak terlalu besar untuk bisa dimanfaatkan oleh perusahaan dengan berbagai skala.

Fitur Alfresco

  • Document Repository : mengelola dokumen yang saat ini aktif digunakan oleh user.
  • Online Preview
  • Versioning : setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
  • Expired Document reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku
  • Watermark
  • Multiple File Upload
  • Drag and Drop Upload
  • Integrasi dengan Scanner
  • Search Engine : untuk pencarian berdasarkan kategori tertentu dan parameter lainnya, dan pencarian ke dalam isi dokumen tersebut
  • Diskusi/Komenter : dokumen tertentu bisa dijadikan suatu ajang diskusi antar user.
  • Security & Permission : Bisa mengatur siapa saja yang bisa mengakses dokumen dan space yang ada dalam Alfresco. Space merupakan istilah untuk Folder. Hak akses bisa berupa : read, edit, view, create, dll.
  • Mobile apps support untuk iOS dan Android
  • Audit Log : Track semua kegiatan user
  • Web Service: Integrasi dengan aplikasi lainnya melalui CMIS web service
  • Record management : mengelola dokumen yang sudah di-arsip.
  • Kategorisasi dokumen : Setiap dokumen yang ada bisa dikategorikan menjadi suatu jenis dokumen, yang akan memudahkan pengelolaan dokumen. Contohnya suatu dokumen bisa dikategorikan/diklasifikasikan sebagai : kontrak perjanjian, invoice, Curriculum Vitae, Minutes of Meeting (MOM), dsb.
  • Custom Metadata : memiliki beberapa metadata tergantung pada jenis dokumen yang dimiliki. Contoh Custom metadata : nomor dokumen, tanggal dokumen, status dokumen, dll
  • Collaboration Site : dokumen Sharing, Calendar, Discussion, blog, links, Datalist
  • Workflow/Kolaborasi : menyediakan fasilitas approval/review dokumen yang dilakukan beberapa user, mulai dari workflow yang sederhana sampai workflow rumit.
  • Check in & Check Out Document : Check in merupakan istilah dalam ECM pada saat seorang user ingin mengedit suatu dokumen, maka dia disebut melakukan check in, menyimpan dokumen tersebut dalam computer/laptop local user. Saat sebuah dokumen dalam kondisi check in oleh seorang user, user yang lain hanya bisa view dokumen tersebut, tidak bisa melakukan edit. Hal ini untuk menjaga konsistensi suatu dokumen. Dan jika seorang user sudah melakukan editing dokumen, maka dia akan melakukan check out dokumen tersebut. Setelah di-check out, suatu dokumen bisa dengan bebas di-edit oleh siapa pun yang memerlukannya.
  • Rules : Berbagai macam rules bisa diterapkan untuk dokumen, contohnya jika ada dokumen baru dalam space ini, maka kirim e-mail ke email address tertentu.
  • Integrasi dengan Ms Office/Open Office & Google Docs
  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory
Alfresco mencakup dua workflow yang telah dikonfigurasi, yakni: Adhoc Task (untuk menetapkan tugas kepada suatu rekan kerja) dan Review & Approve (untuk membuat review dan persetujuan konten).

 

Why Alfresco?

  • Robust web based document management system. Karena berbasis web, tidak diperlukan instalasi saat user ingin mengakses Alfresco.
  • Easy to use. Alfresco sangat user friendly yang mendorong user untuk lebih cepat beradaptasi dengan sistem Alfresco.
  • Dibangun oleh orang yang menemukan konsep document management. Salah satu pendiri Alfresco adalah John Newton, petinggi Dokumentum, aplikasi manajemen dokumen yang pertama ada di pasaran. John Newton memiliki banyak pengalaman dalam menangani proyek manajemen content untuk perusahaan berskala besar.
  • Open source, open standards. Alfresco berlisensi open yang artinya tidak harus membeli untuk mencobanya, dan suatu perusahaan tidak harus terikat dengan satu vendor pun, dan unlimited user.
  • Cost deployment yang lebih rendah. Lisensi open source yang dimiliki tidak memerlukan licensee fee.
  • Adaptable terhadap kebutuhan yang seringkali berubah. Seiring dengan waktu, requirement suatu perusahaan terhadap sistem manajemen content, seringkali berubah. Dengan lisensi open source, memungkinkan Alfresco untuk dikustomisasi siapapun di perusahaan untuk memenuhi kebutuhan terkini.
Kualitas yang dimiliki tercemin dari beberapa penghargaan yang didapatkan :
  • Gartner Magic Quadrant 2009-2017 for Enterprise Content Management, positioned in Challenger Quadrant
  • EContent 100 Awards
  • Audemars Piguet and European Tech Tour Association : the “Next Gem Award”, penghargaan untuk perusahaan baru yang terbaik
  • Linux Magazine (2008), one of Top 20 Companies to Watch
  • Business Computing Magazine : Editor’s Choice Award
  • InfoWorld Bossie Award : Best of Open Source in Enterprise Applications

Service yang kami berikan terkait :

  • Alfresco development
  • Alfresco consulting
  • Implementasi Alfresco
  • Custom Dashlet Development
  • Alfresco Customization
  • Integrasi dengan LDAP (OpenLDAP, Active Directory, Zimbra LDAP, etc)
  • Konfigurasi Single Sign On (SSO)
  • Custom Workflow dengan Activiti BPM
  • Training
  • Pelatihan
  • Alfresco Support dan Maintenance
  • Integrasi Alfresco dan Alfresco
  • Custom Theme Development
  • Enterprise Application Integration
  • Alfresco Performance Tuning
  • Upgrade
  • API Web Services dan CMIS
  • High Availability Configuration, Clustering dan Load Balancing

Softbless adalah perusahaan penyedia jasa implementasi Alfresco Indonesia mencakup : instalasi, konfigurasi, kustomisasi, training dan support, jadikan kami partner Anda dalam mengimplementasikan sistem ini. Silahkan menghubungi kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut, melalui Form Contact Us ini.