File Management System merupakan aplikasi yang menjadi solusi atas permasalahan pengelolaan file, baik dalam bentuk digital maupun hardcopy. File management system mendistribusikan dokumen secara aman dan tersentralisasi. File tersebut dapat berupa dokumen, spreadsheet, media gambar, audio maupun video.
Dalam era saat ini, transformasi dari bentuk fisik ke digital sangatlah critical khususnya untuk manajemen file pada perusahaan. Disamping itu, perusahaan juga memerlukan sistem yang dapat dengan efisien mengelola seluruh aspek pada file dengan melibatkan kolaborasi antar karyawan secara cepat dan mudah digunakan. Tentu saja File Management System dapat menjadi solusi tepat bagi kebutuhan perusahaan.
Kelola File Anda lebih PraktisTerstrukturSederhana
Kesulitan pengelolaan dokumen yang sering ditemui :
Tempat penyimpanan file yang tidak terorganisir sehingga membutuhkan waktu dan effort yang lebih jika ingin mencari file spesifik
Kurangnya keamanan pada penyimpanan file fisik sehingga rawan dicuri, kebocoran data dan file yang rusak
Sulitnya untuk melakukan proses review pada suatu file karena distribusi file terhadap masing - masing reviewer sering kali terhambat seperti reviewer sulit dijangkau dan tidak adanya reminder atau notifikasi jika ada file yang perlu dilakukan review
Ruang area yang tersedia tidak lagi dapat menampung file fisik seiring dengan berkembangnya waktu dan volume
Metode tradisional atau manual belum bisa diandalkan mengingat cost dan waktu yang dibutuhkan cukup tinggi
Sulitnya membatasi hak akses suatu file terhadap pihak yang berwewenang
Sulitnya men-tracking aktivitas pengguna pada file tertentu
Implementasi File Management System dapat menjawab permasalahan diatas bahkan menawarkan solusi lebih bagi perusahaan/organisasi anda.
Siapa yang Dapat Menggunakan File Management System?
Perusahaan. Perusahaan benar-benar perlu menyimpan file atau dokumen secara efisien. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dalam proses bisnis. Karyawan dapat mengakses informasi dengan lebih cepat, mudah dan dimana saja.
Pemerintahan. Implementasi File Management System pada pemerintahan sangatlah penting. Mengingat intensitas dokumen penting yang ada sangatlah banyak sehingga membutuhkan sistem yang mampu mengelola dokumen tersebut dengan aman.
Organisasi. Penggunaan sistem manajemen dokumen dapat mengurangi biaya penggunaan dan pemeliharaan dokumen. Hal ini dapat membuat organisasi lebih efisien dalam mengelola pengeluarannya, dan dapat menggunakan biaya tersebut untuk tujuan lain. Sebuah organisasi tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen konvensional seperti kertas, lemari, ruang dan sebagainya.
Instansi. Sistem dokumen manajemen juga sangat penting digunakan oleh instansi. Baik instansi swasta maupun pemerintah. Hal ini dikarenakan begitu banyak fasilitas yang ditawarkan oleh sistem ini. Manajemen dokumen dapat memantau histori perubahan yang terjadi pada suatu dokumen setiap saat. Sistem ini juga mampu mengorganisasikan dokumen secara berkelompok sehingga memungkinkan dokumen-dokumen tersebut terdistribusi dengan tepat sasaran. Hal-hal seperti itu dapat mempermudah tugas suatu instansi.
Centralized Document Repository. Menyimpan file atau dokumen dengan tersentralisasi pada cloud ataupun server sendiri.
Terintegrasi dengan Scanner. Pengguna dapat mengupload langsung hasil document yang sudah di-scan.
Online Preview. File Management System dapat melihat isi dari suatu file tanpa harus mendownload terlebih dahulu
Watermark Document. Menambahkan watermark pada suatu dokumen
Relasi Antar Document. Dengan fitur ini, pengguna dapat mengetahui document mana saja yang berhubungan satu sama lain .
Document lock.Fitur ini berguna agar pengguna lain tidak dapat mengedit dokumen dan akan kembali dibuka jika telah mengupload versi terbaru dari dokumen yang sudah di-edit
Versioning. Melihat history versi dari suatu file dan dapat mengembalikan (revert) pada versi lama
Kategori. Mengelompokan file untuk memudahkan pencarian
Document Remider Alert. Alert berupa notifikasi email dan dalam dashlet dengan bentuk tabel kepada pihak wewenang jika terdapat document yang sudah expired
Kolaborasi. Pengguna dapat memberikan komentar terhadap suatu file atau dokumen
Otomasi. Fitur ini melakukan aksi tertentu jika kondisi tertentu terjadi terhadap dokumen secara otomatis.
Workflow. Fitur Workflow pada File Management System melakukan proses review terhadap suatu file. Reviewer dapat ditentukan oleh initiator dan dapat melakukan approve, reject dan revise dokumen
Fitur Pencarian. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter tertentu (metadata), atau full text searching (mencari isi dokumen).
Pengaturan Hak Akses & Security. Kita dapat membatasi siapa saja yang berwewenang terhadap suatu folder atau file secara fleksibel
Audit Trail. Menyimpan informasi aktivitas user dari login, logout, lihat, tambah, edit, dan hapus dokumen untuk memudahkan tracking
Integrasi dengan aplikasi lain melalui API Service
Softbless telah dipercaya dalam Menangani Permasalahan pengelolaan file dengan implementasi Alfresco sebagai File Management System di Indonesia.
Softbless memiliki pengalaman, knowledge dan skill yang dibutuhkan dalam implementasi dan pengembangan File Management System di Indonesia, menggunakan Alfresco. Jasa yang Ditawarkan Softbless terkait penggunaan Alfresco adalah:
Jasa development untuk requirement spesifik perusahaan/organisasi Anda
Konsultasi best practice dalam penggunaan solusi ini.
Support yang reliable sehingga perusahaan bisa nyaman menggunakan solusi ini
Pelatihan untuk End User dan Administrator
Silahkan hubungi kami untuk berkonsultasi dan mendapatkan informasi terkait dengan Alfresco File Management System.
Tanda Tangan Digital (electronic signature) adalah salah satu bentuk transformasi digital dari tangan tangan biasa yang masih memiliki fungsi dan tujuan sama yaitu untuk menjaga dan memvalidasi keaslian dari suatu dokumen dan identitas pembuatnya. Bentuk transformasi ini menjawab permasalahan yang pada saat kita melakukan tanda tangan biasa dan juga sebagai solusi dari masalah kebocoran data di era digital saat ini.
Perusahaan/organisasi di saat ini memerlukan metode kerja yang ѕеrbа dіgіtаl. Sереrtі mееtіng vіrtuаl, bеkеrjа dі rumаh, bаhkаn dаlаm реngеѕаhаn ѕuаtu dоkumеn. Tаndа tаngаn vіа dіgіtаl memfasilitasi kecepatan kerja yang lebih efisien, terkait penyelesaian dokumen-dokumen penting.
Sama seperti tanda tangan biasa, tanda tangan digital memiliki ciri unik pada setiap penanda tangan atau pemilik dokumen, dan dapat menyimpan tanggal/waktu approval, nama pemilik dokumen hingga batas waktu validalitas tanda tangan . Ciri unik tersebut memanfaatkan algoritma matematika sebagai kunci dari dokumen yang sudah terenrkipsi.
Buat dokumen anda menjadi lebih amanautentikterpercaya
Berikut merupakan permasalahan yang sering terjadi ketika kita masih menggunakan tanda tangan biasa atau tanda tangan basah :
Rawan terhadap peniruan dan pemalsuan dokumen.
Memerlukan dokumen fisik sehingga rawan terjadi masalah seperti dokumen rusak, penyimpanan dokumen penuh dan sebagainya.
Tidak ada mekanisme yang menjamin bahwa isi dokumen tidak dimanipulasi.
Membutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk memberikan tanda tangan dengan jumlah dokumen banyak.
Perlunya pertemuan fisik bagi pihak terkait sehingga memakan banyak waktu dan effort serta cost yang lebih.
Kesulitan dalam mencari dan melakukan tracking terhadap suatu dokumen
Sulit menjaga kerahasiaan dokumen karena dokumen dikirim melalu perantara jika tidak memakai tanda tangan elektronik
Permasalahan tersebut dapat dengan mudah teratasi oleh penggunaan Tanda Tangan Digital (Electronic Signature).
Manfaat Tanda Tangan Digital :
Menjamin keaslian dokumen. Mengurangi resiko pemalsuan dan manipulasi isi dokumen.
Tanda tangan elektronik menghemat waktu, penggunaan kertas, biaya pengiriman dan biaya penyimpanan secara signifikan.
Dapat melakukan approval atau penandatanganan dokumen dengan jumlah banyak secara efisien.
Mengerjakan Approval dan penandatanganan secara lebih praktis, dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
Pihak terkait dokumen dapat melakukan penandatanganan dengan aman karena dikirim tanpa melalui perantara.
Menjaga іntеgrіtаs suatu dokumen. Dоkumеn уаng ѕudаh dilengkapi tаndа tаngаn dіgіtаl, bisa dengan mudah diketahui jika dokumen tersebut sudah diubah/diedit.
Alfresco merupakan salah satu aplikasi Document Management System (DMS) yang memiliki fitur Tanda Tangan Digital didalamnya sehingga dapat menjawab lebih dari sekedar permasalahan tanda tangan dokumen di perusahaan anda.
Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant dari sejak tahun 2011.
Solusi DMS Alfresco telah diimplementasi oleh 1300+ perusahaan dari seluruh dunia.
Fitur alfresco terkait Tanda Tangan Digital adalah sebagai berikut :
Digital Signature : melakukan tanda tangan elektronik secara terenkripsi dan lengkap dengan reminder serta masa berlaku validalitas dokumen.
Role & Permission Security : Mengelola dokumen ataupun folder dengan hak akses yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Expired Document Reminder : Fitur untuk menampilkan dokumen yang memiliki masa berlaku melalui dashlet atau halaman dan email.
Versioning : manajemen versi dokumen dengan menambahkan version secara otomatis dan menyimpan history version sebelumnya.
Workflow Engine : membuat task approval terhadap dokumen pada user tertentu untuk melakukan review, revise, approve, reject secara efisien. Workflow ini bisa diintegrasikan dengan fitur Tanda Tangan Digital.
User Friendly : Tampilan Alfresco yang mirip seperti Windows Explorer pada Windows atau Finder pada Mac sehingga learning curve untuk menggunakan Alfresco tidak begitu kompleks.
Advance Search Functionality : Alfresco dapat mencari isi dan metadata dari suatu dokumen berdasarkan kata pencarian.
Softbless, telah berpengalaman untuk melakukan implementasi, konfigurasi, training dan support Alfresco di beberapa perusahaan di Indonesia
Enterprise Content Management (ECM) adalah strategi, metodologi dan tool yang digunakan untuk mendapatkan, mengelola, menyimpan, melindungi dan menyampaikan content dan dokumen terkait dengan proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi. Perusahaan penting untuk mengelola informasi/content secara efektif untuk menambah produktivitas dalam bekerja. Enterprise Content Management (ECM) mampu membuat perusahaan menyediakan hal tersebut. ECM biasanya terintegrasi secara erat dengan Document Management System (DMS).
ECM terdari 5 komponen besar yaitu : capture, manage, store, preserve dan deliver. Proses yang ada dalam kelima komponen itu adalah sebagai berikut :
Capture: Membuat, mengambil dan menyusun informasi.
Manage: Memproses, mengubah dan menggunakan informasi tersebut.
Store: Untuk sementara mengambil backup informasi yang sering berubah.
Preserve: Melakukan backup informasi yang jarang berubah.
Deliver: Menyediakan klien dan user dengan informasi yang mereka perlukan.
Sumber : http://www.aiim.org
Jadikan Content Anda lebih tersusuninformatifterlindungi
Berikut adalah permasalahan terkait content/informasi dan dokumen dalam proses bisnis :
Informasi ataupun content yang terkait dengan proses bisnis tidak terstruktur, sehingga menimbulkan kebingungan dan dapat menyebabkan pengerjaan ulang yang menghabiskan waktu dan effort lebih .
Sulit untuk mencari content/informasi berdasar tanggal, user, maupun jenis content
Waktu yang lama dalam penyebaran informasi, bahkan fatalnya informasi tidak tersampaikan.
Jumlah penyimpanan kantor tidak dapat menampung banyak content/informasi dalam bentuk fisik.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perusahaan membutuhkan sistem yang menyediakan fungsionalitas dan terintegrasi.
Enterprise Content Management memiliki fungsionalitas :
Document Management System(DMS) : Untuk menghandle dokumen yang dimiliki perusahaan/organisasi
Kolaborasi : Kolaborasi dalam ECM bisa difasilitasi melalui portal/site
Workflow : Untuk membuat task terhadap user yang diinginkan dan meningkatkan efisiensi pekerjaan
Web Content Management : Untuk mengelola, membuat dan menyampaikan konten dengan mudah
Record Management : Untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali content/informasi yang dianggap penting bagi perusahaan atau organisasi.
Enterprise Content Management meningkatkan aliran informasi dalam perusahaan yang bisa meningkatkan produktivitas. ECM membantu organisasi dalam mengelola informasi dan content menjadi terstruktur.
Keuntungan menggunakan Enterprise Content Management :
Menyimpan knowledge yang terkandung dalam content agar terstuktur
Mempercepat dan meningkatkan akurasi dalam penyaluran informasi
Meningkatkan produktivitas dalam aktivitas kantor
Meminimalisir hilangnya informasi/content
Dapat melakukan kolaborasi
Dapat diakses dimana saja dan kapan saja
Dapat mengatur akses informasi/content tertentu terhadap user yang spesifik, sehingga bocornya informasi/content akan berkurang
Dapat menelusuri jejak audit dari suatu informasi/content
Mempermudah dan mempercepat dalam pencarian suatu informasi/content yang spesifik
Salah satu tools/system Enterprise Content Management adalah Alfresco. Alfresco merupakan Enterprise Content Management dengan lisensi open source.
Alfresco telah masuk Gartner
MQ untuk posisi Challenger.
Alfresco membantu lebih dari 1.300 organisasi industri terkemuka, termasuk Cisco, Pitney Bowes, Museum Hak Asasi Manusia Kanada, Departemen Angkatan Laut AS, Kepala Staf Gabungan, dan NASA
Alfresco dilengkapi dengan fitur yang lengkap untuk memberikan solusi bagi perusahaan dari permasalahaan yang terkait informasi/content.
Fitur Implementasi Enterprise Content Management dengan Alfresco :
Advance Search functionality. Alfresco dapat melakukan pencarian berdasarkan kata pencarian atau isi dari informasi/content
Easy to Use. User akan familiar dengan Alfresco karena menyerupai explorer (File Explorer pada Windows dan Finder pada Mac) yang telah digunakan user sehari -hari. Selain itu,untuk mengupload dokumen dapat dilakukan dengan mudah menggunakan drag & drop
Workflow Engine : Untuk membuat task pada user tertentu yang dapat melakukan revisi, review, approval dan disapprove pada informasi/content maupun dokumen secara efektif
Integrasi dengan Google Dosc, Ms Office, LDAP, dan Active Directory
Versioning : Menambahkan versi informasi/content maupun dokumen secara otomatis dan menyimpan history dari versi dokumen tersebut
Pengaturan Role, Permission & Security : Dengan Alfresco kita dapat menambahkan permission terhadap content/informasi kepada user yang spesifik
Collaboration Site: Sharing documents, Calendar, Discussion, blogs, links, Datalist. Dengan adanya Collaboration Site dapat mempercepat penyebaran informasi secara cepat dan akurat
Expired Document reminder : Untuk menampilkan notifikasi jika terdapat informasi/content yang memiliki masa berlaku. Notifikasi akan tampil melalui email dan dashlet di halaman utama Alfresco
Integrasi dengan Aplikasi Lain Menggunakan CMIS Web Services
Fitur Comment / Diskusi : Dengan adanya fitur comment atau diskusi, user dapat ikut berpartisipasi dalam mengembangkan suatu informasi atau proses bisnis.
Softbless, Indonesia, memberikan service/jasa untuk implementasi, kustomisasi, training, instalasi dan support Alfresco Enterprise Content Management.
Document Management System (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, melacak dan mengamankan dokumen perusahaan di setiap life cycle dokumen tersebut. Sistem Manajemen Dokumen menangani dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, direview, dipublish, dan disimpan. Perusahaan perlu menyimpan dokumen yang dimiliki secara efisien untuk mempertahankan ataupun meningkatkan produktivitas. Dengan adanya Document Management System (DMS), perusahaan bisa memfasilitasi hal tersebut. Document Management System merupakan komponen dari Enterprise Content Management System (ECM).
Kelola Dokumen dengan lebihmudahamanefisien
Beberapa permasalahan terkait dokumen yang biasa terjadi dalam aktivitas pekerjaan :
Sulitnya Menemukan Dokumen Secara Spesifik.
Mencari dokumen tertentu sering kali tidak mudah. Terutama ketika pencarian harus secara spesifik. Misalnya, mencari dokumen yang pembuatannya dalam periode tertentu dengan deskripsi, nomor dokumen, dan proyek terkait.
Kesulitan Mencari Dokumen Versi Terbaru.
Saat menggunakan format penamaan dokumen yang berbeda, sulit untuk menentukan versi terbaru dari suatu dokumen. Hal ini bisa mengakibatkan kebingungan serta risiko menggunakan informasi versi yang lama.
Kesulitan dalam Melacak Dokumen Fisik.
Pelacakan lokasi dokumen fisik, membutuhkan upaya yang tak sedikit mulai dari mencari tahu posisi dokumen, mengambil, sampai mengantarnya ke pihak yang membutuhkan. Proses ini sangat memakan tenaga dan waktu serta rentan mengalami kesalahan.
Keterbatasan Ruang Penyimpanan untuk Dokumen Fisik.
Penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik membutuhkan ruang yang cukup besar, terutama jika perusahaan masih mengandalkan arsip kertas. Seiring berjalannya waktu, volume dokumen yang semakin bertambah bisa menghabiskan ruang kantor yang seharusnya bisa terpakai untuk keperluan lain.
Tingginya Resiko Kehilangan Dokumen.
Dokumen fisik rentan terhadap berbagai risiko, seperti hilang akibat kesalahan manusia, rusak karena usia, atau terkena bencana seperti kebakaran dan banjir. Jika dokumen penting tidak memiliki salinan atau cadangan, maka kehilangan ini bisa berdampak besar pada operasional perusahaan.
Keterbatasan dalam Pengaturan Hak Akses dan Keamanan Dokumen.
Dalam sistem pengelolaan dokumen yang kurang fleksibel, pengaturan hak akses sering menjadi kendala. Dokumen bisa terlalu mudah diakses sehingga rentan, atau terlalu terbatas hingga menghambat pekerjaan.
Permasalahan di atas bisa ditangani jika perusahaan memiliki Document Management System (DMS). Banyaknya dokumen yang dimiliki organisasi perlu ditangani dengan suatu sistem yang terintegrasi.
DMS memungkinkan akses cepat dan mudah ke berbagai dokumen yang dibutuhkan. Jadi, setiap orang menyelesaikan tugas dengan lebih efisien. Dengan demikian, DMS akan membantu agar dapat lebih fokus pada tugas strategis tanpa membuang waktu mencari dokumen.
Cost Efficiency.
Dengan mengelola dokumen secara digital, perusahaan dapat menghemat anggaran untuk pembelian kertas dan tinta.Selain itu, kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik berkurang, sehingga biaya operasional dapat ditekan.
Robust Security dalam Document Management System.
Fitur seperti kontrol akses dan audit trail memastikan hanya pihak berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu, menjaga kerahasiaan dan integritas dokumen perusahaan.
Mempercepat Akses ke Dokumen yang Diperlukan.
DMS memudahkan perusahaan menemukan dokumen secara instan tanpa harus memilah berkas fisik, sehingga lebih efisien dalam waktu dan tenaga. Setiap user bisa langsung membuka aplikasi DMS dan mengakses dokumen yang diperlukan sesuai dengan permission yang dimiliki.
Mempercepat Sharing dan Distribusi dan Sharing Dokumen.
DMS memungkinkan kolaborasi yang lebih efisien di antara tim di satu departemen dengan departemen lainnya. DMS membuka akses yang mudah dan cepat ke dokumen, dari mana saja dan kapan saja.
Mengakses Document Management System dari Berbagai Lokasi.
Dengan DMS, karyawan bisa mengakses dokumen kapan pun dan di mana pun. Hal ini akan mendukung fleksibilitas bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid atau Work From Anywhere (WFA).
Mengatur Hak Akses dengan Lebih Spesifik (Security).
Kehadiran DMS, juga memungkinkan pengaturan akses kontrol yang spesifik. Hal ini akan memastikan bahwa hanya pihak berwenang yang bisa melihat hingga mengedit dokumen tertentu. Administrator bisa menentukan group atau user yang memiliki akses view, read, update/edit, dan delete suatu folder atau dokumen, sehingga keamanan dokumen lebih terjaga.
Menelusuri History Audit Trail Perubahan Dokumen.
Adanya fitur audit trail, memungkinkan perusahaan bisa memastikan seluruh aktivitas mengenai dokumen bisa tercatat dan dapat teraudit. Dengan ini, penggunaan DMS mampu meningkatkan kepatuhan dan transparansi.
Mempermudah pencarian.
Dengan fitur Search Engine, DMS membantu mengurangi waktu yang dihabiskan dalam mencari dokumen.
Alfresco merupakan aplikasi Document Management System. Solusi DMS ini berlisensi open source, dan telah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011, dan telah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan.
Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ
Sistem ini secara konsisten, ada dalam Quadrant Leader, sejak tahun 2011, menjadikannya head to head competitor dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Fitur-fitur yang dimiliki Alfresco Document Management System
Search Engine. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen).
Integrasi dengan Mesin Pemindai (Scanner).
User Friendly.User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.
Tanda Tangan Digital untuk verifikasi dan memastikan keaslian dokumen dan pembuatnya.
Centralized Document Repository.Sistem DMS menyimpan dokumen perusahaan secara tersentralisasi.
Taxonomy : Category dan tagging.
Workflow Engine,untuk revisi, review dan approval dokumen. Kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik Document Management System di perusahaan kita
Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs.
Check in and Check Out, untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.
Link (relasi) antar dokumen.Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.
Custom Metadata atau Document properties. Metadata./Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima
Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
Online Preview untuk dokumen dan file media.
Versioning.Setiap versi dokumen bisa dilacak secara otomatis oleh DMS. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
Expired Document reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.
Penambahan watermark saat download.
Fitur Comment memampukan user berdiskusi tentang dokumen tersebut.
Pengaturan Role, Permission dan Keamanan.
Audit Trail.Telusuri aktivitas user mulai dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen
Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih.
Softbless memiliki pengalaman dan kompetensi dalam proses bisnis, change management, implementasi dan development document management system di Indonesia, menggunakan sistem DMS Alfresco.
Best Practice dalam Implementasi Document Management System
Memakai vendor yang kompeten dan berpengalaman, merupakan best practice dalam implementasi Sistem Manajemen Dokumen, untuk menghindari penggunaan sistem yang tidak tepat guna.
Softbless Solutions menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk DMS Alfresco. Jadikan kami partner dalam implementasi Document Management System perusahaan/organisasi Anda. Silahkan menghubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan Anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.
Pertanyaan Mengenai Document Management System
DMS Alfresco menyediakan API REST sebagai antar muka untuk integrasi dengan aplikasi lainnya. Selain itu Alfresco juga mendukung CMIS, FTP serta dapat diintegrasikan dengan Active Directory.
Semua format dokumen dapat disimpan oleh DMS Alfresco.
DMS Alfresco dapat berjalan di atas Operating System Windows dan Linux.
DMS Alfresco dapat diakses tergantung dari konfigurasi jaringan.
Tampilan DMS dapat dimodifikasi namun hanya sebatas pada modifikasi theme yang digunakan.
Alfresco bisa search ke dalam isi dokumen hasil scanning setelah dokumen tersebut di OCR terlebih dahulu. Alfresco menyediakan fitur OCR yang dapat dijalankan secara otomatis ketika dokumen diupload.
Akses user terhadap suatu dokumen dapat dibatasi sesuai dengan hak akses yang diberikan. User hanya dapat melihat, menambah, mengubah, dan menghapus dokumen tertentu saja sesuai dengan hak akses masing-masing.
Alfresco merupakan aplikasi Enterprise Content Management system berbasis web, yang diprakarsai oleh John Newton sejak tahun 2005, salah satu pendiri dari Documentum(aplikasi ECM komersial terbesar). Saat ini Alfresco sudah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan. Solusi ini mampu menangani penanganan dokumen berskala besar hingga jutaan, dan menjadi open source alternative untuk solusi sejenis yaitu : Laserfische, Filenet, Opentext, Documentum, Nuxeo, Oracle UCM, KnowledgeTree, Sharepoint.
Enterprise Content Management System(ECM) adalah suatu aplikasi untuk mengelola dan memfasilitasi kolaborasi pembuatan dokumen/content yang dimiliki suatu perusahaan. Content dan Dokumen di sini bisa berupa content (*.doc, *.xls, *.ppt), image, HTML, file XML, dan jenis dokumen lainnya. Di masa lalu, untuk memanfaatkan ECM memerlukan cost yang besar, akibatnya hanya perusahaan berskala besar yang bisa memanfaatkan ECM. Alfresco merupakan pendekatan baru dalam memanfaatkan ECM. Alfresco menawarkan suatu sistem ECM yang memiliki cost yang tidak terlalu besar untuk bisa dimanfaatkan oleh perusahaan dengan berbagai skala.
Document Repository : mengelola dokumen yang saat ini aktif digunakan oleh user.
Online Preview
Versioning : setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
Expired Document reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku
Watermark
Multiple File Upload
Drag and Drop Upload
Integrasi dengan Scanner
Search Engine : untuk pencarian berdasarkan kategori tertentu dan parameter lainnya, dan pencarian ke dalam isi dokumen tersebut
Diskusi/Komenter : dokumen tertentu bisa dijadikan suatu ajang diskusi antar user.
Security & Permission : Bisa mengatur siapa saja yang bisa mengakses dokumen dan space yang ada dalam Alfresco. Space merupakan istilah untuk Folder. Hak akses bisa berupa : read, edit, view, create, dll.
Mobile apps support untuk iOS dan Android
Audit Log : Track semua kegiatan user
Web Service: Integrasi dengan aplikasi lainnya melalui CMIS web service
Record management : mengelola dokumen yang sudah di-arsip.
Kategorisasi dokumen : Setiap dokumen yang ada bisa dikategorikan menjadi suatu jenis dokumen, yang akan memudahkan pengelolaan dokumen. Contohnya suatu dokumen bisa dikategorikan/diklasifikasikan sebagai : kontrak perjanjian, invoice, Curriculum Vitae, Minutes of Meeting (MOM), dsb.
Custom Metadata : memiliki beberapa metadata tergantung pada jenis dokumen yang dimiliki. Contoh Custom metadata : nomor dokumen, tanggal dokumen, status dokumen, dll
Collaboration Site : dokumen Sharing, Calendar, Discussion, blog, links, Datalist
Workflow/Kolaborasi : menyediakan fasilitas approval/review dokumen yang dilakukan beberapa user, mulai dari workflow yang sederhana sampai workflow rumit.
Check in & Check Out Document : Check in merupakan istilah dalam ECM pada saat seorang user ingin mengedit suatu dokumen, maka dia disebut melakukan check in, menyimpan dokumen tersebut dalam computer/laptop local user. Saat sebuah dokumen dalam kondisi check in oleh seorang user, user yang lain hanya bisa view dokumen tersebut, tidak bisa melakukan edit. Hal ini untuk menjaga konsistensi suatu dokumen. Dan jika seorang user sudah melakukan editing dokumen, maka dia akan melakukan check out dokumen tersebut. Setelah di-check out, suatu dokumen bisa dengan bebas di-edit oleh siapa pun yang memerlukannya.
Rules : Berbagai macam rules bisa diterapkan untuk dokumen, contohnya jika ada dokumen baru dalam space ini, maka kirim e-mail ke email address tertentu.
Integrasi dengan Ms Office/Open Office & Google Docs
Integrasi dengan LDAP, Active Directory
Alfresco mencakup dua workflow yang telah dikonfigurasi, yakni: Adhoc Task (untuk menetapkan tugas kepada suatu rekan kerja) dan Review & Approve (untuk membuat review dan persetujuan konten).
Why Alfresco?
Robust web based document management system. Karena berbasis web, tidak diperlukan instalasi saat user ingin mengakses Alfresco.
Easy to use. Alfresco sangat user friendly yang mendorong user untuk lebih cepat beradaptasi dengan sistem Alfresco.
Dibangun oleh orang yang menemukan konsep document management. Salah satu pendiri Alfresco adalah John Newton, petinggi Dokumentum, aplikasi manajemen dokumen yang pertama ada di pasaran. John Newton memiliki banyak pengalaman dalam menangani proyek manajemen content untuk perusahaan berskala besar.
Open source, open standards. Alfresco berlisensi open yang artinya tidak harus membeli untuk mencobanya, dan suatu perusahaan tidak harus terikat dengan satu vendor pun, dan unlimited user.
Cost deployment yang lebih rendah. Lisensi open source yang dimiliki tidak memerlukan licensee fee.
Adaptable terhadap kebutuhan yang seringkali berubah. Seiring dengan waktu, requirement suatu perusahaan terhadap sistem manajemen content, seringkali berubah. Dengan lisensi open source, memungkinkan Alfresco untuk dikustomisasi siapapun di perusahaan untuk memenuhi kebutuhan terkini.
Kualitas yang dimiliki tercemin dari beberapa penghargaan yang didapatkan :
Gartner Magic Quadrant 2009-2017 for Enterprise Content Management, positioned in Challenger Quadrant
EContent 100 Awards
Audemars Piguet and European Tech Tour Association : the “Next Gem Award", penghargaan untuk perusahaan baru yang terbaik
Linux Magazine (2008), one of Top 20 Companies to Watch
Business Computing Magazine : Editor's Choice Award
InfoWorld Bossie Award : Best of Open Source in Enterprise Applications
Service yang kami berikan terkait :
Alfresco development
Alfresco consulting
Implementasi Alfresco
Custom Dashlet Development
Alfresco Customization
Integrasi dengan LDAP (OpenLDAP, Active Directory, Zimbra LDAP, etc)
Konfigurasi Single Sign On (SSO)
Custom Workflow dengan Activiti BPM
Training
Pelatihan
Alfresco Support dan Maintenance
Integrasi Alfresco dan Alfresco
Custom Theme Development
Enterprise Application Integration
Alfresco Performance Tuning
Upgrade
API Web Services dan CMIS
High Availability Configuration, Clustering dan Load Balancing
Softblessadalah perusahaan penyedia jasa implementasi Alfresco Indonesia mencakup : instalasi, konfigurasi, kustomisasi, training dan support, jadikan kami partner Anda dalam mengimplementasikan sistem ini. Silahkan menghubungi kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut, melalui Form Contact Us ini.
