1 Sep

Alfresco Record Management

Arsip(Record) berbeda dengan dokumen, karena itu diperlukan penanganan yang juga berbeda.

Perbedaan dokumen dengan arsip :
 

Document ManagementRecord Management
Struktur file dan folder seringkali berubah, dibuat oleh UserSkema folder Arsip yang lebih  rigid, biasanya didefinisikan oleh organisasi/perusahaan
Dokumen dibuat sewaktu-waktu sesuai kebutuhanDibuat sebagai bagian dari proses bisnis atau transaksi bisnis
Dokumen bisa diubah sewaktu-waktuSesudah dideklarasikan sebagai record, tidak boleh berubah
Bisa dihapus sewaktu-waktu oleh UserDisimpan untuk dipertahankan selama periode waktu tertentu

Alfresco sebagai Document Management System, juga memiliki modul untuk pengarsipan elektronik (Electronic Filing/Record Management).

Beberapa fungsionalitas yang terdapat di dalam Alfresco Record Management :

  • Retensi & Disposisi
  • Hold/Freeze, Transfer
  • File Plan : Create kateogri yang diperlukan
  • Menangani arsip elektronik dan non elektronik
  • Pencarian Arsip & Laporan
  • Audit Trail
  • Setting Hak Akses
  • Metadata
  • Mendeklarasikan email sebagai arsip
  • Integrasi dengan Alfresco Document Management System/Enterprise Content Management
  • Online Preview
  • User based Custom Functionality :
    • Metadata
    • Event
    • Langkah Disposisi
    • Field Hasil Pencarian
    • Role

Screenshots

File Plan
File Plan		 Rincian Arsip
Rincian Arsip
Audit Log
Audit Log		 Disposisi dan Retensi
Disposisi dan Retensi
Hold and Freeze
Hold/Freeze		 Pencarian Arsip
Pencarian Arsip
Transfer Arsip
Transfer Arsip		 

By
, ,
Read More...
25 Jul

Alfresco Training - End User and Administrator Training, 8-9 Agustus 2011

Summary
Alfresco merupakan aplikasi Enterprise Content Management system berbasis web, yang diprakarsai oleh John Newton sejak tahun 2005, salah satu pendiri dari Documentum. Alfresco telah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant untuk kategori Enterprise Content Management. Saat ini Alfresco sudah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan. Alfresco mampu menangani penanganan content berskala besar hingga jutaan content. Training ini akan membekali peserta training tentang tentang konsep Enterprise Content Management, dan konsep Alfresco pada khususnya, termasuk di dalamnya penggunaan dan administrasi Alfresco.

Jadwal
Training akan diadakan tanggal 8-9 Agustus 2011, pukul 08.30-16.00

Lokasi
Training akan diadakan di kantor PT Softbless Solutions, Komp Perkantoran Mitra Matraman Blok A2 no 11, Jl Matraman Raya no 148, Jakarta Timur.

Fasilitas
Peserta akan mendapatkan modul, makan malam, dan sertifikat yang dikeluarkan Softbless.

Tentang trainer
  • Tiur Lumban Gaol, Softbless, merupakan Alfresco Certified Trainer, memiliki 3 tahun pengalaman dalam solusi Enterprise Content Management di antaranya ELO Document Management System dan Alfresco Enterprise Content Management System.
  • Togu Muara S, Softbless, telah terlibat dalam sejumlah proyek implementasi Alfresco, spesialisasi dalam konfigurasi infrastruktur Alfresco .

Biaya Training
Biaya training sebesar Rp 2.750.000.
Early Bird Fee : Rp. 2.500.000 untuk pendaftaran dan pembayaran sebelum tanggal 1 Agustus 2011
Pembayaran paling lambat diterima 3 hari sebelum training dimulai.

Kapasitas
Peserta terbatas maksimum hanya 8 orang, tidak ada minimum jumlah peserta.

Cara Pendaftaran
  • Isi formulir di : https://www.softbless.com/content/Alfresco-training-registration
  • Tranfer uang pendaftaran ke :
    • BCA, no rek : 342-8777877, a/n PT Softbless Solutions
  • Pembayaran diterima paling lambat 3 hari sebelum training
  • Pembatalan oleh peserta akan mendapatkan potongan :
    • 100% kurang dari 4 hari kerja
    • 50% kurang lebih dari 4 hari kerja

Silabus     

Training for  End User (hari ke-1):
  • Alfresco Concept Introduction
  • Space and Content Ownership & Management
  • Rules, Aspect, Category Concept
  • Check In-Check Out
  • Versioning
  • Running Workflow and Collaboration
  • Simple and Advanced Searching
  • Alfresco Share introduction

Administrator Training(hari ke-2):
  • Installing and setting up Alfresco
  • Configuring the repository
  • Configuring the file system
  • Troubleshooting the system
  • Maintenance, Migration and Security
  • Exporting and importing
  • Backing up and restoring the system
  • Security and permissions
  • Bonus - Alfresco Customization for :
  • Domain Model
  • Web Client Configuration    

Contact Person : 
Untuk informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi :
  • Tuti Izzati, email : tuti@softbless.com telp : (021)85918058-59
  • Tiur Lumban Gaol, email : tiur@softbless.com telp : (021)85918058-59, HP : 0818181183

Remarks : 
Peserta wajib membawa laptop sendiri dengan konektivitas wireless. Softbless tidak menyediakan PC untk peserta training.

By
, , ,
Read More...
22 Apr

Alfresco DMS, Solusi Sistem Pengelolaan Dokumen Anda yang Terpercaya

Di tengah persaingan global, perlu dipastikan segala aktivitas suatu perusahaan dilakukan seoptimal mungkin. Hal ini termasuk sistem pengelolaan dokumen yang mencakup mulai dari pendistribusian materi rapat sampai kepada pembuatan kebijakan perusahaan. Di lain pihak, kerahasiaan, akses unik atas dokumen, pemahaman konteks untuk operasi yang efektif, dan fungsi – fungsi lain menjadi prioritas tersendiri. Untuk menjawab kebutuhan – kebutuhan ini, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola dokumen secara komprehensif; karakteristik yang merujuk kepada sistem pengelolaan dokumen. Di tengah persaingan global, perlu dipastikan segala aktivitas suatu perusahaan dilakukan seoptimal mungkin. Hal ini termasuk sistem pengelolaan dokumen yang mencakup mulai dari pendistribusian materi rapat sampai kepada pembuatan kebijakan perusahaan. Di lain pihak, kerahasiaan, akses unik atas dokumen, pemahaman konteks untuk operasi yang efektif, dan fungsi – fungsi lain menjadi prioritas tersendiri. Untuk menjawab kebutuhan – kebutuhan ini, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola dokumen secara komprehensif; karakteristik yang merujuk kepada sistem pengelolaan dokumen. Sistem pengelolaan dokumen merupakan sistem yang unggul dalam mengendalikan dan mengelola dokumen – dokumen suatu organisasi. Sistem ini menggabungkan dokumen dan risalah konten, alur kerja, repositori dokumen, COLD/ERM, keluaran sistem, dan sistem penarikan informasi. Di saat yang bersamaan, sistem ini juga dapat melacak, menyimpan, mengontrol, memeriksa, mengunci, menarik, mengaktifkan, mengaudit jejak, serta mengotorisasi dokumen. Kehadiran fitur – fitur ini sejatinya menjadi solusi yang cukup mumpuni, namun menjadi suatu tantangan tersendiri ketika kita menyadari bukanlah tugas yang mudah menemukan sistem pengelolaan dokumen yang tepat bagi perusahaan Anda. Sistem pengelolaan dokumen Alfresco hadir sebagai solusi terbaik. Anda dengan mudah dapat mengatur akses pengguna, mengubah, mengontrol jejak versi dan informasi terkait dokumen – dokumen tertentu. Di lain pihak, sistem ini juga memampukan setiap pengguna untuk mengakses, menemukan dengan cepat dan akurat, serta memahami garis besar dokumen – dokumen yang mereka cari. Tawaran khusus ini kini diberikan kepada Anda. Softbless Solutions, perusahaan nasional yang telah berpengalaman dalam penyediaan jasa solusi portal sumber terbuka, telah menyediakannya bagi perusahaan Anda, sehingga Anda tidak perlu repot ke luar negeri. Dengan basis klien yang luas dan pengalaman melayani perusahaan – perusahaan besar, Softbless Solutions telah dipercaya untuk menghadirkan solusi atas ragam tantangan pengelolaan dokumen yang dialami oleh berbagai macam perusahaan. Kini saatnya bagi Anda untuk mendapatkan solusi yang terbaik bagi perusahaan Anda dari penyedia yang terbaik di negeri ini yang berdedikasi kepada kesuksesan Anda.
By
, ,
Read More...
27 Mar

Keuntungan Yang Didapat Dari Implementasi ECM

Apa saja keuntungan yang didapat suatu perusahaan jika menerapkan Enterprise Content Management (ECM)?

Efisiensi

  • Mengurangi jumlah kertas yang terpakai akan mengurangi kebutuhan storage, dan mengurangi cost tempat, cetak, copy, filing dan distribusi.
  • Jumlah dokumen yang dipertukarkan akan berkurang, dan akhirnya bisa meningkatkan kecepatan proses bisnis.
  • Sebuah penyimpanan dokumen yang tersentralisasi akan memudahkan user untuk melakukan kolaborasi, mengurangi salinan dokumen, dan mengurangi kebutuhand disk space.
  • Kemampuan pencarian yang dimiliki memudahkan dan mempercepat pencarian dokumen.


Mengurangi Storage
Scanning terhadap dokumen yang berupa kertas, bisa mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan.

Pengambilan Dokumen yang lebih Fleksibel
Waktu yang diperlukan untuk mengambil dokumen akan semakin sedikit karena bisa diambil tanpa haru meninggalkan meja kerja. Dan penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik mengurangi resiko kehilangan data.

Flexible Indexing
Dokumen dan content yang berupa image bisa disimpan dalam ECM dan bisa di-index untuk full text searching.

Fungsi Pencarian yang lebih lengkap, cepat dan fleksibel
ECM bisa mencari content atau dokumen dengan menggunakan kata ataupun frase yang ada dalam dokumen atau content tersebut (lebih dikenal dengan istilah full text search). ECM juga bisa melakukan klasifikasi terhadap setiap content dan dokumen tersebut.


Mengendalikan Distribusi Dokumen
Imaging mempermudah pembagian dokumen secara elektronik dengan rekan kerja dan klien melalui jaringan. Dengan Imaging, cost yang bisa dikurangi karena distribusi dokumen tidak perlu dilakukan dengan kertas, dan mengurangi aktivitas kantor seperti printing dan pengiriman dokumen kertas.

Meningkatkan Security
ECM menyediakan control yang fleksibel dan lebih baik terutama untuk dokumen yang confidential. ECM menyediakan hak akses yang bisa diatur pada level folder, level dokumen, level group, level divisi dan level individual.

Disaster Recovery
ECM menyediakan cara yang mudah untuk backup dokumen di penyimpanan off site. Menggunakan ECM juga mengurangi resiko yang diakibatkan bencana alam yang mungkin terjadi.

No Lost Files
Kehilangan dokumen yang penting bisa berdampak besar dan bisa menghabiskan banyak waktu untuk menggantinya. Dengan ECM, dokumen tetap disimpan secara terpusat, jadi tidak ada yang hilang ataupun salah tempat. Bahkan jika salah menempatkan di ECM, dokumen tersebut masih bisa dicari dengan cepat dan mudah melalui mekanisme full text searching.

Pengarsipan Digital

Sumber : 

www.contentmanager.eu.com/dmsbens.htm

 

By
,
Read More...
27 Mar

Fungsionalitas dari ECM (Enterprise Content Management)

Beberapa fungsionalitas yang tercakup dalam Enterprise Content Management (ECM) :

  • Document management : Fungsi Check-in/checkout control, versioning, dan security (permission).
  • Web Content Management - ability to remove the webmaster bottleneck, managing dynamic content and content authoring, general ease of use
  • Records management – Kemampuan untuk mematuhi hukum dan regulasi yang ada mengenai penyimpanan dokumen, pengarsipan dan otomasi penyimpanan dan penghapusan.
  • Document capture dan document imaging untuk mengelola dokumen dalam bentuk kertas, mulai dari proses scanning sampai menjadi format elektronik.
  • Document Sharing yang tersentralisasi dan mendukung kegiatan bisnis yang ada, dan mengatur hak akses setiap user.
  • Workflow untuk mendukung proses bisnis, memberikan suatu task, dan membuat audit trail untuk content.

Sumber : 

www.contentmanager.eu.com/ecmq.htm



By
,
Read More...
27 Mar

Apakah Perusahaan Kami Memang Perlu Implementasi ECM?

Larry Oliver dari FileHold Systems  memberikan list pertanyaan yang bisa mengindikasikan bahwa Anda bisa memanfaatkan ECM
untuk menunjang aktivitas bisnis di perusahaan Anda :

  • "Bagaimana caranya kita bisa menyingkirkan semua kertas ini dan mengurangi filing cabinet dan biaya penyimpanan off site?”
  • "Setiap versi dari kontrak ini berbeda, versi mana yang terbaru? Dan siapa yang mengerjakan versi terbaru tersebut? "
  • "Bagaimana caranya melakukan pencarian spesifik untuk dokumen atau file dengan suatu keyword tertentu? "
  • "Saya memerlukan system yang bisa mengingatkan saya dan memberikan akses cepat ke dokumen yang perlu saya edit/perbaharui. "
  • Semua orang bisa mengakses file dan dokumen saya. Apakah saya bisa membatasi siapa saja yang bisa membaca dan siapa saja yang bisa edit dokumen dan file saya itu.
  • Kenapa lama sekali untuk mendapatkan 5 approval untuk dokumen yang direvisi?
  • "Bagaimana kita bisa mematuhi regulasi yang ada mengenai penyimpanan dokumen?"
  • “Setiap kantor cabang memiliki file tersendiri untuk topik yang sama. Duplikasi yang tidak perlu!”
  • Sumber : http://www.bstormweb.com/fileholdprofile.html
     
By
,
Read More...
23 Mar

Alfresco

Alfresco Indonesia Alfresco merupakan aplikasi Enterprise Content Management system berbasis web, yang diprakarsai oleh John Newton sejak tahun 2005, salah satu pendiri dari Documentum(aplikasi ECM komersial terbesar). Saat ini Alfresco sudah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan. Solusi ini mampu menangani penanganan dokumen berskala besar hingga jutaan, dan menjadi open source alternative untuk solusi sejenis yaitu : Laserfische, Filenet, Opentext, Documentum, Nuxeo, Oracle UCM, KnowledgeTree, Sharepoint.
Enterprise Content Management System(ECM) adalah suatu aplikasi untuk mengelola dan memfasilitasi kolaborasi pembuatan dokumen/content yang dimiliki suatu perusahaan. Content dan Dokumen di sini bisa berupa content (*.doc, *.xls, *.ppt), image, HTML, file XML, dan jenis dokumen lainnya. Di masa lalu, untuk memanfaatkan ECM memerlukan cost yang besar, akibatnya hanya perusahaan berskala besar yang bisa memanfaatkan ECM. Alfresco merupakan pendekatan baru dalam memanfaatkan ECM. Alfresco menawarkan suatu sistem ECM yang memiliki cost yang tidak terlalu besar untuk bisa dimanfaatkan oleh perusahaan dengan berbagai skala.

Fitur Alfresco

  • Document Repository : mengelola dokumen yang saat ini aktif digunakan oleh user.
  • Online Preview
  • Versioning : setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
  • Expired Document reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku
  • Watermark
  • Multiple File Upload
  • Drag and Drop Upload
  • Integrasi dengan Scanner
  • Search Engine : untuk pencarian berdasarkan kategori tertentu dan parameter lainnya, dan pencarian ke dalam isi dokumen tersebut
  • Diskusi/Komenter : dokumen tertentu bisa dijadikan suatu ajang diskusi antar user.
  • Security & Permission : Bisa mengatur siapa saja yang bisa mengakses dokumen dan space yang ada dalam Alfresco. Space merupakan istilah untuk Folder. Hak akses bisa berupa : read, edit, view, create, dll.
  • Mobile apps support untuk iOS dan Android
  • Audit Log : Track semua kegiatan user
  • Web Service: Integrasi dengan aplikasi lainnya melalui CMIS web service
  • Record management : mengelola dokumen yang sudah di-arsip.
  • Kategorisasi dokumen : Setiap dokumen yang ada bisa dikategorikan menjadi suatu jenis dokumen, yang akan memudahkan pengelolaan dokumen. Contohnya suatu dokumen bisa dikategorikan/diklasifikasikan sebagai : kontrak perjanjian, invoice, Curriculum Vitae, Minutes of Meeting (MOM), dsb.
  • Custom Metadata : memiliki beberapa metadata tergantung pada jenis dokumen yang dimiliki. Contoh Custom metadata : nomor dokumen, tanggal dokumen, status dokumen, dll
  • Collaboration Site : dokumen Sharing, Calendar, Discussion, blog, links, Datalist
  • Workflow/Kolaborasi : menyediakan fasilitas approval/review dokumen yang dilakukan beberapa user, mulai dari workflow yang sederhana sampai workflow rumit.
  • Check in & Check Out Document : Check in merupakan istilah dalam ECM pada saat seorang user ingin mengedit suatu dokumen, maka dia disebut melakukan check in, menyimpan dokumen tersebut dalam computer/laptop local user. Saat sebuah dokumen dalam kondisi check in oleh seorang user, user yang lain hanya bisa view dokumen tersebut, tidak bisa melakukan edit. Hal ini untuk menjaga konsistensi suatu dokumen. Dan jika seorang user sudah melakukan editing dokumen, maka dia akan melakukan check out dokumen tersebut. Setelah di-check out, suatu dokumen bisa dengan bebas di-edit oleh siapa pun yang memerlukannya.
  • Rules : Berbagai macam rules bisa diterapkan untuk dokumen, contohnya jika ada dokumen baru dalam space ini, maka kirim e-mail ke email address tertentu.
  • Integrasi dengan Ms Office/Open Office & Google Docs
  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory
Alfresco mencakup dua workflow yang telah dikonfigurasi, yakni: Adhoc Task (untuk menetapkan tugas kepada suatu rekan kerja) dan Review & Approve (untuk membuat review dan persetujuan konten).
 

Why Alfresco?

  • Robust web based document management system. Karena berbasis web, tidak diperlukan instalasi saat user ingin mengakses Alfresco.
  • Easy to use. Alfresco sangat user friendly yang mendorong user untuk lebih cepat beradaptasi dengan sistem Alfresco.
  • Dibangun oleh orang yang menemukan konsep document management. Salah satu pendiri Alfresco adalah John Newton, petinggi Dokumentum, aplikasi manajemen dokumen yang pertama ada di pasaran. John Newton memiliki banyak pengalaman dalam menangani proyek manajemen content untuk perusahaan berskala besar.
  • Open source, open standards. Alfresco berlisensi open yang artinya tidak harus membeli untuk mencobanya, dan suatu perusahaan tidak harus terikat dengan satu vendor pun, dan unlimited user.
  • Cost deployment yang lebih rendah. Lisensi open source yang dimiliki tidak memerlukan licensee fee.
  • Adaptable terhadap kebutuhan yang seringkali berubah. Seiring dengan waktu, requirement suatu perusahaan terhadap sistem manajemen content, seringkali berubah. Dengan lisensi open source, memungkinkan Alfresco untuk dikustomisasi siapapun di perusahaan untuk memenuhi kebutuhan terkini.
Kualitas yang dimiliki tercemin dari beberapa penghargaan yang didapatkan :
  • Gartner Magic Quadrant 2009-2017 for Enterprise Content Management, positioned in Challenger Quadrant
  • EContent 100 Awards
  • Audemars Piguet and European Tech Tour Association : the “Next Gem Award", penghargaan untuk perusahaan baru yang terbaik
  • Linux Magazine (2008), one of Top 20 Companies to Watch
  • Business Computing Magazine : Editor's Choice Award
  • InfoWorld Bossie Award : Best of Open Source in Enterprise Applications
Service yang kami berikan terkait :
  • Alfresco development
  • Alfresco consulting
  • Implementasi Alfresco
  • Custom Dashlet Development
  • Alfresco Customization
  • Integrasi dengan LDAP (OpenLDAP, Active Directory, Zimbra LDAP, etc)
  • Konfigurasi Single Sign On (SSO)
  • Custom Workflow dengan Activiti BPM
  • Training
  • Pelatihan
  • Alfresco Support dan Maintenance
  • Integrasi Alfresco dan Alfresco
  • Custom Theme Development
  • Enterprise Application Integration
  • Alfresco Performance Tuning
  • Upgrade
  • API Web Services dan CMIS
  • High Availability Configuration, Clustering dan Load Balancing
Softbless adalah perusahaan penyedia jasa implementasi Alfresco Indonesia mencakup : instalasi, konfigurasi, kustomisasi, training dan support, jadikan kami partner Anda dalam mengimplementasikan sistem ini. Silahkan menghubungi kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut, melalui Form Contact Us ini.
By
, , ,
Read More...
By    Alfresco, Document Management System, Enterprise Content Management