Liferay

Disposisi Elektronik merupakan suatu sistem layanan aplikasi berbasis elektronik dengan konsep paperless yang berfungsi untuk membuat, mengatur, mengulas dan menyalurkan dokumen perusahaan secara mudah dan efisien. Dalam pengelolaannya dokumen perusahaan yang prosesnya masih manual, dibutuhkan dokumen cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran dokumen yang diperlukan.

Karena proses manual, kegiatan tersebut mengakibatkan beberapa persoalan sehingga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja.

Manfaatkan Disposisi Elektronik untuk proses disposisi surat

Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan dokumen Perusahaan secara manual, diantaranya adalah :

• Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
• Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
• Alur penelusuran dokumen perusahaan dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
• Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
• Pengecekan dan pendistribusian dokumen diproses secara manual, sehingga  membutuhkan waktu yang lama.
• Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena dokumen masih bersifat hardcopy. seperti : Dokumen difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
• Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu dokumen.

Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu Disposisi Elektronik.

Disposisi Elektronik

Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Disposisi Elektronik :

• Pengumuman
• Nota Dinas
• Memorandum
• Risalah Rapat
• Surat Undangan
• Surat Keputusan
• Surat Permohonan
• Surat Edaran
• Surat Perintah
• Surat Instruksi
• Surat Keterangan
• Surat yang diperoleh dari instansi luar
• Surat Kuasa

Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan Disposisi Elektronik adalah :

• Dokumen dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
• Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
• Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur  surat tidak terjadi.
• Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
• User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Disposisi Elektronik dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan dokumen perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
• Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
• Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
• Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
• Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
• Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu dokumen. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Disposisi Elektronik dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
• Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.

Disposisi Elektronik adalah solusi efisien dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan Dokumen Perusahaan dinamakan Disposisi Elektronik yang berguna untuk pengelolaan surat dan Dokumen Perusahaan Anda.

Softbless membangun Disposisi Elektronik berdasarkan framework Liferay dan Alfresco. Liferay adalah solusi untuk portal, dan Alfresco solusi untuk Document Management System (DMS) yang bekerja dengan cara menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco masuk dalam Gartner MQuadrant sejak tahun 2011. Liferay dan Alfresco tergabung dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis bersaing dengan IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fungsionalitas yang terdapat di Disposisi Elektronik :

• Surat Keluar.
  • Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
  • Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
  • Penelusuran status workflow dalam surat keluar
  • Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait.
• Surat Masuk :
  • Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
  • Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
  • Disposisi Surat masuk
• Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
• Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
• Penggabungan dengan Document Management System. Semua dokumen yang biasanya terdiri dokumen pendukung, surat, dan lampiran- lampiran  akan tersimpan secara otomatis di DMS.
• Email :
  • Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau  tugas disposisi baru dari bagian terkait.
  • Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani.
• Barcode penomoran surat
• Watermark dokumen,  untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau dokumen tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
• Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
• Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau dokumen penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
• Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan dokumen, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
• Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
• Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
• Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
• Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.

Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Disposisi Elektronik di Indonesia.

Service kami meliputi implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training untuk aplikasi  Disposisi Elektronik. Jadikanlah kami bagian dari Anda dalam menemukan solusi Pengeloaan Dokumen Perusahaan Anda dengan  Disposisi Elektronik. Hubungi dan konsultasikan yang Anda butuhkan dan segera dapatkan informasi tentang solusi yang kami miliki.

1. copy file service.bat,tomcat7.exe,tomcat7w.exe ke {tomcat_dir}/bin liferay
2. jalankan cmd dan pindah ke directory {tomcat_dir}/bin liferay
3. jalankan script berikut:

 

service install Liferay

tomcat5w //ES//Liferay

C:\Program Files\Java\jdk1.7.0_71\jre\bin\server\jvm.dll

 

-XX:MaxPermSize=512m

-Dfile.encoding=UTF8

-Duser.timezone=GMT

-Djava.security.auth.login.config="%CATALINA_HOME%/conf/jaas.config" 

-Dorg.apache.catalina.loader.WebappClassLoader.ENABLE_CLEAR_REFERENCES=false

 

Kompetisi menjadi nyawa dunia bisnis. Kunci utama dari suatu kesuksesan bisnis adalah memenangkan kompetisi ini menggunakan segala sumber daya yang ada. Terlepas dari sumber daya yang lain, sistem Extranet telah terbukti bermanfaat dalam menghantar perusahaan memenangkan kompetisi ini dan meningkatkan efisiensi fungsionalitas bisnis, yang pada akhirnya bermuara pada perwujudan bisnis yang sangat efisien.
Aplikasi extranet adalah suatu jaringan pribadi di dunia maya dengan tingkat keamanan tinggi yang perusahaan dapat gunakan untuk berbagi, mengolaborasi, dan mengintegrasi informasi serta operasi bisnis dengan penyedia, tim, rekan, dan pelanggan mereka. Perangkat lunak Extranet sedikitnya menawarkan 7 manfaat:
a. Peningkatan produktivitas
b. Pengurangan indeks kesalahan
c. Fleksibilitas kerja
d. Informasi yang akurat dan tepat waktu
e. Penurunan waktu pemasaran
f. Pengurangan inventaris
g. Peningkatan kesetiaan pelanggan
Seluruh manfaat ini bersumber dari fungsionalitas aplikasi extranet yang dirancang dengan amat baik: Berkas, Administrasi, Profil, dan Audit. Fungsi-fungsi ini memungkinkan Anda untuk mencari, mengakses, and mengelola sejarah berkas, penulis berkas, tanda pengenal versi dokumen, ekstensi, sejarah pengunggahan, komentar, pengelolaan berkas, sejarah pengguna, pengelolaan pengguna, akses pengguna, sejarah pengunduhan, pengelolaan notifikasi, pengelolaan situs dan server, pengelolaan surat elektronik, penjadwalan proyek, serta informasi apapun di perusahaan Anda yang ingin Anda ketahui.
Extranet adalah kunci kesuksesan Anda. Namun, ketika implementasinya menjadi amat krusial, penting kiranya memilih jasa layanan sistem Extranet yang tepat. Pemilihan secara acak tentu merugikan perusahaan Anda. Di antara ragam pilihan penyedia yang dapat Anda pilih, dengan bangga kami mempersembahkan diri kami, Softbless Solutions, sebagai rekan terpercaya Anda dalam mengimplementasikan Extranet di perusahaan Anda.
Di Softbless, kami senantiasa berjuang untuk menyediakan solusi terbaik Extranet. Dengan optimisasi Liferay yang mutakhir, kami menjamin pengalaman yang menarik dan amat berkualitas dalam penggunaan solusi Extranet kami. Suatu kebanggaan bagi kami senantiasa untuk mendampingi Anda dalam mengotomasi bisnis Anda semudah yang Anda harapkan. Kepuasan Anda adalah kebanggan tersendiri bagi kami.

Sebelumnya kita sudah membahas tentang portal intranet, tentu nya sekarang kita semua sudah paham fungsi utama dari portal intranet tersebut pada sebuah perusahaan.

Kali ini yang ingin di bahas secara luas adalah tentang liferay. Liferay yang merupakan sebuah platform enterprise portal yang berlisensi open source dan saat ini Liferay sudah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant untuk posisi leader.

Apa saja keunggulan yang dimiliki liferay dalam pembuatan Portal Intranet? Berikut ini merupakan beberapa kelebihan pada liferay :

• Liferay memiliki beberapa Out of the box tools atau sering di sebut portlet bawaan yang sangat lengkap untuk pembuatan portal intranet. Beberapa portlet yang siap pakai antara lain : Calendar, Blog, Document Management, Wiki, Image Galley, Chat, web content display Portlet. Karena Liferay  merupakan engine berbasis JAVA, maka sangat mudah bagi para developer untuk mengembangkan portlet-portlet liferay sehingga menjadi custom portlet sesuai keinginan sendiri.
• Kemudahaan pemakaian liferay juga termasuk dalam pemakaian sebuah portlet tersebut oleh user biasa. User dapat merubah desain pada portlet dan melakukan beberapa konfigurasi singkat pada portlet tanpa harus membuka script.
• Pada liferay sebuah permission dapat di atur untuk setiap level user, group dan organization. User yang memiliki hak akses pada sebuah page, berhak melakukan konfigurasi pada halaman tersebut dengan menambahkan, menghapus dan mengatur posisi setiap konten pada halaman.
• Single Sign On, salah satu solusi dalam menghindari human error yang dapat menjadi kegagalan sebuah sistem. Liferay mendukung integrasi terhadap solusi SSO seperi LDAP. Dan solusi ini memudahkan user dengan hanya sekali autentikasi, pengguna dapat mengakses ke semua menu portal.
• Mudah dalam Mengintegrasikan sebuah portal dengan beberapa aplikasi lainnya semisal social network. Sehingga membuat portal lebih menarik user untuk berkunjung ke portal.
• Workflow, Liferay sendiri memiliki single workflow yang memang tidak terlalu rumit. Tapi ini cukup memudahkan admin, hanya dengan konfigurasi singkat, admin dapat membuat sebuah workflow. Semisal workflow untuk penambahan blog, user yang menambahkan blog harus mendapatkan izin terlebih dahulu dari admin. Sehingga admin dapat mengontrol apakah blog tersebut layak di publikasikan atau tidak.

Seperti yang dijelaskan diatas, Liferay memilki banyak portlet bawaan yang memang sangat berguna dalam pembuatan Web portal. Berikut ini beberapa portlet penting yang dapat menjadi fitur utama pada portal Intranet :

• Web Content Display : Portlet ini lebih sesuai untuk informasi yang tetap misalnya Informasi tentang perusahaan yang sifatnya statis.
• Web form : Dapat digunakan sebagai tempat untuk menampung saran atau kritik terhadap perusahaan.
• Blog : Menjadi salah satu portlet penting karena dapat bertukar informasi seperti article atau news. Dan setiap pengguna dapat memberikan komentar.
• Wiki : Portlet wiki sama kegunaannya dengan wikipedia yang sering kita pakai.
• Dynamic Data List : Dapat berguna untuk menyimpan data data setiap pegawai di perusahaan.
• Document & Media : Digunakan untuk menyimpan dokumen atau file.
• Message Board : Seperti Forum yang menjadi sarana komunikasi untuk membahas beberapa topic tertentu.

Masih ada banyak portlet bawaan yang dapat dipasang pada portal intranet. Lebih dari 60 portlet yang terdapat dalam liferay.

Salah satu tantangan penggunaan liferay untuk para developer tentu nya dari segi lisensi. Meskipun liferay adalah open source yang berarti bisa di dapatkan secara bebas. Tapi Liferay sendiri memiliki versi berbayar. Dimana pada versi yang berbayar, atau di sebut versi Enterprise Edition kita bisa mendapatkan support langsung dari Liferay 24 jam. Sedangkan untuk versi bebas di sebut versi Community Edition.

Sebetulnya liferay memiliki komunitas khusus untuk para developer bertukar informasi atau sekedar membantu dalam permasalahan bug di Liferay. Sehingga para developer tidak perlu bingung, karena bisa langsung sharing seputar bug yang dihadapi.

Untuk saat ini, liferay menjadi engine berbasis Java dalam pembuatan web portal terbaik dan cukup populer jika di bandingkan dengan engine yang berbasis Java lainnya.

Pada artikel sebelumnya, kita sudah membahas tutorial untuk instalasi Alfresco. Untuk itu sekarang Softbless Solutions akan membagikan informasi lainnya mengenai instalasi Liferay. Dan tulisan kali ini akan membahas tentang tata cara instalasi Liferay pada sistem operasi windows :

Karena Liferay merupakan engine berbasis JAVA, maka kita membutuhkan JDK versi 5 ke atas. Selain JDK kita juga membutuhkan sebuah database yang akan di pakai untuk Liferay. Pembahasan instalasi Liferay kali ini Softbless Solutions akan menggunakan MySQL sebagai database.

Selanjutnya, berikut ini adalah langkah-langkah instalasi Liferay pada windows dengan menggunakan database MySQL :

1. Download Liferay versi terbaru di www.liferay.com, versi liferay yang digunakan untuk Instalasi adalah Liferay 6.2 CE.
2. Ekstrak Liferay yang sudah di download kemudian copy ke folder C:\. Sehingga akan terdapat struktur folder seperti di bawah ini :
   C:\liferay-portal-6.2-ce-ga2
3. Install JDK, lalu setting JRE_HOME, dan CATALINA_HOME

4. Lakukan instalasi MySQL server pada Windows
5. Buat schema database baru dengan nama lportal :
   create database lportal character set utf8;

6. Jalankan Liferay dengan cara klik ganda file startup.bat pada:
   C:\liferay-portal-6.2-ce-ga2\tomcat-7.0.42\bin\startup.bat

7. Tomcat akan berjalan, setelah itu liferay akan dapat di akses melalui browser dan sebagai awalan akan muncul “Basic Configuration” seperti gambar di bawah ini :

8. Masukan portal name nya sesuai dengan nama portal yang ingin dibuat. Semisal : Softbless
9. Isi formulir first name, last name, dan email untuk administrator
10. Lihat bagian Database, ubah setting-an database dengan mengklik “Change”

11. Isi data pada setiap kolom, untuk type database sesuai dengan database yang digunakan yaitu, MySQL. Lalu masukkan username dan password.

CATATAN :

Pada JDBC URL : lportal adalah nama database yang akan dipakai untuk Liferay

12. Jika sudah sesuai klik tombol “Finish Configuration”
13. Akan muncul gambar seperti dibawah ini, klik Go to My portal

14. Setelah itu muncul Agreement seperti gambar dibawah ini :

15. Klik tombol “I Agree”

16. Isi form Reminder password dan klik tombol “Save”

17. Liferay sudah terinstal, Anda dapat mengakses Liferay melalui web browser ipserver:8080
    Username : test@liferay.com
    Password : test

Sebagai penyedia jasa implementasi Liferay di Indonesia. Softbless Solutions telah memiliki banyak pengalaman dalam mengimplementasikan, mengkonfigurasi dan mengoptimalkan support untuk Liferay sebagai solusi enterprise portal yang juga sesuai dengan visi dari Softbless Solutions untuk menjadi penyedia solusi open source terkemuka dan memberikan klien layanan yang paling berharga.