12 Des

Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM)  adalah strategi, metodologi dan tool yang digunakan untuk mendapatkan, mengelola, menyimpan, melindungi dan menyampaikan content dan dokumen terkait dengan proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi.  Perusahaan penting untuk mengelola informasi/content secara efektif untuk menambah produktivitas dalam bekerja. Enterprise Content Management (ECM) mampu membuat perusahaan menyediakan hal tersebut. ECM biasanya terintegrasi secara erat dengan Document Management System (DMS). ECM terdari 5 komponen besar yaitu : capture, manage, store, preserve dan deliver. Proses yang ada dalam kelima komponen itu adalah sebagai berikut :
  • Capture: Membuat, mengambil dan menyusun informasi.
  • Manage: Memproses, mengubah dan menggunakan informasi tersebut.
  • Store: Untuk sementara mengambil backup informasi yang sering berubah.
  • Preserve: Melakukan backup informasi yang jarang berubah.
  • Deliver: Menyediakan klien dan user dengan informasi yang mereka perlukan.
Sumber : http://www.aiim.org

Jadikan Content Anda lebih tersusuninformatifterlindungi

Berikut adalah  permasalahan terkait content/informasi dan dokumen dalam proses bisnis :
  • Informasi ataupun content yang terkait dengan proses bisnis tidak terstruktur, sehingga menimbulkan kebingungan dan dapat menyebabkan pengerjaan ulang yang menghabiskan waktu dan effort lebih .
  • Sulit untuk mencari content/informasi berdasar tanggal, user, maupun jenis content
  • Waktu yang lama dalam penyebaran informasi, bahkan fatalnya informasi tidak tersampaikan.
  • Jumlah penyimpanan kantor tidak dapat menampung banyak content/informasi dalam bentuk fisik.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perusahaan membutuhkan sistem yang menyediakan fungsionalitas dan terintegrasi.

Chat Via Whatsapp

Enterprise Content Management memiliki fungsionalitas :

  • Document Management System (DMS) : Untuk menghandle dokumen yang dimiliki perusahaan/organisasi
  • Kolaborasi : Kolaborasi dalam ECM bisa difasilitasi melalui portal/site
  • Workflow : Untuk membuat task terhadap user yang diinginkan dan meningkatkan efisiensi pekerjaan
  • Web Content Management : Untuk mengelola, membuat dan menyampaikan konten dengan mudah
  • Record Management  : Untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali content/informasi yang dianggap penting bagi perusahaan atau organisasi.
<Enterprise Content Management meningkatkan aliran informasi dalam perusahaan yang bisa meningkatkan produktivitas. ECM membantu organisasi dalam mengelola informasi dan content menjadi terstruktur.

Keuntungan menggunakan Enterprise Content Management :

  • Menyimpan knowledge yang terkandung dalam content agar terstuktur
  • Mempercepat dan meningkatkan akurasi dalam penyaluran informasi
  • Meningkatkan produktivitas dalam aktivitas kantor
  • Meminimalisir hilangnya informasi/content
  • Dapat melakukan kolaborasi
  • Dapat diakses dimana saja dan kapan saja
  • Dapat mengatur akses informasi/content tertentu terhadap user yang spesifik, sehingga bocornya informasi/content akan berkurang
  • Dapat menelusuri jejak audit dari suatu informasi/content
  • Mempermudah dan mempercepat dalam pencarian suatu informasi/content yang spesifik
Salah satu tools/system Enterprise Content Management adalah Alfresco.  Alfresco merupakan Enterprise Content Management dengan lisensi open source.

Alfresco telah masuk Gartner MQ untuk posisi Challenger.

Alfresco membantu lebih dari 1.300 organisasi industri terkemuka, termasuk Cisco, Pitney Bowes, Museum Hak Asasi Manusia Kanada, Departemen Angkatan Laut AS, Kepala Staf Gabungan, dan NASA
Book a meeting
Alfresco dilengkapi dengan fitur yang lengkap untuk memberikan solusi bagi perusahaan dari permasalahaan yang terkait informasi/content.

Fitur Implementasi Enterprise Content Management dengan Alfresco :

  • Advance Search functionality. Alfresco dapat melakukan pencarian berdasarkan kata pencarian atau isi dari informasi/content
  • Easy to Use. User akan familiar dengan Alfresco karena menyerupai explorer (File Explorer pada Windows dan Finder pada Mac) yang telah digunakan user sehari -hari. Selain itu,untuk mengupload dokumen dapat dilakukan dengan mudah menggunakan drag & drop
  • Workflow Engine : Untuk membuat task pada user tertentu yang dapat melakukan revisi, review, approval dan disapprove pada informasi/content maupun dokumen secara efektif
  • Integrasi dengan Google Dosc, Ms Office, LDAP, dan Active Directory
  • Versioning : Menambahkan versi informasi/content maupun dokumen secara otomatis dan menyimpan history dari versi dokumen tersebut
  • Pengaturan Role, Permission & Security : Dengan Alfresco kita dapat menambahkan permission terhadap content/informasi kepada user yang spesifik
  • Collaboration Site: Sharing documents, Calendar, Discussion, blogs, links, Datalist. Dengan adanya Collaboration Site dapat mempercepat penyebaran informasi secara cepat dan akurat
  • Expired Document reminder : Untuk menampilkan notifikasi jika terdapat informasi/content yang memiliki masa berlaku. Notifikasi akan tampil melalui email dan dashlet di halaman utama Alfresco
  • Integrasi dengan Aplikasi Lain Menggunakan CMIS Web Services
  • Fitur Comment / Diskusi : Dengan adanya fitur comment atau diskusi, user dapat ikut berpartisipasi dalam mengembangkan suatu informasi atau proses bisnis.
Softbless, Indonesia, memberikan service/jasa untuk implementasi, kustomisasi, training, instalasi dan support Alfresco Enterprise Content Management.
By
, ,
Read More...
12 Des

Document Management System : Fitur dan Keuntungan DMS

Document Management System
Document Management System (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, melacak dan mengamankan dokumen perusahaan di setiap life cycle dokumen tersebut. Sistem Manajemen Dokumen menangani dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, direview, dipublish, dan disimpan. Perusahaan perlu menyimpan dokumen yang dimiliki secara efisien untuk mempertahankan ataupun meningkatkan produktivitas. Dengan adanya Document Management System (DMS), perusahaan bisa memfasilitasi hal tersebut.

Kelola Dokumen dengan lebih mudahamanefisien

Document Management System merupakan komponen dari Enterprise Content Management System (ECM).

Beberapa permasalahan terkait dokumen yang biasa terjadi dalam aktivitas pekerjaan :

  • Sulitnya melakukan pencarian suatu dokumen, terutama pencarian secara spesifik. Contohnya : mencari dokumen yang dibuat dalam periode dan oleh user tertentu, dengan deskripsi, nomor dokumen dan proyek tertentu,
  • Kesulitan menentukan dokumen dengan versi terbaru karena setiap karyawan memiliki format penamaan dokumen yang berbeda, dan kita sering tidak tahu siapa yang memegang versi terbaru.
  • Untuk mendapatkan suatu dokumen fisik, memerlukan effort yang cukup besar, mulai dari mencari tahu posisi dokumen fisik tersebut, mengambilnya, dan mengantar kepada orang yang memerlukan.
  • Jumlah space kantor dan lemari arsip, tidak sebanding dengan tingginya pertumbuhan dokumen. Akan lebih baik jika ruangan kantor digunakan untuk hal lain, daripada sekedar dijadikan tempat penyimpanan dokumen.
  • Tingginya resiko kehilangan dokumen. Dokumen fisik rentan untuk rusak, terutama jika adanya bencana alam yang mengakibatkan perusahaan kehilangan dokumen sebagai aset penting mereka
  • Security, permission untuk setiap dokumen tidak bisa kita atur secara leluasa.

Permasalahan di atas bisa ditangani jika perusahaan memiliki Document Management System (DMS). Banyaknya dokumen yang dimiliki organisasi perlu ditangani dengan suatu sistem yang terintegrasi.

Keuntungan menggunakan Document Management System

  • Produktivitas yang meningkat.

    Adanya peningkatan produktivitas bisa terjadi di sisi pencarian dokumen dan broadcast dokumen.

  • Cost efficiency.

    Dengan menggunakan Document Management System, perusahaan bisa mengurangi cost untuk pembelian kertas.

  • Robust Security.

    Dokumen elektronik perusahaan bisa disimpan dalam tempat yang tersentralisasi, mengurangi kemungkinan tercecernya dokumen.

  • Mempercepat akses ke dokumen yang diperlukan.

    Setiap user bisa langsung membuka aplikasi DMS dan mengakses dokumen yang diperlukan sesuai dengan permission yang dimiliki.

  • Mempercepat aliran distribusi dan sharing dokumen.

  • Mengakses dokumen yang diperlukan dari mana saja.

    Selama ada koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan server DMS.

  • Mengatur hak akses dengan lebih spesifik (security).

    Kita bisa menentukan group atau user yang memiliki akses view, read, update/edit, dan delete suatu folder atau dokumen, sehingga keamanan dokumen lebih terjaga.

  • Menelusuri history Audit Trail perubahan dokumen.

  • Mempermudah pencarian.

    Jika kita lupa di mana folder penyimpanan dokumen, kita bisa mengandalkan search engine yang dimiliki DMS.

  • Membantu mengelola dan mengakses seluruh dokumen yang dimiliki perusahaan/organisasi.

  • Fitur workflow

    yang dimiliki DMS, akan meningkatkan alur kerja dan kolaborasi dalam perusahaan.

Alfresco merupakan aplikasi Document Management System. Solusi DMS ini berlisensi open source, dan telah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011, dan telah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan.

Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ

Sistem ini secara konsisten, ada dalam Quadrant Leader, sejak tahun 2011, menjadikannya head to head competitor dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche

Book a meeting

Fitur-fitur yang dimiliki Alfresco Document Management System

  • Search functionality

    . Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen)

  • Integrasi dengan mesin pemindai (Scanner)

  • Multiple file upload

    . Unggah beberapa dokumen sekaligus ke dalam Alfresco.

  • User friendly

    . User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.

  • Drag and Drop Upload

  • Tanda Tangan Digital

    untuk verifikasi dan memastikan keaslian dokumen dan pembuatnya.

  • Centralized Document Repository

    : menyimpan dokumen perusahaan dengan tersentralisasi.

  • Native Mobile Application

    , tersedia untuk platform iOs dan Android.

  • Category & tagging

  • Workflow Engine

    untuk revisi, review dan approval dokumen, kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik Document Management System di perusahaan kita

  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs

  • Check in & Check Out

    untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.

  • Link (relasi)

    antar dokumen. Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.Custom Metadata atau Document properties. Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima

  • Integrasi dengan aplikasi lain

    melalui CMIS web service.

  • Online Preview

    untuk dokumen dan file media.

  • Versioning

    : setiap versi dokumen bisa dilacak secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.

  • Expired Document reminder

    untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.

  • Penambahan

    watermark

    saat download, atau saat upload

  • Drag and Drop Upload

  • Fitur Comment

    memampukan user berdiskusi tentang dokumen tersebut

  • Pengaturan Role, Permission & Security

  • Audit Trail

    . Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen

  • Automasi (Rules)

    untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih.

Softbless memiliki pengalaman dan kompetensi dalam proses bisnis, change management, implementasi dan development document management system di Indonesia, menggunakan sistem DMS Alfresco.

Best Practice dalam Implementasi Document Management System

Memakai vendor yang kompeten dan berpengalaman, merupakan best practice dalam implementasi Sistem Manajemen Dokumen, untuk menghindari penggunaan sistem yang tidak tepat guna.
Softbless Solutions menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk DMS Alfresco. Jadikan kami partner dalam implementasi Document Management System perusahaan/organisasi Anda. Silahkan menghubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan Anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.

Pertanyaan Mengenai Document Management System

DMS Alfresco menyediakan API REST sebagai antar muka untuk integrasi dengan aplikasi lainnya. Selain itu Alfresco juga mendukung CMIS, FTP serta dapat diintegrasikan dengan Active Directory.

Semua format dokumen dapat disimpan oleh DMS Alfresco.

DMS Alfresco dapat berjalan di atas Operating System Windows dan Linux.

DMS Alfresco dapat diakses tergantung dari konfigurasi jaringan.

Tampilan DMS dapat dimodifikasi namun hanya sebatas pada modifikasi theme yang digunakan.

Alfresco bisa search ke dalam isi dokumen hasil scanning setelah dokumen tersebut di OCR terlebih dahulu. Alfresco menyediakan fitur OCR yang dapat dijalankan secara otomatis ketika dokumen diupload.

Akses user terhadap suatu dokumen dapat dibatasi sesuai dengan hak akses yang diberikan. User hanya dapat melihat, menambah, mengubah, dan menghapus dokumen tertentu saja sesuai dengan hak akses masing-masing.

By
, ,
Read More...
1 Sep

Alfresco Record Management

Arsip(Record) berbeda dengan dokumen, karena itu diperlukan penanganan yang juga berbeda.

Perbedaan dokumen dengan arsip :
 

Document ManagementRecord Management
Struktur file dan folder seringkali berubah, dibuat oleh UserSkema folder Arsip yang lebih  rigid, biasanya didefinisikan oleh organisasi/perusahaan
Dokumen dibuat sewaktu-waktu sesuai kebutuhanDibuat sebagai bagian dari proses bisnis atau transaksi bisnis
Dokumen bisa diubah sewaktu-waktuSesudah dideklarasikan sebagai record, tidak boleh berubah
Bisa dihapus sewaktu-waktu oleh UserDisimpan untuk dipertahankan selama periode waktu tertentu

Alfresco sebagai Document Management System, juga memiliki modul untuk pengarsipan elektronik (Electronic Filing/Record Management).

Beberapa fungsionalitas yang terdapat di dalam Alfresco Record Management :

  • Retensi & Disposisi
  • Hold/Freeze, Transfer
  • File Plan : Create kateogri yang diperlukan
  • Menangani arsip elektronik dan non elektronik
  • Pencarian Arsip & Laporan
  • Audit Trail
  • Setting Hak Akses
  • Metadata
  • Mendeklarasikan email sebagai arsip
  • Integrasi dengan Alfresco Document Management System/Enterprise Content Management
  • Online Preview
  • User based Custom Functionality :
    • Metadata
    • Event
    • Langkah Disposisi
    • Field Hasil Pencarian
    • Role

Screenshots

File Plan
File Plan		 Rincian Arsip
Rincian Arsip
Audit Log
Audit Log		 Disposisi dan Retensi
Disposisi dan Retensi
Hold and Freeze
Hold/Freeze		 Pencarian Arsip
Pencarian Arsip
Transfer Arsip
Transfer Arsip		 

By
, ,
Read More...
22 Apr

Alfresco DMS, Solusi Sistem Pengelolaan Dokumen Anda yang Terpercaya

Di tengah persaingan global, perlu dipastikan segala aktivitas suatu perusahaan dilakukan seoptimal mungkin. Hal ini termasuk sistem pengelolaan dokumen yang mencakup mulai dari pendistribusian materi rapat sampai kepada pembuatan kebijakan perusahaan. Di lain pihak, kerahasiaan, akses unik atas dokumen, pemahaman konteks untuk operasi yang efektif, dan fungsi – fungsi lain menjadi prioritas tersendiri. Untuk menjawab kebutuhan – kebutuhan ini, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola dokumen secara komprehensif; karakteristik yang merujuk kepada sistem pengelolaan dokumen. Di tengah persaingan global, perlu dipastikan segala aktivitas suatu perusahaan dilakukan seoptimal mungkin. Hal ini termasuk sistem pengelolaan dokumen yang mencakup mulai dari pendistribusian materi rapat sampai kepada pembuatan kebijakan perusahaan. Di lain pihak, kerahasiaan, akses unik atas dokumen, pemahaman konteks untuk operasi yang efektif, dan fungsi – fungsi lain menjadi prioritas tersendiri. Untuk menjawab kebutuhan – kebutuhan ini, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola dokumen secara komprehensif; karakteristik yang merujuk kepada sistem pengelolaan dokumen. Sistem pengelolaan dokumen merupakan sistem yang unggul dalam mengendalikan dan mengelola dokumen – dokumen suatu organisasi. Sistem ini menggabungkan dokumen dan risalah konten, alur kerja, repositori dokumen, COLD/ERM, keluaran sistem, dan sistem penarikan informasi. Di saat yang bersamaan, sistem ini juga dapat melacak, menyimpan, mengontrol, memeriksa, mengunci, menarik, mengaktifkan, mengaudit jejak, serta mengotorisasi dokumen. Kehadiran fitur – fitur ini sejatinya menjadi solusi yang cukup mumpuni, namun menjadi suatu tantangan tersendiri ketika kita menyadari bukanlah tugas yang mudah menemukan sistem pengelolaan dokumen yang tepat bagi perusahaan Anda. Sistem pengelolaan dokumen Alfresco hadir sebagai solusi terbaik. Anda dengan mudah dapat mengatur akses pengguna, mengubah, mengontrol jejak versi dan informasi terkait dokumen – dokumen tertentu. Di lain pihak, sistem ini juga memampukan setiap pengguna untuk mengakses, menemukan dengan cepat dan akurat, serta memahami garis besar dokumen – dokumen yang mereka cari. Tawaran khusus ini kini diberikan kepada Anda. Softbless Solutions, perusahaan nasional yang telah berpengalaman dalam penyediaan jasa solusi portal sumber terbuka, telah menyediakannya bagi perusahaan Anda, sehingga Anda tidak perlu repot ke luar negeri. Dengan basis klien yang luas dan pengalaman melayani perusahaan – perusahaan besar, Softbless Solutions telah dipercaya untuk menghadirkan solusi atas ragam tantangan pengelolaan dokumen yang dialami oleh berbagai macam perusahaan. Kini saatnya bagi Anda untuk mendapatkan solusi yang terbaik bagi perusahaan Anda dari penyedia yang terbaik di negeri ini yang berdedikasi kepada kesuksesan Anda.
By
, ,
Read More...
24 Mar

Produk | Softbless.com

Kami menyediakan jasa implementasi untuk solusi open source berikut ini :

Liferay - Enterprise Portal System

Liferay, merupakan Enterprise Portal yang telah mendapat posisi leader dalam Gartner's Magic Quadrant. Liferay merupakan solusi efektif untuk kolaborasi, komunikasi dan knowledge management dalam perusahaan. read more...

Alfresco - Enterprise Content Management

Alfresco merupakan ECM (Enterprise Content Management) berbasis Java, yang memiliki skalabilitas yang tinggi, flesikbel, dan memudahkan proses bisnis dalam perusahaan. read more...

Ephesoft - Document Capture System

Ephesoft merupakan solusi Document Capture dan Data Extraction berlisensi open source. Document Capture adalah sistem yang mencakup proses : scanning dan capture informasi secara otomatis dari kertas atau dari bentuk elektronik. read more...

Redmine - Project Management System

Redmine adalah project management system berlisensi open source, didesain untuk meningkatkan produktivitas dalam mengerjakan aktivitas proyek. read more...

Openstack - Private & Hybrid Cloud Operating System

Openstack adalah solusi Cloud Computing untuk Private dan Hybrid Cloud, sebagai alternatif untuk VMWare. read more...

Moodle - E-learning LMS

Moodle adalah solusi E-learning atau Learning Management System (LMS). read more...

Totara LMS - Corporate Learning Management System

Totara LMS adalah solusi E-Learning Management System (LMS) yang dikhususkan untuk penggunaan di perusahaan. read more...
By
, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,
Read More...
24 Mar

Solutions

Mulai dari perencanaan dan perancangan sistem termasuk instalasi dan konfigurasi, kami memberikan yang terbaik kepada customer kami dalam pemberian layanan. Kami memberikan service untuk solusi open source Enterprise Portal, ECM, CRM dan ECM bagi perusahaan Anda dalam bentuk :
  • Konsultasi, membantu Anda menentukan solusi open source yang tepat untuk bisnis Anda
  • Instalasi dan konfigurasi sistem Liferay, Alfresco, SugarCRM, Drupal
  • Kustomisasi Liferay, Alfresco, SugarCRM dan DRUPAL agar sesuai dengan kebutuhan anda
  • Modifikasi sistem open source yang sudah diimplementasikan di perusahaan
  • Integrasi Liferay, Alfresco dan SugarCRM dengan sistem lain dalam perusahaan
  • Support & maintenance sistem open source
Solusi yang tersedia : Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai layanan yang kami tawarkan, silahkan Klik di sini untuk menghubungi kami.
By
, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,
Read More...
23 Mar

Alfresco

Alfresco Indonesia Alfresco merupakan aplikasi Enterprise Content Management system berbasis web, yang diprakarsai oleh John Newton sejak tahun 2005, salah satu pendiri dari Documentum(aplikasi ECM komersial terbesar). Saat ini Alfresco sudah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan. Solusi ini mampu menangani penanganan dokumen berskala besar hingga jutaan, dan menjadi open source alternative untuk solusi sejenis yaitu : Laserfische, Filenet, Opentext, Documentum, Nuxeo, Oracle UCM, KnowledgeTree, Sharepoint.
Enterprise Content Management System(ECM) adalah suatu aplikasi untuk mengelola dan memfasilitasi kolaborasi pembuatan dokumen/content yang dimiliki suatu perusahaan. Content dan Dokumen di sini bisa berupa content (*.doc, *.xls, *.ppt), image, HTML, file XML, dan jenis dokumen lainnya. Di masa lalu, untuk memanfaatkan ECM memerlukan cost yang besar, akibatnya hanya perusahaan berskala besar yang bisa memanfaatkan ECM. Alfresco merupakan pendekatan baru dalam memanfaatkan ECM. Alfresco menawarkan suatu sistem ECM yang memiliki cost yang tidak terlalu besar untuk bisa dimanfaatkan oleh perusahaan dengan berbagai skala.

Fitur Alfresco

  • Document Repository : mengelola dokumen yang saat ini aktif digunakan oleh user.
  • Online Preview
  • Versioning : setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
  • Expired Document reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku
  • Watermark
  • Multiple File Upload
  • Drag and Drop Upload
  • Integrasi dengan Scanner
  • Search Engine : untuk pencarian berdasarkan kategori tertentu dan parameter lainnya, dan pencarian ke dalam isi dokumen tersebut
  • Diskusi/Komenter : dokumen tertentu bisa dijadikan suatu ajang diskusi antar user.
  • Security & Permission : Bisa mengatur siapa saja yang bisa mengakses dokumen dan space yang ada dalam Alfresco. Space merupakan istilah untuk Folder. Hak akses bisa berupa : read, edit, view, create, dll.
  • Mobile apps support untuk iOS dan Android
  • Audit Log : Track semua kegiatan user
  • Web Service: Integrasi dengan aplikasi lainnya melalui CMIS web service
  • Record management : mengelola dokumen yang sudah di-arsip.
  • Kategorisasi dokumen : Setiap dokumen yang ada bisa dikategorikan menjadi suatu jenis dokumen, yang akan memudahkan pengelolaan dokumen. Contohnya suatu dokumen bisa dikategorikan/diklasifikasikan sebagai : kontrak perjanjian, invoice, Curriculum Vitae, Minutes of Meeting (MOM), dsb.
  • Custom Metadata : memiliki beberapa metadata tergantung pada jenis dokumen yang dimiliki. Contoh Custom metadata : nomor dokumen, tanggal dokumen, status dokumen, dll
  • Collaboration Site : dokumen Sharing, Calendar, Discussion, blog, links, Datalist
  • Workflow/Kolaborasi : menyediakan fasilitas approval/review dokumen yang dilakukan beberapa user, mulai dari workflow yang sederhana sampai workflow rumit.
  • Check in & Check Out Document : Check in merupakan istilah dalam ECM pada saat seorang user ingin mengedit suatu dokumen, maka dia disebut melakukan check in, menyimpan dokumen tersebut dalam computer/laptop local user. Saat sebuah dokumen dalam kondisi check in oleh seorang user, user yang lain hanya bisa view dokumen tersebut, tidak bisa melakukan edit. Hal ini untuk menjaga konsistensi suatu dokumen. Dan jika seorang user sudah melakukan editing dokumen, maka dia akan melakukan check out dokumen tersebut. Setelah di-check out, suatu dokumen bisa dengan bebas di-edit oleh siapa pun yang memerlukannya.
  • Rules : Berbagai macam rules bisa diterapkan untuk dokumen, contohnya jika ada dokumen baru dalam space ini, maka kirim e-mail ke email address tertentu.
  • Integrasi dengan Ms Office/Open Office & Google Docs
  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory
Alfresco mencakup dua workflow yang telah dikonfigurasi, yakni: Adhoc Task (untuk menetapkan tugas kepada suatu rekan kerja) dan Review & Approve (untuk membuat review dan persetujuan konten).
 

Why Alfresco?

  • Robust web based document management system. Karena berbasis web, tidak diperlukan instalasi saat user ingin mengakses Alfresco.
  • Easy to use. Alfresco sangat user friendly yang mendorong user untuk lebih cepat beradaptasi dengan sistem Alfresco.
  • Dibangun oleh orang yang menemukan konsep document management. Salah satu pendiri Alfresco adalah John Newton, petinggi Dokumentum, aplikasi manajemen dokumen yang pertama ada di pasaran. John Newton memiliki banyak pengalaman dalam menangani proyek manajemen content untuk perusahaan berskala besar.
  • Open source, open standards. Alfresco berlisensi open yang artinya tidak harus membeli untuk mencobanya, dan suatu perusahaan tidak harus terikat dengan satu vendor pun, dan unlimited user.
  • Cost deployment yang lebih rendah. Lisensi open source yang dimiliki tidak memerlukan licensee fee.
  • Adaptable terhadap kebutuhan yang seringkali berubah. Seiring dengan waktu, requirement suatu perusahaan terhadap sistem manajemen content, seringkali berubah. Dengan lisensi open source, memungkinkan Alfresco untuk dikustomisasi siapapun di perusahaan untuk memenuhi kebutuhan terkini.
Kualitas yang dimiliki tercemin dari beberapa penghargaan yang didapatkan :
  • Gartner Magic Quadrant 2009-2017 for Enterprise Content Management, positioned in Challenger Quadrant
  • EContent 100 Awards
  • Audemars Piguet and European Tech Tour Association : the “Next Gem Award", penghargaan untuk perusahaan baru yang terbaik
  • Linux Magazine (2008), one of Top 20 Companies to Watch
  • Business Computing Magazine : Editor's Choice Award
  • InfoWorld Bossie Award : Best of Open Source in Enterprise Applications
Service yang kami berikan terkait :
  • Alfresco development
  • Alfresco consulting
  • Implementasi Alfresco
  • Custom Dashlet Development
  • Alfresco Customization
  • Integrasi dengan LDAP (OpenLDAP, Active Directory, Zimbra LDAP, etc)
  • Konfigurasi Single Sign On (SSO)
  • Custom Workflow dengan Activiti BPM
  • Training
  • Pelatihan
  • Alfresco Support dan Maintenance
  • Integrasi Alfresco dan Alfresco
  • Custom Theme Development
  • Enterprise Application Integration
  • Alfresco Performance Tuning
  • Upgrade
  • API Web Services dan CMIS
  • High Availability Configuration, Clustering dan Load Balancing
Softbless adalah perusahaan penyedia jasa implementasi Alfresco Indonesia mencakup : instalasi, konfigurasi, kustomisasi, training dan support, jadikan kami partner Anda dalam mengimplementasikan sistem ini. Silahkan menghubungi kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut, melalui Form Contact Us ini.
By
, ,
Read More...
By