Electronic Office

Kelola dan disposisi Surat Naskah Dinas dengan efektifringkasmudah

Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan surat Perusahaan/instansi secara manual tanpa sistem Electronic Office, diantaranya adalah :

• Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
• Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
• Alur penelusuran surat perusahaan/organisasi dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
• Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
• Pengecekan dan pendistribusian surat diproses secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama.
• Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena surat masih bersifat hardcopy. seperti : surat difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
• Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu surat.

Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu sistem yang termasuk kategori Electronic Office.

Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Electronic Office :

• Pengumuman
• Nota Dinas
• Memorandum
• Risalah Rapat
• Surat Undangan
• Surat Keputusan
• Surat Permohonan
• Surat Edaran
• Surat Perintah
• Surat Instruksi
• Surat Keterangan
• Surat yang diperoleh dari instansi luar
• Surat Kuasa

Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan sistem Electronic Office adalah :

• surat dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar surat mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
• Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
• Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur surat tidak terjadi.
• Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
• User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Electronic Office dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan surat perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
• Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
• Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
• Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
• Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
• Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu surat. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Electronic Office dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
• Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.

Electronic Office adalah kategori solusi dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan surat Perusahaan/Organisasi yang termasuk kategori Electronic Office yang berguna untuk pengelolaan surat Perusahaan/organisasi Anda.

Fungsionalitas yang dimiliki :

• Surat Keluar.
  • Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
  • Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
  • Penelusuran status workflow dalam surat keluar
  • Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait melalui Electronic Office.
• Surat Masuk :
  • Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
  • Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
  • Disposisi Surat masuk
• Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
• Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
• Penggabungan dengan Document Management System. Semua surat yang biasanya terdiri surat pendukung, surat, dan lampiran- lampiran akan tersimpan secara otomatis di DMS.
• Email :
  • Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau tugas disposisi baru dari bagian terkait.
  • Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani di Electronic Office.
• Barcode penomoran surat
• Watermark surat, untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau surat tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
• Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
• Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau surat penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
• Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan surat, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
• Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
• Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
• Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
• Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.

Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Electronic Office di Indonesia.