6 Nov

Disposisi Elektronik

Disposisi Elektronik
Disposisi Elektronik merupakan suatu sistem layanan aplikasi berbasis elektronik dengan konsep paperless yang berfungsi untuk membuat, mengatur, mengulas dan menyalurkan dokumen perusahaan secara mudah dan efisien. Dalam pengelolaannya dokumen perusahaan yang prosesnya masih manual, dibutuhkan dokumen cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran dokumen yang diperlukan. Karena proses manual, kegiatan tersebut mengakibatkan beberapa persoalan sehingga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja.

Manfaatkan Disposisi Elektronik untuk proses disposisi surat

Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan dokumen Perusahaan secara manual, diantaranya adalah :
  • Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
  • Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
  • Alur penelusuran dokumen perusahaan dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
  • Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
  • Pengecekan dan pendistribusian dokumen diproses secara manual, sehingga  membutuhkan waktu yang lama.
  • Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena dokumen masih bersifat hardcopy. seperti : Dokumen difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
  • Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu dokumen.
Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu Disposisi Elektronik.

Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Disposisi Elektronik :

  • Pengumuman
  • Nota Dinas
  • Memorandum
  • Risalah Rapat
  • Surat Undangan
  • Surat Keputusan
  • Surat Permohonan
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat yang diperoleh dari instansi luar
  • Surat Kuasa

Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan Disposisi Elektronik adalah :

  • Dokumen dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
  • Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
  • Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur  surat tidak terjadi.
  • Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
  • User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Disposisi Elektronik dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan dokumen perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
  • Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
  • Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
  • Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
  • Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
  • Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu dokumen. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Disposisi Elektronik dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
  • Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.
Disposisi Elektronik adalah solusi efisien dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan Dokumen Perusahaan dinamakan Disposisi Elektronik yang berguna untuk pengelolaan surat dan Dokumen Perusahaan Anda.

Disposisi Elektronik DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY

Alfresco dan Liferay masuk dalam Gartner Magic Quadrant,dan berada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting
Softbless membangun Disposisi Elektronik berdasarkan framework Liferay dan Alfresco. Liferay adalah solusi untuk portal, dan Alfresco solusi untuk Document Management System (DMS) yang bekerja dengan cara menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Liferay dan Alfresco tergabung dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis bersaing dengan IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fungsionalitas yang terdapat di Disposisi Elektronik :

  • Surat Keluar.
    • Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
    • Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
    • Penelusuran status workflow dalam surat keluar
    • Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait.
  • Surat Masuk :
    • Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
    • Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
    • Disposisi Surat masuk
  • Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
  • Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
  • Penggabungan dengan Document Management System. Semua dokumen yang biasanya terdiri dokumen pendukung, surat, dan lampiran- lampiran  akan tersimpan secara otomatis di DMS.
  • Email :
    • Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau  tugas disposisi baru dari bagian terkait.
    • Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani.
  • Barcode penomoran surat
  • Watermark dokumen,  untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau dokumen tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
  • Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
  • Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau dokumen penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
  • Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan dokumen, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
  • Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
  • Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
  • Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
  • Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.
Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Disposisi Elektronik di Indonesia.
Service kami meliputi implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training untuk aplikasi  Disposisi Elektronik. Jadikanlah kami bagian dari Anda dalam menemukan solusi Pengelolaan Dokumen Perusahaan Anda dengan  Disposisi Elektronik. Hubungi dan konsultasikan yang Anda butuhkan dan segera dapatkan informasi tentang solusi yang kami miliki.
By
, , ,
Read More...

31 Okt

Aplikasi Surat

Aplikasi Surat

Aplikasi Surat merupakan sistem Tata Naskah Dinas Elektronik untuk membuat, mengelola, mereview dan mendistribusikan arsip surat masuk surat keluar secara secara elektronis. Dalam mengelola arsip surat masuk dan surat keluar biasanya dilakukan secara manual yaitu dengan sirkulasi hardcopy atau lembaran-lembaran kertas untuk meminta persetujuan, pemeriksaan, disposisi, pencarian, perubahan dan sebagainya. Karena semua dilakukan secara manual, semua kegiatan itu menimbulkan berbagai macam permasalahan sehingga mengakibatkan produktivitas kerja yang tidak maksimal.

Aplikasi Surat untuk pengelolaan lebih ringkaspraktisterlindung

Beberapa permasalahan yang sering terjadi dalam aktivitas pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara manual, adalah sebagai berikut :
  • Kesulitan mencari tahu sampai di mana status review pembuatan surat keluar. Kita tidak bisa secara cepat mengetahui, posisi surat ini sudah disetujui oleh siapa saja.
  • Kesulitan untuk mengetahui history alur persetujuan/disposisi suatu surat.
  • Pemeriksaan dan pengiriman surat yang dilakukan secara manual, akan memakan waktu yang cukup banyak.
  • Karena memakai hardcopy, sulit mendapatkan persetujuan surat dari pejabat bersangkutan, contohnya jika pejabat sedang rapat di luar kantor.
  • Akses dan pencarian surat naskah dinas yang cukup menyita waktu, karena kita perlu datang ke lokasi arsip, mencari di beberapa lemari arsip, dan tumpukan-tumpukan kertas surat.
  • Kesulitan pejabat dalam menelusuri/tracking disposisi surat masuk
  • Tingginya cost karena adanya biaya untuk membeli kertas, karena masih memakai hardcopy. Contoh penyebab cost kertas yang tinggi : Foto kopi dokumen akan diberikan kepada setiap penerima tembusan. Banyaknya hardcopy juga akan menyita space ruangan, yang sebenarnya space tersebut bisa dipakai untuk aktivitas yang lebih berguna.

Kesulitan yang ada di atas, dapat teratasi dengan suatu sistem yang terintegrasi, yaitu sistem yang dapat mengatur surat masuk dan surat keluar.

Aplikasi Surat untuk Tata Naskah Dinas Elektronik

Beberapa jenis surat yang dihandle dalam aplikasi surat  :
  • Memo Internal atau Memorandum
  • Nota Dinas
  • Risalah Rapat
  • Surat Undangan
  • Surat untuk instansi luar
  • Surat Keputusan
  • Pengumuman
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat dari instansi lain
  • Surat-surat lainnya
Benefit yang didapatkan jika menggunakan Aplikasi Surat adalah :
  • Hanya dengan beberapa kali click, kita bisa dengan cepat mendapatkan info mengenai status persetujuan pembuatan surat.
  • Mudah untuk mengakses dan mencari tahu history persetujuan dan disposisi suatu surat. Sistem ini dapat diakses di mana saja, selama koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan sistem, sehingga dapat mengerjakan penugasan surat masuk dan surat keluar dimanapun kita berada.
  • User bisa menerima surat dengan cepat karena online, tidak perlu pengiriman manual.
  • Hemat biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman surat.
  • Pejabat bisa dengan mudah mengakses sistem ini, dan melakukan persetujuan/disposisi dari mana saja, tanpa harus standby di kantor.
  • Pejabat bisa dengan cepat melakukan tracking disposisi.
  • User bisa mencari surat dengan cepat memakai beberapa kata kunci dan parameter. Sistem dilengkapi dengan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan perihal surat, modul surat, keputusan surat, kategori surat dan status yang dimiliki surat, sehingga mempermudah dalam pencarian.
  • Simple dalam melakukan  disposisi surat yang diterima dari Instansi luar, karena sudah disediakan oleh sistem.
  • Pembuatan surat yang sesuai dengan format surat pada umumnya, sehingga tidak terjadi kesalahan format atau struktur  surat.
  • Siklus pekerjaan menjadi lebih efisien, karena pekerjaan yang terstruktur dan teratur.
  • Pengelolaan arsip persuratan secara elektronik sehingga tertata dengan baik.
Aplikasi Surat adalah solusi tepat pengelolaan surat menyurat untuk meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan kesuksesan pada Perusahaan Anda. Softbless memiliki solusi Aplikasi Surat bernama E-Office untuk pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik.

E-Office dibangun diatas

Liferay dan Alfresco

Liferay dan Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant, ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle, Laserfiche, dll
Book a meeting
Softbless mendevelop E-Office dengan framework Liferay dan Alfresco. Liferay merupakan solusi portal, dan Alfresco merupakan solusi Document Management System (DMS) untuk menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco merupakan solusi yang sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Keduanya merupakan head to head competitor untuk solusi sejenis dari IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fitur - fitur yang ada dalam E-Office:

  • Surat Keluar.
    • Pembuatan surat keluar : Memo Internal, Surat untuk Instansi Luar, Risalah Rapat, Nota Dinas, Surat Pengumuman, Surat Keputusan, dll
    • Persetujuan Surat Keluar yang bisa dilakukan beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit
    • Tracking status workflow pembuatan surat keluar
    • Mengirim Otomatis surat keluar yang sudah final disetujui, langsung secara online ke unit/pejabat penerima.
  • Surat Masuk :
    • Menerima surat masuk secara otomatis dari unit lain, tanpa perlu ada pengiriman surat secara manual. Saat suatu surat internal telah final disetujui, maka detik itu juga akan diterima sebagai surat masuk di pejabat/unit penerima.
    • Mendaftarkan Surat Masuk dari instansi/organisasi luar.
    • Disposisi Surat masuk
  • Pencarian, untuk mencari surat berdasarkan perihal, tanggal surat, status, dll.
  • Penomoran surat secara otomatis.
  • Integrasi dengan Document Management System (DMS). Seluruh dokumen termasuk surat, dokumen pendukung, attachment dan lampiran akan disimpan di Document Management System.
  • Email :
    • Notifikasi email jika mendapatkan task approval atau task disposisi baru.
    • Email reminder jika ada beberapa tugas/task yang belum dikerjakan.
  • Barcode nomor surat
  • Watermark dokumen,  untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download surat tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang.
  • Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti.
  • Fungsi Sekretaris. Sekretaris seorang pejabat, bisa melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat tersebut.
  • Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi menawarkan fungsi pergantian tugas jika pejabat tidak dapat menerima tugas dengan alasan tertentu, pembuatan klasifikasi dokumen, pembuatan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
  • Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
  • Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
  • Audit trail : history alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, disimpan secara rinci di dalam sistem, dan bisa dilihat oleh user yang berwenang.
  • Change Log. Setiap perubahan yang dilakukan user (perihal, isi surat, dll), disimpan di dalam sistem dan bisa diakses oleh user yang berhak.
Softbless memiliki pengalaman yang begitu kompeten menangani proses bisnis untuk menerapkan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar di Indonesia.
Kami menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk aplikasi surat Jadikan kami partner dalam implementasi aplikasi surat menggunakan E-Office. Silahkan hubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.
By
, , , , , ,
Read More...

31 Okt

Aplikasi Arsip

Aplikasi Arsip
Aplikasi Arsip adalah sistem untuk manajemen arsip elektronik secara lebih tersentralisasi, digital, sistematis, aman, dan terstruktur. Dengan menggunakan metode ini dapat mempermudah perusahaan untuk menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip secara efisien. Seiring dengan kemajuan zaman saat ini, teknologi digital sudah banyak dimanfaatkan oleh banyak perusahaan dari berbagai bidang. Salah satunya adalah dengan adanya Aplikasi Arsip.

Buat pengarsipan Anda menjadi lebih reliableterjagatepat guna

Walaupun teknologi digital sudah semakin berkembang, tetapi tidak banyak perusahaan yang melakukan penyimpanan arsip ke sistem arsip digital. Padahal banyak sekali kekurangan yang dihadapi oleh perusahaan saat mereka masih mengandalkan sistem berkas fisik.
Beberapa coba kami rangkum permasalahan yang sering ditemukan adalah :
  • Arsip fisik rentan untuk rusak, terutama jika terjadi adanya bencana alam, arsip fisik rentan robek, menguning, dan tingginya risiko kehilangan arsip yang mengakibatkan perusahaan kehilangan arsip sebagai aset penting mereka.
  • User sulit mendapatkan arsip yang dibutuhkan, baik arsip yang spesifik atau dokumen yang sudah dibuat dalam waktu yang lama.
  • User sulit menemukan arsip dengan deskripsi atau pun pencarian kedalam isi arsip, nomor arsip dari proyek tertentu.
  • User tidak bisa atau kesulitan mencari arsip yang terbaru, sesama karyawan lainnya tidak mengetahui siapa yang membuat perubahan terbaru pada arsip tersebut.
  • Tidak ada keseragaman antara user satu dengan user lainnya dalam penamaan arsip.
  • Space lemari arsip fisik dan kantor yang tidak memadai untuk melakukan penyimpanan arsip fisik secara terus menerus/berkala.
  • Tidak adanya security untuk arsip-arsip penting perusahaan/security pada arsip tidak dapat diatur secara fleksibel.
Problem yang disebutkan sebelumnya dapat diatasi dengan menggunakan Aplikasi Arsip, salah satu aplikasi yang sudah memiliki sistem integrasi yang baik.

Sistem terkait Aplikasi Arsip : E-Office untuk manajemen Surat Masuk Keluar Tata Naskah Dinas

E-Office mengelola Surat Masuk Surat Keluar untuk manajemen Tata Naskah Dinas Elektronik lebih efektif dan efisien
Read More

Manfaat dari Aplikasi Arsip :

  • Waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian arsip bisa sangat efisien, sehingga produktifitas karyawan bisa meningkat.
  • Semua arsip perusahaan dapat tersusun rapi dengan security permission masing masing setiap divisi.
  • Mengurangi tercecer dan tercampur arsip dengan divisi lain.
  • Paperless, sehingga perusahaan dapat mengurangi budget pembelian kertas.
  • Mudahnya sharing arsip antar rekan kerja.
  • Dapat mengakses Aplikasi Arsip Digital ditempat yang user inginkan.
  • Dapat mengetahui dengan mudah mana arsip yang terupdate.
  • Dapat dengan mudah mengetahui atau melihat bahwa arsip tersebut mengalami perubahan dan mengetahui hari apa, jam berapa dan siapa yang telah melakukan perubahan pada arsip tersebut.
  • Memiliki fitur pencarian yang dapat mencari kedalam isi arsip.
  • Mempunyai fungsionalitas workflow untuk memudahkan karyawan berkerjasama melakukan penyusunan dokumen.
Alfresco adalah Aplikasi Arsip yang sudah di implementasikan lebih dari lima ribu perusahaan/organisasi secara worldwide, dan sudah berdiri sejak tahun 2011.

Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ

Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting

Di bawah ini adalah fungsionalitas yang ada pada Alfresco :

  • Dapat terintegrasi dengan mesin scanner.
  • Multiple file upload. Bisa upload arsip atau folder kedalam Alfresco.
  • Search functionality. Salah satu fungsionalitas untuk melakukan pencarian arsip hingga kedalam isi arsip tersebut (indexing), atau melakukan pencarian berdasarkan metadata yang sudah dibuat sebelumnya.
  • User friendly. Alfresco dibuat seperti windows Explorer, kelebihannya membuat user dengan mudah mempelajarinya.
  • Drag and Drop Upload. User bisa dengan mudah upload arsip secara bersamaan degan cara drag and drop.
  • Native Mobile Application, bisa di unduh di app store dan playstore, dan semua aplikasi default bisa dilihat di mobile application tersebut.
  • Tagging & Category
  • Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
  • Online Preview. Alfresco bisa melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa di download terlebih dahulu.
  • Centralized Document Repository : Penyimpanan semua arsip pada Perusahaan bisa tersentralisasi.
  • Check in & Check Out. Setiap arsip yang sedang diedit oleh salah satu user bisa dikunci terlebih dahulu, jadi user yang lain hanya bisa membaca saja.
  • Workflow Engine. Berguna jika ingin melakukan review, approval dan revisi arsip secara online. Dan Kami juga menyediakan custom workflow sesuai dengan kebutuhan atau proses bisnis pada perusahaan calon client.
  • Integrasi dengan Active Directory, LDAP, Google Docs dan juga Ms Office.
  • Versioning. Untuk penamaan arsip versi baru secara otomatis, dan user akan dengan mudah mentracking versi arsip terbaru secara otomatis.
  • Link (relasi) antar arsip. Fitur ini berguna untuk membuat keterikatan antar arsip satu dengan arsip pendukung lainnya, misalnya arsip invoice dibuat relasi dengan arsip PO, BAST dan arsip lainnya yang memiliki keterikatan sesama arsip tersebut.
  • Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih.
  • Pengaturan Role, Permission & Security
  • Audit Trail. Ini untuk melihat semua aktivitas user pada saat login, logout, edit, view, add dan delete. Jadi semua aktifitas user dapat terlihat.
  • Expired Document reminder. Plugin ini berguna sebagai reminder atau pengingat arsip yang memiliki jangka waktu. Email notifikasi pengingat akan dikirimkan melalui email dan bisa dilihat pada dashlet.
  • Penambahan watermark pada saat user akan download atau pada saat upload arsip, jadi setiap arsip yang di download atau di print akan kelihatan siapa yang mendownload, tanggal berapa dan bulan apa arsip tersebut di download.
  • Fitur Comment. Fitur ini digunakan jika sesama user ingin berdiskusi perihal arsip tersebut.
Softbless sudah memiliki banyak pengalaman yang begitu kompeten untuk proses bisnis, tak hanya itu, kami juga mampu mengganti sistem manajemen, implementasi serta development Aplikasi Arsip di Indonesia dengan aplikasi Alfresco.
Kami memberikan pelayanan untuk implementasi, kustomisasi, instalasi, dukungan, dan training jika perusahaan Anda ingin menggunakan Alfresco. Maka, jadikanlah Softbless sebagai partner bisnis yang mampu mengimplementasikan Aplikasi Arsip di instansi Anda.
By
,
Read More...

9 Feb

Setting Online Preview Alfresco

Setting Online Preview Alfresco agar tidak memiliki batasan size dokumen yang bisa online preview (unlimited size). Tapi memakai setting unlimited size bisa menambah beban server.
 
Pada alfresco-global.properties yang terdapat pada directory "Tomcat\shared\classes\alfresco-global.properties" Tambahkan script berikut ini :
 
## transfrom ##
content.transformer.default.timeoutMs=-1
content.transformer.PdfBox.TextToPdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.Pdf2swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.Text.Pdf2swf.maxSourceSizeKBytes=-1
 
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.txt.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
 
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.doc.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.docx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.docm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.dotx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.dotm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.ppt.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.pptx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.pptm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.ppsx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.ppsm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.potx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.potm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.ppam.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.sldx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.sldm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.vsd.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xls.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xlsx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xltx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xlsm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xltm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xlam.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xlsb.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1
 
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.txt.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.doc.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.docx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.docm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.dotx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.dotm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.ppt.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.pptx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.pptm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.ppsx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.ppsm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.potx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.potm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.ppam.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.sldx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.sldm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.vsd.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xls.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xlsx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xltx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xlsm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xltm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xlam.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xlsb.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.PdfBox.mimeTypeLimits.xlsb.txt.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.OpenOffice.PdfBox.mimeTypeLimits.potm.txt.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.doc.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.docx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.doc.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.docx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.ppt.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.pptx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.ppt.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.pptx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.xls.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.xlsx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.xls.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.xlsx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1
 
By
,
Read More...

9 Feb

Install Liferay sebagai service di windows

Install Liferay sebagai Service di windows:
 
  1. copy file service.bat,tomcat7.exe,tomcat7w.exe ke {tomcat_dir}/bin liferay
  2. jalankan cmd dan pindah ke directory {tomcat_dir}/bin liferay
  3. jalankan script berikut:
 
service install Liferay
tomcat5w //ES//Liferay
 
pada java gui tambahkan berikut ini :
pada java class path : 
 
C:\Program Files\Java\jdk1.7.0_71\jre\bin\server\jvm.dll
 
pada java option tambahkan ini (sesuaikan valuenya sesuai dengan spesifikasi server Anda):
 
-XX:MaxPermSize=512m
-Dfile.encoding=UTF8
-Duser.timezone=GMT
-Djava.security.auth.login.config="%CATALINA_HOME%/conf/jaas.config" 
-Dorg.apache.catalina.loader.WebappClassLoader.ENABLE_CLEAR_REFERENCES=false
 
 
 
note:
untuk file service.bat,tomcat7.exe,tomcat7w.exe bisa didapat dari apache tomcat 7 :
download file nya disini: https://tomcat.apache.org/download-70.cgi
By
, ,
Read More...

9 Feb

Konfigurasi Alfresco sebagai Repositori Dokumen Eksternal Liferay

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menggunakan Alfresco sebagai Repositori Dokumen Eksternal Liferay
 
Install Alfresco
 
lalu buka URL : http://192.168.1.58:8421/alfresco/
 
dan copy link dari "CMIS 1.1 AtomPub Service Document", screenshot :
 
 
Prerequiste :
username dan password untuk Alfresco dan Liferay harus sama, kita bisa mencapainya menggunakan LDAP
 
pada properti portal liferay (portal-ext.properties) menambahkan properti ini:
 
company.security.auth.type=screenName
dl.store.impl=com.liferay.portlet.documentlibrary.store.CMISStore
 
#Alfresco & Liferay Username
dl.store.cmis.credentials.username=admin
 
#Alfresco & Liferay Password
dl.store.cmis.credentials.password=AdminPasswordValue
dl.store.cmis.repository.url=http://192.168.1.54:8421/alfresco/api/-default-/public/cmis/versions/1.1/atom
 
Note :
http://192.168.1.58:8421 : adalah URL Alfresco
Restart LIferay setelah mengganti properties, lalu masuk ke:
Admin > Site Administration > Content
 
 
lakukan konfigurasi ini :
Content > Documents and Media > klik tombol panah di samping ikon "Beranda" > Add repository
 
 
then fill in the form :
  • Name : Alfresco
  • Repository type : CMIS Repository (AtomPub)
  • AtomPub URL : http://192.168.1.58:8421/alfresco/api/-default-/public/cmis/versions/1.1/atom
  • permissions : Viewable by owner

 

screenshot :

By
, , , , ,
Read More...

25 Nov

Training Drupal Jakarta Indonesia

Training Drupal Jakarta, Indonesia for building Web Portal

 
Drupal adalah Salah satu solusi dari Content Management System (CMS) yang digunakan untuk membangun untuk Portal Web dan aplikasi Enterprise. Drupal sendiri tidak hanya berupa content, tetapi kita dengan mudah mengelola seluruh isi dari website tersebut dengan mudah dan cepat. Dengan menggunakan CMS anda akan dengan mudah melakukan maintenance pada website anda. 
 
Softbless mengadakan workshop, training dan pelatihan Drupal Jakarta, Indonesia untuk membangun web portal dan enterprise application
 
Fitur Drupal terdiri dari : 
  • Manajemen Situs Web
  • Konten Multimedia
  • fungsi pencarian
  • Statistik Web
  • Fitur Caching dan throttling untuk meningkatkan performa.
  • RSS Feed and Feed Aggregator.
  • Terintegrasi dengan Forum, Polling dan Komen.
  • Notifikasi untuk webmaster
  • Multi situs hanya dengan satu instalasi
  • Multi bahasa, sudah mendukung Bahasa Indonesia

 

Silabus

 
Instalasi Drupal :
  • Instalasi Drupal di Windows
  • Instalasi Drupal di Linux
  • SSL
 
Konfigurasi Drupal secara Umum :
  • Dashboard
  • User Profile
  • User & Group
  • Roles & Permissions
 
Content Management :
  • Create page
  • Create Main Menu
  • Enable/Disable Modules
  • Enable Blog Module
  • Add Image field
  • Add new field
  • Create a Blog with Image
  • Control Size Image
  • Setting Thumbnail Blog
  • Create more Content Types
  • Create a Page View
  • Create a Block View
  • Setting Comments
 
Kustomisi Theme Drupal :
  • Drupal Theme
  • Konfigurasi Plugin Theme
  • Instalasi Theme
  • Mengubah theme
 
System Administrasi :
  • Backup System & Database
  • Restore System & Database
  • Backup & Restore Activity
  • Install Plugin
  • Log maintenance
 

Tujuan Workshop Drupal Jakarta Indonesia 

  • Peserta Training mampu membuat Content Management System dengan menggunakan Drupal
  • Peserta percaya diri menggunakan Drupal dan fitur utamanya
  • Peserta Training dapat mengubah theme Drupal
 

Target peserta

  • Web Master
  • Web Administrator
  • Web Developer
  • Web Designer
  • Startup Entrepreneur
  • Umum
 

Prasyarat 

Mengetahui fungsi dasar komputer, web dan internet. Tidak perlu diperlukan skill IT spesifik untuk mengikuti training ini.
 

Jadwal

 
Jadwal Training Drupal Jakarta, Indonesia akan diadakan pada pukul 09.00-17.00 pada tanggal-tanggal berikut :
  • 09-10 Januari 2017
  • 06-07 Maret 2017
  • 08-09 Mei 2017
  • 03-04 Juli 2017
  • 04-05 September 2017
  • 06-07 November 2017
 

Lokasi

Training akan diadakan di kantor PT Softbless Solutions, Komp Perkantoran Mitra Matraman Blok A2 no 11, Jl Matraman Raya no 148, Jakarta Timur, Indonesia.
 

Fasilitas

Peserta akan mendapatkan modul, snack, makan siang, dan sertifikat yang dikeluarkan Softbless.
 

Biaya training

Biaya sebesar Rp 4.500.000.(Sudah termasuk PPN 10% pembayaran paling lambat h-5). Early bird sebesar Rp 4.000.000 (pembayaran paling lambat H-10)
 

Kapasitas

Peserta terbatas maksimum hanya 10 orang.
 

Cara Pendaftaran

 

Untuk mendaftar :
  • Isi formulir di : Drupal Training Registration Form
  • Tranfer uang pendaftaran ke : BCA, no rek : 3428777877, a/n PT Softbless Solutions
  • Pembatalan oleh peserta akan mendapatkan potongan :
    • 100%, jika pembatalan diinformasikan > 5 hari kalender sebelum pelaksanaan training
    • 50%, jika pembatalan diinformaskan <= 5 hari kalender sebelum pelaksanaan training
 

Contact Person

Untuk informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi :
  • Fitria Evy Purnawati, email : fitria@softbless.com, mobile/WA : +62-812-8700-0214 telp: (021)85918058-59 
 

Remarks

  1. Peserta wajib membawa laptop sendiri dengan konektivitas wireless. Softbless tidak menyediakan PC untuk peserta training.
  2. Sebelum training laptop perlu diinstal : VirtualBox.
By
Read More...

06 November 2019   By    Alfresco, Enterprise Portal, Liferay, Portal Intranet