File Management System merupakan aplikasi yang menjadi solusi atas permasalahan pengelolaan file, baik dalam bentuk digital maupun hardcopy. File management system mendistribusikan dokumen secara aman dan tersentralisasi. File tersebut dapat berupa dokumen, spreadsheet, media gambar, audio maupun video.
Dalam era saat ini, transformasi dari bentuk fisik ke digital sangatlah critical khususnya untuk manajemen file pada perusahaan. Disamping itu, perusahaan juga memerlukan sistem yang dapat dengan efisien mengelola seluruh aspek pada file dengan melibatkan kolaborasi antar karyawan secara cepat dan mudah digunakan. Tentu saja File Management System dapat menjadi solusi tepat bagi kebutuhan perusahaan.
Kelola File Anda lebih PraktisTerstrukturSederhana
Kesulitan pengelolaan dokumen yang sering ditemui :
Tempat penyimpanan file yang tidak terorganisir sehingga membutuhkan waktu dan effort yang lebih jika ingin mencari file spesifik
Kurangnya keamanan pada penyimpanan file fisik sehingga rawan dicuri, kebocoran data dan file yang rusak
Sulitnya untuk melakukan proses review pada suatu file karena distribusi file terhadap masing - masing reviewer sering kali terhambat seperti reviewer sulit dijangkau dan tidak adanya reminder atau notifikasi jika ada file yang perlu dilakukan review
Ruang area yang tersedia tidak lagi dapat menampung file fisik seiring dengan berkembangnya waktu dan volume
Metode tradisional atau manual belum bisa diandalkan mengingat cost dan waktu yang dibutuhkan cukup tinggi
Sulitnya membatasi hak akses suatu file terhadap pihak yang berwewenang
Sulitnya men-tracking aktivitas pengguna pada file tertentu
Implementasi File Management System dapat menjawab permasalahan diatas bahkan menawarkan solusi lebih bagi perusahaan/organisasi anda.
Siapa yang Dapat Menggunakan File Management System?
Perusahaan. Perusahaan benar-benar perlu menyimpan file atau dokumen secara efisien. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dalam proses bisnis. Karyawan dapat mengakses informasi dengan lebih cepat, mudah dan dimana saja.
Pemerintahan. Implementasi File Management System pada pemerintahan sangatlah penting. Mengingat intensitas dokumen penting yang ada sangatlah banyak sehingga membutuhkan sistem yang mampu mengelola dokumen tersebut dengan aman.
Organisasi. Penggunaan sistem manajemen dokumen dapat mengurangi biaya penggunaan dan pemeliharaan dokumen. Hal ini dapat membuat organisasi lebih efisien dalam mengelola pengeluarannya, dan dapat menggunakan biaya tersebut untuk tujuan lain. Sebuah organisasi tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen konvensional seperti kertas, lemari, ruang dan sebagainya.
Instansi. Sistem dokumen manajemen juga sangat penting digunakan oleh instansi. Baik instansi swasta maupun pemerintah. Hal ini dikarenakan begitu banyak fasilitas yang ditawarkan oleh sistem ini. Manajemen dokumen dapat memantau histori perubahan yang terjadi pada suatu dokumen setiap saat. Sistem ini juga mampu mengorganisasikan dokumen secara berkelompok sehingga memungkinkan dokumen-dokumen tersebut terdistribusi dengan tepat sasaran. Hal-hal seperti itu dapat mempermudah tugas suatu instansi.
Centralized Document Repository. Menyimpan file atau dokumen dengan tersentralisasi pada cloud ataupun server sendiri.
Terintegrasi dengan Scanner. Pengguna dapat mengupload langsung hasil document yang sudah di-scan.
Online Preview. File Management System dapat melihat isi dari suatu file tanpa harus mendownload terlebih dahulu
Watermark Document. Menambahkan watermark pada suatu dokumen
Relasi Antar Document. Dengan fitur ini, pengguna dapat mengetahui document mana saja yang berhubungan satu sama lain .
Document lock.Fitur ini berguna agar pengguna lain tidak dapat mengedit dokumen dan akan kembali dibuka jika telah mengupload versi terbaru dari dokumen yang sudah di-edit
Versioning. Melihat history versi dari suatu file dan dapat mengembalikan (revert) pada versi lama
Kategori. Mengelompokan file untuk memudahkan pencarian
Document Remider Alert. Alert berupa notifikasi email dan dalam dashlet dengan bentuk tabel kepada pihak wewenang jika terdapat document yang sudah expired
Kolaborasi. Pengguna dapat memberikan komentar terhadap suatu file atau dokumen
Otomasi. Fitur ini melakukan aksi tertentu jika kondisi tertentu terjadi terhadap dokumen secara otomatis.
Workflow. Fitur Workflow pada File Management System melakukan proses review terhadap suatu file. Reviewer dapat ditentukan oleh initiator dan dapat melakukan approve, reject dan revise dokumen
Fitur Pencarian. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter tertentu (metadata), atau full text searching (mencari isi dokumen).
Pengaturan Hak Akses & Security. Kita dapat membatasi siapa saja yang berwewenang terhadap suatu folder atau file secara fleksibel
Audit Trail. Menyimpan informasi aktivitas user dari login, logout, lihat, tambah, edit, dan hapus dokumen untuk memudahkan tracking
Integrasi dengan aplikasi lain melalui API Service
Softbless telah dipercaya dalam Menangani Permasalahan pengelolaan file dengan implementasi Alfresco sebagai File Management System di Indonesia.
Softbless memiliki pengalaman, knowledge dan skill yang dibutuhkan dalam implementasi dan pengembangan File Management System di Indonesia, menggunakan Alfresco. Jasa yang Ditawarkan Softbless terkait penggunaan Alfresco adalah:
Jasa development untuk requirement spesifik perusahaan/organisasi Anda
Konsultasi best practice dalam penggunaan solusi ini.
Support yang reliable sehingga perusahaan bisa nyaman menggunakan solusi ini
Pelatihan untuk End User dan Administrator
Silahkan hubungi kami untuk berkonsultasi dan mendapatkan informasi terkait dengan Alfresco File Management System.
Alfresco Maintenance Indonesia adalah layanan maintenance Alfresco untuk memperbaiki bug, menambahkan fitur dan melakukan system checkup. Sama seperti kendaraan, Alfresco memerlukan maintenance rutin agar dapat berjalan dengan baik dan meinimalisir issue yang akan terjadi seperti memory penuh, performance yang lambat yang akan menghambat produktivitas bahkan mengakibatkan masalah dengan cost yang lebih besar.
Serahkan Alfresco dengan Softbless agar lebih OptimalTangkasTerjaga
Berikut merupakan permasalahan yang terjadi akibat tidak melakukan maintenance pada Alfresco :
Tidak adanya monitoring terhadap ukuran storage database, konten sehingga sulit untuk memperhitungkan kapan memerlukan upgrade
Sulit untuk tracking penyebab issue dan akses lambat pada alfresco
Terdapat fitur yang tidak berjalan dan sulit untuk diperbaiki karena tim internal belum memahami Alfresco
Alfresco rentan mengalami downtime yang mengakibatkan produktivitas terhambat
Tidak adanya backup secara rutin atau proses backup seringkali gagal
Membutuhkan waktu dan cost yang lama untuk memperbaiki issue atau membuat custom development
Tidak adanya transfer knowledge atau training yang diberikan untuk memahami alfresco kepada tim internal
Softbless merupakan salah satu layanan Alfresco Maintenance Indonesia yang memiliki kompetensi dan pengalaman selama bertahun - tahun. Perusahaan dapat mengandalkan Softbless untuk melakukan maintenance Alfresco karena memiliki dokumentasi lengkap dan menggunakan metode best-practice.
Softbless sebagai Alfresco Maintenance Indonesia menawarkan jasa System Checkup, Custom Development, Bug Fixing, Training dan Support secara profesional dengan metode best-practice implementation serta dokumentasi lengkap
Kami sadar bahwa Alfresco sudah menjadi bagian penting dari Perusahaan Anda agar produktivitas meningkat. Oleh karenanya, Softbless sebagai Alfresco Maintenance di Indonesia menawarkan jasa maintenance, implementasi, konfigurasi dan konsultasi di perusahaan Anda secara profesional dan kompeten untuk menjaga produktivitas perusahaan tetap berjalan lancar.
Alfresco Developer Indonesia adalah layanan support oleh Alfresco Expert di Indonesia untuk membantu menyelesaikan bug atau development task. Layanan support Alfresco terbagi menjadi 2 yaitu Alfresco Enterprise Support dan Non Enterprise Support. Alfresco Enterprise Support adalah support yang berasal dari official Alfresco sendiri, sedangkan Non Enterprise merupakan support yang didapat dari pihak ketiga yang memiliki kompetensi dan keahlian di bidang Alfresco. Keduanya memiliki keuntungan dan kelebihan masing - masing, hanya saja perbedaan yang signifikan tentu adalah harga yang ditawarkan. Alfresco Enterprise Support memiliki harga yang lebih mahal dari Non Enterprise Support.
Salah satu Non Enterprise Alfresco Support atau Alfresco Developer Indonesia adalah Softbless yang telah memiliki keahlian dan kompetensi mengimplementasikan Alfresco di banyak perusahaan di Indonesia.
Softbless sebagai penyedia support Alfresco dengan ProfesionalTerpercayaBest Practice Implementation
Berikut merupakan permasalahan yang sering ditemui sehingga membutuhkan support Alfresco Developer Indonesia :
Tim Internal perusahaan yang perlu mempelajari dari awal untuk membuat custom development atau memperbaiki bug di Alfresco yang tentunya membutuhkan waktu yang lama
Memiliki tenaga developer yang terbatas dan kurang memahami alfresco
Konsultasi terkait bisnis proses tidak cepat terfasilitasi
Tidak optimalnya freelancer yang sudah di hired karena perbedaan jam, masalah komunikasi dan sebagainya
Tidak adanya transfer knowledge atau training yang diberikan untuk memahami alfresco kepada tim internal
Jasa Support Official Alfresco yang melampaui budget perusahaan
Softbless hadir untuk mejawab permasalahan terkait Support Alfresco di Perusahaan Anda dengan menawarkan Service yang profesional, kompeten dan harga yang reasonable.
Keuntungan menggunakan layanan Alfresco Developer Indonesia dari Softbless :
Telah memiliki kompetensi Alfresco dengan memiliki banyak satisfied client di Indonesia
Menggunakan metode best practice dalam implementasi custom development di Alfresco
Dapat mengerjakan task secara onsite maupun remote dengan jam kera 8x5 per minggu
Menyediakan fasilitas training bagi end-user dan Administrator mengenai Fitur Alfresco dan custom development
Memfasilitasi konsultasi bisnis anda sebelum implementasi ke Alfresco
Memiliki dokumentasi yang lengkap dan terstruktur
Pay Less & Get More. Dengan lisensi open source dapatkan kepemilikan source code secara penuh.
Softbless telah berpengalaman dan kompeten sebagai Alfresco Developer Indonesia selama bertahun - tahun dan telah memiliki satisfied client dari berbagai industri
Alfresco memiliki fitur - fitur yang berguna untuk meningkatkan produktivitas di perusahaan Anda. Untuk melihat fitur lengkap nya dapat mengakses ke halaman Alfresco Indonesia.
Softbless sebagai Alfresco Developer Indonesia profesional dengan jasa implementasi, konsultasi, custom development yang telah memiliki banyak client di Indnesia
Jadikan kami untuk membantu menjawab permasalahan anda terkait Alfresco di perusahaan Anda.
Document Reminder adalah pengingat terhadap dokumen yang membutuhkan perhatian atau aksi pada masa berlaku tertentu. Di era digital saat ini, tingkat kesibukan yang semakin meningkat sering kali membuat pengguna melupakan follow-up sesuatu yang memiliki jatuh tempo atau expired. Document Reminder dapat membantu memastikan pengguna agar melakukan follow-up dokumen dengan terukur, cepat dan efisien dalam bentuk berupa notifikasi email dan list dokumen pada halaman web atau dashlet.
Perusahaan mengharapkan proses follow-up dokumen dengan cepat, efisien dan terukur. Dengan Document Reminder, perusahaan dapat membuat reminder kepada seseorang atau divisi yang bertanggung jawab terhadap suatu dokumen secara berkala berdasarkan tanggal expired.
Berikut merupakan permasalahaan yang biasanya terjadi terkait dokumen yang expired:
Pengguna seringkali lupa pada dokumen yang ingin expired karena tidak adanya pengingat secara berkala
Sulitnya melakukan pencarian terhadap dokumen yang spesifik seperti dokumen pada periode tertentu, nama, isi konten dan lainnya
Untuk melakukan tracking terkait progress follow-up dokumen pada user atau grup yang bertanggung jawab membutuhkan waktu dan effort lebih karena tidak adanya informasi atau history versi dokumen
Dokumen masih menggunakan file fisik sehingga rawan terjadi kerusakan, kehilangan dan kebocoran dokumen
Kurangnya koordinasi dan kolaborasi antar pengguna sehingga dapat menghambat proses follow-updokumen
Proses follow-updokumen yang seringkali tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
Reminder atau pengingat yang sudah ada tidak terintegrasi dengan aplikasi manajemen dokumen.
Document Reminder merupakan jawaban dari permasalahan diatas. Bahkan jika menggunakan Document Reminder yang terintegrasi dengan aplikasi Document Management System dapat menawarkan solusi lebih dari sekedar permasalahan tersebut.
Berikut merupakan manfaat menggunakan Document Reminder
Pengguna seolah - olah memiliki asisten yang dengan sigap menyampaikan informasi secara berkala pada dokumen yang membutuhkan follow-up
Pengguna dapat mencari dokumen berdasarkan kata pencarian dan parameter dengan cepat. Parameter pencarian dapat berupa informasi tambahan yang ada pada dokumen atau lebih dikenal dengan metadata seperti tanggal dokumen, jenis dokumen, status dokumen dll.
Melihat progress follow-up dari dokumen dan dapat menyimpan history versi dokumen untuk mempermudah tracking
Dapat mengelola dokumen dan proses follow-up di satu tempat yang sama dan disimpan dalam bentuk digital sehingga tidak membutuhkan resource dan mengurangi resiko dokumen hilang atau rusak jika menggunakan dokumen fisik
Mengatur tanggal periode valid dokumen dan PIC dengan fleksibel dan aman
Reminder berupa email yang dapat menjangkau perhatian pengguna di waktu dan tempat mana saja
Hemat biaya dan meningkatkan produktivitas serta kolaborasi antar pengguna atau karyawan
Alfresco adalah salah satu aplikasi Document Management System yang memiliki Document Reminder sehingga sangat dapat diandalkan untuk meningkatkan proses manajemen dokumen di perusahaan Anda
Alfresco telah terdaftar sebagai Leader dalam Forrester Wave dan Gartner Magic Quadrant.
Banyak perusahaan dari seluruh dunia yang telah mengimplementasi Alfresco seperti Nasa, Cisco dan sebagainya
Alfresco sebagai Document Reminder memiliki fitur - fitur berikut :
Expired Document Reminder : Mengatur tanggal expired, person in charge dan status dokumen. Reminder dapat berupa notifikasi email atau dalam bentuk dashlet.
Versioning :Menyimpan dan menampilkan setiap versi dokumen yang berguna untuk tracking suatu dokumen
Advance Search Functionality : Alfresco mempunyai fitur searching yang dapat mencari title, isi konten, dan metadata berdasar kata pencarian atau parameter tertentu.
Role & Security Permission :Mengatur hak akses pada dokumen dan folder secara fleksibel sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda
User Friendly :User Interface Alfresco yang mirip seperti Windows Explorer pada Windows atau Finder pada Mac yang familiar oleh user
Workflow Engine : dapat membuat task approval dengan aksi approve, reject dan revise pada dokumen.
Integrasi LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs Serta aplikasi lain melalui CMIS Web Service
Check in & Check out: Mengunci dokumen pada saat melakukan editing untuk mencegah user lain melakukan perubahan pada dokumen yang sama
Link antar Dokumen : Dapat menyimpan informasi dokumen lain yang saling berkaitan satu sama lain, seperti dokumen Purchase Order dengan Invoice. Dengan adanya fitur ini user dengan mudah menelusuri atau mengetahui keterkaitan antar dokumen
Online Preview : Melihat isi dokumen pada halaman web sehingga user dapat mengakses dari mana saja dan kapan saja
Automasi (Rules): Untuk melakukan aksi tertentu berdasar kriteria yang terpilih secara otomatis
Multiple File Upload with Drag & Drop : Mengupload dokumen sekaligus dengan mudah hanya dengan drag & drop ke Alfresco
Centralized Document Repository: Menyimpan dan mengelola dokumen dengan tersentralisasi
Softbless, telah memiliki banyak client dengan pelayanan melakukan konsultasi proses bisnis, implementasi, konfigurasi, custom development Document Reminder menggunakan Alfresco di Indonesia
Kami sangat antusias menjadi partner Anda dalam implementasi Alfresco sebagai solusi proses bisnis dan berbagai permasalahan terkait dokumen di perusahaan Anda.
Tanda Tangan Digital (electronic signature) adalah salah satu bentuk transformasi digital dari tangan tangan biasa yang masih memiliki fungsi dan tujuan sama yaitu untuk menjaga dan memvalidasi keaslian dari suatu dokumen dan identitas pembuatnya. Bentuk transformasi ini menjawab permasalahan yang pada saat kita melakukan tanda tangan biasa dan juga sebagai solusi dari masalah kebocoran data di era digital saat ini.
Perusahaan/organisasi di saat ini memerlukan metode kerja yang ѕеrbа dіgіtаl. Sереrtі mееtіng vіrtuаl, bеkеrjа dі rumаh, bаhkаn dаlаm реngеѕаhаn ѕuаtu dоkumеn. Tаndа tаngаn vіа dіgіtаl memfasilitasi kecepatan kerja yang lebih efisien, terkait penyelesaian dokumen-dokumen penting.
Sama seperti tanda tangan biasa, tanda tangan digital memiliki ciri unik pada setiap penanda tangan atau pemilik dokumen, dan dapat menyimpan tanggal/waktu approval, nama pemilik dokumen hingga batas waktu validalitas tanda tangan . Ciri unik tersebut memanfaatkan algoritma matematika sebagai kunci dari dokumen yang sudah terenrkipsi.
Buat dokumen anda menjadi lebih amanautentikterpercaya
Berikut merupakan permasalahan yang sering terjadi ketika kita masih menggunakan tanda tangan biasa atau tanda tangan basah :
Rawan terhadap peniruan dan pemalsuan dokumen.
Memerlukan dokumen fisik sehingga rawan terjadi masalah seperti dokumen rusak, penyimpanan dokumen penuh dan sebagainya.
Tidak ada mekanisme yang menjamin bahwa isi dokumen tidak dimanipulasi.
Membutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk memberikan tanda tangan dengan jumlah dokumen banyak.
Perlunya pertemuan fisik bagi pihak terkait sehingga memakan banyak waktu dan effort serta cost yang lebih.
Kesulitan dalam mencari dan melakukan tracking terhadap suatu dokumen
Sulit menjaga kerahasiaan dokumen karena dokumen dikirim melalu perantara jika tidak memakai tanda tangan elektronik
Permasalahan tersebut dapat dengan mudah teratasi oleh penggunaan Tanda Tangan Digital (Electronic Signature).
Manfaat Tanda Tangan Digital :
Menjamin keaslian dokumen. Mengurangi resiko pemalsuan dan manipulasi isi dokumen.
Tanda tangan elektronik menghemat waktu, penggunaan kertas, biaya pengiriman dan biaya penyimpanan secara signifikan.
Dapat melakukan approval atau penandatanganan dokumen dengan jumlah banyak secara efisien.
Mengerjakan Approval dan penandatanganan secara lebih praktis, dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
Pihak terkait dokumen dapat melakukan penandatanganan dengan aman karena dikirim tanpa melalui perantara.
Menjaga іntеgrіtаs suatu dokumen. Dоkumеn уаng ѕudаh dilengkapi tаndа tаngаn dіgіtаl, bisa dengan mudah diketahui jika dokumen tersebut sudah diubah/diedit.
Alfresco merupakan salah satu aplikasi Document Management System (DMS) yang memiliki fitur Tanda Tangan Digital didalamnya sehingga dapat menjawab lebih dari sekedar permasalahan tanda tangan dokumen di perusahaan anda.
Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant dari sejak tahun 2011.
Solusi DMS Alfresco telah diimplementasi oleh 1300+ perusahaan dari seluruh dunia.
Fitur alfresco terkait Tanda Tangan Digital adalah sebagai berikut :
Digital Signature : melakukan tanda tangan elektronik secara terenkripsi dan lengkap dengan reminder serta masa berlaku validalitas dokumen.
Role & Permission Security : Mengelola dokumen ataupun folder dengan hak akses yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Expired Document Reminder : Fitur untuk menampilkan dokumen yang memiliki masa berlaku melalui dashlet atau halaman dan email.
Versioning : manajemen versi dokumen dengan menambahkan version secara otomatis dan menyimpan history version sebelumnya.
Workflow Engine : membuat task approval terhadap dokumen pada user tertentu untuk melakukan review, revise, approve, reject secara efisien. Workflow ini bisa diintegrasikan dengan fitur Tanda Tangan Digital.
User Friendly : Tampilan Alfresco yang mirip seperti Windows Explorer pada Windows atau Finder pada Mac sehingga learning curve untuk menggunakan Alfresco tidak begitu kompleks.
Advance Search Functionality : Alfresco dapat mencari isi dan metadata dari suatu dokumen berdasarkan kata pencarian.
Softbless, telah berpengalaman untuk melakukan implementasi, konfigurasi, training dan support Alfresco di beberapa perusahaan di Indonesia
Document Versioning adalah proses untuk mengelola dan tracking suatu dokumen terkait adanya perubahan sehingga memudahkan untuk melihat versi terbaru dari dokumen tersebut. Tidak heran jika proses ini merupakan salah satu komponen penting bagi beberapa perusahaan.
Document versioning merupakan fitur penting
Document versioning merupakan hal yang sangat penting karena dapat memudahkan kinerja karyawan, peningkatan kolaborasi dan efisiensi waktu. Bayangkan jika terdapat banyak orang yang mengelola satu dokumen lalu masing - masing orang melakukan perubahaan dokumen tersebut. Hal ini tentu menimbulkan bentrok dan menimbulkan kebingungan mana versi yang valid dari dokument tersebut.
Bagaimana cara kerjanya ?
Document Versioning harus memiliki komponen penting yaitu Version Control dimana ketika sesorang mengedit dokumen maka dokumen tersebut akan dikunci sehingga orang lain tidak dapat mengedit dokumen, hal ini disebut dengan Check Out. Kemudian ketika seseorang telah selesai mengedit dokumen maka akan mengupload hasil perubahaan dan menjadi versi terbaru dari dokumen tersebut yang dinamakan Check In. Versi dokumen sebelumnya tersimpan dan dapat revert ke versi yang diinginkan.
Document Versioning akan berjalan dengan sangat baik jika memiliki kemampuan untuk Arsip dokumen, Manajemen Dokumen, Workflow dan lain - lain.
Document Versioning Software
Salah satu software document versioning dengan version control yang sering kita temui adalah Google Docs dan Microsoft Sharepoint. Namun software tersebut tidak memiliki kemampuan untuk arsip dokumen, manajemen dokumen dan workflow.
Alfresco merupakan aplikasi yang tepat. Dengan dilengkapi Arsip Dokumen, Manajemen Dokumen dan folder, Workflow, integrasi dengan Google Docs dan masih banyak lainnya. Terlebih lagi, Alfresco merupakan aplikasi open source dan dapat Standalone di server pribadi atau perusahaan.
Kenapa Alfresco ?
Alfresco dikenal sebagai Document Management System (DMS) yang telah diimplementasi dibanyak perusahaan berbagai bidang. Sebagai aplikasi DMS memiliki fitur Document Versioning merupakan hal yang paling esensial.
Berikut merupakan fitur - fitur yang dimiliki alfresco :
Workflow Engine untuk melakukan approval terhadap suatu dokumen berdasar reviewer tertentu
Easy to User- Dengan user interface mirip seperti File Explorer di Windows maupun Finder di Mac yang telah terbiasa digunakan oleh user sehingga akan lebih mudah menggunakan alfresco
Versioning untuk tracking perubahaan versi dari dokumen yang dilengkapi dengan history dan revert dokumen
Security, Role and Permission Settinguntuk membuat pengaturan keamanan dokumen maupun folder sesuai dengan yang diinginkan
Online Preview untuk melihat dokumen secara online tanpa harus di download terlebih dahulu
Web Based memudahkan untuk akses dari mana saja dan kapan saja
Integration Compatibility memungkinkan untuk integrasi dari aplikasi lain seperti LDAP, Google Docs, Ms Office dan sebagainya
Centralized Document Repositorymenyimpan dokumen secara sentralisasi
Rules untuk mentrigger suatu action terhadap kondisi tertentu, misalkan kirim email jika ada dokumen baru di suatu folder
Etc.
Untuk implementasi Alfresco di Indonesia, Softbless menawarkan jasa implementasi mulai dari instalasai, konfigurasi dan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan anda
Aplikasi Workflow adalah aplikasi untuk memudahkan dan mempercepat proses bisnis dari suatu proses yang dibuat untuk diotorisasi oleh pihak lain yang dituju sebelum dipublikasikan. Aplikasi Workflow akan mengelola seluruh alur proses bisnis mulai dari approval, revisi dan permission bagi setiap proses secara efisien.
Buat Workflow menjadi lebih transparanakuratmudah berkolaborasi
Perusahaan menginginkan proses workflow yang dapat diselesaikan dengan cepat, terstruktur, efisien dan dapat diakses dimana saja. Keinginan ini tentu sulit dicapai jika dilakukan dengan proses manual mengingat effort/biaya dan hasil yang dicapai tidak diharapkan. Dengan adanya Aplikasi Workflow keinginan perusahaan dapat terpenuhi.
Berikut masalah yang dihadapi saat proses workflow dilakukan dengan manual, adalah sebagai berikut :
Sulitnya untuk menemui dan meminta approval kepada pihak yang dituju
Kesulitan untuk mengetahui status review dari proses workflow. Sulit dan banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk mengetahui bahwa proses sudah disetujui oleh siapa saja, jika tidak memakai aplikasi workflow.
Tidak adanya notifikasi dan reminder bahwa terdapat proses yang memerlukan approval bagi pihak yang dituju
Pengiriman dalam proses workflow dengan bentuk hardcopy kepada pihak approval membutuhkan waktu yang lama dan rentan tidak terkirim
Membutuhkan effort dan waktu yang tinggi jika terdapat banyak pihak yang menjadi approval
Alur workflow yang rentan menjadi tidak sesuai dengan yang telah disepakati.
Permasalahan diatas dapat dengan mudah diatasi bahkan dapat memberikan benefit lebih dengan menggunakan Aplikasi Workflow yang terintegrasi.
Benefit menggunakan Aplikasi Workflow :
Meningkatnya produktivitas karena proses approval dapat dilakukan dimana dan kapan saja
Mengetahui progress alur workflow dengan mudah dan tepat
Perusahaan dapat meningkatkan cost efficiency karena tidak lagi menggunakan hardcopy yang membutuhkan kertas
Status approval dapat diketahui dengan cepat bagi pihak approval maupun pihak yang membuat proses
Dapat mengatur permission dengan lebih spesifik terhadap suatu proses
Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan
Mempermudah dan mempercepat pencarian suatu proses yang diperlukan.
Softbless memiliki solusi Aplikasi Workflow yang terintegrasi menggunakan E-Office. E-Office dapat meningkatkan efisiensi berjalannya workflow dan telah dipercaya membantu banyak perusahaan.
E-OFFICE DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY
Tahun 2019, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco menjadi Challenger bersama solusi lain seperti Newgen, SER dan Laserfiche. Sedangkan Liferay, selama 10 tahun di 2020 telah menjadi leader di Gartnet Magic Quadrant untuk Digital Experience Platform.
Berikut fitur dan fungsi yang dimiliki oleh Aplikasi Workflow:
Pengaturan Role, Permission & Security
Terintegrasi dengan Document Management System untuk mengelola dan menyimpan dokumen yang tersentralisasi dan terstruktur
Workflow Engine. Fitur ini berguna bagi user untuk melakukan otorisasi terhadap suatu proses sebelum dipublikasi. Untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis yang berbeda - beda, kami menyediakan custom aplikasi workflow yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan anda
Email :
Notifikasi email kepada reviewer atau pihak approval jika terdapat proses yang meminta approval
Email reminder jika terdapat proses yang belum dikerjakan
Pelimpahan kewenangan, fitur ini mencakup konsep status PJS (Pejabat Sementara), PJYMT (Pejabat yang Melakukan Tugas), PLH (Pelaksana Harian) atau pejabat yang sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut
Online Preview. Aplikasi Workflow Mampu melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa mendownload file
Audit Trail & Change Log. Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen bahkan perubahan pada proses
Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih, seperti contoh untuk mempublikasi proses setelah workflow/approval disetujui
User friendly & Easy to Access.
Aplikasi Workflow dilengkapi dengan Search Functionality, sehingga user dapat menemukan suatu proses dengan keyword dan indikator dengan mudah dan cepat
Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs
Watermark dokumen, untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download dokumen tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang
Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
Softbless memiliki pengalaman bertahun - tahun dalam menangani pengelolaan, implementasi, mengembangkan proses bisnis anda menggunakan Aplikasi Workflow.
Jadikan kami partner anda dalam implementasi Aplikasi Workflow sebagai solusi kebutuhan anda. Hubungi kami untuk mendapatkan informasi dan penarawaran terbaik terkait solusi yang kami sediakan.
Content Services Platform atau biasa dikenal dengan Enterprise Content Management merupakan suatu sistem atau metode yang digunakan oleh perusahaan dalam melakukan pengelolaan dokumen perusahannya. Dari mulai dokumen tersebut dibuat, direview, dipublish, disimpan maupun dimusnahkan segala life cycle dokumen tersebut dihandle secara elektronik.
Setiap Perusahaan harus memiliki sistem penyimpanan dokumen yang baik dan efisien agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik sehingga produktivitas perusahaan akan meningkat. Dengan memiliki Content Services Platform tujuan tersebut akan lebih mudah terlaksana.
Tangani dokumen menjadi lebih rapitersusunefektif
Content Services Platform merupakan bagian dari Enterprise Content Management (ECM).
Beberapa masalah yang biasa terjadi terkait dengan dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan :
Hak akses atau permission (security) tidak dapat diatur secara fleksibel
Resiko kehilangan dokumen perusahaan yang cukup tinggi, hal ini dikarenakan dokumen dalam bentuk fisik akan rentan sekali hilang atau rusak apabila tidak disimpan dengan baik. padahal dokumen tersebut merupakan aset penting dalam perusahaan.
Dibutuhkan space/ ruangan dan lemari penyimpanan yang lebih setiap waktunya dikarenakan pertumbuhan dokumen perusahaan yang cukup tinggi dan masih bersifat fisik. seharusnya ruangan dan lemari arsip tersebut dapat dimanfaat untuk keperluan lain.
Dibutuhkan effort yang cukup besar dalam mengelola suatu dokumen, mulai dari mencari tau letak dokumen, review dokumen serta mendistribusikannya kepada pihak yang membutuhkan dokumen tersebut. hal ini dikarenakan pengelolaan dokumen yang masih bersifat manual belum elektronik.
Akan sulit untuk menentukan mana dokumen versi terbaru dikarenakan biasanya setiap karyawan memiliki format penamaan dokumen sendiri, dan akan sulit untuk menemukan mana versi terbarunya.
Agak sulit dalam menemukan suatu dokumen, apalagi dalam melakukan pencarian secara spesifik. misalnya pencarian dokumen yang dibuat dalam periode tertentu dan user tertentu.
Segala permasalahan diatas dapat diatasi dengan baik apabila perusahaan dalam pengelolaan dokumennya menggunakan Content Services Platform. Dengan banyak dokumen yang dimiliki oleh perusahaan makan diperlukan pula suatu sistem yang dapat berintegrasi sehingga pengelolaan dokumen dapat ditangani dengan baik.
Benefit yang diperoleh apabila menggunakan Content Services Platform :
Pendistribusian dan sharing dokumen dilakukan lebih cepat
Peningkatan produktivitas kerja yang tinggi dikarenakan lebih mudah dalam melakukan pencarian dan distribusi dokumen
Akses dokumen yang lebih cepat, setiap user dimudahkan dalam melakukan login ke Aplikasi Content Services Platform sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh masing-masing user.
Biaya yang lebih efisien dikarenakan perusahaan tidak perlu melakukan pembelian kertas dan lemari arsip untuk penyimpanan dokumen.
Penyimpanan dokumen yang tersentralisasi (Robust Security) sehingga menghindarkan dari tercecernya dokumen perusahaan
Adanya fitur workflow sehingga kolaborasi dalam perusahaan lebih meningkat.
Pengelolaan seluruh dokumen perusahaan dikerjakan dengan baik
Pencarian dokumen yang lebih dipermudah. apabila kita lupa menaruh suatu file dalam folder apa maka dapat melakukan pencarian dengan fitur search engine yang dimiliki Content Services Platform
Segala history atau audit trail perubahan dokumen dapat ditelusuri dengan mudah
Pengaturan permission yang lebih spesifik (security). kita dapat menentukan user atau grup yang memiliki akses view, read, edit, dan delete dalam suatu folder atau dokumen.
Akses dokumen dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja selama masih terhubung dengan server Content Services Platform yang terkoneksi dengan intranet atau internet.
Alfresco adalah suatu aplikasi Content Services Platform yang berlisensi open source dan pada tahun 2011 telah masuk dalam Gartner Magic Quadran dan telah digunakan oleh lebih dari 5000 perusahaan di dunia.
Content Services Platform (CSP) merupakan istilah baru untuk gambaran solusi bisnis Anda dengan menggunakan Alfresco
Alfresco pada Tahun 2017 masuk dalam Gartner Magic Quadrant bersaing dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Beberapa fitur yang dimiliki oleh Alfresco, antara lain :
Automasi (rules). Sebagai trigger action tertentu berdasarkan kriteria yang dipilih oleh user
Search Functionality. Kita dapat melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen)
Audit Trail. Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen
Dapat diintegrasikan dengan mesin pemindai (Scanner).
Pengaturan Role, Permission & Security
Multiple File Upload. Dapat mengunggah beberapa dokumen sekaligus ke dalam Alfresco.
Fitur Comment. membantu user untuk berdiskusi tentang dokumen tersebut.
User friendly. User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.
Drag and Drop Upload.
Expired Document. reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.
Penambahan watermark saat download, atau saat upload
Centralized Document Repository. Penyimpanan dokumen perusahaan dengan tersentralisasi.
Versioning. Setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
Native Mobile Application. Tersedia untuk platform iOs dan Android.
Online Preview. Dapat melihat dokumen secara online dan file media.
Category & tagging.
Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
Workflow Engine. Berfungsi untuk revisi, review dan approval dokumen, kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik di perusahaan kita.
Link (relasi) antar dokumen. Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.Custom Metadata atau Document properties. Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima.
Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs.
Check in & Check Out. untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.
Softbless memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam membantu proses bisnis, change management, implementasi dan development Content Services Platform di Perusahaan Anda, dengan menggunakan Alfresco.
Softbless menyediakan berbagai macam layanan berupa instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training Alfresco. Hubungi kami segera untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai Alfresco sebagai solusi pengelolaan dokumen perusahan anda.
