File Management System merupakan aplikasi yang menjadi solusi atas permasalahan pengelolaan file, baik dalam bentuk digital maupun hardcopy. File management system mendistribusikan dokumen secara aman dan tersentralisasi. File tersebut dapat berupa dokumen, spreadsheet, media gambar, audio maupun video.
Dalam era saat ini, transformasi dari bentuk fisik ke digital sangatlah critical khususnya untuk manajemen file pada perusahaan. Disamping itu, perusahaan juga memerlukan sistem yang dapat dengan efisien mengelola seluruh aspek pada file dengan melibatkan kolaborasi antar karyawan secara cepat dan mudah digunakan. Tentu saja File Management System dapat menjadi solusi tepat bagi kebutuhan perusahaan.
Kelola File Anda lebih PraktisTerstrukturSederhana
Kesulitan pengelolaan dokumen yang sering ditemui :
Tempat penyimpanan file yang tidak terorganisir sehingga membutuhkan waktu dan effort yang lebih jika ingin mencari file spesifik
Kurangnya keamanan pada penyimpanan file fisik sehingga rawan dicuri, kebocoran data dan file yang rusak
Sulitnya untuk melakukan proses review pada suatu file karena distribusi file terhadap masing - masing reviewer sering kali terhambat seperti reviewer sulit dijangkau dan tidak adanya reminder atau notifikasi jika ada file yang perlu dilakukan review
Ruang area yang tersedia tidak lagi dapat menampung file fisik seiring dengan berkembangnya waktu dan volume
Metode tradisional atau manual belum bisa diandalkan mengingat cost dan waktu yang dibutuhkan cukup tinggi
Sulitnya membatasi hak akses suatu file terhadap pihak yang berwewenang
Sulitnya men-tracking aktivitas pengguna pada file tertentu
Implementasi File Management System dapat menjawab permasalahan diatas bahkan menawarkan solusi lebih bagi perusahaan/organisasi anda.
Siapa yang Dapat Menggunakan File Management System?
Perusahaan. Perusahaan benar-benar perlu menyimpan file atau dokumen secara efisien. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dalam proses bisnis. Karyawan dapat mengakses informasi dengan lebih cepat, mudah dan dimana saja.
Pemerintahan. Implementasi File Management System pada pemerintahan sangatlah penting. Mengingat intensitas dokumen penting yang ada sangatlah banyak sehingga membutuhkan sistem yang mampu mengelola dokumen tersebut dengan aman.
Organisasi. Penggunaan sistem manajemen dokumen dapat mengurangi biaya penggunaan dan pemeliharaan dokumen. Hal ini dapat membuat organisasi lebih efisien dalam mengelola pengeluarannya, dan dapat menggunakan biaya tersebut untuk tujuan lain. Sebuah organisasi tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen konvensional seperti kertas, lemari, ruang dan sebagainya.
Instansi. Sistem dokumen manajemen juga sangat penting digunakan oleh instansi. Baik instansi swasta maupun pemerintah. Hal ini dikarenakan begitu banyak fasilitas yang ditawarkan oleh sistem ini. Manajemen dokumen dapat memantau histori perubahan yang terjadi pada suatu dokumen setiap saat. Sistem ini juga mampu mengorganisasikan dokumen secara berkelompok sehingga memungkinkan dokumen-dokumen tersebut terdistribusi dengan tepat sasaran. Hal-hal seperti itu dapat mempermudah tugas suatu instansi.
Centralized Document Repository. Menyimpan file atau dokumen dengan tersentralisasi pada cloud ataupun server sendiri.
Terintegrasi dengan Scanner. Pengguna dapat mengupload langsung hasil document yang sudah di-scan.
Online Preview. File Management System dapat melihat isi dari suatu file tanpa harus mendownload terlebih dahulu
Watermark Document. Menambahkan watermark pada suatu dokumen
Relasi Antar Document. Dengan fitur ini, pengguna dapat mengetahui document mana saja yang berhubungan satu sama lain .
Document lock.Fitur ini berguna agar pengguna lain tidak dapat mengedit dokumen dan akan kembali dibuka jika telah mengupload versi terbaru dari dokumen yang sudah di-edit
Versioning. Melihat history versi dari suatu file dan dapat mengembalikan (revert) pada versi lama
Kategori. Mengelompokan file untuk memudahkan pencarian
Document Remider Alert. Alert berupa notifikasi email dan dalam dashlet dengan bentuk tabel kepada pihak wewenang jika terdapat document yang sudah expired
Kolaborasi. Pengguna dapat memberikan komentar terhadap suatu file atau dokumen
Otomasi. Fitur ini melakukan aksi tertentu jika kondisi tertentu terjadi terhadap dokumen secara otomatis.
Workflow. Fitur Workflow pada File Management System melakukan proses review terhadap suatu file. Reviewer dapat ditentukan oleh initiator dan dapat melakukan approve, reject dan revise dokumen
Fitur Pencarian. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter tertentu (metadata), atau full text searching (mencari isi dokumen).
Pengaturan Hak Akses & Security. Kita dapat membatasi siapa saja yang berwewenang terhadap suatu folder atau file secara fleksibel
Audit Trail. Menyimpan informasi aktivitas user dari login, logout, lihat, tambah, edit, dan hapus dokumen untuk memudahkan tracking
Integrasi dengan aplikasi lain melalui API Service
Softbless telah dipercaya dalam Menangani Permasalahan pengelolaan file dengan implementasi Alfresco sebagai File Management System di Indonesia.
Softbless memiliki pengalaman, knowledge dan skill yang dibutuhkan dalam implementasi dan pengembangan File Management System di Indonesia, menggunakan Alfresco. Jasa yang Ditawarkan Softbless terkait penggunaan Alfresco adalah:
Jasa development untuk requirement spesifik perusahaan/organisasi Anda
Konsultasi best practice dalam penggunaan solusi ini.
Support yang reliable sehingga perusahaan bisa nyaman menggunakan solusi ini
Pelatihan untuk End User dan Administrator
Silahkan hubungi kami untuk berkonsultasi dan mendapatkan informasi terkait dengan Alfresco File Management System.
Digital Process Automation (DPA) adalah metode yang mirip seperti Business Process Management untuk memaksimalkan efektivitas dan efisiensi proses bisnis , namun DPA telah melampaui fungsi utama dari BPM itu sendiri hingga disebut evolusi dari BPM. Fokus BPM lebih ke manajemen cost dalam mengoptimalkan proses bisnis mulai dari development hingga integrasi. Dengan Digital Process Automation, kini manajemen proses bisnis berfokus untuk dapat mencakup hingga ke customer, vendor, partner dan sebagainya tanpa mengurangi kapabilitas fungsi BPM. Oleh karenanya dapat meningkatkan tingkat kepuasan pengalaman customer dan dapat improvisasi proses bisnis dengan signifikan.
Digitalisasi proses bisnis anda menjadi lebihAdaptifCustomer FriendlyTerukur
Di-era transformasi digital saat ini perusahaan perlu menjadi responsif terhadap inovasi dan produk baru serta fokus terhadap pengalaman customer agar tetap kompetitif. DPA merupakan solusi dan investasi yang tepat bagi perusahaan karena seiring kegiatan operasional menjadi digitalisasi dan cerdas dengan otomisasi digital perusahaan dapat berani melakukan inovasi produk baru dengan risiko yang lebih terukur.
Berikut merupakan permasalahan mengenai manajemen proses bisnis sebelum adanya Digital Process Automation :
Memerlukan cost yang tinggi untuk menjalankan proses bisnis yang bisa berjumlah ratusan bahkan ribuan sehingga membutuhkan banyak resource atau sumber daya
Proses bisnis sulit terprediksi apakah sesuai dengan kebutuhan/harapan yang diinginkan
Proses bisnis cenderung tidak konsisten dan tidak terdefinisikan dengan baik sehingga menghambat untuk menyelesaikan tantangan bisnis yang ada
Tidak adanya catatan performance sehingga sulit menentukan mana saja proses bisnis yang perlu diimprovisasi maupun dihilangkan
Proses bisnis tidak sesuai dengan apa yang diinginkan oleh customer karena data dan feedback tidak dikelola dengan baik sehingga menurunkan customer experience
Business Process Management yang ada belum bisa menangani kondisi yang tidak terduga
Karyawan perlu menghandle banyak task dari banyak proses bisnis yang ada sehingga membutuhkan effort dan waktu yang lebih banyak bahkan dapat menimbulkan kesalahan yang fatal
Bonitasoft merupakan salah satu aplikasi Digital Process Automation yang dengan mudah mengatasi masalah diatas.
Berikut manfaat penggunaan Digital Process Automation di Perusahaan :
Happy Customer experience seiring proses bisnis yang cepat, terstruktur, mudah dimengerti dan memenuhi kebutuhan customer
Produktivitas yang meningkat karena task yang dilakukan oleh setiap user dapat diotomisasi sehingga user dapat fokus terhadap pekerjaan dan inovasi lain
Meningkatkan cost efficiency & time savings seiring task bagi user atau karyawan yang telah diotomasi sehingga tidak memerlukan banyak resource atau sumber daya
Membuat proses bisnis lebih terprediksi dengan report berdasar data real-time dan kemampuan tracking pada setiap jalannya proses bisnis
Lebih agile dan cepat dalam menanggapi tantangan bisnis baru atau error yang terjadi
Meminimalisir adanya proses bisnis yang tidak terstruktur sehingga terjadi kesalahpahaman antar user atau karyawan
Meningkatkan kolaborasi antara user, analis dan business manager sehingga menciptakan inovasi proses bisnis yang efektif dan akurat, dengan Digital Process Automation
Pengelolaan data dan dokumen yang mudah dan aman
Adaptif terhadap kondisi atau case yang tidak terdefinisi
Tidak memerlukan coding yang lebih untuk membuat aplikasi proses bisnis (Low Code) sehingga dapat memangkas waktu development
Bonitasoft telah diunduh 1.500.000 kali dan telah diimplementasi untuk mengoptimalkan proses bisnis diberbagai bidang hingga dikenal oleh pemain utama dibidang BPM, DPA dan ACM.
Bonitasoft terdaftar dalam Gartnet Magic Quadrant
Tahun 2019, Bonitasoft masuk ke dalam Intelligent Business Process Management Suites dan mendapatkan penghargaan Software For Digital Process Automation For Deep Deployments Wave
Kami menawarkan service instalasi, konsultasi, integrasi dan kustomisasi Bonitasoft di Indonesia sesuai dengan kebutuhan anda.
Berikut merupakan fitur bonitasoft :
Bonita Studio : Fitur ini menawarkan pengembangan proses bisnis dengan coding yang sedikit (Low Code) dan dapat mempermudah kolaborasi antara analis dan developer sehingga meminimalisir kesalahpahaman. Fitur ini juga dilengkapi dengan tooltips yang informatif.
BPMN 2.0 : Bonita telah menggunakan BPMN 2.0 sebagai standard notasi yang intuitif dan powerful lengkap dengan built-in editor.
Actor Mapping : Mengatur siapa yang akan menjalankan task tertentu tanpa harus membuat konfigurasi yang kompleks
Organizational Structure : Mengelola organization agar sesuai dengan struktur yang ada di perusahaan anda
Business Data Model Editor : Kelola database dengan User Interface yang lengkap dan mudah digunakan untuk Digital Process Automation
Bonita UI Designer : Membuat user interface aplikasi yang responsive dengan mudah tanpa coding yang berarti hanya dengan drag & drop widget dan fragment
Custom Fragments & Widget : Kustomisasi terhadap layout User Interface & Form agar dapat digunakan kembali ke proses bisnis yang lain
Bonita Portal : Mempermudah pengguna maupun administrator dalam menjalankan proses bisnis yang berbasis web.
REST API & Built-In Connectors : Integrasi dengan REST API ke aplikasi lain atau menggunakan konektor yang telah disediakan
Real Time Monitoring & KPI Measurement : Melihat report berdasar data real-time dan mengukur performance dari tiap - tiap proses bisnis
Adaptive Case Management : Kapabilitas aplikasi dalam menangani banyaknya case atau kondisi yang tidak terduga atau belum terdefinisi
Softbless memiliki kompetensi menawarkan solusi terkait proses bisnis menggunakan Bonitasoft dari development hingga implementasi di Indonesia
Kami siap menjadi partner anda untuk membantu meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis di perusahaan anda dengan Bonitasoft. Silahkan menghubungi kontak kami untuk konsultasi dan informasi detail mengenai Bonitasoft sebagai Digital Process Automation.
Ask questions/book a meeting regarding Digital Process Automation :
Alfresco Maintenance Indonesia adalah layanan maintenance Alfresco untuk memperbaiki bug, menambahkan fitur dan melakukan system checkup. Sama seperti kendaraan, Alfresco memerlukan maintenance rutin agar dapat berjalan dengan baik dan meinimalisir issue yang akan terjadi seperti memory penuh, performance yang lambat yang akan menghambat produktivitas bahkan mengakibatkan masalah dengan cost yang lebih besar.
Serahkan Alfresco dengan Softbless agar lebih OptimalTangkasTerjaga
Berikut merupakan permasalahan yang terjadi akibat tidak melakukan maintenance pada Alfresco :
Tidak adanya monitoring terhadap ukuran storage database, konten sehingga sulit untuk memperhitungkan kapan memerlukan upgrade
Sulit untuk tracking penyebab issue dan akses lambat pada alfresco
Terdapat fitur yang tidak berjalan dan sulit untuk diperbaiki karena tim internal belum memahami Alfresco
Alfresco rentan mengalami downtime yang mengakibatkan produktivitas terhambat
Tidak adanya backup secara rutin atau proses backup seringkali gagal
Membutuhkan waktu dan cost yang lama untuk memperbaiki issue atau membuat custom development
Tidak adanya transfer knowledge atau training yang diberikan untuk memahami alfresco kepada tim internal
Softbless merupakan salah satu layanan Alfresco Maintenance Indonesia yang memiliki kompetensi dan pengalaman selama bertahun - tahun. Perusahaan dapat mengandalkan Softbless untuk melakukan maintenance Alfresco karena memiliki dokumentasi lengkap dan menggunakan metode best-practice.
Softbless sebagai Alfresco Maintenance Indonesia menawarkan jasa System Checkup, Custom Development, Bug Fixing, Training dan Support secara profesional dengan metode best-practice implementation serta dokumentasi lengkap
Kami sadar bahwa Alfresco sudah menjadi bagian penting dari Perusahaan Anda agar produktivitas meningkat. Oleh karenanya, Softbless sebagai Alfresco Maintenance di Indonesia menawarkan jasa maintenance, implementasi, konfigurasi dan konsultasi di perusahaan Anda secara profesional dan kompeten untuk menjaga produktivitas perusahaan tetap berjalan lancar.
Alfresco Developer Indonesia adalah layanan support oleh Alfresco Expert di Indonesia untuk membantu menyelesaikan bug atau development task. Layanan support Alfresco terbagi menjadi 2 yaitu Alfresco Enterprise Support dan Non Enterprise Support. Alfresco Enterprise Support adalah support yang berasal dari official Alfresco sendiri, sedangkan Non Enterprise merupakan support yang didapat dari pihak ketiga yang memiliki kompetensi dan keahlian di bidang Alfresco. Keduanya memiliki keuntungan dan kelebihan masing - masing, hanya saja perbedaan yang signifikan tentu adalah harga yang ditawarkan. Alfresco Enterprise Support memiliki harga yang lebih mahal dari Non Enterprise Support.
Salah satu Non Enterprise Alfresco Support atau Alfresco Developer Indonesia adalah Softbless yang telah memiliki keahlian dan kompetensi mengimplementasikan Alfresco di banyak perusahaan di Indonesia.
Softbless sebagai penyedia support Alfresco dengan ProfesionalTerpercayaBest Practice Implementation
Berikut merupakan permasalahan yang sering ditemui sehingga membutuhkan support Alfresco Developer Indonesia :
Tim Internal perusahaan yang perlu mempelajari dari awal untuk membuat custom development atau memperbaiki bug di Alfresco yang tentunya membutuhkan waktu yang lama
Memiliki tenaga developer yang terbatas dan kurang memahami alfresco
Konsultasi terkait bisnis proses tidak cepat terfasilitasi
Tidak optimalnya freelancer yang sudah di hired karena perbedaan jam, masalah komunikasi dan sebagainya
Tidak adanya transfer knowledge atau training yang diberikan untuk memahami alfresco kepada tim internal
Jasa Support Official Alfresco yang melampaui budget perusahaan
Softbless hadir untuk mejawab permasalahan terkait Support Alfresco di Perusahaan Anda dengan menawarkan Service yang profesional, kompeten dan harga yang reasonable.
Keuntungan menggunakan layanan Alfresco Developer Indonesia dari Softbless :
Telah memiliki kompetensi Alfresco dengan memiliki banyak satisfied client di Indonesia
Menggunakan metode best practice dalam implementasi custom development di Alfresco
Dapat mengerjakan task secara onsite maupun remote dengan jam kera 8x5 per minggu
Menyediakan fasilitas training bagi end-user dan Administrator mengenai Fitur Alfresco dan custom development
Memfasilitasi konsultasi bisnis anda sebelum implementasi ke Alfresco
Memiliki dokumentasi yang lengkap dan terstruktur
Pay Less & Get More. Dengan lisensi open source dapatkan kepemilikan source code secara penuh.
Softbless telah berpengalaman dan kompeten sebagai Alfresco Developer Indonesia selama bertahun - tahun dan telah memiliki satisfied client dari berbagai industri
Alfresco memiliki fitur - fitur yang berguna untuk meningkatkan produktivitas di perusahaan Anda. Untuk melihat fitur lengkap nya dapat mengakses ke halaman Alfresco Indonesia.
Softbless sebagai Alfresco Developer Indonesia profesional dengan jasa implementasi, konsultasi, custom development yang telah memiliki banyak client di Indnesia
Jadikan kami untuk membantu menjawab permasalahan anda terkait Alfresco di perusahaan Anda.
Document Reminder adalah pengingat terhadap dokumen yang membutuhkan perhatian atau aksi pada masa berlaku tertentu. Di era digital saat ini, tingkat kesibukan yang semakin meningkat sering kali membuat pengguna melupakan follow-up sesuatu yang memiliki jatuh tempo atau expired. Document Reminder dapat membantu memastikan pengguna agar melakukan follow-up dokumen dengan terukur, cepat dan efisien dalam bentuk berupa notifikasi email dan list dokumen pada halaman web atau dashlet.
Perusahaan mengharapkan proses follow-up dokumen dengan cepat, efisien dan terukur. Dengan Document Reminder, perusahaan dapat membuat reminder kepada seseorang atau divisi yang bertanggung jawab terhadap suatu dokumen secara berkala berdasarkan tanggal expired.
Berikut merupakan permasalahaan yang biasanya terjadi terkait dokumen yang expired:
Pengguna seringkali lupa pada dokumen yang ingin expired karena tidak adanya pengingat secara berkala
Sulitnya melakukan pencarian terhadap dokumen yang spesifik seperti dokumen pada periode tertentu, nama, isi konten dan lainnya
Untuk melakukan tracking terkait progress follow-up dokumen pada user atau grup yang bertanggung jawab membutuhkan waktu dan effort lebih karena tidak adanya informasi atau history versi dokumen
Dokumen masih menggunakan file fisik sehingga rawan terjadi kerusakan, kehilangan dan kebocoran dokumen
Kurangnya koordinasi dan kolaborasi antar pengguna sehingga dapat menghambat proses follow-updokumen
Proses follow-updokumen yang seringkali tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
Reminder atau pengingat yang sudah ada tidak terintegrasi dengan aplikasi manajemen dokumen.
Document Reminder merupakan jawaban dari permasalahan diatas. Bahkan jika menggunakan Document Reminder yang terintegrasi dengan aplikasi Document Management System dapat menawarkan solusi lebih dari sekedar permasalahan tersebut.
Berikut merupakan manfaat menggunakan Document Reminder
Pengguna seolah - olah memiliki asisten yang dengan sigap menyampaikan informasi secara berkala pada dokumen yang membutuhkan follow-up
Pengguna dapat mencari dokumen berdasarkan kata pencarian dan parameter dengan cepat. Parameter pencarian dapat berupa informasi tambahan yang ada pada dokumen atau lebih dikenal dengan metadata seperti tanggal dokumen, jenis dokumen, status dokumen dll.
Melihat progress follow-up dari dokumen dan dapat menyimpan history versi dokumen untuk mempermudah tracking
Dapat mengelola dokumen dan proses follow-up di satu tempat yang sama dan disimpan dalam bentuk digital sehingga tidak membutuhkan resource dan mengurangi resiko dokumen hilang atau rusak jika menggunakan dokumen fisik
Mengatur tanggal periode valid dokumen dan PIC dengan fleksibel dan aman
Reminder berupa email yang dapat menjangkau perhatian pengguna di waktu dan tempat mana saja
Hemat biaya dan meningkatkan produktivitas serta kolaborasi antar pengguna atau karyawan
Alfresco adalah salah satu aplikasi Document Management System yang memiliki Document Reminder sehingga sangat dapat diandalkan untuk meningkatkan proses manajemen dokumen di perusahaan Anda
Alfresco telah terdaftar sebagai Leader dalam Forrester Wave dan Gartner Magic Quadrant.
Banyak perusahaan dari seluruh dunia yang telah mengimplementasi Alfresco seperti Nasa, Cisco dan sebagainya
Alfresco sebagai Document Reminder memiliki fitur - fitur berikut :
Expired Document Reminder : Mengatur tanggal expired, person in charge dan status dokumen. Reminder dapat berupa notifikasi email atau dalam bentuk dashlet.
Versioning :Menyimpan dan menampilkan setiap versi dokumen yang berguna untuk tracking suatu dokumen
Advance Search Functionality : Alfresco mempunyai fitur searching yang dapat mencari title, isi konten, dan metadata berdasar kata pencarian atau parameter tertentu.
Role & Security Permission :Mengatur hak akses pada dokumen dan folder secara fleksibel sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda
User Friendly :User Interface Alfresco yang mirip seperti Windows Explorer pada Windows atau Finder pada Mac yang familiar oleh user
Workflow Engine : dapat membuat task approval dengan aksi approve, reject dan revise pada dokumen.
Integrasi LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs Serta aplikasi lain melalui CMIS Web Service
Check in & Check out: Mengunci dokumen pada saat melakukan editing untuk mencegah user lain melakukan perubahan pada dokumen yang sama
Link antar Dokumen : Dapat menyimpan informasi dokumen lain yang saling berkaitan satu sama lain, seperti dokumen Purchase Order dengan Invoice. Dengan adanya fitur ini user dengan mudah menelusuri atau mengetahui keterkaitan antar dokumen
Online Preview : Melihat isi dokumen pada halaman web sehingga user dapat mengakses dari mana saja dan kapan saja
Automasi (Rules): Untuk melakukan aksi tertentu berdasar kriteria yang terpilih secara otomatis
Multiple File Upload with Drag & Drop : Mengupload dokumen sekaligus dengan mudah hanya dengan drag & drop ke Alfresco
Centralized Document Repository: Menyimpan dan mengelola dokumen dengan tersentralisasi
Softbless, telah memiliki banyak client dengan pelayanan melakukan konsultasi proses bisnis, implementasi, konfigurasi, custom development Document Reminder menggunakan Alfresco di Indonesia
Kami sangat antusias menjadi partner Anda dalam implementasi Alfresco sebagai solusi proses bisnis dan berbagai permasalahan terkait dokumen di perusahaan Anda.
Tanda Tangan Digital (electronic signature) adalah salah satu bentuk transformasi digital dari tangan tangan biasa yang masih memiliki fungsi dan tujuan sama yaitu untuk menjaga dan memvalidasi keaslian dari suatu dokumen dan identitas pembuatnya. Bentuk transformasi ini menjawab permasalahan yang pada saat kita melakukan tanda tangan biasa dan juga sebagai solusi dari masalah kebocoran data di era digital saat ini.
Perusahaan/organisasi di saat ini memerlukan metode kerja yang ѕеrbа dіgіtаl. Sереrtі mееtіng vіrtuаl, bеkеrjа dі rumаh, bаhkаn dаlаm реngеѕаhаn ѕuаtu dоkumеn. Tаndа tаngаn vіа dіgіtаl memfasilitasi kecepatan kerja yang lebih efisien, terkait penyelesaian dokumen-dokumen penting.
Sama seperti tanda tangan biasa, tanda tangan digital memiliki ciri unik pada setiap penanda tangan atau pemilik dokumen, dan dapat menyimpan tanggal/waktu approval, nama pemilik dokumen hingga batas waktu validalitas tanda tangan . Ciri unik tersebut memanfaatkan algoritma matematika sebagai kunci dari dokumen yang sudah terenrkipsi.
Buat dokumen anda menjadi lebih amanautentikterpercaya
Berikut merupakan permasalahan yang sering terjadi ketika kita masih menggunakan tanda tangan biasa atau tanda tangan basah :
Rawan terhadap peniruan dan pemalsuan dokumen.
Memerlukan dokumen fisik sehingga rawan terjadi masalah seperti dokumen rusak, penyimpanan dokumen penuh dan sebagainya.
Tidak ada mekanisme yang menjamin bahwa isi dokumen tidak dimanipulasi.
Membutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk memberikan tanda tangan dengan jumlah dokumen banyak.
Perlunya pertemuan fisik bagi pihak terkait sehingga memakan banyak waktu dan effort serta cost yang lebih.
Kesulitan dalam mencari dan melakukan tracking terhadap suatu dokumen
Sulit menjaga kerahasiaan dokumen karena dokumen dikirim melalu perantara jika tidak memakai tanda tangan elektronik
Permasalahan tersebut dapat dengan mudah teratasi oleh penggunaan Tanda Tangan Digital (Electronic Signature).
Manfaat Tanda Tangan Digital :
Menjamin keaslian dokumen. Mengurangi resiko pemalsuan dan manipulasi isi dokumen.
Tanda tangan elektronik menghemat waktu, penggunaan kertas, biaya pengiriman dan biaya penyimpanan secara signifikan.
Dapat melakukan approval atau penandatanganan dokumen dengan jumlah banyak secara efisien.
Mengerjakan Approval dan penandatanganan secara lebih praktis, dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
Pihak terkait dokumen dapat melakukan penandatanganan dengan aman karena dikirim tanpa melalui perantara.
Menjaga іntеgrіtаs suatu dokumen. Dоkumеn уаng ѕudаh dilengkapi tаndа tаngаn dіgіtаl, bisa dengan mudah diketahui jika dokumen tersebut sudah diubah/diedit.
Alfresco merupakan salah satu aplikasi Document Management System (DMS) yang memiliki fitur Tanda Tangan Digital didalamnya sehingga dapat menjawab lebih dari sekedar permasalahan tanda tangan dokumen di perusahaan anda.
Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant dari sejak tahun 2011.
Solusi DMS Alfresco telah diimplementasi oleh 1300+ perusahaan dari seluruh dunia.
Fitur alfresco terkait Tanda Tangan Digital adalah sebagai berikut :
Digital Signature : melakukan tanda tangan elektronik secara terenkripsi dan lengkap dengan reminder serta masa berlaku validalitas dokumen.
Role & Permission Security : Mengelola dokumen ataupun folder dengan hak akses yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Expired Document Reminder : Fitur untuk menampilkan dokumen yang memiliki masa berlaku melalui dashlet atau halaman dan email.
Versioning : manajemen versi dokumen dengan menambahkan version secara otomatis dan menyimpan history version sebelumnya.
Workflow Engine : membuat task approval terhadap dokumen pada user tertentu untuk melakukan review, revise, approve, reject secara efisien. Workflow ini bisa diintegrasikan dengan fitur Tanda Tangan Digital.
User Friendly : Tampilan Alfresco yang mirip seperti Windows Explorer pada Windows atau Finder pada Mac sehingga learning curve untuk menggunakan Alfresco tidak begitu kompleks.
Advance Search Functionality : Alfresco dapat mencari isi dan metadata dari suatu dokumen berdasarkan kata pencarian.
Softbless, telah berpengalaman untuk melakukan implementasi, konfigurasi, training dan support Alfresco di beberapa perusahaan di Indonesia
Document Versioning adalah proses untuk mengelola dan tracking suatu dokumen terkait adanya perubahan sehingga memudahkan untuk melihat versi terbaru dari dokumen tersebut. Tidak heran jika proses ini merupakan salah satu komponen penting bagi beberapa perusahaan.
Document versioning merupakan fitur penting
Document versioning merupakan hal yang sangat penting karena dapat memudahkan kinerja karyawan, peningkatan kolaborasi dan efisiensi waktu. Bayangkan jika terdapat banyak orang yang mengelola satu dokumen lalu masing - masing orang melakukan perubahaan dokumen tersebut. Hal ini tentu menimbulkan bentrok dan menimbulkan kebingungan mana versi yang valid dari dokument tersebut.
Bagaimana cara kerjanya ?
Document Versioning harus memiliki komponen penting yaitu Version Control dimana ketika sesorang mengedit dokumen maka dokumen tersebut akan dikunci sehingga orang lain tidak dapat mengedit dokumen, hal ini disebut dengan Check Out. Kemudian ketika seseorang telah selesai mengedit dokumen maka akan mengupload hasil perubahaan dan menjadi versi terbaru dari dokumen tersebut yang dinamakan Check In. Versi dokumen sebelumnya tersimpan dan dapat revert ke versi yang diinginkan.
Document Versioning akan berjalan dengan sangat baik jika memiliki kemampuan untuk Arsip dokumen, Manajemen Dokumen, Workflow dan lain - lain.
Document Versioning Software
Salah satu software document versioning dengan version control yang sering kita temui adalah Google Docs dan Microsoft Sharepoint. Namun software tersebut tidak memiliki kemampuan untuk arsip dokumen, manajemen dokumen dan workflow.
Alfresco merupakan aplikasi yang tepat. Dengan dilengkapi Arsip Dokumen, Manajemen Dokumen dan folder, Workflow, integrasi dengan Google Docs dan masih banyak lainnya. Terlebih lagi, Alfresco merupakan aplikasi open source dan dapat Standalone di server pribadi atau perusahaan.
Kenapa Alfresco ?
Alfresco dikenal sebagai Document Management System (DMS) yang telah diimplementasi dibanyak perusahaan berbagai bidang. Sebagai aplikasi DMS memiliki fitur Document Versioning merupakan hal yang paling esensial.
Berikut merupakan fitur - fitur yang dimiliki alfresco :
Workflow Engine untuk melakukan approval terhadap suatu dokumen berdasar reviewer tertentu
Easy to User- Dengan user interface mirip seperti File Explorer di Windows maupun Finder di Mac yang telah terbiasa digunakan oleh user sehingga akan lebih mudah menggunakan alfresco
Versioning untuk tracking perubahaan versi dari dokumen yang dilengkapi dengan history dan revert dokumen
Security, Role and Permission Settinguntuk membuat pengaturan keamanan dokumen maupun folder sesuai dengan yang diinginkan
Online Preview untuk melihat dokumen secara online tanpa harus di download terlebih dahulu
Web Based memudahkan untuk akses dari mana saja dan kapan saja
Integration Compatibility memungkinkan untuk integrasi dari aplikasi lain seperti LDAP, Google Docs, Ms Office dan sebagainya
Centralized Document Repositorymenyimpan dokumen secara sentralisasi
Rules untuk mentrigger suatu action terhadap kondisi tertentu, misalkan kirim email jika ada dokumen baru di suatu folder
Etc.
Untuk implementasi Alfresco di Indonesia, Softbless menawarkan jasa implementasi mulai dari instalasai, konfigurasi dan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan anda
Enterprise Social Network merupakan sistem interaksi sosial antar user yang bekerja sama dalam sebuah perusahaan yang bertujuan agar komunikasi dan kolaborasi antar user menjadi lebih cepat dan akurat. Penggunaan sistem ini memudahkan anda terhubung dengan semua user perusahaan, sharing informasi, memanage Tim, mengembangkan project yang sedang dijalankan dan yang paling penting dengan adanya sistem ini dapat menjadi wadah untuk membentuk kelompok dimana setiap user dapat menyampaikan ide yang mereka miliki.
Enterprise Social Network berbeda dengan jejaring sosial pada umumnya, enterprise social media bersifat lebih profesional dan dipergunakan dalam ruang lingkup perusahaan saja. Sehingga segala informasi penting Anda akan aman dan hanya bisa dilihat oleh user-user yang memiliki hak akses pada perusahaan Anda.
Kelola Dokumen dengan lebih cepatmudahmenyenangkan
Permasalahan yang sering terjadi apabila belum menggunakan Enterprise Social Network :
Sulitnya mengintegrasikan sistem jejaring sosial yang ada dengan infrastruktur teknologi perusahaan
Sistem interaksi sosial yang umum berpotensi terjadinya kebocoran informasi atau data karena sistem tersebut dapat diakses banyak orang tanpa adanya security permission.
Proses Eksplorasi informasi dan data yang cukup sulit untuk dilakukan karena belum ada wadah bagi setiap user untuk memberikan ide atau saran yang dimiliki.
Kolaborasi antar tim dengan keterbatasan jarak masih sulit untuk dilakukan sehingga proses pengambilan keputusan suatu projet menjadi lambat.
Manfaat penggunaannya dalam proses bisnis Anda:
Kemudahan dalam berbagi informasi antar user, sehingga mempermudah untuk terhubung dengan setiap user perusahaan dan dapat dengan mudah mengetahui informasi terkini.
Proses pengembangan Project mudah untuk dilakukan karena banyaknya ide-ide yang disampaikan oleh setiap user dalam membantu keberhasilan suatu project.
Meningkatnya produktivitas karyawan karena mereka merasa lebih terhubung satu sama lain dan komunikasi berjalan dua arah.
Integrasi yang baik yang dapat meningkatkan kualitas jaringan intranet sehingga partisipasi dan umpan balik dalam aplikasi bisnis bertambah.
Menciptakan budaya bisnis yang baik dengan komunikasi yang lebih terbuka serta mampu beradaptasi dengan segala perubahan bisnis yang ada.
Liferay mendukung Aplikasi Enterprise Social Network dengan lisensi Open Source, Pada tahun ini kembali masuk kategori Leader dalam Gartner Magic Quadrant, memberikan solusi bagi kebutuhan bisnis Anda.
Liferay memudahkan interaksi user dan integrasi sistem dalam perusahaan
Dan telah memiliki pengalaman selama 16 Tahun dalam implementasi sistem untuk mempermudah proses Bisnis yang Anda kelola.
Content publishing and sharing,setiap user dapat dengan mudah update content,sharing Link, melakukan Polling topik terhangat, mengadakan Event dan melakukan tanya jawab.
Conversation and post, user dapat melakukan percakapan dan saling terhubung dua arah sehingga hasil dapat langsung dikirimkan atau di sharing ke user lain.
Group management, Dapat ditentukan user mana yang bisa view, read, update, delete content atau article yang telah dibuat.
Intranet/ community, adanya fasilitas intranet memudahkan integrasi aplikasi lainnya;
Knowledge base/ Wiki, Menyediakan wadah kolaborasi tenaga ahli/Subject Matter Expert (SME)
News Feed, fitur untuk memberikan ide untuk memulai percakapan anta user.
Notes, user dapat dengan mudah membuat notes pada content atau artikel yang dibuat
Task management, fitur task management mempermudah dalam melakukan pendelegasian task-task yang berhubungan dengan suatu project.
Pengalaman dan keahlian yang dimiliki Softbless sangat membantu dalam implementasi aplikasi Enterprise Social Network menggunakan Liferay.
Segera Hubungi kami untuk melakukan konsultasi untuk pengembangan bisnis. Softbless menyediakan layanan Jasa Implementasi, Instalasi, Kustomisasi, support dan training Liferay. Solusi yang kami berikan berperan penting dalam kemajuan perusahaan Anda.
Ask questions/book a meeting regarding Enterprise Social Network :
