Enterprise Social Network merupakan sistem interaksi sosial antar user yang bekerja sama dalam sebuah perusahaan yang bertujuan agar komunikasi dan kolaborasi antar user menjadi lebih cepat dan akurat. Penggunaan sistem ini memudahkan anda terhubung dengan semua user perusahaan, sharing informasi, memanage Tim, mengembangkan project yang sedang dijalankan dan yang paling penting dengan adanya sistem ini dapat menjadi wadah untuk membentuk kelompok dimana setiap user dapat menyampaikan ide yang mereka miliki.
Enterprise Social Network berbeda dengan jejaring sosial pada umumnya, enterprise social media bersifat lebih profesional dan dipergunakan dalam ruang lingkup perusahaan saja. Sehingga segala informasi penting Anda akan aman dan hanya bisa dilihat oleh user-user yang memiliki hak akses pada perusahaan Anda.
Kelola Dokumen dengan lebih cepatmudahmenyenangkan
Permasalahan yang sering terjadi apabila belum menggunakan Enterprise Social Network :
Sulitnya mengintegrasikan sistem jejaring sosial yang ada dengan infrastruktur teknologi perusahaan
Sistem interaksi sosial yang umum berpotensi terjadinya kebocoran informasi atau data karena sistem tersebut dapat diakses banyak orang tanpa adanya security permission.
Proses Eksplorasi informasi dan data yang cukup sulit untuk dilakukan karena belum ada wadah bagi setiap user untuk memberikan ide atau saran yang dimiliki.
Kolaborasi antar tim dengan keterbatasan jarak masih sulit untuk dilakukan sehingga proses pengambilan keputusan suatu projet menjadi lambat.
Manfaat penggunaannya dalam proses bisnis Anda:
Kemudahan dalam berbagi informasi antar user, sehingga mempermudah untuk terhubung dengan setiap user perusahaan dan dapat dengan mudah mengetahui informasi terkini.
Proses pengembangan Project mudah untuk dilakukan karena banyaknya ide-ide yang disampaikan oleh setiap user dalam membantu keberhasilan suatu project.
Meningkatnya produktivitas karyawan karena mereka merasa lebih terhubung satu sama lain dan komunikasi berjalan dua arah.
Integrasi yang baik yang dapat meningkatkan kualitas jaringan intranet sehingga partisipasi dan umpan balik dalam aplikasi bisnis bertambah.
Menciptakan budaya bisnis yang baik dengan komunikasi yang lebih terbuka serta mampu beradaptasi dengan segala perubahan bisnis yang ada.
Liferay mendukung Aplikasi Enterprise Social Network dengan lisensi Open Source, Pada tahun ini kembali masuk kategori Leader dalam Gartner Magic Quadrant, memberikan solusi bagi kebutuhan bisnis Anda.
Liferay memudahkan interaksi user dan integrasi sistem dalam perusahaan
Dan telah memiliki pengalaman selama 16 Tahun dalam implementasi sistem untuk mempermudah proses Bisnis yang Anda kelola.
Content publishing and sharing,setiap user dapat dengan mudah update content,sharing Link, melakukan Polling topik terhangat, mengadakan Event dan melakukan tanya jawab.
Conversation and post, user dapat melakukan percakapan dan saling terhubung dua arah sehingga hasil dapat langsung dikirimkan atau di sharing ke user lain.
Group management, Dapat ditentukan user mana yang bisa view, read, update, delete content atau article yang telah dibuat.
Intranet/ community, adanya fasilitas intranet memudahkan integrasi aplikasi lainnya;
Knowledge base/ Wiki, Menyediakan wadah kolaborasi tenaga ahli/Subject Matter Expert (SME)
News Feed, fitur untuk memberikan ide untuk memulai percakapan anta user.
Notes, user dapat dengan mudah membuat notes pada content atau artikel yang dibuat
Task management, fitur task management mempermudah dalam melakukan pendelegasian task-task yang berhubungan dengan suatu project.
Pengalaman dan keahlian yang dimiliki Softbless sangat membantu dalam implementasi aplikasi Enterprise Social Network menggunakan Liferay.
Segera Hubungi kami untuk melakukan konsultasi untuk pengembangan bisnis. Softbless menyediakan layanan Jasa Implementasi, Instalasi, Kustomisasi, support dan training Liferay. Solusi yang kami berikan berperan penting dalam kemajuan perusahaan Anda.
Ask questions/book a meeting regarding Enterprise Social Network :
Digital Experience Platform (DXP) adalah platform untuk membuat dan mengelola konten serta asset dari berbagai website, portal atau aplikasi lain sehingga menjadi lebih terpusat. DXP juga dapat melakukan pendekatan terhadap customer mulai dari interaksi, behavior dan lain - lain untuk menghasilkan data yang dapat digunakan sebagai improvisasi konten & asset sehingga sesuai dengan apa yang diinginkan oleh customer. Konten & Asset ini dapat berupa proses bisnis, marketing campaign, advertisement dan lain sebagainya.
Bangun Digital Experience lebih DinamisTersentralisasiKolaboratif
Perusahaan membutuhkan platform yang terintegrasi dan kolaboratif agar menyediakan layanan optimal untuk mengerti kebutuhan customer. DXP merupakan investasi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Berikut merupakan masalah yang sering ditemui sebelum adanya Digital Experience Platform :
Banyaknya konten maupun asset yang harus dikelola di website, portal atau aplikasi yang berbeda sehingga membutuhkan resource lebih dan cost yang tinggi
Sulitnya berkolaboras dan komunikasii antar pegawai dari berbagai divisi sehingga menghambat produktivitas kerja
Customer Experience yang buruk karena interaksi terhadap customer kurang maksimal
Sering terdapat duplicate konten atau asset karena belum terpusat
Sulit untuk melakukan integrasi antar aplikasi, website atau portal
Customer sering kesulitan untuk mengakses website atau portal yang ingin dibuka
Digital Experience Platform dengan mudah mengatasi bahkan menawarkan solusi lebih bagi permasalahan diatas.
Berikut manfaat penggunaan Digital Experience Platform di perusahaan anda :
Semua menjadi 1 platform. Mudahnya integrasi terhadap aplikasi, website ataupun portal lain membuat kemudahan untuk mengelola konten dan asset hanya dengan mengakses 1 platform
Dapat menganalisis kebutuhan customer dengan interaksi maksimal dan data manajemen yang efisien
Kolaborasi antar pegawai hingga customer terjalin dengan baik sehingga dapat memenuhi masing - masing kebutuhan dengan maksimal
Cost yang rendah karena tidak memerlukan resource lebih untuk mengelola konten & asset dari berbagai macam web, aplikasi dan portal
Konten & Asset menjadi tersentralisasi sehingga meminimalisir adanya duplikat dan meningkatkan keamanan
Dapat membuat tindakan berdasar data yang valid sehingga perusahaan dengan cepat dapat merespon kebutuhan dan inovasi baru
Liferay merupakan aplikasi Digital Experience Platform yang telah dirilis sejak tahun 2004 dengan lisensi open source. Liferay telah memiliki 16 tahun pengalaman dan telah diimplementasi perusahaan dari berbagai skala dan industri. Liferay juga telah mengantongi 10 kali Gartner Magic Quadrant Leader
Liferay menjadi leader Gartner Magic Quadrant untuk Digital Experience Platform
Tahun 2021, liferay menjadi leader bersama Adobe, Acquia, Episerver dan Sitecore dan sebelumnya sudah 10 kali menjadi leader.
Kami dengan antusias membantu konsultasi, implementasi dan konfigurasi terkait Digital Experience Platform menggunakan Liferay di Indonesia
Berikut merupakan fitur Liferay sebagai Digital Experience Platform :
User Management : Membuat dan kelola user,organisasi, group sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. Liferay juga dapat terintegrasi dengan LDAP, SSO, SAML dan lainnya
Blogs : Membuat dan menyebarkan konten blog dengan editor yang sudah disediakan
Knowledge Base : Membuat knowledge base dengan cepat sebagai onboarding, training atau customer support
Calendar : Buat event atau task tertentu yang dapat dibagikan kepada user dilengkapi dengan notifikasi atau reminder
Forum & Message Board : Buat post atau thread baru berdasar category dengan preview dan statistik yang disediakan
AlloyEditor : WYSIWYG Editor dengan tools yang lengkap untuk membantu membuat konten
Document & Media Dashboard : Mengelola dan menyimpan dokumen didalam folder dengan cepat dan mudah
Alert & Announcement : Sebar announcement antar pengguna atau antar site
Content Management : Kelola dokumen dibantu dengan tools seperti Content preview, Online Editing, Bulk Action, Versioning, Searching dan lainnya
Experience Management : Sesuaikan tampilan agar meningkatkan customer experience dengan tools Fragment Editor, Widget, Pages dan lainnya
Personalisasi : Memungkinkan user untuk menyesuaikan tampilan dashboard sesuai yang mereka inginkan
Contacts : Menyimpan dan melihat kontak antar user
Integration Framework : Integrasi dengan aplikasi lain menggunakan SOAP, REST API
Web Content : Menampilkan website lain atau kustomisasi layout sesuai kebutuhan
Softbless memiliki pengalaman dan skill untuk implementasi, konfigurasi, konsultasi dan kustomisasi Digital Experience Platforum menggunakan liferay
Silahkan hubungi kami mengenai informasi detail terkait Digital Experience Platform dengan liferay. Kami dengan sangat antusias untuk menawarkan solusi terhadap permasalahn yang ada di perusahaan anda.
Sistem Manajemen Pengetahuan adalah suatu sistem berupa jejaring sosial profesional yang terdapat dalam suatu perusahaan yang mendukung kolaborasi dan koordinasi antar user yang memiliki tujuan atau kepentingan yang sama sehingga dapat saling berhubungan sosial. Dengan adanya Sistem Manajemen Pengetahuan memudahkan antar user untuk sharing informasi, mengembangkan ide atau gagasan yang dimiliki, serta menjadi wadah untuk antar user dapat saling bertanya jawab baik rekan dalam satu departemen atau berbeda departemen.
Komunikasi internal yang baik yang terjalin antar user dalam suatu perusahaan akan mampu meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan. Dengan menerapkan Sistem Manajemen Pengetahuan hal ini tentu saja dapat mempermudah tujuan tersebut.
Kolaborasi antar user menjadi semakin MudahCepatEfisien
Adapun persoalan yang timbul akibat timbul akibat belum menggunakan sistem manajamen pengetahuan:
Jejaring sosial yang masih bersifat umum belum mampu menjamin terjaganya informasi penting terkait perusahaan. Sehingga dimungkinkan terjadi kebocoran data atau informasi ke pihak luar.
Sulitnya untuk melakukan sharing knowledge atau informasi antar user pada suatu perusahaan.
Banyaknya pekerjaan yang dilakukan secara berulang padahal proses troubleshooting yang dilakukan sama.
Kesulitan yang dihadapi diatas akan tertangani dengan baik apabila perusahaan menerapkan sistem Enterprise Social Networking sehingga proses komunikasi dapat berjalan dengan baik.
Adapun benefit yang diperoleh saat menggunakan sistem manajemen pengetahuan, antara lain:
Segala informasi dan knowlegde dalam jaringan antar user dapat diperoleh dengan cepat dan akurat
Perusahaan turut mendukung dalam menyediakan wadah kolaborasi antar user, ilmu yang dimiliki masing-masing user dapat dengan mudah ditransfer dengan user lain.
Setiap user dapat meningkatkan knowledge dan ketrampilan dengan cepat dan mudah karena segala informasi yang dibutuhkan dengan mudah bisa didapatkan.
Setiap user dapat berkolaborasi baik dengan cara sharing ilmu atau skill yang dimiliki antar user.
Suasana kerja menjadi lebih kompetitif dan persaingan kerja menjadi lebih sehat.
Pengambilan keputusan selalu tepat , karena segala informasi dan knowlegde diperoleh secara pasti dan dapat dipertanggungjawabkan
Pengerjaan suatu proyek akan lebih mudah dengan adanya fitur grup, dapat memberikan ruang kerja yang fleksibel bagi user dan komunitas serta adanya tempat terpusat chat antar user, sharing file dan sharing Informasi terbaru dan lainnya.
Dapat menghubungkan semua user dalam satu waktu dengan cepat dan mudah.
Dipermudahkan dalam melakukan integrasi dengan aplikasi lainnya.
Liferay merupakan sistem manajemen pengetahuan dengan lisensi Open Source dan saat ini masuk dalam Gartner Magic Quadrant masuk dalam kategori Leader. Liferay adalah solusi yang paling efektif dalam melakukan kolaborasi serta komunikasi di dalam perusahaan.
Liferay solusi terbaik yang berperan penting dalam mempermudah kolaborasi antar user.
Aplikasi yang userfriendly serta mudah untuk diintegrasikan mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Fitur yang tersedia dalam sistem manajemen pengetahuan:
Submit Artikel.Antar user dapat dengan mudah mengajukan Content/Article yang dimiliki. Sehingga kemampuan setiap user dapat mudah diperlihatkan.
Social Media.rancangan Knowledge Management bisa dalam bentuk Social Media. Action yang dapat dilakukan meliputi : Update status, Follow antar user dan berinteraksi dengan user lain.
wadah kolaborasi berupa community of practice yang memudahkan antar user untuk berdikusi.
Activitas Point for user. semua aktivitas yang dilakukan oleh user akan memperoleh penilaian berupa point. Misalnya, submit dan read artikel akan mendapat 1 point dan apabila artikel tersebut di approve akan memperoleh 2 Point.
Champion Hall of fame. user yang memperoleh point tertinggi akan ditampilkan pada dashboard liferay pada periode tertentu.
Announcement. Pengumuman terkait informasi atau berita penting yang perlu untuk di publish antar user.
Workflow Approval. Apabila user create lalu submit Article atau content harus memperoleh approval dari pihak-pihak tertentu. Jika sudah diperoleh approval article atau content tersebut bisa diakses oleh user lain.
Permission Acces. Dapat ditentukan user mana yang bisa view, read, update, delete content atau article yang telah dibuat.
Dapat menampilkan event, training, atau seminar yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu.
Recent Activities. Dapat menampilkan Aktivitas terbaru yang dilakukan oleh user.
Recent Content/ Article.Dapat menampilkan Content, Article, atau forum terbaru yang dibuat oleh user.
Video Player. Antar user dapat sharing video.
Taxonomy. Taxonoy berbentuk tagging dan categories.
Softbless handal dan terpercaya dalam melakukan implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan menggunakan Liferay, Pengalaman dan kompetensi yang dimiliki mampu berikan solusi terbaik bagi penerapan manajemen pengetahuan pada Perusahaan Anda.
We Provide jasa implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training Liferay. Secara profesional dan kompeten memberikan hasil terbaik yang tentunya memenuhi kebutuhan sistem manajemen pengetahuan yang dibutuhkan oleh Perusahaan dan Bisnis Anda. Ayo segera hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda.
Ask questions/book a meeting regarding knowledge management system :
Aplikasi Workflow adalah aplikasi untuk memudahkan dan mempercepat proses bisnis dari suatu proses yang dibuat untuk diotorisasi oleh pihak lain yang dituju sebelum dipublikasikan. Aplikasi Workflow akan mengelola seluruh alur proses bisnis mulai dari approval, revisi dan permission bagi setiap proses secara efisien.
Buat Workflow menjadi lebih transparanakuratmudah berkolaborasi
Perusahaan menginginkan proses workflow yang dapat diselesaikan dengan cepat, terstruktur, efisien dan dapat diakses dimana saja. Keinginan ini tentu sulit dicapai jika dilakukan dengan proses manual mengingat effort/biaya dan hasil yang dicapai tidak diharapkan. Dengan adanya Aplikasi Workflow keinginan perusahaan dapat terpenuhi.
Berikut masalah yang dihadapi saat proses workflow dilakukan dengan manual, adalah sebagai berikut :
Sulitnya untuk menemui dan meminta approval kepada pihak yang dituju
Kesulitan untuk mengetahui status review dari proses workflow. Sulit dan banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk mengetahui bahwa proses sudah disetujui oleh siapa saja, jika tidak memakai aplikasi workflow.
Tidak adanya notifikasi dan reminder bahwa terdapat proses yang memerlukan approval bagi pihak yang dituju
Pengiriman dalam proses workflow dengan bentuk hardcopy kepada pihak approval membutuhkan waktu yang lama dan rentan tidak terkirim
Membutuhkan effort dan waktu yang tinggi jika terdapat banyak pihak yang menjadi approval
Alur workflow yang rentan menjadi tidak sesuai dengan yang telah disepakati.
Permasalahan diatas dapat dengan mudah diatasi bahkan dapat memberikan benefit lebih dengan menggunakan Aplikasi Workflow yang terintegrasi.
Benefit menggunakan Aplikasi Workflow :
Meningkatnya produktivitas karena proses approval dapat dilakukan dimana dan kapan saja
Mengetahui progress alur workflow dengan mudah dan tepat
Perusahaan dapat meningkatkan cost efficiency karena tidak lagi menggunakan hardcopy yang membutuhkan kertas
Status approval dapat diketahui dengan cepat bagi pihak approval maupun pihak yang membuat proses
Dapat mengatur permission dengan lebih spesifik terhadap suatu proses
Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan
Mempermudah dan mempercepat pencarian suatu proses yang diperlukan.
Softbless memiliki solusi Aplikasi Workflow yang terintegrasi menggunakan E-Office. E-Office dapat meningkatkan efisiensi berjalannya workflow dan telah dipercaya membantu banyak perusahaan.
E-OFFICE DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY
Tahun 2019, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco menjadi Challenger bersama solusi lain seperti Newgen, SER dan Laserfiche. Sedangkan Liferay, selama 10 tahun di 2020 telah menjadi leader di Gartnet Magic Quadrant untuk Digital Experience Platform.
Berikut fitur dan fungsi yang dimiliki oleh Aplikasi Workflow:
Pengaturan Role, Permission & Security
Terintegrasi dengan Document Management System untuk mengelola dan menyimpan dokumen yang tersentralisasi dan terstruktur
Workflow Engine. Fitur ini berguna bagi user untuk melakukan otorisasi terhadap suatu proses sebelum dipublikasi. Untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis yang berbeda - beda, kami menyediakan custom aplikasi workflow yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan anda
Email :
Notifikasi email kepada reviewer atau pihak approval jika terdapat proses yang meminta approval
Email reminder jika terdapat proses yang belum dikerjakan
Pelimpahan kewenangan, fitur ini mencakup konsep status PJS (Pejabat Sementara), PJYMT (Pejabat yang Melakukan Tugas), PLH (Pelaksana Harian) atau pejabat yang sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut
Online Preview. Aplikasi Workflow Mampu melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa mendownload file
Audit Trail & Change Log. Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen bahkan perubahan pada proses
Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih, seperti contoh untuk mempublikasi proses setelah workflow/approval disetujui
User friendly & Easy to Access.
Aplikasi Workflow dilengkapi dengan Search Functionality, sehingga user dapat menemukan suatu proses dengan keyword dan indikator dengan mudah dan cepat
Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs
Watermark dokumen, untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download dokumen tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang
Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
Softbless memiliki pengalaman bertahun - tahun dalam menangani pengelolaan, implementasi, mengembangkan proses bisnis anda menggunakan Aplikasi Workflow.
Jadikan kami partner anda dalam implementasi Aplikasi Workflow sebagai solusi kebutuhan anda. Hubungi kami untuk mendapatkan informasi dan penarawaran terbaik terkait solusi yang kami sediakan.
Surat Masuk Surat keluar adalah sebuah metode yang diperuntukkan bagi perusahaan dalam mengatur surat perusahaan secara elektronis. Pengaturan Surat dalam perusahaan antara lain membuat, manage, mengulas surat dan kemana surat tersebut akan dibagikan atau dikirimkan. Kendati demikian, pada kenyataannnya masih banyak perusahaan yang dalam melakukan pengaturan surat perusahaan masih menggunakan metode manual. Hal tersebut tentu saja membutuhkan effort yang cukup besar dalam beberapa hal seperti dibutuhkan banyak lembaran-lembaran kertas, permintaan persetujuan yang membutuhkan waktu yang lama, ketelitian dalam pemeriksaan, disposisi yang berbelit-belit, kesulitan dalam melakukan pencarian dan perubahan surat dan lain sebagainya.
Akibat proses manual tersebut timbul berbagai macam permasalahan dalam perusahaan yang tentu saja akan berakibat produktivitas kerja menjadi tidak optimal.
Manage Surat secara Elektronis Agar lebih terkoordinirterlindungterpercayaefiesien
Berbagai macam permasalahan yang timbul akibat pengelolaan surat perusahaan secara manual, antara lain :
Dibutuhkan effort dan biaya yang besar antara lain untuk pembelian kertas karena surat masih bersifat hardcopy. Tingginya biaya tersebut dikarenakan diperlukan fotokopi surat yang akan dibagikan kepada setiap penerima tembusan. Dengan banyaknya hardcopy dibutuhkan pula space atau tempat, yang sedianya space atau tempat tersebut dapat dipergunakan untuk hal yang lebih bermanfaat
Sulitnya dalam melakukan pencarian surat atau naskah yang diperlukan, dibutuhkan waktu untuk mencari di ruang arsip.
Sulitnya dalam melakukan pencarian status review dari surat atau naskah tersebut, tidak bisa secara cepat dan tepat diketahui posisi surat dan sudah disetujui oleh siapa saja.
Sulitnya untuk mengetahui history alur persetujuan/ disposisi surat masuk surat keluar.
Sulitnya pejabat terkait dalam melakukan penelusuran/ tracking disposisi surat masuk surat keluar.
Dikarenakan hardcopy, proses penandatangan atau persetujuan surat oleh pejabat terkait membutuhkan waktu, contohnya jika pejabat bersangkutan sedang tidak berada ditempat atau dinas luar.
Proses pemeriksaan dan pengiriman surat atau naskah secara manual membutuhkan waktu yang lebih lama.
Permasalahan diatas dapat dengan mudah dihindari Apabila perusahaan memiliki suatu teknik pengelolaan surat secara elektronik yang terkoordinir dengan baik sehingga pengaturan surat masuk dan surat keluar dapat berjalan dengan baik.
Berbagai jenis surat yang dapat dihandle dalam aplikasi Surat Masuk Surat Keluar ini :
Pengumuman
Memo Internal atau Memorandum
Risalah Rapat
Nota Dinas
Surat Edaran
Surat Perintah
Surat Instruksi
Surat Keterangan
Surat Keputusan
Surat dari instansi luar
Surat-surat lainnya
Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan surat masuk surat keluar adalah :
Sistem pengelolaan arsip dilakukan secara elektronik sehingga tertata dengan baik
Alur pekerjaan lebih efektif, karena pekerjaan dibuat secara terstruktur rapi dan teratur
Format surat yang terstruktur dengan baik
Disposisi penerimaan surat yang dibuat mudah karena sudah dibuat otomatis oleh sistem
Pencarian surat bisa dilakukan secara cepat dengan menggunakan beberapa parameter atau keyword tertentu.
Tracking disposisi dapat dengan mudah dilakukan oleh pajabat berwenang.
Sistem yang userfrindly sehingga mempermudahk pejabat berwenang untuk dapat mengakses sistem, melakukan persetujuan atau disposisi dari mana saja dan kapan saja.
Tidak memerlukan biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman
Surat diterima user secara online, tidak memerlukan pengiriman secara manual
Dapat dengan mudah mengakses serta mencari tahu disposisi dan history persetujuan surat, dikarenakan sistem dapat dengan mudah diakses dimanapun selama koneksi intranet atau internet terhubung dengan sistem.
Aplikasi yang sangat mudah untuk digunakan, hanya dengan beberapa klik kita dapat dengan cepat memperoleh informasi mengenai status surat.
Surat Masuk Surat Keluar merupakan solusi jitu dalam pengelolaan surat perusahaan guna meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan produktivitas kerja yang maksimal bagi perusahaan Anda. Softbless menyediakan solusi surat masuk surat keluar yang dinamakan E-Office dalam pengaturan Tata Naskah Dinas Elektronik.
Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ
Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Softbless membangun solusi surat masuk surat keluar berdasarkan framework Alfresco dan Liferay. Alfresco dikhususkan sebagai solusi Document Management System (DMS) yang berguna sebagai Penyimpanan seluruh surat perusahaan yang disentralisasi dengan baik dalam satu tempat. Sedangkan Liferay merupakan Solusi untuk Portal pada Perusahaan. Pada Tahun 2011, Keduanya sudah masuk dalam Gartner Magic Qudrant dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis dari Oracle, IBM dan Laserfiche dan lainnya.
Karakteristik yang terdapat dalam Surat Masuk Surat Keluar :
Surat Masuk
Penerimaan surat dari unit lain dilakukan secara otomatis, tanpa dilakukan secara manual. Apabila surat sudah final disetujui maka pada saat itu juga akan diterima oleh unit/ pejabat penerima.
Disposisi surat masuk
Pendaftaran surat masuk dari instansi luar
Surat keluar
Pengiriman surat yang sudah final disetujui dilakukan secara otomatis dan online langsung dapat diterima oleh unit/ pejabat berwenang.
Proses persetujuan surat keluar bisa dilakukan oleh beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit.
Pembuatan surat keluar yang terdiri dari : Memo Internal, Surat untuk instansi luar, Risalah rapat, Nota dinas, Surat Keputusan dan Lainnya
Status workflow pembuatan surat dapat di tracking dengan baik
Change Log. Setiap perubahan yang terjadi yang dilakukan oleh user tersimpan dengan baik disistem dan dapat diakses dengan mudah oleh user yang diberi kewenangan
Audit Trail. Persetujuan, disposisi surat dan history alur pembuatan tersimpan dengan rinci oleh sistem dan dapat di review oleh user yang berwenang
Terintegrasi dengan Active Directory/ LDAP
Manajemen User, Unit, Group dan Hak Akses
Konfigurasi dan Administrasi. merupakan fungsi pergantian tugas yang dimana apabila seorang pejabat tidak dapat menerima tugas dikarenakan sesuatu hal maka tugas tersebut dapat dialihkan kepada pejabat lain yang diberi kewenangan, pembuatan klasifikasi surat, dan pengaturan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
Fungsi Sekretaris. bertugas membantu tugas pejabat, sehingga diberi kewenangan untuk melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat.
Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS ( Pejabat Sementara), PLH ( Pelaksana Harian), PYMT ( Pejabat yang melakukan tugas ), dan pejabat yang sedang cuti.
Watermark surat. berfungsi memberikan tanda pada user yang mendownload, tanggal berapa di download guna mencegah terjadinya kebocoran surat kepada pihak luar yang tidak bertanggung jawab.
Barcode penomoran surat
Email
Setiap ada task approval atau task disposisi baru akan diberikan notifikasi email
Setiap task yang belum dikerjakan akan mendapatkan email reminder
Terintegrasi dengan Document Management System. Seluruh surat akan tersimpan di Document Management System
Penomoran surat secara otomatis, sehingga mencegah terjadinya kesalahan dalam penomoran surat
Pencarian. memudahkan pencarian surat berdasarkan perihal surat, tanggal surat, status dan lainnya.
Softbless memiliki pengalaman dan Kompetensi yang baik dalam menangani proses bisnis dalam penerapan surat masuk surat keluar pada perusahaan Anda.
Softbless menyediakan berbagai macam service dalam membangun solusi surat masuk surat keluar di perusahaan anda meliputi : implementasi, instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training. Dengan keahlian kami yang begitu kompeten percayakan kami sebagai partner anda dalam melakukan implementasi surat masuk surat keluar menggunakan E-Office. Hubungi kami segera untuk konsultasi kebutuhan Anda dan dapatkan informasi terkait service yang kami sediakan.
Enterprise Portal merupakan suatu sistem yang berfungsi sebagai wadah segala informasi dan data yang bersumber dari berbagai Divisi dalam suatu Perusahaan. Permasalahan yang bisa diatasi oleh Solusi Enterprise Portal antara lain :
Sistem Single point yang belum berfungsi dengan baik sehingga karyawan kesulitan dalam mengakses informasi tentang perusahaan : Corporate News, Achievement, Document, Calender Evet dan lain-lain
Kesulitan dalam memperoleh informasi tentang komunikasi perusahaan, apabila broadcast informasi menggunakan email
Mengira bahwa suatu informasi serta knowledge tidak tersedia dalam database perusahaan dan tidak tersentralisasi. sebenarnya informasi tersebut pernah dibuat. karena informasi tersebut tidak ditemukan maka user akan membuat dari awal kembali (reinveting the wheel).
Tingkatkan kolaborasikomunikasiproduktivitas dalam perusahaan Anda
Enterprise Portal berkontribusi bagi perusahaan dalam mengorganisasikan segala infomasi dan data dengan tepat guna, dan juga berfungsi sebagai alat komunikasi dan kolaborasi antar divisi. Karyawan divisi tertentu biasanya tidak mengetahui dan memahami pekerjaan dari divisi lain. Dengan memiliki Enterprise Portal, Para Divisi dapat memperoleh site internal divisi ( untuk kepentingan internal divisi ), serta site eksternal yang mampu memberikan informasi, data dan aktivitas yang dibutuhkan kepada divisi lain.
Enterprise Portal juga dapat membantu para karyawan dalam memperoleh artikel, news, dan knowledge yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.
Keuntungan yang diperoleh dari Enterprise Portal antara lain :
Pengaplikasian Enterprise Portal pada perusahaan anda secara otomatis akan menambah produktivitas kerja karyawan. dan segala informasi terkait perusahaan disentralisasi dengan baik dalam single point
Komunikasi didalam perusahaan tentu saja akan semakin meningkat. hal ini disebabkan, penyebaran infomasi baik berupa pengumuman ataupun news yang berhubungan dengan perusahaan dapat dengan mudah dilakukan sehingga dapat meningkatkan organization culture dalam perusahaan.
kolaborasi antar karyawan dapat terjalin dengan baik dalam hal memperoleh informasi penting serta mengajukan pendapat, dengan cara menggunakan fitur Forum atau fitur -fitur lainnya yang bermanfaat.
Dengan adanya Enterprise Portal sama saja seperti memiliki knowledge management system dalam perusahaan. Dalam knowledge management system perusahan bisa memperoleh knowledge dari para karyawan. jadi apabila key person berhenti dari pekerjaan, knowledge tersebut masih tersimpan didalam database tersebut.
Liferay dapat dimanfaatkan perusahaan sebagai Software Enterprise Portal. Fungsionalitas dalam Liferay adalah :
Enterprise Searching - Fitur yang memudahkan user dalam melakukan pencarian data atau informasi yang dibutuhkan
Article/ News/ Blog - berfungsi sebagai tool dalam menghubungkan segala macam berita dan event
Calendar - Fitur penanggalan event atau kegiatan divisi atau perusahaan
Employee Directory - mempermudah pencarian rekan kerja dalam perusahaan'
Document Management - Fitur yang berfungsi untuk mengumumkan dokumen-dokumen penting perusahaan antaralain SOP, template dan manual
Discussion Forum - Wadah bagi para karyawan yang bersifat interaktif untuk membahas berbagai macam topik terkait perusahaan
Personalisasi - Fitur yang mempermudahk user dalam melakukan penyesuaian tampilan dashboard mereka, dalam memperoleh portlet/ widget sesuai dengan keinginan mereka
Wiki - berfungsi sebagai knowledge management
Liferay adalah Solusi yang masuk dalam Gartner Magic Quadrant dengan posisi sebagai Leader ( 2011-2014). Liferay merupakan Aplikasi yang berlisensi Open Source yang dapat memberikan keterbukaan bagi perusahaan dalam membangun sendiri portal mereka nantinya, tidak perlu terikat dengan konsultan manapun. Kami Softbless, yang berdomisili di Indonesia merupakan jasa penyedia layanan implementasi Enterprise Portal. Pelayanan kami meliputi : Instalasi, Konfigurasi, development, kustomisasi, support dan training.
Softbless sangat berpengalaman dan profesional dalam membangun Liferay,segera hubungi kami untuk mendapatkan pelayanan terbaik untuk implementasi liferay di perusahaan Anda.
Hubungi kami untuk memperoleh informasi yang bermanfaat tentang jasa implementasi Enterprise Portal yang kami sediakan, melalui email ke info@softbless.com atau melalui sambungan telepon di nomor (021) 85918058 atau (021) 85918059.
Electronic Office merupakan kategori sistem untuk proses persuratan yang berfungsi untuk membuat, review approval surat tata naskah dinas secara efisien. Dalam pengelolaannya surat perusahaan/instansi yang prosesnya masih manual, dibutuhkan surat cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran surat yang diperlukan.
Karena proses manual, kegiatan tersebut mengakibatkan beberapa persoalan sehingga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja.
Kelola dan disposisi Surat Naskah Dinas dengan efektifringkasmudah
Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan surat Perusahaan/instansi secara manual tanpa sistem Electronic Office, diantaranya adalah :
Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
Alur penelusuran surat perusahaan/organisasi dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
Pengecekan dan pendistribusian surat diproses secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama.
Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena surat masih bersifat hardcopy. seperti : surat difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu surat.
Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu sistem yang termasuk kategori Electronic Office.
Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Electronic Office :
Pengumuman
Nota Dinas
Memorandum
Risalah Rapat
Surat Undangan
Surat Keputusan
Surat Permohonan
Surat Edaran
Surat Perintah
Surat Instruksi
Surat Keterangan
Surat yang diperoleh dari instansi luar
Surat Kuasa
Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan sistem Electronic Office adalah :
surat dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar surat mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur surat tidak terjadi.
Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Electronic Office dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan surat perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu surat. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Electronic Office dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.
Electronic Office adalah kategori solusi dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan surat Perusahaan/Organisasi yang termasuk kategori Electronic Office yang berguna untuk pengelolaan surat Perusahaan/organisasi Anda.
ELECTRONIC OFFICE DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY
Alfresco dan Liferay masuk dalam Gartner Magic Quadrant,dan berada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Softbless membangun Electronic Office berdasarkan framework Liferay dan Alfresco. Liferay adalah solusi untuk portal, dan Alfresco solusi untuk Document Management System (DMS) yang bekerja dengan cara menyimpan seluruh surat terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco masuk dalam Gartner MQuadrant sejak tahun 2011. Liferay dan Alfresco tergabung dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis bersaing dengan IBM, Oracle, Laserfische, dll.
Fungsionalitas yang dimiliki :
Surat Keluar.
Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
Penelusuran status workflow dalam surat keluar
Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait melalui Electronic Office.
Surat Masuk :
Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
Disposisi Surat masuk
Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
Penggabungan dengan Document Management System. Semua surat yang biasanya terdiri surat pendukung, surat, dan lampiran- lampiran akan tersimpan secara otomatis di DMS.
Email :
Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau tugas disposisi baru dari bagian terkait.
Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani di Electronic Office.
Barcode penomoran surat
Watermark surat, untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau surat tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau surat penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan surat, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.
Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Electronic Office di Indonesia.
Service kami meliputi implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training untuk kategori aplikasi Electronic Office. Jadikanlah kami bagian dari Anda dalam menemukan solusi Pengelolaan surat Perusahaan Anda. Hubungi dan konsultasikan yang Anda butuhkan dan segera dapatkan informasi tentang solusi yang kami miliki.
Aplikasi Surat merupakan sistem Tata Naskah Dinas Elektronik untuk membuat, mengelola, mereview dan mendistribusikan arsip surat masuk surat keluar secara secara elektronis. Dalam mengelola arsip surat masuk dan surat keluar biasanya dilakukan secara manual yaitu dengan sirkulasi hardcopy atau lembaran-lembaran kertas untuk meminta persetujuan, pemeriksaan, disposisi, pencarian, perubahan dan sebagainya.
Karena semua dilakukan secara manual, semua kegiatan itu menimbulkan berbagai macam permasalahan sehingga mengakibatkan produktivitas kerja yang tidak maksimal.
Aplikasi Surat untuk pengelolaan lebih ringkaspraktisterlindung
Beberapa permasalahan yang sering terjadi dalam aktivitas pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara manual, adalah sebagai berikut :
Kesulitan mencari tahu sampai di mana status review pembuatan surat keluar. Kita tidak bisa secara cepat mengetahui, posisi surat ini sudah disetujui oleh siapa saja.
Kesulitan untuk mengetahui history alur persetujuan/disposisi suatu surat.
Pemeriksaan dan pengiriman surat yang dilakukan secara manual, akan memakan waktu yang cukup banyak.
Karena memakai hardcopy, sulit mendapatkan persetujuan surat dari pejabat bersangkutan, contohnya jika pejabat sedang rapat di luar kantor.
Akses dan pencarian surat naskah dinas yang cukup menyita waktu, karena kita perlu datang ke lokasi arsip, mencari di beberapa lemari arsip, dan tumpukan-tumpukan kertas surat.
Kesulitan pejabat dalam menelusuri/tracking disposisi surat masuk
Tingginya cost karena adanya biaya untuk membeli kertas, karena masih memakai hardcopy. Contoh penyebab cost kertas yang tinggi : Foto kopi dokumen akan diberikan kepada setiap penerima tembusan. Banyaknya hardcopy juga akan menyita space ruangan, yang sebenarnya space tersebut bisa dipakai untuk aktivitas yang lebih berguna.
Kesulitan yang ada diatas, dapat teratasi dengan suatu sistem yangterintegrasi, yaitu sistem yang dapat mengatur surat masuk dan surat keluar.
Beberapa jenis surat yang dihandle dalam aplikasi surat :
Memo Internal atau Memorandum
Nota Dinas
Risalah Rapat
Surat Undangan
Surat untuk instansi luar
Surat Keputusan
Pengumuman
Surat Edaran
Surat Perintah
Surat Instruksi
Surat Keterangan
Surat dari instansi lain
Surat-surat lainnya
Benefit yang didapatkan jika menggunakan Aplikasi Surat adalah :
Hanya dengan beberapa kali click, kita bisa dengan cepat mendapatkan info mengenai status persetujuan pembuatan surat.
Mudah untuk mengakses dan mencari tahu history persetujuan dan disposisi suatu surat. Sistem ini dapat diakses di mana saja, selama koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan sistem, sehingga dapat mengerjakan penugasan surat masuk dan surat keluar dimanapun kita berada.
User bisa menerima surat dengan cepat karena online, tidak perlu pengiriman manual.
Hemat biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman surat.
Pejabat bisa dengan mudah mengakses sistem ini, dan melakukan persetujuan/disposisi dari mana saja, tanpa harus standby di kantor.
Pejabat bisa dengan cepat melakukan tracking disposisi.
User bisa mencari surat dengan cepat memakai beberapa kata kunci dan parameter. Sistem dilengkapi dengan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan perihal surat, modul surat, keputusan surat, kategori surat dan status yang dimiliki surat, sehingga mempermudah dalam pencarian.
Simple dalam melakukan disposisi surat yang diterima dari Instansi luar, karena sudah disediakan oleh sistem.
Pembuatan surat yang sesuai dengan format surat pada umumnya, sehingga tidak terjadi kesalahan format atau struktur surat.
Siklus pekerjaan menjadi lebih efisien, karena pekerjaan yang terstruktur dan teratur.
Pengelolaan arsip persuratan secara elektronik sehingga tertata dengan baik.
Aplikasi Surat adalah solusi tepat pengelolaan surat menyurat untuk meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan kesuksesan pada Perusahaan Anda. Softbless memiliki solusi Aplikasi Surat bernama E-Office untuk pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik.
E-Office dibangun diatas
Liferay dan Alfresco
Liferay dan Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant, ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle, Laserfiche, dll
Softbless mendevelop E-Office dengan framework Liferay dan Alfresco. Liferay merupakan solusi portal, dan Alfresco merupakan solusi Document Management System (DMS) untuk menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco merupakan solusi yang sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Keduanya merupakan head to head competitor untuk solusi sejenis dari IBM, Oracle, Laserfische, dll.
Fitur - fitur yang ada dalam E-Office:
Surat Keluar.
Pembuatan surat keluar : Memo Internal, Surat untuk Instansi Luar, Risalah Rapat, Nota Dinas, Surat Pengumuman, Surat Keputusan, dll
Persetujuan Surat Keluar yang bisa dilakukan beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit
Tracking status workflow pembuatan surat keluar
Mengirim Otomatis surat keluar yang sudah final disetujui, langsung secara online ke unit/pejabat penerima.
Surat Masuk :
Menerima surat masuk secara otomatis dari unit lain, tanpa perlu ada pengiriman surat secara manual. Saat suatu surat internal telah final disetujui, maka detik itu juga akan diterima sebagai surat masuk di pejabat/unit penerima.
Mendaftarkan Surat Masuk dari instansi/organisasi luar.
Disposisi Surat masuk
Pencarian, untuk mencari surat berdasarkan perihal, tanggal surat, status, dll.
Penomoran surat secara otomatis.
Integrasi dengan Document Management System (DMS). Seluruh dokumen termasuk surat, dokumen pendukung, attachment dan lampiran akan disimpan di Document Management System.
Email :
Notifikasi email jika mendapatkan task approval atau task disposisi baru.
Email reminder jika ada beberapa tugas/task yang belum dikerjakan.
Barcode nomor surat
Watermark dokumen, untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download surat tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang.
Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti.
Fungsi Sekretaris. Sekretaris seorang pejabat, bisa melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat tersebut.
Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi menawarkan fungsi pergantian tugas jika pejabat tidak dapat menerima tugas dengan alasan tertentu, pembuatan klasifikasi dokumen, pembuatan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
Audit trail : history alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, disimpan secara rinci di dalam sistem, dan bisa dilihat oleh user yang berwenang.
Change Log. Setiap perubahan yang dilakukan user (perihal, isi surat, dll), disimpan di dalam sistem dan bisa diakses oleh user yang berhak.
Softbless memiliki pengalaman yang begitu kompeten menangani proses bisnis untuk menerapkan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar di Indonesia.
Kami menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk aplikasi surat Jadikan kami partner dalam implementasi aplikasi surat menggunakan E-Office. Silahkan hubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.
