26 Des

Content Services Platform

Content Services Platform

Content Services Platform atau biasa dikenal dengan Enterprise Content Management merupakan suatu sistem atau metode yang digunakan oleh perusahaan dalam melakukan pengelolaan dokumen perusahannya. Dari mulai dokumen tersebut dibuat, direview, dipublish, disimpan maupun dimusnahkan segala life cycle dokumen tersebut dihandle secara elektronik. Setiap Perusahaan harus memiliki sistem penyimpanan dokumen yang baik dan efisien agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik sehingga produktivitas perusahaan akan meningkat. Dengan memiliki Content Services Platform tujuan tersebut akan lebih mudah terlaksana.

Tangani dokumen menjadi lebih rapitersusunefektif

Content Services Platform merupakan bagian dari Enterprise Content Management (ECM). Beberapa masalah yang biasa terjadi terkait dengan dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan :
  • Hak akses atau permission (security) tidak dapat diatur secara fleksibel
  • Resiko kehilangan dokumen perusahaan yang cukup tinggi, hal ini dikarenakan dokumen dalam bentuk fisik akan rentan sekali hilang atau rusak apabila tidak disimpan dengan baik. padahal dokumen tersebut merupakan aset penting dalam perusahaan.
  • Dibutuhkan space/ ruangan dan lemari penyimpanan yang lebih setiap waktunya dikarenakan pertumbuhan dokumen perusahaan yang cukup tinggi dan masih bersifat fisik. seharusnya ruangan  dan lemari arsip tersebut dapat dimanfaat untuk keperluan lain.
  • Dibutuhkan effort yang cukup besar dalam mengelola suatu dokumen, mulai dari mencari tau letak dokumen, review dokumen serta mendistribusikannya kepada pihak yang membutuhkan dokumen tersebut. hal ini dikarenakan pengelolaan dokumen yang masih bersifat manual belum elektronik.
  • Akan sulit untuk menentukan mana dokumen versi terbaru dikarenakan biasanya setiap karyawan memiliki format penamaan dokumen sendiri, dan akan sulit untuk menemukan mana versi terbarunya.
  • Agak sulit dalam menemukan suatu dokumen, apalagi dalam melakukan pencarian secara spesifik. misalnya pencarian dokumen yang dibuat dalam periode tertentu dan user tertentu.
Segala permasalahan diatas dapat diatasi dengan baik apabila perusahaan dalam pengelolaan dokumennya menggunakan Content Services Platform. Dengan banyak dokumen yang dimiliki oleh perusahaan makan diperlukan pula suatu sistem yang dapat berintegrasi sehingga pengelolaan dokumen dapat ditangani dengan baik.

Chat Via Whatsapp

Benefit yang diperoleh apabila menggunakan Content Services Platform :

  • Pendistribusian dan sharing dokumen dilakukan lebih cepat
  • Peningkatan produktivitas kerja yang tinggi dikarenakan lebih mudah dalam melakukan pencarian dan distribusi dokumen
  • Akses dokumen yang lebih cepat, setiap user dimudahkan dalam melakukan login ke Aplikasi Content Services Platform sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh masing-masing user.
  • Biaya yang lebih efisien dikarenakan perusahaan tidak perlu melakukan pembelian kertas dan lemari arsip untuk penyimpanan dokumen.
  • Penyimpanan dokumen yang tersentralisasi (Robust Security) sehingga menghindarkan dari tercecernya dokumen perusahaan
  • Adanya fitur workflow sehingga kolaborasi dalam perusahaan lebih meningkat.
  • Pengelolaan seluruh dokumen perusahaan dikerjakan dengan baik
  • Pencarian dokumen yang lebih dipermudah. apabila kita lupa menaruh suatu file dalam folder apa maka dapat melakukan pencarian dengan fitur search engine yang dimiliki Content Services Platform
  • Segala history atau audit trail perubahan dokumen dapat ditelusuri dengan mudah
  • Pengaturan permission yang lebih spesifik (security). kita dapat menentukan user atau grup yang memiliki akses view, read, edit, dan delete dalam suatu folder atau dokumen.
  • Akses dokumen dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja selama masih terhubung dengan server Content Services Platform yang terkoneksi dengan intranet atau internet.
Alfresco adalah suatu aplikasi Content Services Platform yang berlisensi open source dan pada tahun 2011 telah masuk dalam Gartner Magic Quadran dan telah digunakan oleh lebih dari 5000 perusahaan di dunia.

Content Services Platform (CSP) merupakan istilah baru untuk gambaran solusi bisnis Anda dengan menggunakan Alfresco

Alfresco pada Tahun 2017 masuk dalam Gartner Magic Quadrant bersaing dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting
Beberapa fitur yang dimiliki oleh Alfresco, antara lain :
  • Automasi (rules). Sebagai trigger action tertentu berdasarkan kriteria yang dipilih oleh user
  • Search Functionality. Kita dapat melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen)
  • Audit Trail. Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen
  • Dapat diintegrasikan dengan mesin pemindai (Scanner).
  • Pengaturan Role, Permission & Security
  • Multiple File Upload. Dapat mengunggah beberapa dokumen sekaligus ke dalam Alfresco.
  • Fitur Comment. membantu user untuk  berdiskusi tentang dokumen tersebut.
  • User friendly. User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.
  • Drag and Drop Upload.
  • Expired Document. reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.
  • Penambahan watermark saat download, atau saat upload
  • Centralized Document Repository. Penyimpanan dokumen perusahaan dengan tersentralisasi.
  • Versioning. Setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
  • Native Mobile Application. Tersedia untuk platform iOs dan Android.
  • Online Preview.  Dapat melihat dokumen secara online dan file media.
  • Category & tagging.
  • Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
  • Workflow Engine.  Berfungsi untuk revisi, review dan approval dokumen, kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik di perusahaan kita.
  • Link (relasi) antar dokumen. Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.Custom Metadata atau Document properties. Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima.
  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs.
  • Check in & Check Out. untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.
Softbless memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam membantu proses bisnis, change management, implementasi dan development Content Services Platform di Perusahaan Anda, dengan menggunakan Alfresco.
Softbless menyediakan berbagai macam layanan berupa instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training Alfresco. Hubungi kami segera untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai Alfresco sebagai solusi pengelolaan dokumen perusahan anda.
By
, ,
Read More...

17 Des

Surat Masuk Surat Keluar

Surat Masuk Surat Keluar

Surat Masuk Surat keluar adalah sebuah metode yang diperuntukkan bagi perusahaan dalam mengatur surat perusahaan secara elektronis. Pengaturan Surat dalam perusahaan antara lain membuat, manage, mengulas surat dan kemana surat tersebut akan dibagikan atau dikirimkan. Kendati demikian, pada kenyataannnya masih banyak perusahaan yang dalam melakukan pengaturan surat perusahaan masih menggunakan metode manual.  Hal tersebut tentu saja membutuhkan effort yang cukup besar dalam beberapa hal seperti dibutuhkan banyak lembaran-lembaran kertas, permintaan persetujuan yang membutuhkan waktu yang lama, ketelitian dalam pemeriksaan, disposisi yang berbelit-belit, kesulitan dalam melakukan pencarian dan perubahan surat dan lain sebagainya.

Akibat proses manual tersebut timbul berbagai macam permasalahan dalam perusahaan yang tentu saja akan berakibat produktivitas kerja  menjadi tidak optimal.

Manage Surat secara Elektronis Agar lebih terkoordinirterlindungterpercayaefiesien

Berbagai macam permasalahan yang timbul akibat pengelolaan surat perusahaan secara manual, antara lain :
  • Dibutuhkan effort dan biaya yang besar antara lain untuk pembelian kertas karena surat masih bersifat hardcopy. Tingginya biaya tersebut dikarenakan diperlukan fotokopi surat yang akan dibagikan kepada setiap penerima tembusan. Dengan banyaknya hardcopy dibutuhkan pula space atau tempat, yang sedianya space atau tempat tersebut dapat dipergunakan untuk hal yang lebih bermanfaat
  • Sulitnya dalam melakukan pencarian surat atau naskah yang diperlukan, dibutuhkan waktu untuk mencari di ruang arsip.
  • Sulitnya dalam melakukan pencarian status review dari surat atau naskah tersebut, tidak bisa secara cepat dan tepat diketahui posisi surat dan sudah disetujui oleh siapa saja.
  • Sulitnya untuk mengetahui history alur persetujuan/ disposisi surat masuk surat keluar.
  • Sulitnya pejabat terkait dalam melakukan penelusuran/ tracking disposisi surat masuk surat keluar.
  • Dikarenakan hardcopy, proses penandatangan atau persetujuan surat oleh pejabat terkait membutuhkan waktu, contohnya jika pejabat bersangkutan sedang tidak berada ditempat atau dinas luar.
  • Proses pemeriksaan dan pengiriman surat atau naskah secara manual membutuhkan waktu yang lebih lama.

Permasalahan diatas dapat dengan mudah dihindari Apabila perusahaan memiliki suatu teknik pengelolaan surat secara elektronik yang terkoordinir dengan baik sehingga pengaturan surat masuk dan surat keluar dapat berjalan dengan baik.

Berbagai jenis surat yang dapat dihandle dalam aplikasi Surat Masuk Surat Keluar ini :

  • Pengumuman
  • Memo Internal atau Memorandum
  • Risalah Rapat
  • Nota Dinas
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat Keputusan
  • Surat dari instansi luar
  • Surat-surat lainnya

Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan surat masuk surat keluar  adalah :

  • Sistem pengelolaan arsip dilakukan secara elektronik sehingga tertata dengan baik
  • Alur pekerjaan lebih efektif, karena pekerjaan dibuat secara terstruktur rapi dan teratur
  • Format surat yang terstruktur dengan baik
  • Disposisi penerimaan surat yang dibuat mudah karena sudah dibuat otomatis oleh sistem
  • Pencarian surat bisa dilakukan secara cepat dengan menggunakan beberapa parameter atau keyword tertentu.
  • Tracking disposisi dapat dengan mudah dilakukan oleh pajabat berwenang.
  • Sistem yang userfrindly sehingga mempermudahk pejabat berwenang untuk dapat mengakses sistem, melakukan persetujuan atau disposisi dari mana saja dan kapan saja.
  • Tidak memerlukan biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman
  • Surat diterima user secara online, tidak memerlukan pengiriman secara manual
  • Dapat dengan mudah mengakses serta mencari tahu disposisi dan history persetujuan surat, dikarenakan sistem dapat dengan mudah diakses dimanapun selama koneksi intranet atau internet terhubung dengan sistem.
  • Aplikasi yang sangat mudah untuk digunakan, hanya dengan beberapa klik kita dapat dengan cepat memperoleh informasi mengenai status surat.
Surat Masuk Surat Keluar merupakan solusi jitu dalam pengelolaan surat perusahaan guna meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan produktivitas kerja yang maksimal bagi perusahaan Anda. Softbless menyediakan solusi surat masuk surat keluar yang dinamakan E-Office dalam pengaturan Tata Naskah Dinas Elektronik.

Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ

Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting
Softbless membangun solusi surat masuk surat keluar berdasarkan framework Alfresco dan Liferay. Alfresco dikhususkan sebagai solusi Document Management System (DMS) yang berguna sebagai Penyimpanan seluruh surat perusahaan yang disentralisasi dengan baik dalam satu tempat. Sedangkan Liferay merupakan Solusi untuk Portal pada Perusahaan. Pada Tahun 2011, Keduanya sudah masuk dalam Gartner Magic Qudrant  dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis dari Oracle, IBM dan Laserfiche dan lainnya. Karakteristik yang terdapat dalam Surat Masuk Surat Keluar :
  • Surat Masuk
    • Penerimaan surat dari unit lain dilakukan secara otomatis, tanpa dilakukan secara manual. Apabila surat sudah final disetujui maka pada saat itu juga akan diterima oleh unit/ pejabat penerima.
    • Disposisi surat masuk
    • Pendaftaran surat masuk dari instansi luar
  • Surat keluar
    • Pengiriman surat yang sudah final disetujui dilakukan secara otomatis dan online langsung dapat diterima oleh unit/ pejabat berwenang.
    • Proses persetujuan surat keluar bisa dilakukan oleh beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit.
    • Pembuatan surat keluar yang terdiri dari : Memo Internal, Surat untuk instansi luar, Risalah rapat, Nota dinas, Surat Keputusan dan Lainnya
    • Status workflow pembuatan surat dapat di tracking dengan baik
  • Change Log. Setiap perubahan yang terjadi yang dilakukan oleh user tersimpan dengan baik disistem dan dapat diakses dengan mudah oleh user yang diberi kewenangan
  • Audit Trail. Persetujuan, disposisi surat dan history alur pembuatan tersimpan dengan rinci oleh sistem dan dapat di review oleh user yang berwenang
  • Terintegrasi dengan Active Directory/ LDAP
  • Manajemen User, Unit, Group dan Hak Akses
  • Konfigurasi dan Administrasi. merupakan fungsi pergantian tugas yang dimana apabila seorang pejabat tidak dapat menerima tugas dikarenakan sesuatu hal maka tugas tersebut dapat dialihkan kepada pejabat lain yang diberi kewenangan, pembuatan klasifikasi surat, dan pengaturan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
  • Fungsi Sekretaris. bertugas membantu tugas pejabat, sehingga diberi kewenangan untuk melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat.
  • Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS ( Pejabat Sementara), PLH ( Pelaksana Harian), PYMT ( Pejabat yang melakukan tugas ), dan pejabat yang sedang cuti.
  • Watermark surat. berfungsi memberikan tanda pada user yang mendownload, tanggal berapa di download guna mencegah terjadinya kebocoran surat kepada pihak luar yang tidak bertanggung jawab.
  • Barcode penomoran surat
  • Email
    • Setiap ada task approval atau task disposisi baru akan diberikan notifikasi email
    • Setiap task yang belum dikerjakan akan mendapatkan email reminder
  • Terintegrasi dengan Document Management System. Seluruh surat akan tersimpan di Document Management System
  • Penomoran surat secara otomatis, sehingga mencegah terjadinya kesalahan dalam penomoran surat
  • Pencarian. memudahkan pencarian surat berdasarkan perihal surat, tanggal surat, status dan lainnya.
Softbless memiliki pengalaman dan Kompetensi yang baik dalam menangani proses bisnis dalam penerapan surat masuk surat keluar pada perusahaan Anda.
Softbless menyediakan berbagai macam service dalam membangun solusi surat masuk surat keluar di perusahaan anda meliputi : implementasi, instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training. Dengan keahlian kami yang begitu kompeten percayakan kami sebagai partner anda dalam melakukan implementasi surat masuk surat keluar menggunakan E-Office. Hubungi kami segera untuk konsultasi kebutuhan Anda dan dapatkan informasi terkait service yang kami sediakan.
By
, , , , ,
Read More...

11 Des

Enterprise Portal

Enterprise Portal

Enterprise Portal merupakan suatu sistem yang berfungsi sebagai wadah segala informasi dan data yang bersumber dari berbagai Divisi dalam suatu Perusahaan. Permasalahan yang bisa diatasi oleh Solusi Enterprise Portal antara lain :
  • Sistem Single point yang belum berfungsi dengan baik sehingga karyawan kesulitan dalam mengakses informasi tentang perusahaan : Corporate News, Achievement, Document, Calender Evet dan lain-lain
  • Kesulitan dalam memperoleh informasi tentang komunikasi perusahaan, apabila broadcast informasi menggunakan email
  • Mengira bahwa suatu informasi serta knowledge tidak tersedia dalam database perusahaan dan tidak tersentralisasi. sebenarnya informasi tersebut pernah dibuat. karena informasi tersebut tidak ditemukan maka user akan membuat dari awal kembali (reinveting the wheel).

Tingkatkan kolaborasikomunikasiproduktivitas dalam perusahaan Anda

Enterprise Portal berkontribusi bagi perusahaan dalam mengorganisasikan segala infomasi dan data dengan tepat guna, dan juga berfungsi sebagai alat komunikasi dan kolaborasi antar divisi. Karyawan divisi tertentu biasanya tidak mengetahui dan memahami pekerjaan dari divisi lain. Dengan memiliki Enterprise Portal, Para Divisi dapat memperoleh site internal divisi ( untuk kepentingan internal divisi ), serta site eksternal yang mampu memberikan informasi, data dan aktivitas yang dibutuhkan kepada divisi lain. Enterprise Portal juga dapat membantu para karyawan dalam memperoleh artikel, news, dan knowledge yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

Chat Via Whatsapp

Keuntungan yang diperoleh dari Enterprise Portal antara lain :

  • Pengaplikasian Enterprise Portal pada perusahaan anda secara otomatis akan menambah produktivitas kerja karyawan. dan segala informasi terkait perusahaan disentralisasi dengan baik dalam single point
  • Komunikasi didalam perusahaan tentu saja akan semakin meningkat. hal ini disebabkan, penyebaran infomasi baik berupa pengumuman ataupun news yang berhubungan dengan perusahaan dapat dengan mudah dilakukan sehingga dapat meningkatkan organization culture dalam perusahaan.
  • kolaborasi antar karyawan dapat terjalin dengan baik dalam hal memperoleh informasi penting serta mengajukan pendapat, dengan cara menggunakan fitur Forum atau fitur -fitur lainnya yang bermanfaat.
  • Dengan adanya Enterprise Portal sama saja seperti memiliki knowledge management system dalam perusahaan. Dalam knowledge management system perusahan bisa memperoleh knowledge dari para karyawan. jadi apabila key person berhenti dari pekerjaan, knowledge tersebut masih tersimpan didalam database tersebut.
Liferay dapat dimanfaatkan perusahaan sebagai Software Enterprise Portal. Fungsionalitas dalam Liferay adalah :
  • Enterprise Searching - Fitur yang memudahkan user dalam melakukan pencarian data atau informasi yang dibutuhkan
  • Article/ News/ Blog - berfungsi sebagai tool dalam menghubungkan segala macam berita dan event
  • Calendar - Fitur penanggalan event atau kegiatan divisi atau perusahaan
  • Employee Directory - mempermudah pencarian rekan kerja dalam perusahaan'
  • Document Management - Fitur yang berfungsi untuk mengumumkan dokumen-dokumen penting perusahaan antaralain SOP, template dan manual
  • Discussion Forum - Wadah bagi para karyawan yang bersifat interaktif untuk membahas berbagai macam topik terkait perusahaan
  • Personalisasi - Fitur yang mempermudahk user dalam melakukan penyesuaian tampilan dashboard mereka, dalam memperoleh portlet/ widget sesuai dengan keinginan mereka
  • Wiki - berfungsi sebagai knowledge management
Liferay adalah Solusi yang masuk dalam Gartner Magic Quadrant dengan posisi sebagai Leader ( 2011-2014). Liferay merupakan Aplikasi yang berlisensi Open Source yang dapat memberikan keterbukaan bagi perusahaan dalam membangun sendiri portal mereka nantinya, tidak perlu  terikat dengan konsultan manapun. Kami Softbless, yang berdomisili di Indonesia merupakan jasa penyedia layanan implementasi Enterprise Portal. Pelayanan kami meliputi : Instalasi, Konfigurasi, development, kustomisasi, support dan training.
Softbless sangat berpengalaman dan profesional dalam membangun Liferay,segera hubungi kami untuk mendapatkan pelayanan terbaik untuk implementasi liferay di perusahaan Anda.
Hubungi kami untuk memperoleh informasi yang bermanfaat tentang jasa implementasi Enterprise Portal yang kami sediakan, melalui email ke info@softbless.com atau melalui sambungan telepon di nomor (021) 85918058 atau (021) 85918059.
By
, ,
Read More...

15 Nov

Arsip Elektronik

Arsip Elektronik

Arsip Elektronik merupakan sistem yang berfungsi mengelola arsip secara sistematis dan efisien dengan metode pengelolaan yang user friendly sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam pengelolaanya. Pengelolaan arsip perusahaan biasanya meliputi penyimpanan arsip, sharing arsip, dan pengelolan arsip perusahaan. Pada era digital seperti saat ini, pengelolaan arsip pun berkembang pesat seiring dengan berkembangnya teknologi digital sehingga sangat dirasakan manfaatnya bagi perusahaan. Perkembangan teknologi digital yang berkembang dalam pengelolaan arsip antara lain adalah Arsip Elektronik.

Arsip Elektronik memudahkan Pengelolaan menjadi lebih efektiftepat gunauser friendlyreliable

Dengan perkembangan teknologi digital berkembang secara pesat, masih banyak perusahaan yang dalam kegiatan pengelolaan arsipnya masih menggunakan sistem tradisional atau manual. Pada kenyataanya pengelolaan arsip secara manual membutuhkan effort/ biaya yang tidak sedikit untuk karna masih menggunakan kertas fisik. Permasalahan umum yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip antara lain :
  • Arsip berupa kertas sangat rentan sekali rusak, apabila terjadi bencana alam arsip tersebut akan mudah robek, noda kuning dan akibat terburuknya kehilangan arsip tersebut padahal arsip tersebut merupakan aset penting perusahaan.
  • Apabila dibutuhkan sulit bagi User untuk mendapatkan secara cepat, apalagi arsip tersebut dibuat pada jangka waktu yang sangat lama dan user tidak dapat memastikan secara spesifik arsip tersebut.
  • User sulit untuk melakukan search arsip secara spesifik dengan menggunakan keyword tertentu antaralain deskripsi arsip , isi arsip, nomor arsip tertentu.
  • User tidak dapat membedakan mana arsip arsip terbaru , antar rekan kerja sulit untuk mengetahui siapa yang melakukan perubahan pada arsip arsip tersebut.
  • Rentan terjadinya ketidaksamaan dalam penamaan dan penomoran arsip antara user satu dengan user lainnya
  • Keterbatasan penyimpanan arsip, arsip fisik yang dibuat secara terus menerus atau berkala sehingga membutuhkan lemari arsip yang cukup banyak di perusahaan.
  • Jaminan keamanan untuk arsip arsip penting tersebut tidak diatur secara realtime dan fleksibel.

Permasalahan tersebut diatas dapat ditangani dengan mengaplikasikan arsip elektronik pada perusahaan anda. Arsip Elektronik dibuat dengan sistem yang sudah terintegrasi dengan baik sehingga dapat menjawab permasalahan - permasalahan arsip arsip perusahaan.

Chat Via Whatsapp

Keuntungan yang dapat anda peroleh dalam penggunaan Arsip Elektronik adalah :

  • Paperless , sehingga biaya atau anggaran yang dikeluarkan untuk pembelian kertas dapat dikurangi.
  • Mempunyai fitur searhing yang canggih sehingga dapt melakukan pencarian sampai kedalam isi arsip arsip tersebut.
  • Arsip Elektronik digital dapat di akses dimanapun dan kapanpun oleh user.
  • Perubahan dalam arsip dapat diketahui dengan mudah, jam berapa, tanggal berapa, hari apa dan siapa yang melakukan perubahan pada arsip tersebut.
  • arsip yang diupdate dapat diketahui dengan cepat dan mudah.
  • Menghindarkan terjadinya campur aduk arsip dengan divisi lain, biasanya arsip arsip antar divisi bersifat confidential sehingga juga dapat mengurangi tersebarnya arsip ke divisi lain.
  • Tidak perlu membutuhkan waktu yang lama  dalam proses pencarian arsip sehingga waktu karyawan tidak terbuang percuma dan bisa melakukan kegiatan lain yang lebih meningkatkan produktivitas kerja.
  • Memiliki fitur workflow yang dapat memudahkan karyawan berkolaborasi menyusun suatu arsip.
  • Arsip perusahaan terstruktur dengan rapi dengan memanfaatkan fitur security permission pada setiap divisi. Proses sharing arsip antar sesama rekan kerja sangat mudah.

Alfresco merupakan salah satu Aplikasi pengelolaan Arsip Elektronik yang sudah terbukti mampu menangani berbagai permasalahan arsip arsip perusahaan dan sudah banyak digunakan oleh  lebih dari 5000 perusahaan maupun organisasi diseluruh dunia, dan sudah dibangun sejak tahun 2011 sampai dengan saat ini.

Alfresco berhasil masuk pada kuadran Challenger dalam Gartner Magic Quadrant

Pada Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant dalam kuadran yang sama bersaing dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting
Beberapa fungsi yang ada pada Alfresco :
  • Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
  • Terintegrasi dengan LDAP,Active Directory , Ms office dan Google Docs.
  • Tagging & Category
  • Pengaturan Role, Permission & Security
  • Mampu terhububung dengan baik dengan mesin scanner.
  • Multiple file upload. Bisa upload arsip atau folder kedalam Alfresco.
  • Check in & Check Out. Setiap arsip yang sedang diedit oleh salah satu user bisa di lock terlebih dahulu, jadi user yang lain hanya bisa membaca saja.
  • Expired Document reminder. Plugin iyang bertugas sebagai reminder dan  pengingat arsip yang memiliki jangka waktu dan membutuhjkan pembaharuan. Email notifikasi dikirimkan melalui email dan bisa dilihat pada dashlet.
  • Search functionality. berfungsi untuk melakukan pencarian arsip hingga kedalam isi arsip tersebut (indexing), atau melakukan pencarian berdasarkan metadata yang sudah dibuat sebelumnya.
  • Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipiliholeh user.
  • User friendly. Alfresco dibuat seperti windows Explorer, sehingga user dapat dengan mudah mempelajarinya.
  • Drag and Drop Upload. User bisa dengan mudah upload arsip secara bersamaan degan cara drag and drop.
  • Native Mobile Application, bisa di download di app store atau playstore, dan semua aplikasi default bisa dilihat di handphone masing-masing karyawan.
  • Online Preview. Mampu melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa di mendownload file.
  • Versioning. Berfungsi sebagai penamaan arsip versi baru secara otomatis, dan user akan dengan mudah melakukan tracking versi aterbaru secara otomatis.
  • Centralized Document Repository : Penyimpanan semua arsip pada Perusahaan secara terpusat.
  • Audit Trail. berguna untuk melihat segala aktivitas user pada saat login, logout, edit, view, add dan delete. Sehingga kegaitan yang dilakukan user dapat terlihat.
  • Workflow Engine. Berguna jika user  ingin melakukan review, approval dan revisi arsip secara online. Dikarenakan proses bisnis pada masing-masing perusahaan berbeda, kami jmenyediakan custom untuk workflow yang dapat disesuaikan dengan kondisi bisnis yang terjadi pada perusahaan.
  • Link (relasi) antar arsip. Fitur ini berguna untuk membuat keterikatan antar arsip satu dengan arsip pendukung lainnya, misalnya arsip invoice dibuat relasi dengan arsip PO, BAST dan arsip lainnya yang memiliki keterikatan sesama arsip tersebut.
  • Penambahan watermark pada saat user akan download dokuemen atau file tertentu atau pada saat upload arsip, jadi setiap arsip yang di download atau di print akan terlihat siapa yang mendownload, tanggal berapa dan bulan apa arsip tersebut di download.
  • Fitur Comment. Plugin ini berguna jika sesama user ingin berdiskusi perihal arsip tersebut.
Softbless berkompeten dalam membantu mengembangkan proses bisnis perusahaan Anda. Bukan itu saja, softbless juga berpengalaman dalam menangani sistem pengelolaan, implementasi, serta mengembangkan Arsip Elektronik secara digital di Indonesia dengan menggunakan Alfresco.
Kami menyediakan berbagai pelayanan profesional antara lain  implementasi,  kustomisasi, instalasi, support, dan training Alfresco.  Segera Hubungi kami  dan dapatkan penawaran terbaik untuk Solusi Arsip Elektronik perusahaan anda.
By
,
Read More...

8 Nov

Tata Naskah Dinas Elektronik

Tata Naskah Dinas Elektronik

Tata Naskah Dinas Elektronik adalah aplikasi untuk mengelola, mereview, membuat dan membagikan tata naskah dinas secara elektronik. Saat ini masih banyak instansi yang mengatur tata naskah dinas secara manual, misalnya ketika membuat approval, melakukan disposisi, perubahan, dan pengiriman tata naskah dinas ke instansi luar, semua dilakukan secara manual. Jika pendistribusian pekerjaan manual masih dilakukan secara terus menerus, maka dapat mengakibatkan berkurangnya efisiensi waktu pekerja, serta menimbulkan beberapa permasalahan pada instansi yang ada, sehingga perkembangan perusahaan dapat terganggu.

Gunakan Tata Naskah Dinas elektronik untuk surat keluarsurat masukmemo internaldisposisinaskah dinas

Berikut ini adalah persoalan ketika masih menggunakan Tata Naskah Dinas secara manual :
  • Banyaknya waktu yang dibutuhkan ketika mecari dokumen tata naskah dinas.
  • Approval online tidak dapat dilakukan secara online, sulitnya melakukan tracking dokumen tata naskah dinas.
  • Sulitnya melakukan tracking disposisi secara digital.
  • Tingginya biaya untuk pembelian kertas, karena semua dokumen tata naskah dinas masih menggunakan dokumen fisik.
  • Space yang dibutuhkan untuk penyimpanan dokumen yang terlalu banyak.
  • Proses kirim mengirim dokumen antar instansi luar yang terlalu memakan waktu, karena semua dilakukan secara manual.
  • Sulitnya melakukan persetujuan atau tindak lanjut untuk suatu dokumen ketika salah satu pejabat yang berkepentingan sedang tidak ada di kantor.
Semua kesulitan tersebut, dapat diatasi dengan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik, Sistem yang sudah terintegrasi dengan baik.

Chat Via Whatsapp

Macam-macam surat yang dapat dikerjakan dalam Tata Naskah Dinas Elektronik  :

  • Surat Perintah
  • Memorandum dan Memo Internal
  • Surat untuk Perusahaan luar
  • Surat Keputusan
  • Surat dari Perusahaan lain
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat Undangan
  • Risalah Rapat
  • Pengumuman
  • Surat Edaran
  • Nota Dinas
  • Surat-surat lainnya
Beberapa keuntungan memakai Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik ialah :
  • Mudahnya menjalankan disposisi pada tata naskah dinas yang diterima dari unit lain, karena sudah terintegrasi dengan sistem.
  • Mudahnya mengetahui posisi approval pada suatu tata naskah dinas.
  • Cepatnya proses penerimaan surat yang dikirimkan via online antar instansi.
  • Tidak adanya kesalahan dalam format pembuatan surat, karena format sudah di sediakan oleh sistem.
  • Dapat memangkas biaya/cost pengiriman surat dan pembelanjaan kertas.
  • Memudahkan para atasan untuk melakukan approval atau disposisi secara online, memudahkan Pejabat melakukan approval di mana saja.
  • Pekerjaan menjadi terarah dan terstruktur, karena terciptanya efisiensi waktu.
  • Disposisi dapat dengan mudah dibuat oleh pejabat.
  • Para User dapat dengan mudah mencari dokumen tata naskah dinas menggunakan kata bantu (metadata).
  • Mudahnya melakukan pencarian dokumen dengan berbagai kategori.
  • Penempatan dokumen yang tertata dengan rapi karena aplikasi ini sudah terintegrasi dengan baik.
Tata Naskah Dinas Elektronik ialah aplikasi tepat untuk mengatur dokumen, demi terciptanya pekerjaan yang teratur, terstruktur dan terarah sehingga dapat mengoptimalkan waktu pekerja untuk menciptakan kemajuan pada instansi bekerja Anda.

Tata Naskah Dinas di kembangkan dengan Framework Alfresco dan Liferay

Alfresco dan Liferay berada dalam Gartner MQ, yang berada dalam satu kuadran dengan solusi lain seperti Laserfice, Oracle, IMB, dan lain sebagainya
Book a meeting
Softbless membangun Aplikasi Tata Naskah Dinas di atas Alfresco dan Liferay. Alfresco adalah aplikasi Document Management System (DMS) yang berguna untuk penyimpanan seluruh soft copy dokumen pada perusahaan. Dan Liferay adalah portal. Dua aplikasi tersebut adalah aplikasi yang sudah ada di dalam Gartner Magic Quadran dari tahun 2011 sampai dengan tahun 2018. Alfresco merupakan Chalengger di Gartner Magic Quadran dan Liferay merupakan Leaders pada Gartner Magic Quadran. Beberapa Fungsionalitas pada aplikasi Tata Naskah Dinas :
  • Tata Naskah Dinas Keluar
    • Penyusunan tata naskah dinas keluar : Surat untuk perusahaan lain, Nota Dinas, Surat Keputusan, Notulen Rapat, Surat Pemberitahuan, dan Memo Internal.
    • Approval yang dapat dilakukan oleh pejabat terkait untuk setiap divisi atau berbeda divisi.
    • Mudahnya melakukan pencarian status persetujuan penyusunan dokumen tata naskah dinas
    • Efisiensi waktu yang begitu cepat, karena proses mengirim dokumen yang dilakukan secara online ketika tata naskah dinas sudah di approve oleh pejabat terkait.
  • Tata Naskah Dinas Masuk :
    • Up to date bisa menerima otomatis secara real time ketika instansi luar mengirimkan dokumen tata naskah dinas.
    • Disposisi tata naskah dinas masuk.
    • Semua tata naskah dinas dari instansi luar dapat di daftarkan pada aplikasi tata naskah dinas elektronik.
  • Full text searcing yang dapat melakukan pencarian sesuai dengan status, perihal dan tanggal surat.
  • Pemberian nomor yang bisa dilakukan secara otomatis.
  • Aplikasi tata naskah dinas elektronik sudah terintegrasi dengan Document Management System (DMS), jadi semua tata naskah dinas yang masuk dan keluar beserta dengan semua dokumen terkaitnya akan di tempatkan/disimpan pada aplikasi Document Management System.
  • Email :
    • Setiap user akan mendapatkan pemberitahuan email jika mempunyai tugas baru untuk approval maupun task terbaru
    • Setiap user akan mendapatkan email pemberitahuan atau pengingat bila ada tugas yang belum di selesaikan
  • Nomor surat dengan menggunakan barcode.
  • Audit trail : Ini berguna untuk melihat semua history seperti persetujuan, diposisi dan pembuatan tata naskah dinas, semua alur pekerjaan ini akan tersimpan dalam aplikasi ini, dan user dapat melihat secara detail history pembuatan tata naskah dinas.
  • Pendelegasian kewenangan, fungsi ini adalah untuk Pejabat Sementara (PJS), PYMT (Pejabat sedang Melakukan Tugas), Pelaksana Harian (PLH), atau pejabat yang sedang cuti.
  • Watermark dokumen,  berguna untuk mengetahui siapa user yang melakukan download atau print pada dokumen tersebut, sehingga dapat mengurangi tersebarnya dokumen pada pihak yang tidak diinginkan.
  • Fungsi Sekretaris. Fitur ini memberikan akses pada sekretaris untuk melihat atau mengecheck tata naskah dinas yang menjadi task terbaru atasan merekaAdministrasi & Konfigurasi. Fitur ini berfungsi untuk melakukan pergantian melakukan task terbaru. Misalnya ketika salah satu pejabat mendapat salah satu tugas terbaru namun dengan beberapa alasan, pejabat tidak dapat melakukannya, lalu pejabat bisa melakukan fungsi pergantian tugas.
  • Change Log. Fitur ini menyimpan informasi perihal siapa saja yang sudah melakukan perubahan, apa saja yang dirubah perihal isi tata naskah dinas tersebut.
  • Hak akses, Pengelolaan User, Group, dan Unit
  • Sudah merger dengan Active Directory /LDAP
Softbless adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang sudah mempunyai banyak pengalaman implementasi untuk Aplikasi Tata Naskah Dinas, kami sangat kompeten dalam memahami proses bisnis yang ada di perusahaan Anda. Gunakan jasa kami untuk implementasi Tata Naskah Dinas di instansi Anda. Softbless memberikan pelayanan jasa untuk implementasi, kustomisasi, instalasi, dukungan, dan training. Hubungi kami dan dapatkan banyak informasi yang Anda butuhkan.
By
, ,
Read More...

8 Nov

Electronic Office

E-Office

Electronic Office merupakan kategori sistem untuk proses persuratan yang berfungsi untuk membuat, review approval surat tata naskah dinas secara efisien. Dalam pengelolaannya surat perusahaan/instansi yang prosesnya masih manual, dibutuhkan surat cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran surat yang diperlukan. Karena proses manual, kegiatan tersebut mengakibatkan beberapa persoalan sehingga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja.

Kelola dan disposisi Surat Naskah Dinas dengan efektifringkasmudah

Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan surat Perusahaan/instansi secara manual tanpa sistem Electronic Office, diantaranya adalah :

  • Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
  • Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
  • Alur penelusuran surat perusahaan/organisasi dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
  • Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
  • Pengecekan dan pendistribusian surat diproses secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama.
  • Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena surat masih bersifat hardcopy. seperti : surat difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
  • Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu surat.

Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu sistem yang termasuk kategori Electronic Office.

Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Electronic Office :

  • Pengumuman
  • Nota Dinas
  • Memorandum
  • Risalah Rapat
  • Surat Undangan
  • Surat Keputusan
  • Surat Permohonan
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat yang diperoleh dari instansi luar
  • Surat Kuasa

Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan sistem Electronic Office adalah :

  • surat dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar surat mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
  • Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
  • Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur surat tidak terjadi.
  • Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
  • User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Electronic Office dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan surat perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
  • Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
  • Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
  • Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
  • Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
  • Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu surat. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Electronic Office dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
  • Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.

Electronic Office adalah kategori solusi dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan surat Perusahaan/Organisasi yang termasuk kategori Electronic Office yang berguna untuk pengelolaan surat Perusahaan/organisasi Anda.

ELECTRONIC OFFICE DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY

Alfresco dan Liferay masuk dalam Gartner Magic Quadrant,dan berada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting
Softbless membangun Electronic Office berdasarkan framework Liferay dan Alfresco. Liferay adalah solusi untuk portal, dan Alfresco solusi untuk Document Management System (DMS) yang bekerja dengan cara menyimpan seluruh surat terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco masuk dalam Gartner MQuadrant sejak tahun 2011. Liferay dan Alfresco tergabung dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis bersaing dengan IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fungsionalitas yang dimiliki :

  • Surat Keluar.
    • Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
    • Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
    • Penelusuran status workflow dalam surat keluar
    • Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait melalui Electronic Office.
  • Surat Masuk :
    • Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
    • Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
    • Disposisi Surat masuk
  • Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
  • Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
  • Penggabungan dengan Document Management System. Semua surat yang biasanya terdiri surat pendukung, surat, dan lampiran- lampiran akan tersimpan secara otomatis di DMS.
  • Email :
    • Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau tugas disposisi baru dari bagian terkait.
    • Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani di Electronic Office.
  • Barcode penomoran surat
  • Watermark surat, untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau surat tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
  • Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
  • Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau surat penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
  • Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan surat, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
  • Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
  • Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
  • Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
  • Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.
Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Electronic Office di Indonesia.
Service kami meliputi implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training untuk kategori aplikasi Electronic Office. Jadikanlah kami bagian dari Anda dalam menemukan solusi Pengelolaan surat Perusahaan Anda. Hubungi dan konsultasikan yang Anda butuhkan dan segera dapatkan informasi tentang solusi yang kami miliki.
By
, ,
Read More...

6 Nov

Disposisi Elektronik

Disposisi Elektronik

Disposisi Elektronik merupakan suatu sistem layanan aplikasi berbasis elektronik dengan konsep paperless yang berfungsi untuk membuat, mengatur, mengulas dan menyalurkan dokumen perusahaan secara mudah dan efisien. Dalam pengelolaannya dokumen perusahaan yang prosesnya masih manual, dibutuhkan dokumen cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran dokumen yang diperlukan.

Karena proses manual, kegiatan tersebut mengakibatkan beberapa persoalan sehingga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja.

Manfaatkan Disposisi Elektronik untuk proses disposisi surat

Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan dokumen Perusahaan secara manual, diantaranya adalah :

  • Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
  • Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
  • Alur penelusuran dokumen perusahaan dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
  • Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
  • Pengecekan dan pendistribusian dokumen diproses secara manual, sehingga  membutuhkan waktu yang lama.
  • Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena dokumen masih bersifat hardcopy. seperti : Dokumen difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
  • Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu dokumen.

Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu Disposisi Elektronik.

Chat Via Whatsapp

Disposisi Elektronik

Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Disposisi Elektronik :

  • Pengumuman
  • Nota Dinas
  • Memorandum
  • Risalah Rapat
  • Surat Undangan
  • Surat Keputusan
  • Surat Permohonan
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat yang diperoleh dari instansi luar
  • Surat Kuasa

Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan Disposisi Elektronik adalah :

  • Dokumen dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
  • Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
  • Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur  surat tidak terjadi.
  • Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
  • User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Disposisi Elektronik dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan dokumen perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
  • Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
  • Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
  • Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
  • Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
  • Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu dokumen. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Disposisi Elektronik dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
  • Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.

Disposisi Elektronik adalah solusi efisien dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan Dokumen Perusahaan dinamakan Disposisi Elektronik yang berguna untuk pengelolaan surat dan Dokumen Perusahaan Anda.

Disposisi Elektronik DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY

Alfresco dan Liferay masuk dalam Gartner Magic Quadrant,dan berada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting
Softbless membangun Disposisi Elektronik berdasarkan framework Liferay dan Alfresco. Liferay adalah solusi untuk portal, dan Alfresco solusi untuk Document Management System (DMS) yang bekerja dengan cara menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco masuk dalam Gartner MQuadrant sejak tahun 2011. Liferay dan Alfresco tergabung dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis bersaing dengan IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fungsionalitas yang terdapat di Disposisi Elektronik :

  • Surat Keluar.
    • Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
    • Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
    • Penelusuran status workflow dalam surat keluar
    • Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait.
  • Surat Masuk :
    • Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
    • Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
    • Disposisi Surat masuk
  • Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
  • Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
  • Penggabungan dengan Document Management System. Semua dokumen yang biasanya terdiri dokumen pendukung, surat, dan lampiran- lampiran  akan tersimpan secara otomatis di DMS.
  • Email :
    • Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau  tugas disposisi baru dari bagian terkait.
    • Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani.
  • Barcode penomoran surat
  • Watermark dokumen,  untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau dokumen tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
  • Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
  • Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau dokumen penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
  • Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan dokumen, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
  • Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
  • Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
  • Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
  • Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.
Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Disposisi Elektronik di Indonesia.
Service kami meliputi implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training untuk aplikasi  Disposisi Elektronik. Jadikanlah kami bagian dari Anda dalam menemukan solusi Pengeloaan Dokumen Perusahaan Anda dengan  Disposisi Elektronik. Hubungi dan konsultasikan yang Anda butuhkan dan segera dapatkan informasi tentang solusi yang kami miliki.
By
, ,
Read More...

31 Okt

Aplikasi Surat

Aplikasi Surat

Aplikasi Surat merupakan sistem Tata Naskah Dinas Elektronik untuk membuat, mengelola, mereview dan mendistribusikan arsip surat masuk surat keluar secara secara elektronis. Dalam mengelola arsip surat masuk dan surat keluar biasanya dilakukan secara manual yaitu dengan sirkulasi hardcopy atau lembaran-lembaran kertas untuk meminta persetujuan, pemeriksaan, disposisi, pencarian, perubahan dan sebagainya. Karena semua dilakukan secara manual, semua kegiatan itu menimbulkan berbagai macam permasalahan sehingga mengakibatkan produktivitas kerja yang tidak maksimal.

Aplikasi Surat untuk pengelolaan lebih ringkaspraktisterlindung

Beberapa permasalahan yang sering terjadi dalam aktivitas pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara manual, adalah sebagai berikut :
  • Kesulitan mencari tahu sampai di mana status review pembuatan surat keluar. Kita tidak bisa secara cepat mengetahui, posisi surat ini sudah disetujui oleh siapa saja.
  • Kesulitan untuk mengetahui history alur persetujuan/disposisi suatu surat.
  • Pemeriksaan dan pengiriman surat yang dilakukan secara manual, akan memakan waktu yang cukup banyak.
  • Karena memakai hardcopy, sulit mendapatkan persetujuan surat dari pejabat bersangkutan, contohnya jika pejabat sedang rapat di luar kantor.
  • Akses dan pencarian surat naskah dinas yang cukup menyita waktu, karena kita perlu datang ke lokasi arsip, mencari di beberapa lemari arsip, dan tumpukan-tumpukan kertas surat.
  • Kesulitan pejabat dalam menelusuri/tracking disposisi surat masuk
  • Tingginya cost karena adanya biaya untuk membeli kertas, karena masih memakai hardcopy. Contoh penyebab cost kertas yang tinggi : Foto kopi dokumen akan diberikan kepada setiap penerima tembusan. Banyaknya hardcopy juga akan menyita space ruangan, yang sebenarnya space tersebut bisa dipakai untuk aktivitas yang lebih berguna.

Kesulitan yang ada di atas, dapat teratasi dengan suatu sistem yang terintegrasi, yaitu sistem yang dapat mengatur surat masuk dan surat keluar.

Aplikasi Surat untuk Tata Naskah Dinas Elektronik

Beberapa jenis surat yang dihandle dalam aplikasi surat  :
  • Memo Internal atau Memorandum
  • Nota Dinas
  • Risalah Rapat
  • Surat Undangan
  • Surat untuk instansi luar
  • Surat Keputusan
  • Pengumuman
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat dari instansi lain
  • Surat-surat lainnya
Benefit yang didapatkan jika menggunakan Aplikasi Surat adalah :
  • Hanya dengan beberapa kali click, kita bisa dengan cepat mendapatkan info mengenai status persetujuan pembuatan surat.
  • Mudah untuk mengakses dan mencari tahu history persetujuan dan disposisi suatu surat. Sistem ini dapat diakses di mana saja, selama koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan sistem, sehingga dapat mengerjakan penugasan surat masuk dan surat keluar dimanapun kita berada.
  • User bisa menerima surat dengan cepat karena online, tidak perlu pengiriman manual.
  • Hemat biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman surat.
  • Pejabat bisa dengan mudah mengakses sistem ini, dan melakukan persetujuan/disposisi dari mana saja, tanpa harus standby di kantor.
  • Pejabat bisa dengan cepat melakukan tracking disposisi.
  • User bisa mencari surat dengan cepat memakai beberapa kata kunci dan parameter. Sistem dilengkapi dengan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan perihal surat, modul surat, keputusan surat, kategori surat dan status yang dimiliki surat, sehingga mempermudah dalam pencarian.
  • Simple dalam melakukan  disposisi surat yang diterima dari Instansi luar, karena sudah disediakan oleh sistem.
  • Pembuatan surat yang sesuai dengan format surat pada umumnya, sehingga tidak terjadi kesalahan format atau struktur  surat.
  • Siklus pekerjaan menjadi lebih efisien, karena pekerjaan yang terstruktur dan teratur.
  • Pengelolaan arsip persuratan secara elektronik sehingga tertata dengan baik.
Aplikasi Surat adalah solusi tepat pengelolaan surat menyurat untuk meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan kesuksesan pada Perusahaan Anda. Softbless memiliki solusi Aplikasi Surat bernama E-Office untuk pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik.

E-Office dibangun diatas

Liferay dan Alfresco

Liferay dan Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant, ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle, Laserfiche, dll
Book a meeting
Softbless mendevelop E-Office dengan framework Liferay dan Alfresco. Liferay merupakan solusi portal, dan Alfresco merupakan solusi Document Management System (DMS) untuk menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco merupakan solusi yang sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Keduanya merupakan head to head competitor untuk solusi sejenis dari IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fitur - fitur yang ada dalam E-Office:

  • Surat Keluar.
    • Pembuatan surat keluar : Memo Internal, Surat untuk Instansi Luar, Risalah Rapat, Nota Dinas, Surat Pengumuman, Surat Keputusan, dll
    • Persetujuan Surat Keluar yang bisa dilakukan beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit
    • Tracking status workflow pembuatan surat keluar
    • Mengirim Otomatis surat keluar yang sudah final disetujui, langsung secara online ke unit/pejabat penerima.
  • Surat Masuk :
    • Menerima surat masuk secara otomatis dari unit lain, tanpa perlu ada pengiriman surat secara manual. Saat suatu surat internal telah final disetujui, maka detik itu juga akan diterima sebagai surat masuk di pejabat/unit penerima.
    • Mendaftarkan Surat Masuk dari instansi/organisasi luar.
    • Disposisi Surat masuk
  • Pencarian, untuk mencari surat berdasarkan perihal, tanggal surat, status, dll.
  • Penomoran surat secara otomatis.
  • Integrasi dengan Document Management System (DMS). Seluruh dokumen termasuk surat, dokumen pendukung, attachment dan lampiran akan disimpan di Document Management System.
  • Email :
    • Notifikasi email jika mendapatkan task approval atau task disposisi baru.
    • Email reminder jika ada beberapa tugas/task yang belum dikerjakan.
  • Barcode nomor surat
  • Watermark dokumen,  untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download surat tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang.
  • Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti.
  • Fungsi Sekretaris. Sekretaris seorang pejabat, bisa melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat tersebut.
  • Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi menawarkan fungsi pergantian tugas jika pejabat tidak dapat menerima tugas dengan alasan tertentu, pembuatan klasifikasi dokumen, pembuatan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
  • Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
  • Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
  • Audit trail : history alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, disimpan secara rinci di dalam sistem, dan bisa dilihat oleh user yang berwenang.
  • Change Log. Setiap perubahan yang dilakukan user (perihal, isi surat, dll), disimpan di dalam sistem dan bisa diakses oleh user yang berhak.
Softbless memiliki pengalaman yang begitu kompeten menangani proses bisnis untuk menerapkan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar di Indonesia.
Kami menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk aplikasi surat Jadikan kami partner dalam implementasi aplikasi surat menggunakan E-Office. Silahkan hubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.
By
, , , , , ,
Read More...

By    Alfresco, Document Management System, Enterprise Content Management