Uncategorized @id

Arsip Elektronik merupakan sistem yang berfungsi mengelola arsip secara sistematis dan efisien dengan metode pengelolaan yang user friendly sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam pengelolaanya. Pengelolaan arsip perusahaan biasanya meliputi penyimpanan arsip, sharing arsip, dan pengelolan arsip perusahaan. Pada era digital seperti saat ini, pengelolaan arsip pun berkembang pesat seiring dengan berkembangnya teknologi digital sehingga sangat dirasakan manfaatnya bagi perusahaan. Perkembangan teknologi digital yang berkembang dalam pengelolaan arsip antara lain adalah Arsip Elektronik.

Arsip Elektronik memudahkan Pengelolaan menjadi lebih efektiftepat gunauser friendlyreliable

Dengan perkembangan teknologi digital berkembang secara pesat, masih banyak perusahaan yang dalam kegiatan pengelolaan arsipnya masih menggunakan sistem tradisional atau manual. Pada kenyataanya pengelolaan arsip secara manual membutuhkan effort/ biaya yang tidak sedikit untuk karna masih menggunakan kertas fisik. Permasalahan umum yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip antara lain :

• Arsip berupa kertas sangat rentan sekali rusak, apabila terjadi bencana alam arsip tersebut akan mudah robek, noda kuning dan akibat terburuknya kehilangan arsip tersebut padahal arsip tersebut merupakan aset penting perusahaan.
• Apabila dibutuhkan sulit bagi User untuk mendapatkan secara cepat, apalagi arsip tersebut dibuat pada jangka waktu yang sangat lama dan user tidak dapat memastikan secara spesifik arsip tersebut.
• User sulit untuk melakukan search arsip secara spesifik dengan menggunakan keyword tertentu antaralain deskripsi arsip , isi arsip, nomor arsip tertentu.
• User tidak dapat membedakan mana arsip arsip terbaru , antar rekan kerja sulit untuk mengetahui siapa yang melakukan perubahan pada arsip arsip tersebut.
• Rentan terjadinya ketidaksamaan dalam penamaan dan penomoran arsip antara user satu dengan user lainnya
• Keterbatasan penyimpanan arsip, arsip fisik yang dibuat secara terus menerus atau berkala sehingga membutuhkan lemari arsip yang cukup banyak di perusahaan.
• Jaminan keamanan untuk arsip arsip penting tersebut tidak diatur secara realtime dan fleksibel.

Permasalahan tersebut diatas dapat ditangani dengan mengaplikasikan arsip elektronik pada perusahaan anda. Arsip Elektronik dibuat dengan sistem yang sudah terintegrasi dengan baik sehingga dapat menjawab permasalahan - permasalahan arsip arsip perusahaan.

Keuntungan yang dapat anda peroleh dalam penggunaan Arsip Elektronik adalah :

• Paperless , sehingga biaya atau anggaran yang dikeluarkan untuk pembelian kertas dapat dikurangi.
• Mempunyai fitur searhing yang canggih sehingga dapt melakukan pencarian sampai kedalam isi arsip arsip tersebut.
• Arsip Elektronik digital dapat di akses dimanapun dan kapanpun oleh user.
• Perubahan dalam arsip dapat diketahui dengan mudah, jam berapa, tanggal berapa, hari apa dan siapa yang melakukan perubahan pada arsip tersebut.
• arsip yang diupdate dapat diketahui dengan cepat dan mudah.
• Menghindarkan terjadinya campur aduk arsip dengan divisi lain, biasanya arsip arsip antar divisi bersifat confidential sehingga juga dapat mengurangi tersebarnya arsip ke divisi lain.
• Tidak perlu membutuhkan waktu yang lama  dalam proses pencarian arsip sehingga waktu karyawan tidak terbuang percuma dan bisa melakukan kegiatan lain yang lebih meningkatkan produktivitas kerja.
• Memiliki fitur workflow yang dapat memudahkan karyawan berkolaborasi menyusun suatu arsip.
• Arsip perusahaan terstruktur dengan rapi dengan memanfaatkan fitur security permission pada setiap divisi. Proses sharing arsip antar sesama rekan kerja sangat mudah.

Alfresco merupakan salah satu Aplikasi pengelolaan Arsip Elektronik yang sudah terbukti mampu menangani berbagai permasalahan arsip arsip perusahaan dan sudah banyak digunakan oleh  lebih dari 5000 perusahaan maupun organisasi diseluruh dunia, dan sudah dibangun sejak tahun 2011 sampai dengan saat ini.

Beberapa fungsi yang ada pada Alfresco :

• Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
• Terintegrasi dengan LDAP,Active Directory , Ms office dan Google Docs.
• Tagging & Category
• Pengaturan Role, Permission & Security
• Mampu terhububung dengan baik dengan mesin scanner.
• Multiple file upload. Bisa upload arsip atau folder kedalam Alfresco.
• Check in & Check Out. Setiap arsip yang sedang diedit oleh salah satu user bisa di lock terlebih dahulu, jadi user yang lain hanya bisa membaca saja.
• Expired Document reminder. Plugin iyang bertugas sebagai reminder dan  pengingat arsip yang memiliki jangka waktu dan membutuhjkan pembaharuan. Email notifikasi dikirimkan melalui email dan bisa dilihat pada dashlet.
• Search functionality. berfungsi untuk melakukan pencarian arsip hingga kedalam isi arsip tersebut (indexing), atau melakukan pencarian berdasarkan metadata yang sudah dibuat sebelumnya.
• Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipiliholeh user.
• User friendly. Alfresco dibuat seperti windows Explorer, sehingga user dapat dengan mudah mempelajarinya.
• Drag and Drop Upload. User bisa dengan mudah upload arsip secara bersamaan degan cara drag and drop.
• Native Mobile Application, bisa di download di app store atau playstore, dan semua aplikasi default bisa dilihat di handphone masing-masing karyawan.
• Online Preview. Mampu melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa di mendownload file.
• Versioning. Berfungsi sebagai penamaan arsip versi baru secara otomatis, dan user akan dengan mudah melakukan tracking versi aterbaru secara otomatis.
• Centralized Document Repository : Penyimpanan semua arsip pada Perusahaan secara terpusat.
• Audit Trail. berguna untuk melihat segala aktivitas user pada saat login, logout, edit, view, add dan delete. Sehingga kegaitan yang dilakukan user dapat terlihat.
• Workflow Engine. Berguna jika user  ingin melakukan review, approval dan revisi arsip secara online. Dikarenakan proses bisnis pada masing-masing perusahaan berbeda, kami jmenyediakan custom untuk workflow yang dapat disesuaikan dengan kondisi bisnis yang terjadi pada perusahaan.
• Link (relasi) antar arsip. Fitur ini berguna untuk membuat keterikatan antar arsip satu dengan arsip pendukung lainnya, misalnya arsip invoice dibuat relasi dengan arsip PO, BAST dan arsip lainnya yang memiliki keterikatan sesama arsip tersebut.
• Penambahan watermark pada saat user akan download dokuemen atau file tertentu atau pada saat upload arsip, jadi setiap arsip yang di download atau di print akan terlihat siapa yang mendownload, tanggal berapa dan bulan apa arsip tersebut di download.
• Fitur Comment. Plugin ini berguna jika sesama user ingin berdiskusi perihal arsip tersebut.

Softbless berkompeten dalam membantu mengembangkan proses bisnis perusahaan Anda. Bukan itu saja, softbless juga berpengalaman dalam menangani sistem pengelolaan, implementasi, serta mengembangkan Arsip Elektronik secara digital di Indonesia dengan menggunakan Alfresco.

Kami menyediakan berbagai pelayanan profesional antara lain  implementasi,  kustomisasi, instalasi, support, dan training Alfresco.  Segera Hubungi kami  dan dapatkan penawaran terbaik untuk Solusi Arsip Elektronik perusahaan anda.

Tata Naskah Dinas Elektronik adalah aplikasi untuk mengelola, mereview, membuat dan membagikan tata naskah dinas secara elektronik. Saat ini masih banyak instansi yang mengatur tata naskah dinas secara manual, misalnya ketika membuat approval, melakukan disposisi, perubahan, dan pengiriman tata naskah dinas ke instansi luar, semua dilakukan secara manual. Jika pendistribusian pekerjaan manual masih dilakukan secara terus menerus, maka dapat mengakibatkan berkurangnya efisiensi waktu pekerja, serta menimbulkan beberapa permasalahan pada instansi yang ada, sehingga perkembangan perusahaan dapat terganggu.

Gunakan Tata Naskah Dinas elektronik untuk surat keluarsurat masukmemo internaldisposisinaskah dinas

Berikut ini adalah persoalan ketika masih menggunakan Tata Naskah Dinas secara manual :

• Banyaknya waktu yang dibutuhkan ketika mecari dokumen tata naskah dinas.
• Approval online tidak dapat dilakukan secara online, sulitnya melakukan tracking dokumen tata naskah dinas.
• Sulitnya melakukan tracking disposisi secara digital.
• Tingginya biaya untuk pembelian kertas, karena semua dokumen tata naskah dinas masih menggunakan dokumen fisik.
• Space yang dibutuhkan untuk penyimpanan dokumen yang terlalu banyak.
• Proses kirim mengirim dokumen antar instansi luar yang terlalu memakan waktu, karena semua dilakukan secara manual.
• Sulitnya melakukan persetujuan atau tindak lanjut untuk suatu dokumen ketika salah satu pejabat yang berkepentingan sedang tidak ada di kantor.

Semua kesulitan tersebut, dapat diatasi dengan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik, Sistem yang sudah terintegrasi dengan baik.

Macam-macam surat yang dapat dikerjakan dalam Tata Naskah Dinas Elektronik  :

• Surat Perintah
• Memorandum dan Memo Internal
• Surat untuk Perusahaan luar
• Surat Keputusan
• Surat dari Perusahaan lain
• Surat Instruksi
• Surat Keterangan
• Surat Undangan
• Risalah Rapat
• Pengumuman
• Surat Edaran
• Nota Dinas
• Surat-surat lainnya

Beberapa keuntungan memakai Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik ialah :

• Mudahnya menjalankan disposisi pada tata naskah dinas yang diterima dari unit lain, karena sudah terintegrasi dengan sistem.
• Mudahnya mengetahui posisi approval pada suatu tata naskah dinas.
• Cepatnya proses penerimaan surat yang dikirimkan via online antar instansi.
• Tidak adanya kesalahan dalam format pembuatan surat, karena format sudah di sediakan oleh sistem.
• Dapat memangkas biaya/cost pengiriman surat dan pembelanjaan kertas.
• Memudahkan para atasan untuk melakukan approval atau disposisi secara online, memudahkan Pejabat melakukan approval di mana saja.
• Pekerjaan menjadi terarah dan terstruktur, karena terciptanya efisiensi waktu.
• Disposisi dapat dengan mudah dibuat oleh pejabat.
• Para User dapat dengan mudah mencari dokumen tata naskah dinas menggunakan kata bantu (metadata).
• Mudahnya melakukan pencarian dokumen dengan berbagai kategori.
• Penempatan dokumen yang tertata dengan rapi karena aplikasi ini sudah terintegrasi dengan baik.

Tata Naskah Dinas Elektronik ialah aplikasi tepat untuk mengatur dokumen, demi terciptanya pekerjaan yang teratur, terstruktur dan terarah sehingga dapat mengoptimalkan waktu pekerja untuk menciptakan kemajuan pada instansi bekerja Anda. Softbless membangun Aplikasi Tata Naskah Dinas di atas Alfresco dan Liferay. Alfresco adalah aplikasi Document Management System (DMS) yang berguna untuk penyimpanan seluruh soft copy dokumen pada perusahaan. Dan Liferay adalah portal. Dua aplikasi tersebut adalah aplikasi yang sudah ada di dalam Gartner Magic Quadran dari tahun 2011 sampai dengan tahun 2018. Alfresco merupakan Chalengger di Gartner Magic Quadran dan Liferay merupakan Leaders pada Gartner Magic Quadran. Beberapa Fungsionalitas pada aplikasi Tata Naskah Dinas :

• Tata Naskah Dinas Keluar
  • Penyusunan tata naskah dinas keluar : Surat untuk perusahaan lain, Nota Dinas, Surat Keputusan, Notulen Rapat, Surat Pemberitahuan, dan Memo Internal.
  • Approval yang dapat dilakukan oleh pejabat terkait untuk setiap divisi atau berbeda divisi.
  • Mudahnya melakukan pencarian status persetujuan penyusunan dokumen tata naskah dinas
  • Efisiensi waktu yang begitu cepat, karena proses mengirim dokumen yang dilakukan secara online ketika tata naskah dinas sudah di approve oleh pejabat terkait.
• Tata Naskah Dinas Masuk :
  • Up to date bisa menerima otomatis secara real time ketika instansi luar mengirimkan dokumen tata naskah dinas.
  • Disposisi tata naskah dinas masuk.
  • Semua tata naskah dinas dari instansi luar dapat di daftarkan pada aplikasi tata naskah dinas elektronik.
• Full text searcing yang dapat melakukan pencarian sesuai dengan status, perihal dan tanggal surat.
• Pemberian nomor yang bisa dilakukan secara otomatis.
• Aplikasi tata naskah dinas elektronik sudah terintegrasi dengan Document Management System (DMS), jadi semua tata naskah dinas yang masuk dan keluar beserta dengan semua dokumen terkaitnya akan di tempatkan/disimpan pada aplikasi Document Management System.
• Email :
  • Setiap user akan mendapatkan pemberitahuan email jika mempunyai tugas baru untuk approval maupun task terbaru
  • Setiap user akan mendapatkan email pemberitahuan atau pengingat bila ada tugas yang belum di selesaikan
• Nomor surat dengan menggunakan barcode.
• Audit trail : Ini berguna untuk melihat semua history seperti persetujuan, diposisi dan pembuatan tata naskah dinas, semua alur pekerjaan ini akan tersimpan dalam aplikasi ini, dan user dapat melihat secara detail history pembuatan tata naskah dinas.
• Pendelegasian kewenangan, fungsi ini adalah untuk Pejabat Sementara (PJS), PYMT (Pejabat sedang Melakukan Tugas), Pelaksana Harian (PLH), atau pejabat yang sedang cuti.
• Watermark dokumen,  berguna untuk mengetahui siapa user yang melakukan download atau print pada dokumen tersebut, sehingga dapat mengurangi tersebarnya dokumen pada pihak yang tidak diinginkan.
• Fungsi Sekretaris. Fitur ini memberikan akses pada sekretaris untuk melihat atau mengecheck tata naskah dinas yang menjadi task terbaru atasan merekaAdministrasi & Konfigurasi. Fitur ini berfungsi untuk melakukan pergantian melakukan task terbaru. Misalnya ketika salah satu pejabat mendapat salah satu tugas terbaru namun dengan beberapa alasan, pejabat tidak dapat melakukannya, lalu pejabat bisa melakukan fungsi pergantian tugas.
• Change Log. Fitur ini menyimpan informasi perihal siapa saja yang sudah melakukan perubahan, apa saja yang dirubah perihal isi tata naskah dinas tersebut.
• Hak akses, Pengelolaan User, Group, dan Unit
• Sudah merger dengan Active Directory /LDAP

Softbless adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang sudah mempunyai banyak pengalaman implementasi untuk Aplikasi Tata Naskah Dinas, kami sangat kompeten dalam memahami proses bisnis yang ada di perusahaan Anda. Gunakan jasa kami untuk implementasi Tata Naskah Dinas di instansi Anda. Softbless memberikan pelayanan jasa untuk implementasi, kustomisasi, instalasi, dukungan, dan training. Hubungi kami dan dapatkan banyak informasi yang Anda butuhkan.

Disposisi Elektronik merupakan suatu sistem layanan aplikasi berbasis elektronik dengan konsep paperless yang berfungsi untuk membuat, mengatur, mengulas dan menyalurkan dokumen perusahaan secara mudah dan efisien. Dalam pengelolaannya dokumen perusahaan yang prosesnya masih manual, dibutuhkan dokumen cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran dokumen yang diperlukan.

Karena proses manual, kegiatan tersebut mengakibatkan beberapa persoalan sehingga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja.

Manfaatkan Disposisi Elektronik untuk proses disposisi surat

Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan dokumen Perusahaan secara manual, diantaranya adalah :

• Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
• Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
• Alur penelusuran dokumen perusahaan dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
• Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
• Pengecekan dan pendistribusian dokumen diproses secara manual, sehingga  membutuhkan waktu yang lama.
• Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena dokumen masih bersifat hardcopy. seperti : Dokumen difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
• Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu dokumen.

Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu Disposisi Elektronik.

Disposisi Elektronik

Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Disposisi Elektronik :

• Pengumuman
• Nota Dinas
• Memorandum
• Risalah Rapat
• Surat Undangan
• Surat Keputusan
• Surat Permohonan
• Surat Edaran
• Surat Perintah
• Surat Instruksi
• Surat Keterangan
• Surat yang diperoleh dari instansi luar
• Surat Kuasa

Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan Disposisi Elektronik adalah :

• Dokumen dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
• Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
• Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur  surat tidak terjadi.
• Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
• User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Disposisi Elektronik dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan dokumen perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
• Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
• Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
• Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
• Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
• Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu dokumen. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Disposisi Elektronik dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
• Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.

Disposisi Elektronik adalah solusi efisien dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan Dokumen Perusahaan dinamakan Disposisi Elektronik yang berguna untuk pengelolaan surat dan Dokumen Perusahaan Anda.

Softbless membangun Disposisi Elektronik berdasarkan framework Liferay dan Alfresco. Liferay adalah solusi untuk portal, dan Alfresco solusi untuk Document Management System (DMS) yang bekerja dengan cara menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco masuk dalam Gartner MQuadrant sejak tahun 2011. Liferay dan Alfresco tergabung dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis bersaing dengan IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fungsionalitas yang terdapat di Disposisi Elektronik :

• Surat Keluar.
  • Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
  • Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
  • Penelusuran status workflow dalam surat keluar
  • Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait.
• Surat Masuk :
  • Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
  • Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
  • Disposisi Surat masuk
• Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
• Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
• Penggabungan dengan Document Management System. Semua dokumen yang biasanya terdiri dokumen pendukung, surat, dan lampiran- lampiran  akan tersimpan secara otomatis di DMS.
• Email :
  • Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau  tugas disposisi baru dari bagian terkait.
  • Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani.
• Barcode penomoran surat
• Watermark dokumen,  untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau dokumen tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
• Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
• Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau dokumen penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
• Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan dokumen, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
• Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
• Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
• Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
• Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.

Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Disposisi Elektronik di Indonesia.

Service kami meliputi implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training untuk aplikasi  Disposisi Elektronik. Jadikanlah kami bagian dari Anda dalam menemukan solusi Pengeloaan Dokumen Perusahaan Anda dengan  Disposisi Elektronik. Hubungi dan konsultasikan yang Anda butuhkan dan segera dapatkan informasi tentang solusi yang kami miliki.

  Aplikasi Arsip adalah sistem untuk manajemen arsip elektronik secara lebih tersentralisasi, digital, sistematis, aman, dan terstruktur. Dengan menggunakan metode ini dapat mempermudah perusahaan untuk menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip secara efisien. Seiring dengan kemajuan zaman saat ini, teknologi digital sudah banyak dimanfaatkan oleh banyak perusahaan dari berbagai bidang. Salah satunya adalah dengan adanya Aplikasi Arsip.

Buat pengarsipan Anda menjadi lebih reliableterjagatepat guna

Walaupun teknologi digital sudah semakin berkembang, tetapi tidak banyak perusahaan yang melakukan penyimpanan arsip ke sistem arsip digital. Padahal banyak sekali kekurangan yang dihadapi oleh perusahaan saat mereka masih mengandalkan sistem berkas fisik. Beberapa coba kami rangkum permasalahan yang sering ditemukan adalah :

• Arsip fisik rentan untuk rusak, terutama jika terjadi adanya bencana alam, arsip fisik rentan robek, menguning, dan tingginya risiko kehilangan arsip yang mengakibatkan perusahaan kehilangan arsip sebagai aset penting mereka.
• User sulit mendapatkan arsip yang dibutuhkan, baik arsip yang spesifik atau dokumen yang sudah dibuat dalam waktu yang lama.
• User sulit menemukan arsip dengan deskripsi atau pun pencarian kedalam isi arsip, nomor arsip dari proyek tertentu.
• User tidak bisa atau kesulitan mencari arsip yang terbaru, sesama karyawan lainnya tidak mengetahui siapa yang membuat perubahan terbaru pada arsip tersebut.
• Tidak ada keseragaman antara user satu dengan user lainnya dalam penamaan arsip.
• Space lemari arsip fisik dan kantor yang tidak memadai untuk melakukan penyimpanan arsip fisik secara terus menerus/berkala.
• Tidak adanya security untuk arsip-arsip penting perusahaan/security pada arsip tidak dapat diatur secara fleksibel.

Problem yang disebutkan sebelumnya dapat diatasi dengan menggunakan Aplikasi Arsip, salah satu aplikasi yang sudah memiliki sistem integrasi yang baik.

Manfaat dari Aplikasi Arsip :

• Waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian arsip bisa sangat efisien, sehingga produktifitas karyawan bisa meningkat.
• Semua arsip perusahaan dapat tersusun rapi dengan security permission masing masing setiap divisi.
• Mengurangi tercecer dan tercampur arsip dengan divisi lain.
• Paperless, sehingga perusahaan dapat mengurangi budget pembelian kertas.
• Mudahnya sharing arsip antar rekan kerja.
• Dapat mengakses Aplikasi Arsip Digital ditempat yang user inginkan.
• Dapat mengetahui dengan mudah mana arsip yang terupdate.
• Dapat dengan mudah mengetahui atau melihat bahwa arsip tersebut mengalami perubahan dan mengetahui hari apa, jam berapa dan siapa yang telah melakukan perubahan pada arsip tersebut.
• Memiliki fitur pencarian yang dapat mencari kedalam isi arsip.
• Mempunyai fungsionalitas workflow untuk memudahkan karyawan berkerjasama melakukan penyusunan dokumen.

Alfresco adalah Aplikasi Arsip yang sudah di implementasikan lebih dari lima ribu perusahaan/organisasi secara worldwide, dan sudah berdiri sejak tahun 2011. Di bawah ini adalah fungsionalitas yang ada pada Alfresco :

• Dapat terintegrasi dengan mesin scanner.
• Multiple file upload. Bisa upload arsip atau folder kedalam Alfresco.
• Search functionality. Salah satu fungsionalitas untuk melakukan pencarian arsip hingga kedalam isi arsip tersebut (indexing), atau melakukan pencarian berdasarkan metadata yang sudah dibuat sebelumnya.
• User friendly. Alfresco dibuat seperti windows Explorer, kelebihannya membuat user dengan mudah mempelajarinya.
• Drag and Drop Upload. User bisa dengan mudah upload arsip secara bersamaan degan cara drag and drop.
• Native Mobile Application, bisa di unduh di app store dan playstore, dan semua aplikasi default bisa dilihat di mobile application tersebut.
• Tagging & Category
• Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
• Online Preview. Alfresco bisa melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa di download terlebih dahulu.
• Centralized Document Repository : Penyimpanan semua arsip pada Perusahaan bisa tersentralisasi.
• Check in & Check Out. Setiap arsip yang sedang diedit oleh salah satu user bisa dikunci terlebih dahulu, jadi user yang lain hanya bisa membaca saja.
• Workflow Engine. Berguna jika ingin melakukan review, approval dan revisi arsip secara online. Dan Kami juga menyediakan custom workflow sesuai dengan kebutuhan atau proses bisnis pada perusahaan calon client.
• Integrasi dengan Active Directory, LDAP, Google Docs dan juga Ms Office.
• Versioning. Untuk penamaan arsip versi baru secara otomatis, dan user akan dengan mudah mentracking versi arsip terbaru secara otomatis.
• Link (relasi) antar arsip. Fitur ini berguna untuk membuat keterikatan antar arsip satu dengan arsip pendukung lainnya, misalnya arsip invoice dibuat relasi dengan arsip PO, BAST dan arsip lainnya yang memiliki keterikatan sesama arsip tersebut.
• Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih.
• Pengaturan Role, Permission & Security
• Audit Trail. Ini untuk melihat semua aktivitas user pada saat login, logout, edit, view, add dan delete. Jadi semua aktifitas user dapat terlihat.
• Expired Document reminder. Plugin ini berguna sebagai reminder atau pengingat arsip yang memiliki jangka waktu. Email notifikasi pengingat akan dikirimkan melalui email dan bisa dilihat pada dashlet.
• Penambahan watermark pada saat user akan download atau pada saat upload arsip, jadi setiap arsip yang di download atau di print akan kelihatan siapa yang mendownload, tanggal berapa dan bulan apa arsip tersebut di download.
• Fitur Comment. Fitur ini digunakan jika sesama user ingin berdiskusi perihal arsip tersebut.

Softbless sudah memiliki banyak pengalaman yang begitu kompeten untuk proses bisnis, tak hanya itu, kami juga mampu mengganti sistem manajemen, implementasi serta development Aplikasi Arsip di Indonesia dengan aplikasi Alfresco.

Kami memberikan pelayanan untuk implementasi, kustomisasi, instalasi, dukungan, dan training jika perusahaan Anda ingin menggunakan Alfresco. Maka, jadikanlah Softbless sebagai partner bisnis yang mampu mengimplementasikan Aplikasi Arsip di instansi Anda.

## transfrom ##

content.transformer.default.timeoutMs=-1

content.transformer.PdfBox.TextToPdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.Pdf2swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.Text.Pdf2swf.maxSourceSizeKBytes=-1

 

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.txt.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

 

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.doc.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.docx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.docm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.dotx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.dotm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.ppt.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.pptx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.pptm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.ppsx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.ppsm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.potx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.potm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.ppam.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.sldx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.sldm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.vsd.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xls.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xlsx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xltx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xlsm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xltm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xlam.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xlsb.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

 

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.txt.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.doc.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.docx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.docm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.dotx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.dotm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.ppt.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.pptx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.pptm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.ppsx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.ppsm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.potx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.potm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.ppam.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.sldx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.sldm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.vsd.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xls.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xlsx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xltx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xlsm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xltm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xlam.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xlsb.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.PdfBox.mimeTypeLimits.xlsb.txt.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.PdfBox.mimeTypeLimits.potm.txt.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.doc.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.docx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.doc.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.docx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.ppt.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.pptx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.ppt.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.pptx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.xls.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.xlsx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.xls.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.xlsx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

 

1. copy file service.bat,tomcat7.exe,tomcat7w.exe ke {tomcat_dir}/bin liferay
2. jalankan cmd dan pindah ke directory {tomcat_dir}/bin liferay
3. jalankan script berikut:

 

service install Liferay

tomcat5w //ES//Liferay

C:\Program Files\Java\jdk1.7.0_71\jre\bin\server\jvm.dll

 

-XX:MaxPermSize=512m

-Dfile.encoding=UTF8

-Duser.timezone=GMT

-Djava.security.auth.login.config="%CATALINA_HOME%/conf/jaas.config" 

-Dorg.apache.catalina.loader.WebappClassLoader.ENABLE_CLEAR_REFERENCES=false

 

company.security.auth.type=screenName

dl.store.impl=com.liferay.portlet.documentlibrary.store.CMISStore

 

#Alfresco & Liferay Username

dl.store.cmis.credentials.username=admin

 

#Alfresco & Liferay Password

dl.store.cmis.credentials.password=AdminPasswordValue

dl.store.cmis.repository.url=http://192.168.1.54:8421/alfresco/api/-default-/public/cmis/versions/1.1/atom

• Name : Alfresco
• Repository type : CMIS Repository (AtomPub)
• AtomPub URL : http://192.168.1.58:8421/alfresco/api/-default-/public/cmis/versions/1.1/atom
• permissions : Viewable by owner

 

screenshot :

0 15 2 1 * ?

0 0/10 * * * ?