Implementasi Enterprise Content
Management(ECM) System berbeda dengan
implementasi software. Untuk software, kita bisa sekedar memberikan
training kepada End User.
Tapi untuk sistem, selain training, ada change management yang perlu
dilakukan untuk mencapai suksesnya implementasi sistem, yaitu :
Sosialisasi Sistem kepada End User
Keterlibatan End USer ajak awal
ECM yang User oriented
Reward
Sosialisasi sistem kepada End User.
Sosialisasi perlu dilakukan agar User memiliki ekspektasi yang benar terhadap
sistem. Dan User bisa membayangkan bagaimana aktivitas yang akan dilakukan di
kemudian hari. Pada dasarnya manusia itu cenderung enggan untuk berubah dalam
segala hal, termasuk dalam aktivitas kantor sehari-hari.
Untuk mengurangi penolakan dari End User bisa dilakukan sosialisasi.
Sosialisasi yang bisa dilakukan bisa berupa :
Forum yang dihadiri pihak manajemen. Untuk memberikan sinyal bahwa
implementasi sistem ini didukung oleh pihak manajemen. Pendekatan Top-Down dalam
implementasi sistem cenderung lebih berhasil. Dalam forum ini jangan membahas
secara teknis tentang sistem ECM, namun lebih ke menekankan ke benefit dari ECM
ini
Jika tidak mungkin mengadakan forum, maka bisa melalukan pemberitahuan melalui
majalah perusahaan ataupun company newsletter
Keterlibatan End User sejak awal
Dari kick off project, End User harus senantiasa dilibatkan. Mereka bisa
ditanyai masukan-masukan yang berguna bagi mereka. Dengan seperti ini, End User
memiliki sense of belonging terhadap sistem ini. Masukan dari mereka mungkin
tidak bisa dipenuhi semua, tapi setidaknya dengan melibatkan mereka, mereka akan
lebih merasa memiliki kepentingan terhadap sistem ini.
ECM yang User Oriented.
Mayoritas ECM bisa dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan. Namun yang paling
penting adalah bagaimana mengkustomisas sistem ECM agar User Oriented. Dimulai
dari hal-hal kecil seperti
Apa informasi yang harus ditampilkan di frontpage, saat user pertama kali
login
Struktur folder untuk divisi dalam ECM harus disesuaikan dengan struktur
folder yang sudah ada di masing-masing komputer End User.
Reward
Untuk lebih memotivasi End User bisa juga digunakan reward, contohnya divisi
yang pertama kali menggunakan ECM secara full, akan mendapat reward contohnya
voucher belanja dengan nilai tertentu untuk setiap stafnya.
Tapi untuk sistem, selain training, ada change management yang perlu
dilakukan untuk mencapai suksesnya implementasi sistem, yaitu :
Sosialisasi Sistem kepada End User
Keterlibatan End USer ajak awal
ECM yang User oriented
Reward
Sosialisasi sistem kepada End User.
Sosialisasi perlu dilakukan agar User memiliki ekspektasi yang benar terhadap
sistem. Dan User bisa membayangkan bagaimana aktivitas yang akan dilakukan di
kemudian hari. Pada dasarnya manusia itu cenderung enggan untuk berubah dalam
segala hal, termasuk dalam aktivitas kantor sehari-hari.
Untuk mengurangi penolakan dari End User bisa dilakukan sosialisasi.
Sosialisasi yang bisa dilakukan bisa berupa :
Forum yang dihadiri pihak manajemen. Untuk memberikan sinyal bahwa
implementasi sistem ini didukung oleh pihak manajemen. Pendekatan Top-Down dalam
implementasi sistem cenderung lebih berhasil. Dalam forum ini jangan membahas
secara teknis tentang sistem ECM, namun lebih ke menekankan ke benefit dari ECM
ini
Jika tidak mungkin mengadakan forum, maka bisa melalukan pemberitahuan melalui
majalah perusahaan ataupun company newsletter
Keterlibatan End User sejak awal
Dari kick off project, End User harus senantiasa dilibatkan. Mereka bisa
ditanyai masukan-masukan yang berguna bagi mereka. Dengan seperti ini, End User
memiliki sense of belonging terhadap sistem ini. Masukan dari mereka mungkin
tidak bisa dipenuhi semua, tapi setidaknya dengan melibatkan mereka, mereka akan
lebih merasa memiliki kepentingan terhadap sistem ini.
ECM yang User Oriented.
Mayoritas ECM bisa dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan. Namun yang paling
penting adalah bagaimana mengkustomisas sistem ECM agar User Oriented. Dimulai
dari hal-hal kecil seperti
Apa informasi yang harus ditampilkan di frontpage, saat user pertama kali
login
Struktur folder untuk divisi dalam ECM harus disesuaikan dengan struktur
folder yang sudah ada di masing-masing komputer End User.
Reward
Untuk lebih memotivasi End User bisa juga digunakan reward, contohnya divisi
yang pertama kali menggunakan ECM secara full, akan mendapat reward contohnya
voucher belanja dengan nilai tertentu untuk setiap stafnya.