Document Reminder

Document Reminder adalah pengingat terhadap dokumen yang membutuhkan perhatian atau aksi pada masa berlaku tertentu. Di era digital saat ini, tingkat kesibukan yang semakin meningkat sering kali membuat pengguna melupakan follow-up sesuatu yang memiliki jatuh tempo atau expired. Document Reminder dapat membantu memastikan pengguna agar melakukan follow-up dokumen dengan terukur, cepat dan efisien dalam bentuk berupa notifikasi email dan list dokumen pada halaman web atau dashlet. Perusahaan mengharapkan proses follow-up dokumen dengan cepat, efisien dan terukur. Dengan Document Reminder, perusahaan dapat membuat reminder kepada seseorang atau divisi yang bertanggung jawab terhadap suatu dokumen secara berkala berdasarkan tanggal expired.

Selalu UpdateMerasa AmanIngat dengan Document Reminder.

Berikut merupakan permasalahaan yang biasanya terjadi terkait dokumen yang expired:

• Pengguna seringkali lupa pada dokumen yang ingin expired karena tidak adanya pengingat secara berkala
• Sulitnya melakukan pencarian terhadap dokumen yang spesifik seperti dokumen pada periode tertentu, nama, isi konten dan lainnya
• Untuk melakukan tracking terkait progress follow-up dokumen pada user atau grup yang bertanggung jawab membutuhkan waktu dan effort lebih karena tidak adanya informasi atau history versi dokumen
• Dokumen masih menggunakan file fisik sehingga rawan terjadi kerusakan, kehilangan dan kebocoran dokumen
• Kurangnya koordinasi dan kolaborasi antar pengguna sehingga dapat menghambat proses follow-updokumen
• Proses follow-updokumen yang seringkali tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
• Reminder atau pengingat yang sudah ada tidak terintegrasi dengan aplikasi manajemen dokumen.

Document Reminder merupakan jawaban dari permasalahan diatas. Bahkan jika menggunakan Document Reminder yang terintegrasi dengan aplikasi Document Management System dapat menawarkan solusi lebih dari sekedar permasalahan tersebut.

Berikut merupakan manfaat menggunakan Document Reminder

• Pengguna seolah – olah memiliki asisten yang dengan sigap menyampaikan informasi secara berkala pada dokumen yang membutuhkan follow-up
• Pengguna dapat mencari dokumen berdasarkan kata pencarian dan parameter dengan cepat. Parameter pencarian dapat berupa informasi tambahan yang ada pada dokumen atau lebih dikenal dengan metadata seperti tanggal dokumen, jenis dokumen, status dokumen dll.
• Melihat progress follow-up dari dokumen dan dapat menyimpan history versi dokumen untuk mempermudah tracking
• Dapat mengelola dokumen dan proses follow-up di satu tempat yang sama dan disimpan dalam bentuk digital sehingga tidak membutuhkan resource dan mengurangi resiko dokumen hilang atau rusak jika menggunakan dokumen fisik
• Mengatur tanggal periode valid dokumen dan PIC dengan fleksibel dan aman
• Reminder berupa email yang dapat menjangkau perhatian pengguna di waktu dan tempat mana saja
• Hemat biaya dan meningkatkan produktivitas serta kolaborasi antar pengguna atau karyawan

Alfresco adalah salah satu aplikasi Document Management System yang memiliki Document Reminder sehingga sangat dapat diandalkan untuk meningkatkan proses manajemen dokumen di perusahaan Anda

Alfresco sebagai Document Reminder memiliki fitur – fitur berikut :

• Expired Document Reminder : Mengatur tanggal expired, person in charge dan status dokumen. Reminder dapat berupa notifikasi email atau dalam bentuk dashlet.
• Versioning :Menyimpan dan menampilkan setiap versi dokumen yang berguna untuk tracking suatu dokumen
• Advance Search Functionality : Alfresco mempunyai  fitur searching yang dapat mencari title, isi konten, dan metadata berdasar kata pencarian atau parameter tertentu.
• Role & Security Permission :Mengatur hak akses pada dokumen dan folder secara fleksibel sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda
• User Friendly :User Interface Alfresco yang mirip seperti Windows Explorer pada Windows atau Finder pada Mac yang familiar oleh user
• Workflow Engine : dapat membuat task approval dengan aksi approve, reject dan revise pada dokumen.
• Integrasi LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs Serta aplikasi lain melalui CMIS Web Service
• Check in & Check out: Mengunci dokumen pada saat melakukan editing untuk mencegah user lain melakukan perubahan pada dokumen yang sama
• Link antar Dokumen : Dapat menyimpan informasi dokumen lain yang saling berkaitan satu sama lain, seperti dokumen Purchase Order dengan Invoice. Dengan adanya fitur ini user dengan mudah menelusuri atau mengetahui keterkaitan antar dokumen
• Online Preview : Melihat isi dokumen pada halaman web sehingga user dapat mengakses dari mana saja dan kapan saja
• Automasi (Rules): Untuk melakukan aksi tertentu berdasar kriteria yang terpilih secara otomatis
• Multiple File Upload with Drag & Drop : Mengupload dokumen sekaligus dengan mudah hanya dengan drag & drop ke Alfresco
• Centralized Document Repository: Menyimpan dan mengelola dokumen dengan tersentralisasi

Softbless, telah memiliki banyak client dengan pelayanan melakukan konsultasi proses bisnis, implementasi, konfigurasi, custom development Document Reminder menggunakan Alfresco di Indonesia

Kami sangat antusias menjadi partner Anda dalam implementasi Alfresco sebagai solusi proses bisnis dan berbagai permasalahan terkait dokumen di perusahaan Anda.