Document Versioning adalah proses untuk mengelola dan tracking suatu dokumen terkait adanya perubahan sehingga memudahkan untuk melihat versi terbaru dari dokumen tersebut. Tidak heran jika proses ini merupakan salah satu komponen penting bagi beberapa perusahaan.
Document versioning merupakan fitur penting
Document versioning merupakan hal yang sangat penting karena dapat memudahkan kinerja karyawan, peningkatan kolaborasi dan efisiensi waktu. Bayangkan jika terdapat banyak orang yang mengelola satu dokumen lalu masing – masing orang melakukan perubahaan dokumen tersebut. Hal ini tentu menimbulkan bentrok dan menimbulkan kebingungan mana versi yang valid dari dokument tersebut.
Bagaimana cara kerjanya ?
Document Versioning harus memiliki komponen penting yaitu Version Control dimana ketika sesorang mengedit dokumen maka dokumen tersebut akan dikunci sehingga orang lain tidak dapat mengedit dokumen, hal ini disebut dengan Check Out. Kemudian ketika seseorang telah selesai mengedit dokumen maka akan mengupload hasil perubahaan dan menjadi versi terbaru dari dokumen tersebut yang dinamakan Check In. Versi dokumen sebelumnya tersimpan dan dapat revert ke versi yang diinginkan.
Document Versioning akan berjalan dengan sangat baik jika memiliki kemampuan untuk Arsip dokumen, Manajemen Dokumen, Workflow dan lain – lain.
Document Versioning Software
Salah satu software document versioning dengan version control yang sering kita temui adalah Google Docs dan Microsoft Sharepoint. Namun software tersebut tidak memiliki kemampuan untuk arsip dokumen, manajemen dokumen dan workflow.
Alfresco merupakan aplikasi yang tepat. Dengan dilengkapi Arsip Dokumen, Manajemen Dokumen dan folder, Workflow, integrasi dengan Google Docs dan masih banyak lainnya. Terlebih lagi, Alfresco merupakan aplikasi open source dan dapat Standalone di server pribadi atau perusahaan.
Kenapa Alfresco ?
Alfresco dikenal sebagai Document Management System (DMS) yang telah diimplementasi dibanyak perusahaan berbagai bidang. Sebagai aplikasi DMS memiliki fitur Document Versioning merupakan hal yang paling esensial.
Berikut merupakan fitur – fitur yang dimiliki alfresco :
- Workflow Engine untuk melakukan approval terhadap suatu dokumen berdasar reviewer tertentu
- Easy to User– Dengan user interface mirip seperti File Explorer di Windows maupun Finder di Mac yang telah terbiasa digunakan oleh user sehingga akan lebih mudah menggunakan alfresco
- Versioning untuk tracking perubahaan versi dari dokumen yang dilengkapi dengan history dan revert dokumen
- Security, Role and Permission Settinguntuk membuat pengaturan keamanan dokumen maupun folder sesuai dengan yang diinginkan
- Online Preview untuk melihat dokumen secara online tanpa harus di download terlebih dahulu
- Web Based memudahkan untuk akses dari mana saja dan kapan saja
- Integration Compatibility memungkinkan untuk integrasi dari aplikasi lain seperti LDAP, Google Docs, Ms Office dan sebagainya
- Centralized Document Repositorymenyimpan dokumen secara sentralisasi
- Rules untuk mentrigger suatu action terhadap kondisi tertentu, misalkan kirim email jika ada dokumen baru di suatu folder
- Etc.
Untuk implementasi Alfresco di Indonesia, Softbless menawarkan jasa implementasi mulai dari instalasai, konfigurasi dan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan anda
