Document Management System

Document Management System (DMS) atau Sistem Manajemen Dokumen adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen di setiap life cycle dokumen tersebut. DMS menghandle dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, direview, dipublish, dan disimpan.

Perusahaan perlu menyimpan dokumen yang dimiliki secara efisien untuk mempertahankan ataupun meningkatkan produktivitas. Dengan adanya Document Management System (DMS), perusahaan bisa memfasilitasi hal tersebut.

Kelola Dokumen dengan lebih mudahamanefisien

Beberapa permasalahan terkait dokumen yang biasa terjadi dalam aktivitas pekerjaan :

• Sulitnya melakukan pencarian suatu dokumen, terutama pencarian secara spesifik. Contohnya : mencari dokumen yang dibuat dalam periode dan oleh user tertentu, dengan deskripsi, nomor dokumen dan proyek tertentu,
• Kesulitan menentukan dokumen dengan versi terbaru karena setiap karyawan memiliki format penamaan dokumen yang berbeda, dan kita sering tidak tahu siapa yang memegang versi terbaru.
• Untuk mendapatkan suatu dokumen fisik, memerlukan effort yang cukup besar, mulai dari mencari tahu posisi dokumen fisik tersebut, mengambilnya, dan mengantar kepada orang yang memerlukan.
• Jumlah space kantor dan lemari arsip, tidak sebanding dengan tingginya pertumbuhan dokumen. Akan lebih baik jika ruangan kantor digunakan untuk hal lain, daripada sekedar dijadikan tempat penyimpanan dokumen.
• Tingginya resiko kehilangan dokumen. Dokumen fisik rentan untuk rusak, terutama jika adanya bencana alam yang mengakibatkan perusahaan kehilangan dokumen sebagai aset penting mereka
• Security, permission untuk setiap dokumen tidak bisa kita atur secara leluasa.

Permasalahan di atas bisa ditangani jika perusahaan memiliki Document Management System (DMS). Banyaknya dokumen yang dimiliki organisasi perlu ditangani dengan suatu sistem yang terintegrasi.

• Produktivitas yang meningkat – Adanya peningkatan produktivitas bisa terjadi di sisi pencarian dokumen dan broadcast dokumen
• Cost efficiency – dengan menggunakan Document Management Software, perusahaan bisa mengurangi cost untuk pembelian kertas
• Robust Security – dokumen elektronik perusahaan bisa disimpan dalam tempat yang tersentralisasi, mengurangi kemungkinan tercecernya dokumen
• Mempercepat akses ke dokumen yang diperlukan, setiap user bisa langsung membuka aplikasi DMS dan mengakses dokumen yang diperlukan sesuai dengan permission yang dimiliki
• Mempercepat aliran distribusi dan sharing dokumen
• Mengakses dokumen yang diperlukan dari mana saja, selama ada koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan server DMS
• Mengatur permission dengan lebih spesifik (security). Kita bisa menentukan group atau user yang memiliki akses view, read, update/edit, dan delete suatu folder atau dokumen.
• Menelusuri history Audit Trail perubahan dokumen
• Mempermudah pencarian. Jika kita lupa di mana folder penyimpanan dokumen, kita bisa mengandalkan search engine yang dimiliki DMS.
• Membantu mengelola seluruh dokumen yang dimiliki perusahaan/organisasi
• Fitur workflow yang dimiliki DMS, akan meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan

Alfresco merupakan aplikasi Document Management System. Solusi DMS ini berlisensi open source, dan telah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011, dan telah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan.

Fitur-fitur yang dimiliki Alfresco Document Management System :

• Search functionality. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen)
• Integrasi dengan mesin pemindai (Scanner)
• Multiple file upload. Unggah beberapa dokumen sekaligus ke dalam Alfresco.
• User friendly. User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.
• Drag and Drop Upload
• Tanda Tangan Digital untuk verifikasi dan memastikan keaslian dokumen dan pembuatnya.
• Centralized Document Repository : menyimpan dokumen perusahaan dengan tersentralisasi.
• Native Mobile Application, tersedia untuk platform iOs dan Android.
• Category & tagging
• Workflow Engine untuk revisi, review dan approval dokumen, kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik Document Management System di perusahaan kita
• Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs
• Check in & Check Out untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.
• Link (relasi) antar dokumen. Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.Custom Metadata atau Document properties. Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima
• Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
• Online Preview untuk dokumen dan file media.
• Versioning : setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
• Expired Document reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.
• Penambahan watermark saat download, atau saat upload
• Drag and Drop Upload
• Fitur Comment memampukan user berdiskusi tentang dokumen tersebut
• Pengaturan Role, Permission & Security
• Audit Trail. Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen
• Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih.

Softbless memiliki pengalaman dan kompetensi dalam proses bisnis, change management, implementasi dan development document management system di Indonesia, menggunakan Alfresco.

Best Practice dalam Implementasi Document Management System