Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM)  adalah strategi, metodologi dan tool yang digunakan untuk mendapatkan, mengelola, menyimpan, melindungi dan menyampaikan content dan dokumen terkait dengan proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi.  Perusahaan penting untuk mengelola informasi/content secara efektif untuk menambah produktivitas dalam bekerja. Enterprise Content Management (ECM) mampu membuat perusahaan menyediakan hal tersebut. ECM biasanya terintegrasi secara erat dengan Document Management System (DMS).

ECM terdari 5 komponen besar yaitu : capture, manage, store, preserve dan deliver. Proses yang ada dalam kelima komponen itu adalah sebagai berikut :

• Capture: Membuat, mengambil dan menyusun informasi.
• Manage: Memproses, mengubah dan menggunakan informasi tersebut.
• Store: Untuk sementara mengambil backup informasi yang sering berubah.
• Preserve: Melakukan backup informasi yang jarang berubah.
• Deliver: Menyediakan klien dan user dengan informasi yang mereka perlukan.

Sumber : http://www.aiim.org

Jadikan Content Anda lebih tersusuninformatifterlindungi

Berikut adalah  permasalahan terkait content/informasi dan dokumen dalam proses bisnis :

• Informasi ataupun content yang terkait dengan proses bisnis tidak terstruktur, sehingga menimbulkan kebingungan dan dapat menyebabkan pengerjaan ulang yang menghabiskan waktu dan effort lebih .
• Sulit untuk mencari content/informasi berdasar tanggal, user, maupun jenis content
• Waktu yang lama dalam penyebaran informasi, bahkan fatalnya informasi tidak tersampaikan.
• Jumlah penyimpanan kantor tidak dapat menampung banyak content/informasi dalam bentuk fisik.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perusahaan membutuhkan sistem yang menyediakan fungsionalitas dan terintegrasi.

Enterprise Content Management memiliki fungsionalitas :

• Document Management System (DMS) : Untuk menghandle dokumen yang dimiliki perusahaan/organisasi
• Kolaborasi : Kolaborasi dalam ECM bisa difasilitasi melalui portal/site
• Workflow : Untuk membuat task terhadap user yang diinginkan dan meningkatkan efisiensi pekerjaan
• Web Content Management : Untuk mengelola, membuat dan menyampaikan konten dengan mudah
• Record Management  : Untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali content/informasi yang dianggap penting bagi perusahaan atau organisasi.

<Enterprise Content Management meningkatkan aliran informasi dalam perusahaan yang bisa meningkatkan produktivitas. ECM membantu organisasi dalam mengelola informasi dan content menjadi terstruktur.

Keuntungan menggunakan Enterprise Content Management :

• Menyimpan knowledge yang terkandung dalam content agar terstuktur
• Mempercepat dan meningkatkan akurasi dalam penyaluran informasi
• Meningkatkan produktivitas dalam aktivitas kantor
• Meminimalisir hilangnya informasi/content
• Dapat melakukan kolaborasi
• Dapat diakses dimana saja dan kapan saja
• Dapat mengatur akses informasi/content tertentu terhadap user yang spesifik, sehingga bocornya informasi/content akan berkurang
• Dapat menelusuri jejak audit dari suatu informasi/content
• Mempermudah dan mempercepat dalam pencarian suatu informasi/content yang spesifik

Salah satu tools/system Enterprise Content Management adalah Alfresco.  Alfresco merupakan Enterprise Content Management dengan lisensi open source.

Alfresco dilengkapi dengan fitur yang lengkap untuk memberikan solusi bagi perusahaan dari permasalahaan yang terkait informasi/content.

Fitur Implementasi Enterprise Content Management dengan Alfresco :

• Advance Search functionality. Alfresco dapat melakukan pencarian berdasarkan kata pencarian atau isi dari informasi/content
• Easy to Use. User akan familiar dengan Alfresco karena menyerupai explorer (File Explorer pada Windows dan Finder pada Mac) yang telah digunakan user sehari -hari. Selain itu,untuk mengupload dokumen dapat dilakukan dengan mudah menggunakan drag & drop
• Workflow Engine : Untuk membuat task pada user tertentu yang dapat melakukan revisi, review, approval dan disapprove pada informasi/content maupun dokumen secara efektif
• Integrasi dengan Google Dosc, Ms Office, LDAP, dan Active Directory
• Versioning : Menambahkan versi informasi/content maupun dokumen secara otomatis dan menyimpan history dari versi dokumen tersebut
• Pengaturan Role, Permission & Security : Dengan Alfresco kita dapat menambahkan permission terhadap content/informasi kepada user yang spesifik
• Collaboration Site: Sharing documents, Calendar, Discussion, blogs, links, Datalist. Dengan adanya Collaboration Site dapat mempercepat penyebaran informasi secara cepat dan akurat
• Expired Document reminder : Untuk menampilkan notifikasi jika terdapat informasi/content yang memiliki masa berlaku. Notifikasi akan tampil melalui email dan dashlet di halaman utama Alfresco
• Integrasi dengan Aplikasi Lain Menggunakan CMIS Web Services
• Fitur Comment / Diskusi : Dengan adanya fitur comment atau diskusi, user dapat ikut berpartisipasi dalam mengembangkan suatu informasi atau proses bisnis.

Softbless, Indonesia, memberikan service/jasa untuk implementasi, kustomisasi, training, instalasi dan support Alfresco Enterprise Content Management.