File Management System untuk Perusahaan Anda

File Management System merupakan aplikasi yang menjadi solusi atas permasalahan pengelolaan file, baik dalam bentuk digital maupun hardcopy. File management system mendistribusikan dokumen secara aman dan tersentralisasi. File tersebut dapat berupa dokumen, spreadsheet, media gambar, audio maupun video. Dalam era saat ini, transformasi dari bentuk fisik ke digital sangatlah critical khususnya untuk manajemen file pada perusahaan. Disamping itu, perusahaan juga memerlukan sistem yang dapat dengan efisien mengelola seluruh aspek pada file dengan melibatkan kolaborasi antar karyawan secara cepat dan mudah digunakan. Tentu saja File Management System dapat menjadi solusi tepat bagi kebutuhan perusahaan.

Kelola File Anda lebih PraktisTerstrukturSederhana

Kesulitan pengelolaan dokumen yang sering ditemui :

Tempat penyimpanan file yang tidak terorganisir sehingga membutuhkan waktu dan effort yang lebih jika ingin mencari file spesifik
Kurangnya keamanan pada penyimpanan file fisik sehingga rawan dicuri, kebocoran data dan file yang rusak
Sulitnya untuk melakukan proses review pada suatu file karena distribusi file terhadap masing – masing reviewer sering kali terhambat seperti reviewer sulit dijangkau dan tidak adanya reminder atau notifikasi jika ada file yang perlu dilakukan review
Ruang area yang tersedia tidak lagi dapat menampung file fisik seiring dengan berkembangnya waktu dan volume
Metode tradisional atau manual belum bisa diandalkan mengingat cost dan waktu yang dibutuhkan cukup tinggi
Sulitnya membatasi hak akses suatu file terhadap pihak yang berwewenang
Sulitnya men-tracking aktivitas pengguna pada file tertentu

Implementasi File Management System dapat menjawab permasalahan diatas bahkan menawarkan solusi lebih bagi perusahaan/organisasi anda.

Siapa yang Dapat Menggunakan File Management System?

Perusahaan. Perusahaan benar-benar perlu menyimpan file atau dokumen secara efisien. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dalam proses bisnis. Karyawan dapat mengakses informasi dengan lebih cepat, mudah dan dimana saja.
Pemerintahan. Implementasi File Management System pada pemerintahan sangatlah penting. Mengingat intensitas dokumen penting yang ada sangatlah banyak sehingga membutuhkan sistem yang mampu mengelola dokumen tersebut dengan aman.
Organisasi. Penggunaan sistem manajemen dokumen dapat mengurangi biaya penggunaan dan pemeliharaan dokumen. Hal ini dapat membuat organisasi lebih efisien dalam mengelola pengeluarannya, dan dapat menggunakan biaya tersebut untuk tujuan lain. Sebuah organisasi tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen konvensional seperti kertas, lemari, ruang dan sebagainya.
Instansi. Sistem dokumen manajemen juga sangat penting digunakan oleh instansi. Baik instansi swasta maupun pemerintah. Hal ini dikarenakan begitu banyak fasilitas yang ditawarkan oleh sistem ini. Manajemen dokumen dapat memantau histori perubahan yang terjadi pada suatu dokumen setiap saat. Sistem ini juga mampu mengorganisasikan dokumen secara berkelompok sehingga memungkinkan dokumen-dokumen tersebut terdistribusi dengan tepat sasaran. Hal-hal seperti itu dapat mempermudah tugas suatu instansi.

Chat via Whatsapp

Benefit implementasi File Management System pada perusahaan/organisasi anda :

Dapat membuat struktur folder yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disimpan secara centralized sehingga lebih terorganisir
File dapat disimpan pada server sendiri atau pada cloud sehingga aman dan mengurangi resiko kebocoran data atau file yang hilang
Mempercepat Distribusi dan Sharing Dokumen karena dapat diakses dimana saja dan kapan saja
Perusahaan tidak lagi bergantung pada seorang individu tertentu, untuk mendapatkan dokumen penting yang dibutuhkan.
File yang disimpan dalam bentuk digital, sehingga dapat mengurangi biaya untuk menyediakan space kosong jika menggunakan file fisik
Meningkatkan kolaborasi dan produktivitas dengan meminimalisir cost & effort yang dibutuhkan dalam mengelola file
Kita dapat mengatur siapa saja yang dapat mengakses maupun mengubah suatu file secara fleksibel dan robust
Dapat melihat log aktivitas terhadap pengguna maupun pada file tertentu sehingga dapat memudahkan tracking jika ada issue ataupun kebocoran data.

Salah satu aplikasi File Management System yang telah terbukti menjawab permasalahan pengelolaan file pada perusahaan adalah Alfresco

Alfresco masuk di kuadran Leader dalam Gartner MQ

Pada tahun 2020, Alfresco diakuisisi Hyland yang masuk pada Gartner Magic Quadrant Content Service Platform sebagai Leader.

Book a meeting

Fitur Alfresco sebagai File Management System :

Centralized Document Repository. Menyimpan file atau dokumen dengan tersentralisasi pada cloud ataupun server sendiri.
Terintegrasi dengan Scanner. Pengguna dapat mengupload langsung hasil document yang sudah di-scan.
Online Preview. File Management System dapat melihat isi dari suatu file tanpa harus mendownload terlebih dahulu
Watermark Document. Menambahkan watermark pada suatu dokumen
Relasi Antar Document. Dengan fitur ini, pengguna dapat mengetahui document mana saja yang berhubungan satu sama lain .
Document lock.Fitur ini berguna agar pengguna lain tidak dapat mengedit dokumen dan akan kembali dibuka jika telah mengupload versi terbaru dari dokumen yang sudah di-edit
Versioning. Melihat history versi dari suatu file dan dapat mengembalikan (revert) pada versi lama
Kategori. Mengelompokan file untuk memudahkan pencarian
Document Remider Alert. Alert berupa notifikasi email dan dalam dashlet dengan bentuk tabel kepada pihak wewenang jika terdapat document yang sudah expired
Tanda Tangan Digital. Verifikasi keaslian dokumen dengan sertifikat SSL
Kolaborasi. Pengguna dapat memberikan komentar terhadap suatu file atau dokumen
Otomasi. Fitur ini melakukan aksi tertentu jika kondisi tertentu terjadi terhadap dokumen secara otomatis.
Workflow. Fitur Workflow pada File Management System melakukan proses review terhadap suatu file. Reviewer dapat ditentukan oleh initiator dan dapat melakukan approve, reject dan revise dokumen
Fitur Pencarian. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter tertentu (metadata), atau full text searching (mencari isi dokumen).
Pengaturan Hak Akses & Security. Kita dapat membatasi siapa saja yang berwewenang terhadap suatu folder atau file secara fleksibel
Audit Trail. Menyimpan informasi aktivitas user dari login, logout, lihat, tambah, edit, dan hapus dokumen untuk memudahkan tracking
Integrasi dengan aplikasi lain melalui API Service

Softbless telah dipercaya dalam Menangani Permasalahan pengelolaan file dengan implementasi Alfresco sebagai File Management System di Indonesia.

Softbless memiliki pengalaman, knowledge dan skill yang dibutuhkan dalam implementasi dan pengembangan File Management System di Indonesia, menggunakan Alfresco. Jasa yang Ditawarkan Softbless terkait penggunaan Alfresco adalah: