File Management System

File Management System merupakan aplikasi yang menjadi solusi atas permasalahan pengelolaan file, baik dalam bentuk digital maupun hardcopy. File management system mendistribusikan dokumen secara aman dan tersentralisasi. File tersebut dapat berupa dokumen, spreadsheet, media gambar, audio maupun video. Dalam era saat ini, transformasi dari bentuk fisik ke digital sangatlah critical khususnya untuk manajemen file pada perusahaan. Disamping itu, perusahaan juga memerlukan sistem yang dapat dengan efisien mengelola seluruh aspek pada file dengan melibatkan kolaborasi antar karyawan secara cepat dan mudah digunakan. Tentu saja File Management System dapat menjadi solusi tepat bagi kebutuhan perusahaan.

Kelola File Anda lebih PraktisTerstrukturSederhana

Siapa yang Dapat Menggunakan File Management System?

• Perusahaan. Perusahaan benar-benar perlu menyimpan file atau dokumen secara efisien. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dalam proses bisnis. Karyawan dapat mengakses informasi dengan lebih cepat, mudah dan dimana saja.
• Pemerintahan. Implementasi File Management System pada pemerintahan sangatlah penting. Mengingat intensitas dokumen penting yang ada sangatlah banyak sehingga membutuhkan sistem yang mampu mengelola dokumen tersebut dengan aman.
• Organisasi. Penggunaan sistem manajemen dokumen dapat mengurangi biaya penggunaan dan pemeliharaan dokumen. Hal ini dapat membuat organisasi lebih efisien dalam mengelola pengeluarannya, dan dapat menggunakan biaya tersebut untuk tujuan lain. Sebuah organisasi tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen konvensional seperti kertas, lemari, ruang dan sebagainya.
• Instansi. Sistem dokumen manajemen juga sangat penting digunakan oleh instansi. Baik instansi swasta maupun pemerintah. Hal ini dikarenakan begitu banyak fasilitas yang ditawarkan oleh sistem ini. Manajemen dokumen dapat memantau histori perubahan yang terjadi pada suatu dokumen setiap saat. Sistem ini juga mampu mengorganisasikan dokumen secara berkelompok sehingga memungkinkan dokumen-dokumen tersebut terdistribusi dengan tepat sasaran. Hal-hal seperti itu dapat mempermudah tugas suatu instansi.

Benefit implementasi File Management System pada perusahaan/organisasi anda :

• Dapat membuat struktur folder yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disimpan secara centralized sehingga lebih terorganisir
• File dapat disimpan pada server sendiri atau pada cloud sehingga aman dan mengurangi resiko kebocoran data atau file yang hilang
• Mempercepat Distribusi dan Sharing Dokumen karena dapat diakses dimana saja dan kapan saja
• Perusahaan tidak lagi bergantung pada seorang individu tertentu, untuk mendapatkan dokumen penting yang dibutuhkan.
• File yang disimpan dalam bentuk digital, sehingga dapat mengurangi biaya untuk menyediakan space kosong jika menggunakan file fisik
• Meningkatkan kolaborasi dan produktivitas dengan meminimalisir cost & effort yang dibutuhkan dalam mengelola file
• Kita dapat mengatur siapa saja yang dapat mengakses maupun mengubah suatu file secara fleksibel dan robust
• Dapat melihat log aktivitas terhadap pengguna maupun pada file tertentu sehingga dapat memudahkan tracking jika ada issue ataupun kebocoran data.

Salah satu aplikasi File Management System yang telah terbukti menjawab permasalahan pengelolaan file pada perusahaan adalah Alfresco

Fitur Alfresco sebagai File Management System :

• Centralized Document Repository. Menyimpan file atau dokumen dengan tersentralisasi pada cloud ataupun server sendiri.
• Terintegrasi dengan Scanner. Pengguna dapat mengupload langsung hasil document yang sudah di-scan.
• Online Preview. File Management System dapat melihat isi dari suatu file tanpa harus mendownload terlebih dahulu
• Watermark Document. Menambahkan watermark pada suatu dokumen
• Relasi Antar Document. Dengan fitur ini, pengguna dapat mengetahui document mana saja yang berhubungan satu sama lain .
• Document lock.Fitur ini berguna agar pengguna lain tidak dapat mengedit dokumen dan akan kembali dibuka jika telah mengupload versi terbaru dari dokumen yang sudah di-edit
• Versioning. Melihat history versi dari suatu file dan dapat mengembalikan (revert) pada versi lama
• Kategori. Mengelompokan file untuk memudahkan pencarian
• Document Remider Alert. Alert berupa notifikasi email dan dalam dashlet dengan bentuk tabel kepada pihak wewenang jika terdapat document yang sudah expired
• Tanda Tangan Digital. Verifikasi keaslian dokumen dengan sertifikat SSL
• Kolaborasi. Pengguna dapat memberikan komentar terhadap suatu file atau dokumen
• Otomasi. Fitur ini melakukan aksi tertentu jika kondisi tertentu terjadi terhadap dokumen secara otomatis.
• Workflow. Fitur Workflow pada File Management System melakukan proses review terhadap suatu file. Reviewer dapat ditentukan oleh initiator dan dapat melakukan approve, reject dan revise dokumen
• Fitur Pencarian. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter tertentu (metadata), atau full text searching (mencari isi dokumen).
• Pengaturan Hak Akses & Security. Kita dapat membatasi siapa saja yang berwewenang terhadap suatu folder atau file secara fleksibel
• Audit Trail. Menyimpan informasi aktivitas user dari login, logout, lihat, tambah, edit, dan hapus dokumen untuk memudahkan tracking
• Integrasi dengan aplikasi lain melalui API Service

Softbless telah dipercaya dalam Menangani Permasalahan pengelolaan file dengan implementasi Alfresco sebagai File Management System di Indonesia.

Softbless memiliki pengalaman, knowledge dan skill yang dibutuhkan dalam implementasi dan pengembangan File Management System di Indonesia, menggunakan Alfresco. Jasa yang Ditawarkan Softbless terkait penggunaan Alfresco adalah:

• Jasa development untuk requirement spesifik perusahaan/organisasi Anda
• Konsultasi best practice dalam penggunaan solusi ini.
• Support yang reliable sehingga perusahaan bisa nyaman menggunakan solusi ini
• Pelatihan untuk End User dan Administrator

Silahkan hubungi kami untuk berkonsultasi dan mendapatkan informasi terkait dengan Alfresco File Management System.