Knowledge Management System

Knowledge Management System adalah sistem yang memfasilitasi disiplin dan budaya untuk identifikasi, menyimpan dan sharing knowledge antar anggota organisasi. Sedangkan tool untuk knowledge Management bisa berbasis elektronis dengan pemakaian Aplikasi Knowledge Management Software.

Sharing knowledge dalam Perusahaan dengan terorganisirakuratefektif

Knowledge Management System (KMS) bisa menjadi solusi Anda, jika perusahaan Anda mengalami permasalahan seperti berikut :

• Produk/Service yang Anda berikan memiliki Steep Learning Curve (sesuatu yang sulit dipelajari), jadi ketika ada Karyawan baru diperlukan waktu onboarding yang cukup lama
• Dalam bekerja, tim Anda sering melakukan Reinventing the Wheel. Kebutuhan ataupun permasalahan yang sama berulang kali muncul, dan anggota tim harus melakukan penelusuran dan troubleshooting dari awal untuk masalah yang sama.
• Knowledge yang dimiliki perusahaan seringkali hilang karena Key Person mengundurkan diri dari Perusahaan

Knowledge Management System (KMS) sangat berguna jika perusahaan ingin menyimpan knowledge mengenai proses bisnis, jasa, dan produk mereka. Knowledge Management lebih merupakan budaya dan disiplin untuk menuangkan tacit knowledge (lisan) menjadi explicit knowledge (tertulis). Perusahaan memerlukan KM untuk mempertahankan dan meningkatkan daya bersaing.

Manfaat implementasi Aplikasi Knowledge Management :

• Memudahkan pencarian informasi dan knowledge yang cepat dan akurat
• Pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan tersedianya informasi dan knowledge dari pengalaman aktual perusahaan, pengambil keputusan memiliki dasar yang lebih baik.
• Broadcast informasi penting secara cepat dan luas
• Menyediakan wadah kolaborasi tenaga ahli/Subject Matter Expert (SME)
• Penggunaan kembali problem solving dari pengalaman sebelumnya
• Meningkatkan ilmu dan skill yang dimiliki anggota organisasi
• Mengubah pola berkolaborasi – setiap anggota organisasi berkolaborasi melalui sharing ilmu, pengalaman dan knowledge yang dimiliki.
• Menciptakan tenaga kerja yang lebih informatif dan kompetitif

Salah satu Software Knowledge Management System adalah Liferay.

Liferay memiliki fungsionalitas yang diperlukan untuk memfasilitasi knowledge management system.

Fitur Knowledge Management System dalam Liferay :

• Forum Community of Practice (COP) untuk berdiskusi
• Activities Point, setiap aktivitas yang dilakukan dalam Liferay bisa diberikan point. Contohnya membaca artikel mendapatkan 1 point, submit artikel dan artikel tersebut disetujui, mendapat 3 point, dsb.
• Taxonomy, Liferay memfasilitasi taxonomy dalam bentuk tagging dan categories. Dalam Liferay bisa dibuat beberapa jenis categories & juga memfasilitasi sub kategori
• KM Champion Hall Of Fame, menampilkan peraih point tertinggi dalam periode tertentu
• Video player
• Submit Artikel. Masing-masing karyawan bisa mensubmit artikel/content yang mereka miliki
• Workflow Approval. Setiap content yang disubmit oleh karyawan, akan melalui proses moderasi oleh pihak-pihak tertentu. Jika disetujui, baru artikel tersebut akan bisa diakses oleh yang lain
• Recent content, untuk menampilkan artikel, forum post dan content terbaru
• Recent activities, untuk menampilkan aktivitas terbaru yang dilakukan oleh user
• Calendar, untuk menampilkan event Knowldege Sharing, training atau seminar lainnya.
• Permission Access, Liferay bisa dikonfigurasi untuk memberikan permission access yang granular. Kita bisa menentukan orang tertentu bisa view, read, update, delete suatu content/diskusi.
• Announcement, memberikan pengumuman terkait acara atau informasi penting
• Social media. Konsep Knowledge Management bisa dikemas dalam bentuk Social Media. Liferay bisa memfasilitasi fungsionalitas :
  • Update status
  • Follow other user
  • Connect with other User

Softbless telah berpengalaman menjadi partner bagi klien kami untuk penerapan Knowledge Management System di Indonesia, dengan menyediakan jasa implementasi, konsultasi, support, & training