Tata Naskah Dinas Elektronik

Tata Naskah Dinas Elektronik adalah aplikasi untuk mengelola, mereview, membuat dan membagikan tata naskah dinas secara elektronik. Saat ini masih banyak instansi yang mengatur tata naskah dinas secara manual, misalnya ketika membuat approval, melakukan disposisi, perubahan, dan pengiriman tata naskah dinas ke instansi luar, semua dilakukan secara manual.

Jika pendistribusian pekerjaan manual masih dilakukan secara terus menerus, maka dapat mengakibatkan berkurangnya efisiensi waktu pekerja, serta menimbulkan beberapa permasalahan pada instansi yang ada, sehingga perkembangan perusahaan dapat terganggu.

Gunakan Tata Naskah Dinas elektronik untuk surat keluarsurat masukmemo internaldisposisinaskah dinas

Berikut ini adalah persoalan ketika masih menggunakan Tata Naskah Dinas secara manual :

• Banyaknya waktu yang dibutuhkan ketika mecari dokumen tata naskah dinas.
• Approval online tidak dapat dilakukan secara online, sulitnya melakukan tracking dokumen tata naskah dinas.
• Sulitnya melakukan tracking disposisi secara digital.
• Tingginya biaya untuk pembelian kertas, karena semua dokumen tata naskah dinas masih menggunakan dokumen fisik.
• Space yang dibutuhkan untuk penyimpanan dokumen yang terlalu banyak.
• Proses kirim mengirim dokumen antar instansi luar yang terlalu memakan waktu, karena semua dilakukan secara manual.
• Sulitnya melakukan persetujuan atau tindak lanjut untuk suatu dokumen ketika salah satu pejabat yang berkepentingan sedang tidak ada di kantor.

Semua kesulitan tersebut, dapat diatasi dengan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik, Sistem yang sudah terintegrasi dengan baik.

Macam-macam surat yang dapat dikerjakan dalam Tata Naskah Dinas Elektronik  :

• Surat Perintah
• Memorandum dan Memo Internal
• Surat untuk Perusahaan luar
• Surat Keputusan
• Surat dari Perusahaan lain
• Surat Instruksi
• Surat Keterangan
• Surat Undangan
• Risalah Rapat
• Pengumuman
• Surat Edaran
• Nota Dinas
• Surat-surat lainnya

Beberapa keuntungan memakai Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik ialah :

• Mudahnya menjalankan disposisi pada tata naskah dinas yang diterima dari unit lain, karena sudah terintegrasi dengan sistem.
• Mudahnya mengetahui posisi approval pada suatu tata naskah dinas.
• Cepatnya proses penerimaan surat yang dikirimkan via online antar instansi.
• Tidak adanya kesalahan dalam format pembuatan surat, karena format sudah di sediakan oleh sistem.
• Dapat memangkas biaya/cost pengiriman surat dan pembelanjaan kertas.
• Memudahkan para atasan untuk melakukan approval atau disposisi secara online, memudahkan Pejabat melakukan approval di mana saja.
• Pekerjaan menjadi terarah dan terstruktur, karena terciptanya efisiensi waktu.
• Disposisi dapat dengan mudah dibuat oleh pejabat.
• Para User dapat dengan mudah mencari dokumen tata naskah dinas menggunakan kata bantu (metadata).
• Mudahnya melakukan pencarian dokumen dengan berbagai kategori.
• Penempatan dokumen yang tertata dengan rapi karena aplikasi ini sudah terintegrasi dengan baik.

Tata Naskah Dinas Elektronik ialah aplikasi tepat untuk mengatur dokumen, demi terciptanya pekerjaan yang teratur, terstruktur dan terarah sehingga dapat mengoptimalkan waktu pekerja untuk menciptakan kemajuan pada instansi bekerja Anda.

Softbless membangun Aplikasi Tata Naskah Dinas di atas Alfresco dan Liferay. Alfresco adalah aplikasi Document Management System (DMS) yang berguna untuk penyimpanan seluruh soft copy dokumen pada perusahaan. Dan Liferay adalah portal. Dua aplikasi tersebut adalah aplikasi yang sudah ada di dalam Gartner Magic Quadran dari tahun 2011 sampai dengan tahun 2018. Alfresco merupakan Chalengger di Gartner Magic Quadran dan Liferay merupakan Leaders pada Gartner Magic Quadran.

Beberapa Fungsionalitas pada aplikasi Tata Naskah Dinas :

• Tata Naskah Dinas Keluar
  • Penyusunan tata naskah dinas keluar : Surat untuk perusahaan lain, Nota Dinas, Surat Keputusan, Notulen Rapat, Surat Pemberitahuan, dan Memo Internal.
  • Approval yang dapat dilakukan oleh pejabat terkait untuk setiap divisi atau berbeda divisi.
  • Mudahnya melakukan pencarian status persetujuan penyusunan dokumen tata naskah dinas
  • Efisiensi waktu yang begitu cepat, karena proses mengirim dokumen yang dilakukan secara online ketika tata naskah dinas sudah di approve oleh pejabat terkait.
• Tata Naskah Dinas Masuk :
  • Up to date bisa menerima otomatis secara real time ketika instansi luar mengirimkan dokumen tata naskah dinas.
  • Disposisi tata naskah dinas masuk.
  • Semua tata naskah dinas dari instansi luar dapat di daftarkan pada aplikasi tata naskah dinas elektronik.
• Full text searcing yang dapat melakukan pencarian sesuai dengan status, perihal dan tanggal surat.
• Pemberian nomor yang bisa dilakukan secara otomatis.
• Aplikasi tata naskah dinas elektronik sudah terintegrasi dengan Document Management System (DMS), jadi semua tata naskah dinas yang masuk dan keluar beserta dengan semua dokumen terkaitnya akan di tempatkan/disimpan pada aplikasi Document Management System.
• Email :
  • Setiap user akan mendapatkan pemberitahuan email jika mempunyai tugas baru untuk approval maupun task terbaru
  • Setiap user akan mendapatkan email pemberitahuan atau pengingat bila ada tugas yang belum di selesaikan
• Nomor surat dengan menggunakan barcode.
• Audit trail : Ini berguna untuk melihat semua history seperti persetujuan, diposisi dan pembuatan tata naskah dinas, semua alur pekerjaan ini akan tersimpan dalam aplikasi ini, dan user dapat melihat secara detail history pembuatan tata naskah dinas.
• Pendelegasian kewenangan, fungsi ini adalah untuk Pejabat Sementara (PJS), PYMT (Pejabat sedang Melakukan Tugas), Pelaksana Harian (PLH), atau pejabat yang sedang cuti.
• Watermark dokumen,  berguna untuk mengetahui siapa user yang melakukan download atau print pada dokumen tersebut, sehingga dapat mengurangi tersebarnya dokumen pada pihak yang tidak diinginkan.
• Fungsi Sekretaris. Fitur ini memberikan akses pada sekretaris untuk melihat atau mengecheck tata naskah dinas yang menjadi task terbaru atasan merekaAdministrasi & Konfigurasi. Fitur ini berfungsi untuk melakukan pergantian melakukan task terbaru. Misalnya ketika salah satu pejabat mendapat salah satu tugas terbaru namun dengan beberapa alasan, pejabat tidak dapat melakukannya, lalu pejabat bisa melakukan fungsi pergantian tugas.
• Change Log. Fitur ini menyimpan informasi perihal siapa saja yang sudah melakukan perubahan, apa saja yang dirubah perihal isi tata naskah dinas tersebut.
• Hak akses, Pengelolaan User, Group, dan Unit
• Sudah merger dengan Active Directory /LDAP

Softbless adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang sudah mempunyai banyak pengalaman implementasi untuk Aplikasi Tata Naskah Dinas, kami sangat kompeten dalam memahami proses bisnis yang ada di perusahaan Anda.

Gunakan jasa kami untuk implementasi Tata Naskah Dinas di instansi Anda. Softbless memberikan pelayanan jasa untuk implementasi, kustomisasi, instalasi, dukungan, dan training. Hubungi kami dan dapatkan banyak informasi yang Anda butuhkan.